Автоматизированные системы управления в гостиничном бизнесе, их назначение, цели внедрения АСУ и преимущества

|Автоматизированные  системы управления в гостиничном бизнесе, их назначение, цели внедрения АСУ и преимущества. 

Инженерные сети — важная часть всего гостиничного хозяйства, и сегодня их эксплуатация часто выполняется на основе комплексных  автоматизированных систем управления, которые являются залогом успешного решения многих сложных задач, встающих перед владельцами отелей и гостиниц

Сама по себе Автоматизированная Система Управления (АСУ) представляет собой сложный  соподчиненный комплекс обслуживания всех подразделений, существующих в гостиничном хозяйстве: комплекс систем безопасности,  комплекс информационно-коммуникационных систем, комплекс систем жизнеобеспечения.

Понятно, что  целевая функция для владельца  гостиницы — это получение  максимальной прибыли с минимальными затратами. АСУ как раз и позволяют решать, в первую очередь, вопросы минимизации затрат и корректного использования оборудования здания. АСУ позволяет дистанционно контролировать состояние инженерных систем таких, как вентиляция, кондиционирование, тепло- и энергосбережение, обеспечивать контроль доступа в номера и само здание гостиницы. Кроме того, решается целый ряд вопросов безопасности на основе автоматизированных систем наблюдения. Все это комплекс систем, который интегрируется в единую систему управления.

Цели

Внедрение АСУ  преследует цели снижения уровня расходов, за счет следующих моментов. Во-первых, это экономия материальных ресурсов. Например, автоматическое отключение систем отопления и кондиционирования  в пустующих номерах, контроль расхода тепла и электроэнергии. Второй момент направлен на уменьшение нематериальных затрат и повышение качества и скорости обслуживания клиентов. Стандартным набором здесь будут программы по бронированию и размещению гостей, оплаты услуг, предоставления информационных услуг и средств связи. Так же АСУ позволяют объединить отели в единую гостиничную сеть с высоким уровнем интерактивности.

Также АСУ применительно  к гостинице позволяет осуществить  контроль доступа в номера по карточкам, позволяет управлять климатом в номере и даже контролировать работу персонала. Кроме номеров, это может быть контроль состояния общественных мест таких, как рестораны, конференц-залы, бассейны. В первую очередь, такие системы позволяют экономить энергоресурсы. Причем, в зависимости от масштаба гостиницы, эта экономия может составить 30-40%. Это убедительно доказала эксплуатация АСУ, установленной в лечебно-оздоровительном комплексе в Трускавце на 150 номеров. Надо так же понимать, что экономический эффект АСУ в значительной мере зависит от загруженности гостиницы. Чем выше загруженность, тем, соответственно ниже процент энергосбережения.

Еще один важный момент — это контроль действий персонала. Контроль прихода и ухода  с рабочего места, контроль качества уборки номеров и т. п. Кроме того, когда постоялец выходит из номера, номер автоматически становится под охрану. А еще, такая система дает возможность удаленного доступа к серверу и к базе данных. Для этого достаточно иметь ноутбук и выход в Интернет, и вы сможете отслеживать все, что происходит в гостинице, находясь хоть на Мальдивах.

Преимущества 

В целом, можно  сделать вывод, что АСУ кроме  реальной экономии денежных средств, за счет снижения затрат на ту же электроэнергию, дает ряд преимуществ, связанных, в  большей степени, с маркетинговой составляющей управления гостиничным бизнесом. Возможность забронировать номер через сеть Интернет в любом отеле сети, быстрая регистрация и размещение, удобный сервис и возможность оплаты через кредитные карты, доступность всех современных средств связи, высокий уровень безопасности подтолкнут клиента вновь и вновь останавливаться именно в этой гостинице.

На сегодняшний  день в некоторых странах наличие  АСУ уже есть в стандартах гостиниц от 4-х звезд и выше. Украинский стандарт так же предполагает ряд автоматических систем для гостиниц класса 4-5 звезд. Но не стоит заблуждаться в отношении того, что АСУ оправдывают себя только в гостиницах высоко уровня. Нацеленность на получение стабильной прибыли, а так же на длительную эксплуатацию непосредственно самой гостиницы, позволяет принять решение в пользу внедрения систем и в небольших гостиницах уровня 3-х звезд, с количеством номеров порядка 20-30.

Эффективный менеджмент

Можно уверено  сказать, что без эффективной  системы управления, современная гостиница высокого уровня долго не продержится на рынке, так как, расходы на ее содержание будут существенно выше, чем у конкурентов. Кроме того, для гостя это обернется недостаточным уровнем комфорта и безопасности. Конкретно это выразится в том, что если номер не оснащен автоматизированной системой управления, то в нем нельзя будет поддерживать высокое качество микроклимата, корректное управление освещением и достаточный уровень безопасности.

