Автоматизированный бухгалтерский учет

 

Введение

Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создания оптимальной структуры  управления являются актуальными для  любого руководителя. Приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством, а отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Внедрение бухгалтерских пакетов  и программ позволяет не только автоматизировать бухгалтерский учет, но и навести  порядок в складском учете, в  снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее  рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность. При ведении  бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Особенности бухгалтерских информационных систем, их место в системе управления предприятием

Учет финансового состояния  и анализ динамики развития предприятия, базирующиеся на учетной информации, в настоящие время являются основами процесса управления.

В целях получения информации, необходимой для управления производственной ихозяйственной деятельностью, предприятие  на базе современных информационных технологий создает систему автоматизированной обработки учетной информации, или БУИС.

Современные информационные технологии позволяют унифицировать  и существенно облегчить трудоемкий процесс формирования учетной информации, обеспечить оперативность получения  финансовой отчетности предприятия  для принятия решений. В этой связиБУИС  рассматривается как существенный инструмент управления деятельностью  предприятия в условиях рынка. Такая  система служит связующим звеном между хозяйственнойдеятельностью и людьми, принимающими решения В  ней осуществляютсясбор, регистрация  данных о хозяйственной деятельности на предприятии в первичных документах, их обработка, накопление, формирование финансово-экономических показателей отчетов, передача информации пользователям для анализа и принятия решений. Таким образом, данные о хозяйственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная информация для лиц, принимающих решения, – выходом из нее. Главная цель функционирования

БУИС на предприятии –  обеспечить руководство предприятия  финансовой информациейдля принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использованияограниченных  ресурсов.

Некоторые предприятия также  используют нефинансовую информацию. В этом случае на предприятии создается  автоматизированная система управления предприятием.

 

2.Структура программного комплекса БУИС для малых предприятий.

Система позволяет автоматизировать учет материалов, производственных запасов, основных средств, товаров, учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, учет расчетов по заработной плате. Бухгалтерский учет в такой системе ведется в едином журнале хозяйственных операций. Информация поступает из первичных документов, предварительносформированных в журнале первичных документов, или вводится вручную в виде проводок.

Для упрощения учета и  настройки системы используются различные справочники (план счетов, типовые операции, реквизиты предприятия, бланки первичных и отчетных документов идругие). Они позволяют учесть особенности ведения бухгалтерского учета на предприятии.

Основными учетными регистрами в такой системе обычно являются регистры сводного учета(главная книга, оборотные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, баланс с приложениями). Все они формируются на основе данных журнала хозяйственных операций.

Главное меню программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии и включает в себя следующие основные функции:

− операции;

− документы;

− отчеты;

− установка;

− сервис(приложение1)

Функция главного меню «Операции» включает следующие пункты:

− журнал;

− фильтр;

− исходные остатки;

− новый журнал.(Приложение 2)

Пункт меню «Журнал» служит для ввода информации с привычных  документов вжурнал хозяйственных  операций. Журнал хозяйственных операций – это ядро программного комплекса, куда поступает вся необходимая информация бухгалтерского учета.

Пункт меню «Фильтр» создает  возможность выбора и фильтрации хозяйственных операций по различным признакам в различных сочетаниях. Пункт меню «Исходные остатки»позволяет ввести начальные остатки средств на счетах и начать работу с программой, автоматизируя бухгалтерский учет предприятия.

Пункт «новый журнал» осуществляет переход от ведения журнала в прошлом году к ведению – в текущем.

Функция «Документы» включает следующие пункты:

− заполнение;

− архив.

Пункт меню «Заполнение» служит для занесения информации в бланки первичныхдокументов; печать пустых и  заполненных бланков. Пользователю необходимо выбрать наименование документов из высвечиваемого списка, а затем заполнить соответствующие поля.

Пункт меню «Архив» дает возможность работы с документом, который был введенранее, что  позволяет скорректировать информацию, сэкономить время при введении аналогичной информации.

Функция «Отчеты» включает в себя следующие пункты:

− оборотная ведомость;

− главная книга;

− журналы-ордера;

− ведомости;

− баланс;

− приложения.

Функция «Отчеты» необходима для генерации оборотных ведомостей, главнойкниги, журналов-ордеров и  различных ведомостей по любому счету за любой период; баланса и приложений к нему.

