Базовое понятие менеджмента

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО «Уральский государственный лесотехнический университет»

Факультет СПО (Колледж)

 

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

Вариант 3

 

 

 

 

 

 

Специальность:  Техническое обслуживание и ремонт автомобильного транспорта

Дисциплина: Менеджмент

Студент:  ____________________________

Группа: _________     Личное дело: ____________

Преподаватель: ___________________________

Оценка____________________   Дата «___»__________2013г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г.Екатеринбург

2013г.

Содержание

 

1. Организация – базовое понятие менеджмента. Общая характеристика

     организации. Внутренняя и внешняя среда организации …………………3

2. Формы власти и влияния. Понятие стиля руководства……………………. 9
3. Социальная ответственность организации…………………………………16

     Список литературы………………..……………………………….. ………..20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организация – базовое понятие менеджмента. Общая характеристика      организации. Внутренняя и внешняя среда организации

 

Термин "организация" обычно употребляется в двух значениях:

1. Организация как рациональное сочетание всех элементов определенного объекта в пространстве и времени таким образом, чтобы каждый из них содействовал успеху деятельности всего объекта.

2. Организация как сам объект, обладающий сложной, определенным образом упорядоченной внутренней структурой.

Далее данный термин будет употребляться во втором значении. И в этом значении организация представляет собой сложную динамическую социально-экономическую систему, состоящую из совокупности элементов, образующих единое связное целое.

Организация - это систематизированное сознательное объединение действий людей, преследующее достижение определенных целей.

Организация это - место, где люди строят отношения и взаимодействуют. Поэтому в каждой формальной организации существует сложное переплетение неформальных групп и организаций, которые образовались без вмешательства руководства. Эти неформальные объединения часто оказывают сильное влияние на качество деятельности и организационную эффективность. Толковый руководитель должен знать их и взаимодействовать с ними. Еще одним необходимым условием эффективности управления в наше время является умение работать в малых группах, таких как различные комитеты, комиссии, подразделения созданные самими руководителями, а также умение строить взаимоотношения со своими непосредственными подчиненными.

Внутренняя среда организации

Под внутренней средой понимается хозяйственный организм фирмы, включающий управленческий механизм, направленный на оптимизацию научно-технической и производственно сбытовой деятельности фирмы. Внутренняя среда организации является источником её жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который даёт возможность организации функционировать, а следовательно, существовать и выживать в определённом промежутке времени. Когда речь идёт о внутренней среде фирмы, имеется ввиду глобальная структура фирмы, охватывающая все производственные предприятия фирмы, финансовые, страховые, транспортные и другие подразделения, входящие в фирму, независимо от их местоположения и сферы деятельности. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

К внутренней среде организации относятся:

• Структуры производства и управления;
• Цели и задачи управления;
• Технологии;
• Люди.

Основой любой организации являются кадры. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат. Менеджмент формирует кадры, устанавливает систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий.

Организационная культура, являясь составляющей организации, оказывает сильное влияние, как на ее внутреннюю жизнь, так и на ее положение во внешней среде. Организационная культура складывается из устойчивых норм, представлений, принципов и верований относительно того, как данная организация должна и может реагировать на внешние воздействия, как следует вести себя в организации, каков смысл функционирования организации и т.п.

Позиции управления внутри организации в основном определяются, тем предназначением и той ролью, которые призвана реализовывать данная организация. Во внутриорганизационной жизни управление играет роль координирующего начала, формирующего и приводящего в движение ресурсы организации для достижения ею своих целей.

Внутриорганизационные процессы, формируемые и направляемые менеджментом, включают в себя три основных подпроцесса: координация, принятие решений, коммуникации.

Координация деятельности организации означает синхронизацию прилагаемых усилий, их интеграцию в единое целое. Другими словами, это процесс распределения деятельности во времени, приведение ее отдельных элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно достичь поставленной цели.

Для осуществления координации менеджмент формирует два типа процедур:

• непосредственное руководство действиями в виде распоряжений, приказов и предложений;
• координация действий посредством создания системы норм и правил,
• касающихся деятельности организации.

Субъектами коммуникаций могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникации включают в себя и то, что передаётся и то, как это передаётся. Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределённостью и двусмысленностью.