В Украине АСУ, на данный момент, получили большее распространение все же в гостиницах высокого уровня. Это около 20-ти 4- и 5-звездочных отелей. Сконцентрированы они преимущественно во Львове, Донецке, Днепропетровске и, конечно же, в Киеве. В первую очередь речь идет о гостиницах «Редиссон-сас», «Хайятт», «Президент отель», «Премьер палас». Во Львове успешно эксплуатируются такие гостиницы, как «Опера» и «Леополис». При этом большая часть этих отелей оснащена системами, разработанными индивидуально под них.

Более того, существует ряд примеров успешного внедрения отечественных разработок АСУ за рубежом. В частности — 5-звездочная гостиница «Золотое кольцо» в Москве. Это очень крупная система, имеющая более 8 000 каналов ввода и вывода с охватом более 300 номеров.

Препятствия

Для более широкого распространения автоматизированных систем в гостиничном бизнесе Украины есть несколько препятствий. Во-первых, невысокий уровень конкуренции. Как результат — за клиента нет необходимости бороться всеми доступными методами и владельцы гостиниц и отелей в небольших городах не видят смысла во внедрении дорогостоящих технических новинок. Во-вторых — слабая материально-техническая база, которая также не способствует быстрому распространению АСУ. Немаловажным является и слабая осведомленность обо всех выгодах использования автоматизированных систем, в результате чего консервативно действующие директора и владельцы гостиниц не видят всей перспективы их применения на своем предприятии.

Также отпугивает и кажущаяся дороговизна программных  продуктов и сложность их внедрения и эксплуатации. Но на стоимость АСУ в гостиничном комплексе влияет достаточно большое количество факторов, поэтому не всегда ее окончательная цена является очевидной. Во-первых, это должна быть профессионально и грамотно разработанная концепция системы автоматизации. Имеет немалое значение элементная база, (датчики, чипсеты и т. п.), на которой будет собираться система, поскольку в мире сейчас много производителей такого рода электроники, в том числе и в странах восточного региона, откровенно работающих на демпинг. Сказываются сроки разработки и монтажа, ну и, конечно же, количество функций которыми должна оперировать система.

Стоимость

Но прежде, чем  говорить о путях оптимизации  стоимости, есть смысл развеять миф  о высокой стоимости таких  работ. Удельная стоимость внедрения АСУ в масштабах запуска в эксплуатацию всего гостиничного комплекса относительно невелика. Обычно это в пределах 10-5% от стоимости объекта, а иногда и ниже. Как правило, экономический эффект выводит такую систему на рубеж самоокупаемости через 4-5 лет в номинальном (не аварийном) режиме. Хотя, конечно, это зависит от масштаба гостиницы и ее уровня. В то же время, если в результате срабатывания датчика АСУ, в гостинице удалось предотвратить, скажем, затопление номера, один день в котором стоит 600 евро, а ремонт 20 тыс., то достаточно и одного несостоявшегося ЧП, чтобы понять, что деньги были вложены не напрасно.

Что же касается разумного пути снижения исходной стоимости, то здесь наиболее оптимальным представляется вариант, когда установкой автоматизированных систем будет заниматься компания, имеющая значительный опыт монтажа и наладки и, соответственно, располагающая информацией о специфике работы и надежности различных компонентов систем разных производителей. И в этом случае у заказчика также будет обеспечено гарантийное и послегарантийное обслуживание. Таким образом, можно четко проследить экономическую целесообразность применения автоматизированных систем управления в гостиничном бизнесе. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Автоматизированные системы, их виды, функции и назначение. 

Система «Базис», предназначенная для комплексной  автоматизации рабочих мест курорта, санатория: службы портье, коммерческого (договорного) отдела, отдела бронирования, горничных, сервис-бюро, бизнес-центра, бухгалтерии и проживания. 

Основная задача системы “БАЗИС” - автоматизация  служб бронирования и размещения (Портье), коммерческого отдела и  бухгалтерии проживания. Вместе с  тем «Базис» является одновременно неким концентратором и поставщиком  информации о гостях и текущем состоянии гостиницы, стекающейся из смежных систем (отделов). К ним относятся:

бухгалтерская система;

система автоматизации  ресторана ;

система контроля доступа (Эл. замки, шлагбаумы, турникеты);

система удаленного бронирования.