Функция «Установка» обеспечивает поддержание в актуальном состоянии следующих справочников:

− план счетов – формирование плана счетов в соответствии с  потребностями

бухгалтерского учета  конкретного предприятия;

− типовые операции –  определение пользователем часто выполняемых хозяйственных операций и формирование по ним расчетов и проводок;

− бланки – создание бланков  любых документов;

− определения – введение значений ставок, процентов и сокращений как переменных, используемых для расчетов полей документов, проводок, описываемых в типовых операциях;

− реквизиты – введение реквизитов конкретного предприятия для автоматического их фиксирования в документах и отчетах;

− журналы-ордера – выбор  стандартных журналов-ордеров;

− ведомости – выбор  стандартных ведомостей;

− отчеты – настройка  отчетных форм.

Функция «Сервис» реализует  следующие дополнительные возможности  по работес информацией:

− считать из файла;

− записать в файл – производится запись в файл с именем, отличным от текущего;

− сохранить – сохраняется  редактируемый файл.

− информация – информация о системе.

 

 

 

 

2.1.Структура программного комплекса БУИС для средних предприятий.

Для автоматизации бухгалтерского учета на средних предприятиях обычно используют БУИС, автоматизирующие не только финансовый учет, но и управленческийучет частично или полностью. Подобные БУИС в настоящее время являются наиболеепопулярными среди пользователей бухгалтерского программного обеспечения посколькумогут легко настраиваться на меняющееся законодательство и условия, в которых развивается бизнес предприятия.(приложение 3)

Модуль «Финансовый учет»  позволяет вести учет по всем счетам бухгалтерскогоучета. Основными его  учетными регистрами являются аналитические  регистры (журналпервичных документов, журнал хозяйственных операций) и  регистры сводного учета

(Главная книга, оборотные  ведомости, кассовая книга, книга учета хозяйственных операций, ведомости сводного аналитического учета, накопительные данные к счетам, баланс приложения к нему).

Связь между модулями осуществляется через файл-журнал хозяйственных  операций.

Работа с программным  комплексом начинается с его настройки на конкретные условия ведения учета на предприятии в соответствии с действующим планом счетов.

Обычно настройка системы  осуществляется в 3 этапа:

Этап 1 – настройка параметров работы системы, влияющих на выполнение функций бухгалтерского учета; (например: реквизитов предприятия, т.к. они будут печататься  в отчетных формах, пароля на вход системы, параметров рабочего места бухгалтера приработе с системой, и других дополнительных возможностей).

Этап 2 – настройка словарей системы. На этом этапе необходимо внести соответствующие изменения и дополнения в план счетов системы, составить список организаций,материально-ответственных лиц и внести их в соответствующий словарь, заполнить словарь «Номенклатура материальных ценностей», выполнить настройку правил формирования баланса. Словари системы также можно настраивать позже, непосредственно при вводеинформации с первичных документов. Применение словарей в системе значительно ускоряет процесс занесения новой информации – ввод данных с клавиатуры заменяется выбором из словаря позиции, которая содержит необходимую информацию. Это устраняет появление ошибки во время заполнения полей экранных форм. По структуре построения справочники делятся на простые и сложные. Простые справочники имеют стандартную структуру: код, наименование, дополнительные признаки (например, справочники наименованийдокументов, единиц измерения, услуг по счету, операций движения). Сложные справочники имеют два и более уровня вложенности. Это делается для того, чтобы облегчить работу собъемными справочниками, большое количество записей которых невозможно разместитьна экране. Так, двухуровневый справочник «План счетов бухгалтерского учета» состоит изразделов (их 9, в соответствии с планом счетов). Трехуровневый справочник также состоит из разделов, каждый из которых состоит из подразделов. Примером трехуровневого справочника является справочникорганизаций и ответственных лиц, который состоит из уровней:

− разделы (группы организаций-контрагентов, материально-ответственные иподотчетные лица);

− подразделы (названия организаций, фамилии материально-ответственных  иподотчетных лиц);

− банковские реквизиты, организации, должности, паспортные данные лицевогосчета  работников).