Различают вертикальные и горизонтальные коммуникации.

Вертикальные - когда информация передаётся с высших уровней руководства на низшие и обратно.

Горизонтальные - обмен информацией ведётся между подразделениями.

Существуют также неформальные коммуникации, основанные на личных, неслужебных и не регламентируемых отношениях. Такие коммуникации обладают рядом особенностей:

• большая скорость передачи информации;
• большой объём аудитории;
• малая достоверность передаваемых сообщений.

Существуют организации, в которых практикуется преимущественно только письменная форма коммуникаций. Имеются организации, где все контакты в основном осуществляются в виде разговора. Многие организации применяют комбинацию этих форм. Важной характеристикой коммуникаций является наличие на них ограничений.

Одной из самых значимых характеристик организации является ее взаимосвязь с внешней средой. Под внешней средой организации понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие воздействие на её функционирование.

Внешняя среда состоит из множества элементов: рынок, с его предложениями и запросами, партнеры, по отношению к которым организация имеет свои обязательства, меняющиеся технологии, оборудование, требования к качеству продукции, образовательному уровню исполнителей, возрастающие запросы наемных работников, деятельность конкурентов, государство с его налоговыми и законодательными требованиями, последствия экономических кризисов и т.д. Среда влияет на организацию и накладывает свои требования. Руководитель должен учитывать это значительное влияние.

К факторам среды прямого воздействия относятся:

• Поставщики
• Потребители
• Конкуренты
• Законодательные и другие государственные органы.

Среду прямого воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации. Это окружение формирует такие субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность конкретной организации.

К факторам среды косвенного воздействия относятся:

• Состояние экономики
• Международные события
• Научно - технический прогресс
• Политические факторы
• Социокультурные явления

Факторы среды косвенного воздействия или общее внешнее окружение обычно не влияют на организацию также заметно, как факторы среды прямого воздействия. Однако, руководству необходимо учитывать их, так как среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Поэтому при ее исследовании обычно опираются, прежде всего, на прогнозы.

Однако набор этих факторов и оценка их воздействия на хозяйственную деятельность различны у каждой фирмы. Обычно фирма в процессе управления сама определяет, какие факторы и в какой степени могут воздействовать на результаты её деятельности в настоящий период и на будущую перспективу.

Внешняя среда организации является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания её внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить её потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям.

Существует ещё одна характеристика внешнего окружения, которую следует выделить - это её неопределённость. Неопределённость внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в её точности, среда становится более неопределённой, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать её высоконадёжной. Поскольку бизнес всё более становится глобальным занятием, требуется больше и больше информации, но уверенность в её точности снижается. Таким образом, чем неопределённее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

 

2. Формы власти и влияния. Понятие стиля руководства

Руководство в организации - это существующий компонент эффективного управления. Для нас интересен руководитель, который одновременно является лидером и эффективно управляет своими подчиненными. Его цель - влиять так, чтобы подчиненные выполняли работу, порученную организации. К сожалению, эффективные лидеры не всегда являются одновременно эффективными руководителями. Об эффективности лидера можно судить по тому, в какой степени он влияет на других.

Лидерство - это способность оказывать влияние на отдельные личности и группы, направляя их усилия на достижение целей организации. Чтобы руководитель ни делал, он оказывает влияние на своих подчиненных, причем делает это независимо от собственных желаний.

Влияние - это любое поведение одного индивида, которое вносит изменения в поведение, отношения, ощущения другого индивида. Средства, с помощью которых одно лицо может влиять на другое, могут быть разнообразными: четкие указания, уговоры, угрозы, просьба, подкуп, требование.

Руководители должны оказывать влияние таким способом, который ведет не просто к принятию идеи, а к действию, т.е. фактическому труду, который необходим для достижения целей организации. Для того, чтобы сделать свое лидерство и влияние эффективным, руководитель должен развивать и применять власть.