системы учета дополнительных услуг

автоматизация катка, проката, аттракционов 

Полнофункциональный план санатория (электронная шахматка), резервирование по категориям номеров, быстрое размещение и переселение  гостей, удобная процедура въезда или выезда, мгновенный поиск гостя по различным параметрам, гибкая система тарифов и скидок позволяет качественно и быстро производить работу с заявками и гостями.  

«Базис» позволяет  быстро создавать групповое бронирование, корректно разделять оплату: гость-фирма, оформлять поздние приезды, досрочные выезды, отделение и присоединение к группе. 

Для корректного  предоставления данных в бухгалтерию  система учитывает факты оплаты и предоставления услуг, отслеживает  связь между ними, отвечает на вопрос, когда и каким способом каждая из услуг была оплачена. «Базис» ведет контроль дебиторской задолженности партнеров, имеет возможность разнесения услуг по разным счетам одного гостя с оплатой разными платежными средствами, автоматически заносит проводки на счета. «Базис» полностью соответствует требованиям отечественной системы налогообложения. 

«Базис» содержит набор обязательных отчетов, предназначенных  для предоставления в налоговые  органы, ОВИР, Госкомстат, а также  формы первичного учета для гостиниц Российской Федерации, утвержденные Приказом Минфина РФ № 121 от 13 декабря 1993 года. 

На сегодняшний  день “Базис” — это динамично  развивающаяся система, в соответствии с требованиями рынка, международными стандартами, с учетом требований и  пожеланий заказчиков. 

Преимущества  системы 

Программа разработана специально под Российское законодательство

Простой и интуитивно понятый интерфейс. Рабочий стол представлен в виде электронной  шахматки.

Имеется журнал, где отражены все действия персонала, причем сам персонал этот журнал увидеть  не может.

Программа позволяет  вести жесткий контроль за деятельностью  предприятия. Например, он всегда может  проверить сколько прошло по кассе  и сравнить с данными, представленными  в программе, какие скидки, кому, в каком размере и каким  сотрудникам были сделаны.

В архиве программы  храниться вся информация о клиенте  и его посещениях, а также есть возможность вести учет пожеланий  и предпочтений посетителей.

С помощью программы  можно привязывать платежи к  услугам.

В программе  ведется статистическая отчетность, ОВИР, формы соответствуют отчетности Министерством Финансов РФ для гостиниц, в том числе автоматически формируется форма Ф7Г.

Так как в  программе есть "Конфигуратор", настраивать различные изменения, необходимые для работы гостиницы, может управляющий, не имеющий специальных знаний программиста., т.е. системный администратор не нужен.

Программа импортирует  данные в бухгалтерские программы, в том числе и в 1С.

Расчет с клиентами  можно производить как в наличном, так и в безналичном порядке.

При помощи программы формируется необходимая аналитическая отчетность.

Техническая поддержка  ведется компанией "СБА", которая  находится в Екатеринбург, что  значительно снижает стоимость  услуг по поддержанию и обслуживанию программного продукта. 
 

Автоматизация гостиниц - профессиональная система "UCS-Shelter"  

UCS Shelter-это новая  разработка UCS, принципиально отличающаяся  от других программных продуктов  фирмы, поскольку здесь автоматизированы  такие процессы как бронирование, поселение, выселение, работа  со счетами гостей и т.д. Все программы связаны между собой, то есть передача данных производится автоматически.  

Краткое описание возможностей системы "UCS-Shelter"

Система решает следующие крупные задачи:

автоматизация служб бронирования и размещения,

управление внутренними ресурсами гостиницы,

поддержка единой системы безналичных платежей для  гостей и клиентов,

автоматизация текущей деятельности,

ведение базы данных гостей,

многофакторный  анализ деятельности гостиницы,

взаимодействие  с другими системами.  

Система UCS Shelter поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя.  

Система UCS Shelter состоит набора модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию и  разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет собирать автоматизированные рабочие места  с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы. 

Оборудование (UCS Shelter имеет интерфейсы со следующими системами)

Электронные замки

Электронные замки - это комбинация микрокомпьютера  и механического высоконадежного  замка в одном корпусе. Обычно эти замки имеют встроенные часы, благодаря чему они могут разграничивать уровни доступа в зависимости от даты и времени. Замки имеют автономное питание от стандартных батарей. Независимая память замков сохраняет информацию обо всех попытках доступа (регистрация до 1000 последних событий в замке). Звуковая индикация режимов работы (открыто-закрыто, программирование, контроль заряда батарей и т.д.) облегчает эксплуатацию замков. 