Этап 3 – перенос входящих остатков. Для правильного формирования отчетных документов предварительно необходимо внести в систему входящие остатки на начало месяца, с которого предполагается начать ведение бухгалтерского учета. Входящие остаткипереносятся из главной книги, из оборотных ведомостей движения материальных ценностей и ведомости расчетов с дебиторами и кредиторами. При первоначальной настройкесистемы все данные об остатках вводятся с клавиатуры. В дальнейшем, при закрытииучетного периода, остатки на начало следующего месяца формируются автоматически.

Первоначальная настройка  системы выполняется, как правило, ответственными сотрудниками: бухгалтером при самом активном участии специалиста фирмы – разработчика.

Ведение бухгалтерского учета  в БУИС состоит в том, чтобы своевременно и с минимальными ошибками регистрировать хозяйственные операции, отражающие финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Обычно в системе предусматривается  два способа оформления хозяйственных операций в журнале хозяйственных операций.

Первый способ. Сначала  создается первичный документ. После  подтверждения егоиспользования осуществляется регистрация хозяйственной операции с использованиемданных этого документа.

В этом случае типовой цикл подготовки документа любого вида включает следующие этапы:

Регистрация * Печать* Учет

Цель регистрации –  ввести в систему необходимую  информацию о документе.

Регистрация любого документа, как правило, можно выполнить  следующим образом:

− вручную, когда все данные вводятся с клавиатуры;

− с использованием данных ранее зарегистрированного документа;

− с использованием образца  документа, заранее подготовленного  и хранящегосяв соответствующем  словаре. Все данные из такого образца система автоматически переносит в новый документ и предлагает уточнить их.

После регистрации первичный  документ может быть отпечатан. Перед  печатьювозможно внести коррективы в текст документа. Кроме самого документа, можно распечатать реестр первичных документов, кассовый отчет и другие.

После подтверждения исполнения документа он отрабатывается в учете.

Результатом чего является зарегистрированная операция в журнале хозяйственных операций.

Второй способ. Регистрация  хозяйственной операции непосредственно  в журналехозяйственных операций на основе первичного документа.

В этом случае имеет место  дублирование информации при заполнении первичныхдокументов и при заполнении журнала хозяйственных операций.

В БУИС учет всех хозяйственных  операций ведется в журнале хозяйственных операций в хронологическом порядке с отражением средств на синтетических и аналитическихсчетах. Для ведения учета основных средств и нематериальных активов создается электрон ная инвентарная картотека. В ней регистрируются новые инвентарные объекты, отражаются

операции перемещения, переоценки основных средств в бухгалтерском и инвентарном учете, рассчитывается амортизация (в том числе и для автотранспорта в зависимости от пробега) и автоматически результаты расчета переносятся в журнал хозяйственных операций.

Электронная инвентарная  картотека служит для хранения индивидуальных характеристик основных средств (заводские номера, содержание драгоценных металлов и др.), расчета амортизации.

Движение товарно-материальных ценностей в учете хозяйственных операций ведется в суммовом и количественном выражении по наименованиям, складам и материально-ответственным лицам. Регистрация хозяйственных операций с товарно-материальнымиценностями (поступление, перемещение, списание) может быть выполнена либо через первоначально оформленные первичные документы, либо непосредственно в журнале хозяйственных операций. При формировании цены списания и учете на складе в системемогут использоваться несколько методов оценки (учетные цены, средние цены, по датепоступления, партионный учет). Они задаются в плане счетов для счета (субсчета), на котором ведется учет товарно-материальных ценностей.

Для контроля за движением  средств по счетам и движением материальных ценностей в системе формируются оборотные ведомости:

− движения средств по счетам;

− движения материальных ценностей;

− движения средств по счетам в разрезе проводок, в которых обороты детализируются по задаваемым счетам проводок;

− движение средств по аналитическим  счетам.

В оборотных ведомостях для  каждого объекта учета приводятся обороты по дебетуи кредиту за определенный период, а также остаток  на начало и конец этого периода. Одна запись этой ведомости соответствует одному балансовому счету. Оборотные ведомости являются удобным средством оперативного контроля за движением средств в разрезе счетов и материально-ответственных лиц. Оборотные ведомости служат не только для обобщения и анализа учетных данных. Обнаружив в ведомости ошибки, можно найти в журналах регистрации все связанные с ним первичные записи, а затем исправить ошибку.