Власть - это возможность влиять на поведение других. Реализация власти обычно связана с трудностями, поскольку руководитель, каким бы самостоятельным не казался внешне, на деле зависит от огромного количества людей и жизненных обстоятельств. Руководитель зависит от своего непосредственного начальства, подчиненных, коллег, от людей и организаций, находящихся вне собственной организации. Эта зависимость от факторов и людей, которыми нельзя управлять напрямую, является основной причиной трудностей, которую испытывает руководящий персонал. Если руководитель не в состоянии эффективно взаимодействовать с этими неуправляемыми силами, он не может выполнить свою собственную работу, а это, в свою очередь, снизит эффективность деятельности всей организации.

Власть и влияние - инструменты лидерства - это средства, при помощи которых руководитель разрешает проблемные ситуации.

Если руководитель не обладает достаточной властью, чтобы влиять на тех, от кого зависит эффективность его деятельности, то он не сможет получить ресурсы, необходимые для определения, и достижения целей через других людей. Таким образом, власть является необходимым условием успешной деятельности организации.

Как считает социолог Роберт Бирстед, «власть стоит за каждой организацией и подпирает ее структуру; без власти нет организации и нет порядка». Сейчас признается, что влияние и власть в равной мере зависит от личности, на которую оказывается влияние, а также от ситуации и способности руководителя. Не существует реальной абсолютной власти.

Научные исследователи подтвердили, что подчиненные обладают властью. Руководитель зависит от подчиненных в таких вопросах, как необходимая информация для принятия решений, неформальные контакты с людьми в других подразделениях. Даже у вспомогательного персонала больниц есть власть. Эффективный руководитель должен поддерживать разумный баланс власти.

Френч и Рэйвен разработали классификацию основ власти. Известно 5 основных форм:

1) власть, основанная на принуждении, влияние через страх. Человек ощущает страх, когда напрямую угрожают его потребности выживания или защищенности.

Множество потребностей удовлетворяется именно на рабочем месте. Появляется страх потерять работу, намек на увольнение, лишение каких-либо полномочий, понижение в должности. Влияние через страх может быть эффективным тогда, когда человека поймают в момент «неуставного поведения». Это не помогает делу, а ведет к снижению производительности труда и высокой текучести кадров. Эта форма власти и влияния может работать в течение короткого времени, так как у работника будет накапливаться чувство обиды и, в конечном счете, отрицательно скажется на результатах работы;

2)  власть, основанная на вознаграждении, влияние через положительное подкрепление. Подчиненный позволяет властвовать над собой и делать то, что добивается от него руководитель, но в обмен на вознаграждение. Чтобы повлиять на поведение исполнителя, вознаграждение должно быть ценным для него. То есть власть, основанная на вознаграждении, будет действенной в том случае, когда руководитель сможет правильно определить, что в глазах подчиненного представляет истинную ценность и реально предложить ему это вознаграждение. Эта форма может дать хорошие результаты, если будет иметь честную основу. Однако нужно помнить, что ресурсы организации ограничены. Обещать можно, конечно, что угодно, а вот выполнить обещанное уже гораздо сложнее, и тогда власть может оказаться под угрозой;

3)  законная власть, влияние через традиции. В основе лежит формальное положение руководителя в иерархии, в силу которого подчиненные обязаны выполнять его распоряжения. Эта форма власти будет действенной только при условии, что подчиненный усвоил ценности, которые дадут ему возможность поверить, что руководитель способен удовлетворить потребности в защищенности и принадлежности. (Влияние через традиции основывается на вере в ценности и авторитет руководителя, в его способность быть «отцом родным»). Признавая влияние через традиции, человек получает взамен чувство принадлежности к организации. Только работая в ней, он может полностью ощутить себя личностью, чувствовать себя защищенным, удовлетворять другие потребности. Данная форма власти поощряет, прежде всего, тех, кто ей покорен, а не тех, кто больше всего приносит пользы и имеет высокую компетенцию, поскольку они-то как раз традициям подвластны менее всего.