Ключи 

Электронные ключи (электронные таблетки (Dallas), карточки с магнитной полосой, смарт-карты и т.д.) используемые в системе можно условно разбить на три группы:

карточки гостя - содержат основную информацию о госте (имя, номер комнаты, время действия карточки, разрешенные зоны доступа  и т.д). Могут также использоваться для безналичного расчета, управления электромеханическими устройствами (дверная автоматика, лифт и т.д.)

карточки персонала - определяются основные категории  сотрудников, разграниченные по уровням  доступа, наличию временных и  территориальных ограничений

специальные карточки - карточки аварийного открывания, блокировки, карточки питания замка, карточки перевода замка в офисный режим и  т.д.  

Мы работаем со следующими замковыми системами:

Adel Locks

Salto

Timelox

Tesa

VingCard (Norweq)

Cisa

Onity

Inhova  

Фискальные регистраторы

В данный момент для фискальной версии системы Shelter используются фискальные регистраторы: Штрих-ФР-К, Штрих-мини-ФР-К, ПРИМ-08ТК, Спарк 617ТФКZ, Меркурий MS-K, МАРИЯ (Укр.)  

Телефонные станции 

Система Shelter поддерживает все виды современных телефонных станций, работающих по протоколу RS-232.

На сегодняшний  день с помощью телефонного тарификатора ShelterPhonе реализовано взаимодействие системы Shelter со следующими телефонными  станциями:

- ALCATEL 4200

- KAREL MS-224

- SIEMENS HICOM 300

- SIEMENS HICOM 150

- MATRACOM M-4501R

- NORTEL MERIDIAN 1

- NETAS DIGINET DX2

Система R-Keeper: Автоматизация  ресторанов 

Система R-Keeper –  это современная полнофункциональная  система автоматизации деятельности ресторанов, баров, кафе, фаст-фуд, столовых и предприятий сферы развлечений. 

Система R-Keeper проста в использовании, требует минимального сопровождения и обладает необходимой гибкостью для применения в ресторанах любого типа, категории и размера. Широкий спектр функциональных возможностей позволит создать успешную технологию ведения бизнеса, повысить финансовые показатели и достичь высокого уровня сервиса для гостей.

Состав системы R-Keeper

Программное обеспечение  системы - программные модули для  официантов, кассиров, менеджера ресторана, склад и калькуляция, персональное дисконтная система итп.

Аппаратное обеспечение  системы - компьютеры официантов, кассиров, термопринтеры итп.

Работы по внедрению  системы - настройка программного обеспечения  и оборудования, монтаж локальной  кабельной сети, обучение персонала  заведения работе с программой и  использованию оборудования.

Основные задачи системы R-Keeper

Повышение качества и скорости обслуживания клиентов

Осуществление контроля за работой сотрудников 

Обеспечение взаимодействия различных служб ресторана 

Контроль за движением продуктов 

Повышение лояльности клиентов 

Получение оперативной  информации о работе ресторана 

Получение аналитической (статистической) информации для долгосрочного  планирования

Борьба с воровством

Функциональные  возможности системы R-Keeper

Учет индивидуальных особенностей ресторана при настройке  системы 

Прием и обработка  заказов гостей

Автоматическая передача заказа на производство (на кухню и в бар)

Оплата счетов с использованием различных видов  оплат (в том числе кредитные  карты и безналичный расчет)

Работа с персональными  картами клиентов (дисконтными, платежными, бонусными), подробные отчеты о посещении ресторана постоянными клиентами

Оперативные и  аналитические отчеты, предназначенные  для персонала всех уровней от менеджеров зала и кладовщиков для  управляющих и учредителей ресторана 

Полный спектр функций по ведению складского учета, от прихода товара на склад до списания продуктов на основании информации о реализации кассы за день и получения итоговых бухгалтерских отчетов

Учет рабочего времени персонала 

Преимущества  системы R-Keeper

Для более 17000 ресторанов, кафе, фаст-фуд в 180 городах (включая Москву, Санкт-Петербург, Нижний Новгород, Минск, Киев, Алматы и т.д.) в 21 странах внедрение программного продукта фирмы UCS системы R-Keeper - свершившийся факт !!! Сотрудники этих предприятий уже не могут представить без ресторанной системы R-Keeper свое рабочее место, ведь данная система существенным образом облегчила выполнение повседневных обязанностей, а также управление рестораном. Для тех же, кто еще не начал использовать систему R-Keeper заметим, что она позволяет решить множество проблем, повседневно возникающих при работе в баре, бистро, кафе и ресторане.

Многолетний опыт тесной работы компании со многими  ресторанами гарантирует, что в R-Keeper учтены все пожелания по системе  учета и количеству необходимых  отчетов.