По фактам финансово-хозяйственной  деятельности в течение учетного периода в системе формируются следующие внутренние и внешние отчетные документы:

− баланс предприятия;

− главная книга;

− книга учета хозяйственных  операций;

− кассовая книга;

− ведомости аналитического учета;

− ведомости накопительных  аналитических данных к счетам;

− оборотный баланс (обороты  за период с выведением остатков на конец месяца);

− приложения к балансу;

− дополнительные отчеты.

Формы выдачи на печать каждого  из перечисленных документов кроме баланса и аналитических отчетов задается системой. Баланс предприятия и аналитические отчеты пользователь может изменять как по форме, так и по содержанию. При необходимости можноформировать нетиповые отчетные документы с помощью генератора табличных приложений. Содержание и форма таких отчетных документов целиком задаются пользователем.

В системе предусмотрено  ведение бухгалтерского учета в  иностранных валютах.

Учет ведется в валютах  и рублевом эквиваленте. При изменении курсов валют производится переоценка валютных активов и пассивов.

Программа 1С предприятие (Бухгалтерия).  В программе «1С:Бухгалтерия» план счетов представлен в виде таблицы. В кодах счетов и субсчетов  можно использовать буквы и цифры, при этом код субсчета должен начинаться с названия счета: «60.1», «68.обл». В  отличие от двух предыдущих программ в «1С:Бухгалтерии» структура плана  счетов по умолчанию двухуровневая, т.е. включает только счета и субсчета первого порядка. Для того чтобы  получить возможность работать с  большим количеством уровней  субсчетов, необходимо перенастроить  программу.

2. Ввод информации

Все три программы основаны на ведении журналов хозяйственных  операций. Основных способов зафиксировать  операцию в журнале - три.

Первый способ заключается  в том, что бухгалтер описывает  операцию проводками.

Второй способ - использование  «типовых операций» (термин «Турбо Бухгалтера»  и «1С:Бухгалтерии»; в «Инфо-Бухгалтере»  они называются «хозяйственными  операциями»). При этом вводится только необходимая для построения проводок информация, но не составляются сами проводки, - программа построит их по заранее  заданным правилам. Операции могут  быть и гораздо более сложными, с запросом большого количества сведений и построением группы из нескольких проводок.

Третий способ позволяет  вести учет по принципу «от первичного документа.Можно заполнить в программе бланк того или иного документа, например, накладную или приходный кассовый ордер. Сам документ тут же можно распечатать на принтере. Затем программа на основании указанной вами при заполнении бланка информации добавит в журнал новую хозяйственную операцию с соответствующими проводками.

Программа Инфо-Бухгалтер

В программе «Инфо-Бухгалтер» для ввода информации о деятельности одного юридического лица можно использовать только один общий журнал хозяйственных  операций. При работе «от документа» вы можете столкнуться с некоторыми неудобствами.При заполнении бланков  документов можно использовать упоминавшиеся  ранее фамилии, названия и прочие реквизиты, выбирая их из списка. Однако такие списки ведутся отдельно для  каждого типа документов, а общие  для всей программы справочники  отсутствуют.

В программе «1С:Бухгалтерия» так же, как и в программе  «Инфо-Бухгалтер», для ввода информации о деятельности одного юридического лица используется один общий журнал хозяйственных операций. Даже если бухгалтер пишет проводку  сам, она должна быть привязана к какой-либо хозяйственной операции. Если счет имеет субсчета, то при написании проводки выбор одного из субсчетов обязателен.

        3. Стандартный набор отчетов

Все  программы позволяют  получить довольно большой и разнообразный  набор отчетов, включая баланс и  основные формы отчетности для ГНИ, внебюджетных фондов и органов статистики.Кроме  обычных отчетов, предусмотрено  построение нескольких видов графиков и диаграмм - это отличительная  особенность БУИС «Инфо-Бухгалтер».

В программе «1С:Бухгалтерия» предусмотрено 18 видов внутренних отчетов, в том числе «шахматка», главная  книга. Для любого счета могут  быть сформированы оборотно-сальдовая  ведомость, журнал-ордер и ведомость  к журналу-ордеру, карточка по счету (перечисление всех операций и проводок, в которых счет присутствовал, с  указанием оборотов и сальдо). Также  имеется кассовая книга, книга покупок  и книга продаж. При работе с отчетами есть возможность получить расшифровку каждой цифры. Например, в шахматной ведомости, указав курсором на пресечение колонки со счетом 02 и строки со счетом 20, можно увидеть все имевшиеся в журнале проводки вида дебет счета 20 и кредит счета 20, то есть все проводки, связанные с начислением износа оборудования, используемого в основном производстве.