Поэтому традиции могут действовать и во вред организации - так как консерватизм, яростное сопротивление всему новому (мы всегда поступали так, а не иначе и это приносило пользу) не способствуют росту эффективности;

4)  власть примера, влияние с помощью харизмы. Харизма - это власть, построенная на силе и привлекательности личных качеств и способностей руководителя, в силу которых он становится лидером. На подсознательном уровне подчиненные ожидают, что выполнение того, что требует руководитель, сделает их похожими на него или хотя бы вызовет уважение окружающих. Поэтому подвластны чаще слабые люди, хотя перед выдающимися личностями пасуют практически все. Харизматические руководители характеризуются тем, что как бы излучают энергию, заряжая ею окружающих. Они обладают независимым характером, имеют привлекательную внешность, умеют говорить, держаться на людях, чувствуют себя комфортно в любой обстановке;

5)  власть эксперта, влияние через разумную веру. Власть основывается на разумной вере в знания и компетенцию руководителя. Эта форма власти менее устойчивая, чем власть, основанная на примере. Завоевывается она намного медленнее, ведь для того, чтобы убедиться в руководителе, нужно немало времени. Но она оказывается сильнее, поскольку знания сегодня в цене. Влияние разумной веры меняет баланс власти. Поскольку руководителю нужна информация и рекомендации подчиненного, власть последнего растет. То есть временно у подчиненного может оказаться больше власти, чем у руководителя.

К современным формам влияния относится убеждение и участие.

Коллектив может достичь поставленных целей с большей вероятностью и с меньшими издержками, если мнения членов коллектива о необходимости достижения цели и об используемых средствах совпадают с мнением руководителя. Поэтому достижение единства мнений является одним из важнейших аспектов деятельности руководителя. Знание этого аспекта существенно возрастает в последнее время, когда интеллект, профессиональные знания и навыки, материальное и социальное положение работников и руководителя находятся примерно на одном уровне и когда становится все труднее реализовывать власть, основанную на принуждении, материальном вознаграждении, традициях и др.

В этих условиях успех руководителя все в большей степени начинает зависеть от его способности создать благоприятный социально-психологический климат в коллективе и от его умения убедить подчиненных в том, что их личный успех во многом определяется достижением целей, стоящих перед организацией. Следовательно, убеждение становится одним из важнейших методов управления.

Убеждение - это эффективная передача своей точки зрения. Используя убеждение, руководитель молчаливо допускает, что исполнитель обладает какой-то долей власти, которая может уменьшить возможность руководителя действовать. Другими словами, руководитель признает зависимость от исполнителя. Активно добиваясь согласия, руководитель оказывает очень сильное воздействие на потребность исполнителя в уважении. Если исполнитель, в свою очередь, испытывает потребность в знаниях и авторитете, то сила влияния путем убеждения возрастает.

Поскольку убеждение представляет собой влияние, то при его использовании необходимо учитывать, что влиять можно только на того, кто открыт для этого влияния. Поэтому способность влиять путем убеждения зависит от ряда факторов.

У руководителя должна отсутствовать агрессивность по отношению к подчиненным, так как ее малейшее проявление заставляет человека замкнуться в себе и ожесточиться.

Руководитель должен доверять своему подчиненному, ибо если у работника появляется ощущение, что руководитель ему не доверяет, то и влиять на себя он не позволит.

Руководитель должен проявлять искреннее внимание к подчиненному, так как, только проявляя внимание, можно понять, какими мотивами руководствуется человек в своем поведении, и влиять на эти мотивы.

У руководителя должно быть наличие симпатии к подчиненным, т.к. только испытывая внутреннее расположение к человеку, можно пытаться сделать его своим единомышленником.

Концентрация внимания, поскольку только человек, умеющий концентрировать свое внимание на проблеме, может сконцентрировать на ней внимание другого.

Гибкость ума и быстрота мыслительных процессов, поскольку убедить человека в чем-либо можно, если только правильно, своевременно и доступно отвечать на возникающие у него вопросы.

Убеждение достигает своей цели, если в сознании подчиненного формируется комплексное, глубокое и однозначное представление о том, что ему необходимо делать.

Как любой другой метод управления, убеждение имеет свои преимущества и недостатки.

К недостаткам относится:

1.  медленное воздействие на подчиненного - для того, чтобы кого- либо убедить в чем-либо, требуется затратить времени больше, чем на подготовку приказа. Для того, чтобы склонить его к мнению руководителя, необходима планомерная и часть долговременная работа;

2.  неопределенность - ни один руководитель, использующий убеждение, не может быть полностью уверен в том, что подчиненный, даже согласившись с ним, сделает то, что от него требуется; одноразовое действие - начиная какое-либо новое дело, руководитель, возможно, должен будет заново убеждать своих подчиненных в его необходимости и важности. Сглаживание   недостатков   убеждения   может   быть   достигнуто   за   счет совместного использования с другими методами влияния.