Легкость обучения персонала (с использованием подробных руководств) позволит начать эксплуатацию системы спустя непродолжительный период времени после ее приобретения.

С самого первого  дня работы системы увеличится скорость выполнения всех необходимых операций без ухудшения качества их обработки - R-Keeper является высоконадежной и живучей системой, позволяющей защищать информацию от несанкционированного вмешательства.  

R-Keeper является  многофункциональной системой, включающей  в себя целое семейство программных  продуктов, из компонентов которого как из кубиков можно построить систему, удовлетворяющую потребностям конкретного ресторана или кафе. Вы только выбираете необходимые составляющие, а мы их устанавливаем! В минимальной конфигурации система работает на одной кассовой машине, максимальное количество терминалов ограничено только характеристиками Вашей компьютерной сети. 
 

Эдельвейс –  это система управления отелем (Property Management System, или PMS), которая не только позволяет проводить своевременное  бронирование номера, максимально упростить процедуру оформления гостя, с учетом его предпочтений, но и планировать загрузку отеля, вести статистику, предоставлять данные для формирования бухгалтерской и управленческой отчетности и т.д.  

Что представляет собой Эдельвейс?  

- Эдельвейс –  это система автоматизации работы  службы приема и размещения  гостей.

- Эдельвейс –  это источник получения актуальной, достоверной и оперативной информации  о состоянии дел в отеле. 

- Эдельвейс –  это средство повышения качества  обслуживания гостей отеля.

- Эдельвейс –  это инструмент постоянного контроля  за действиями персонала отеля 

- Эдельвейс –  это возможность быстрого реагирования  на непрерывно меняющуюся конъюнктуру  рынка гостиничных услуг 

- Эдельвейс –  это ядро информационного комплекса всего отеля  

Гостиничная система  Эдельвейс - это стандартный продукт, легко адаптируемый под конкретную гостиницу (номерной фонд, услуги, тарифы и т.п.), требующий минимального сопровождения), понятный в обучении и удобный  в работе. 

Автоматизированная система управления гостиницей "Эдельвейс" начала создаваться в 1995 году по заказу цепочки швейцарских отелей. Разработка велась специалистами Рексофт под руководством западных консультантов, работающих в области оказания информационно-консалтинговых услуг для гостиничного бизнеса.  На сегодняшний день на зарубежном рынке система распространяется под торговыми марками WinnLodge и Medallion и имеет более 1000 установок в 30 странах мира, в том числе более 500 установок - в Европе. 

В 1998 году было принято решение о продвижении системы на российский рынок под торговой маркой "Эдельвейс". Изучение требований отечественного рынка и законодательства РФ выявило ряд существенных отличий российского и зарубежного подходов к ведению гостиничного бизнеса, которые затрудняли распространение системы на российском рынке в "неадаптированном" виде. В течение 1999 и 2000 годов компанией Рексофт была проведена адаптация системы под законодательство Российской Федерации и опытная эксплуатация системы в ряде российских гостиниц, в результате чего система была полностью адаптирована для российских гостиниц, при этом сохранив положительные черты западной школы ведения гостиничного бизнеса. Текущей локализованой версией, продаваемой на российском рынке и на территории стран СНГ , является Эдельвейс 5.0. 

Система Эдельвейс / Medallion полностью соответствует  требованиям российского рынка. Вот далеко неполный перечень особенностей практики российских гостиниц и российского  законодательства, которые были учтены при локализации системы:

В российских гостиницах широко распространена практика поселения  по местам, которая чаще всего используется совместно с классическим поселением в номер. Это предъявляет к  системе особые требования по контролю загрузки гостиницы, поиску свободных  номеров и/или мест, учету телефонных переговоров из номеров продаваемых местами. Учет номерного фонда и его загрузки должен вестись в койко-сутках.

Во многих отечественных  гостиницах используется система обязательной полной предоплаты проживания и жесткого контроля должников (зачатую контроль осуществляется на почасовой основе).

В РФ существуют жестко регламентированные процедуры  денежных расчетов с клиентами. При  реализации интерфейса с контрольно-кассовыми  машинами к системе предъявляются  дополнительные требования.

Российская система  бухгалтерского учета существенно  отличается от зарубежной. Например, для  корректного предоставления данных в бухгалтерию система должна учитывать не только факты оплаты и предоставления услуг, но и отслеживать  связь между ними, т.е. отвечать на вопрос, когда и каким способом каждая из услуг была оплачена.

Отечественная система налогообложения также  имеет ряд уникальных особенностей. В качестве примера можно привести налог с продаж, при начислении которого необходимо учитывать не только наименования товаров и/или услуг, но и способ их оплаты.