4. Организация аналитического  учета

Аналитический учет нужен и для целей налогообложения, но особенно он полезен для получения информации, необходимой руководству предприятия при принятии управленческих решений.Все три программы позволяют внести в один журнал операций данные о деятельности нескольких предприятий и получить раздельные и консолидированные отчеты (хотя степень удобства при этом обеспечивается разная). Аналитический учет по счетам с разбивками по группам товаров и по поставщикам программа «Инфо- -Бухгалтер» выполнить не может.

В программе «1С:Бухгалтерия» ведение аналитического учета основывается так же, как и в «Турбо Бухгалтере», а именно на указании специальных  комментариев к проводкам и операциям. В качестве таких комментариев используются ссылки на объекты аналитического учета: конкретные товары, материалы, договора. Эти аналитические признаки авторы программы называют «субконто». Под  видом субконто подразумевается  совокупность однотипных объектов аналитического учета. Для одного счета может  быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. В этом она уступает «Турбо Бухгалтеру», но в целом имеющиеся в ней  средства ведения аналитического учета  представляются вполне достаточными для  большинства ситуаций.

5. Расчет заработной платы

Все три программы позволяют  автоматически удерживать налоги с  начисленных сумм и составляют соответствующие  проводки, хотя в них нет гибких и мощных средств расчета самих  начислений с учетом больничных, отпусков, тарифов и прочих факторов.

Программа «Инфо-Бухгалтер» позволяет рассчитать сумму начислений с учетом больничных, повременной  и сдельной оплаты, премий, но все  эти данные должны вводиться в  виде готовых денежных сумм. На каждого  сотрудника необходимо заполнять отдельный  расчетный лист. Помимо обычного расчета, возможен «расчет от обратного», исходя из суммы к выдаче, что полезно  для многих коммерческих предприятий.

 «1С:Бухгалтерия» позволяет  выполнять начисление заработной  платы сразу для многих работников. При этом учитываются только  размер оклада, количество иждивенцев  и данные о доходах с предыдущего  места работы. Данная программа  может работать совместно с  программой «1С: Зарплата и  кадры». Обе программы входят  в комплекс программ «1С: Предприятие»  и имеют унифицированный интерфейс (похожий внешний вид) и схожие средства настройки. «1С:Зарплата» способна передать в «1С:Бухгалтерию» данные о начисленной зарплате, налогах и отчислениях во внебюджетные фонды, оформленные в виде проводок

6. Учет основных фондов

В программе «1С: Бухгалтерия» предусмотрены возможности ведения  учета основных фондов, включая автоматическое начисление амортизации и печать соответствующего отчета. Норма амортизации  указывается для каждого объекта  отдельно в специальном справочнике  основных средств.

При большом количестве основных фондов или наличии необходимости  формировать разнообразные отчеты по основным фондам целесообразно прибегнуть к помощи специализированной программы  учета основных средств (например, «1С:Расчет»).

В программах «Инфо-Бухгалтер» и «Турбо Бухгалтер» работа с основными  фондами реализована менее удобно. Так, в «Инфо-Бухгалтере» основные средства предлагается учитывать с  разбиением на субсчета, отражающими  разные нормы амортизации. Начисление амортизации производится при помощи специальной типовой операции, которая  выполняется над конкретным субсчетом.

 

 

 

 

 

 

Заключение.

Современные информационные  системы предназначены для для повышения  эффективности управления с помощью  информационных технологий подготовки и принятия решений.

Бухгалтерский учет является самым сложным и  трудоемким процессом учета, поэтому  использование компьютерных технологий при обработке информации просто необходимо. Во-первых, автоматизированный учет облегчает работу при обработке  документов. Во-вторых, использование  информационных систем повышает эффективность  и достоверность учета, что играет очень важную роль в современном мире. В автоматизированном бухгалтерском  учете можно достаточно легко, быстро и точно получить необходимую  информацию, сформировать формы бухгалтерской  отчетности, и так далее. Кроме  того подсчет данных при  автоматизированном учете осуществляется быстрее и  точнее, чем если бы это делалось работником вручную.