Основное преимущество убеждения заключается в том, что подчиненный прилагает максимально возможные усилия к достижению цели, поскольку считает, что, достигая поставленной цели, он удовлетворяет (или получает возможность удовлетворить) некоторые собственные потребности. Второе преимущество заключается в том, что не нужно проверять выполнение работы, так как он, по всей вероятности, постарается выполнить больше, чем минимальные требования.

Преимущества метода убеждения вовсе не означают, что нужно отказываться от других методов - каждый из них нужно использовать там, где он более всего подходит.

Влияние через участие (привлечение) работников в управлении. Руководитель направляет усилия исполнителя в нужном направлении, предоставляя ему необходимую информацию, помогая советом и реальным делом. При этом оба как бы объединяются для достижения единой цели, в которую искренне верят. Люди, вдохновленные потребностями высокого уровня (самовыражения и успеха), работают усерднее на ту цель, которая была сформулирована с их участием. Этот подход нужно использовать только в тех случаях, когда такие потребности являются активными мотивирующими факторами и при условии, что можно положиться на то, что исполнитель будет работать на цели, которые он сам выбрал.

Таким образом, мы можем отметить, что власть является основой управления людьми или руководства. Руководство представляет собой совокупность методов, с помощью которых руководитель побуждает подчиненных к действиям, направленным на достижение целей, стоящих перед организацией.

 

 

 

 

 

 

3. Социальная ответственность организации

 

 

Социальную  ответственность различные представители менеджмента трактуют неодинаково.

Существует  взгляд на эту проблему, согласно которому организация должна заботиться об эффективности использования своих ресурсов, максимизировать прибыль, предоставлять обществу необходимые товары и услуги. Таким образом, организация - это экономическая целостность, и ее главная цель - прибыль. Реализуя экономические цели (давая работу людям, дивиденды - акционерам, товары - обществу), организация ведет себя ответственно.

Согласно  другой точке зрения, организация  - это

сложная часть внешнего окружения, от которого зависит само существование организации. К составляющим этого окружения относятся потребители, поставщики, местное население, средства информации и др. Эта общественная среда может сильно влиять на достижение предприятием своих целей, поэтому организации приходится уравновешивать чисто экономические цели с экономическими и социальными интересами этих составляющих среды. Следовательно, социальная ответственность - это действия организации, предпринимаемые во благо общества добровольно, а не по требованию закона. Организации должны направлять часть своих ресурсов и усилий по социальным каналам. Они должны жертвовать на благо и совершенствование общества. Более того, они должны ответственно действовать в сферах защиты окружающей среды, здравоохранения и безопасности, защиты интересов потребителей. Ответственно действующему предприятию общество будет доверять.

Можно выделить три компонента стратегии предприятия для завоевания общественного доверия:

1. Ответственное  поведение:

• решение задачи удовлетворения определенных потребностей общества через обменные отношения рынка;
• решение задачи научно-технического развития общества (через использование капитала, ноу-хау);
• несение ответственности за все действия и их последствия, причиной которых предприятие является само. Например, если компания допустила загрязнение водного бассейна, то она отвечает за его очистку и несет расходы за причиненный ущерб.

2.         Коммуникативное поведение, или «диалог с обществом».

Принципами  работы с обществом являются:

• общественное доверие к источнику информации, создание атмосферы доверия между предприятием и обществом через конкретное поведение сотрудников предприятия;
• ориентация на сотрудничество;
• предоставление предприятием полной информации (как положительной, так и отрицательной) обществу;
• ориентация на противоположное мнение, т.е. признание права различных общественных групп на собственное мнение, которое может отличаться от ценностных представлений данного предприятия.

3.         Инновационное поведение. Это поиск оптимального решения проблем, связанных с инновациями, которые должны находить одобрение со стороны общества.

Существуют  аргументы в пользу социальной ответственности: