Библиографическая деятельность библиотеки

Санкт-Петербургский  Государственный Университет Культуры и Искусств 

Библиотечно-информационный факультет

Заочное отделение 
 
 

Контрольная работа 
 

по курсу: 
 

«Библиографическая  деятельность библиотеки»

для студентов  трехлетнего срока обучения

(3 курс 5-й семестр) 
 
 

на тему:

«Справочно-библиографическое  обслуживание» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Работу  выполнил

студент группы 361:   Я.И. Алексеева                                 

Преподаватель:         Е.Н. Буринская 
 
 
 
 

Санкт-Петербург

2006 г. 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ 

ЧАСТЬ I: ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ БИБЛИОГРАФИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

• ОРГАНИЗАЦИЯ СПРАВОЧНО-БИБЛИОГРАФИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ - 4
• КЛАССИФИКАЦИЯ СПРАВОК - 7

СПРАВОЧНО-БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ  АППАРАТ БИБЛИОТЕКИ

• СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ СБА - 10

• ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СБА И ЕГО ОСОБЕННОСТИ В БИБЛИОТЕКАХ РАЗНЫХ ТИПОВ - 13

ЧАСТЬ II: СБА КОНКРЕТНОЙ БИБЛИОТЕКИ

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О БИБЛИОТЕКЕ, НА БАЗЕ КОТОРОЙ

      ВЫПОЛНЯЕТСЯ КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

• ЕЕ ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА
• ОБЪЕМ И СОСТАВ ФОНДА
• КОЛИЧЕСТВО ЧИТАТЕЛЕЙ
• ШТАТЫ СОТРУДНИКОВ - 20

2. СОСТАВ СБА БИБЛИОТЕКИ-ФИЛИАЛА, ЕГО СООТВЕТСТВИЕ ПРОФИЛЮ ОБСЛУЖИВАЕМОГО ГОРОДА, РАЙОНА И ОСНОВНЫМ ЧИТАТЕЛЬСКИМ ЗАПРОСАМ – 21

3. СИСТЕМА БИБЛИОТЕЧНЫХ КАТАЛОГОВ

• ПЕРЕЧЕНЬ ВСЕХ КАТАЛОГОВ
• ИХ ПРИМЕРНЫЙ ОБЪЕМ
• ПОЛНОТА ОТРАЖЕНИЯ ФОНДА
• СТРУКТУРА КАЖДОГО КАТАЛОГА
• МЕТОДИКА ЕГО ОРГАНИЗАЦИИ, ОСОБЕННОСТИ – 22

4. СИСТЕМА БИБЛИОГРАФИЧЕСКИХ  КАРТОТЕК

• ПЕРЕЧЕНЬ КАРТОТЕК
• ХАРАКТЕРИСТИКА КАЖДОЙ КАРТОТЕКИ

- ОБЪЕМ

- РАСПОЛОЖЕНИЕ МАТЕРИАЛА

- МЕТОДИКА  ОРГАНИЗАЦИИ

- ОСОБЕННОСТИ  – 24 

5. ФОНД ВЫПОЛНЕННЫХ  СПРАВОК

• С КАКОГО ВРЕМЕНИ ВЕДЕТСЯ
• ОБЪЕМ
• СПОСОБ ОРГАНИЗАЦИИ – 26

6. ЗАКЛЮЧЕНИЕ  – 28

7. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ - 31

ОРГАНИЗАЦИЯ СПРАВОЧНО-БИБЛИОГРАФИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ 

     В ГОСТе 7.0-99 справочно-библиографическое  обслуживание определяется как «обслуживание в соответствии с запросами потребителей информации, связанное с предоставлением справок и других библиографических услуг». Сочетание «справочно-библиографическое» в данном случае употребляется в соединительно-ограничительном смысле. Это означает, что библиотека ведёт такое справочное обслуживание, которое имеет библиографический характер, и только ту часть библиографической работы, которая связана с выполнением библиографических справок. Иначе говоря, справочно-библиографическое обслуживание заключается в том, что библиотека оказывает услуги потребителям информации, отвечая на их разовые запросы в виде справок, содержащей библиографическую информацию, или же в виде консультаций.

     Включение в термин слова «справочно», производного от слова «справка», объясняется историей развития данного направления библиографической деятельности библиотек. Это направление возникло раньше, чем в библиографическое информирование, и первоначально существовало лишь в крупнейших библиотеках России. Так, в середине XIX века в структуре Императорской Публичной библиотеки в Петербурге, библиотеках Румянцевского музея и Московского университета начали создаваться так называемые «справочные столы», «справочные библиотеки», в задачу которых входили ответы на читательские запросы, получившие впоследствии название «справок»

     В советских библиотеках этот вид  деятельности под названием «справочная  работа» развивается как один из видов политико-просветительной  работы с ярко выраженной идеологической направленностью. Создание в ряде крупных библиотек справочных бюро сводилось к задаче отвечать на первых порах на фактографические запросы, т. е. на запросы по существу, и только к концу 1920-х годов справочные бюро в универсальных и некоторых вузовских библиотеках начинают включать даже в фактографические справки сведения о литературе по соответствующему запросу и отвечать на запросы библиографического характера. Справочная работа постепенно превращается в справочно-библиографическое обслуживание, называемое иногда работой библиотеки в режиме «запрос – ответ»

     Выполнение  библиотекой функций специфической  справочной службы является вполне закономерным явлением, поскольку в её фондах сосредоточены различные справочные и библиографические издания, содержащие нужную потребителям информацию.

     В настоящее время этот вид обслуживания имеет место во всех типах библиотек, независимо от структуры, численности работников, состава читателей и т. д. Однако характер, масштабы СБО, как и в количественном отношении, так и в содержании выполняемых справок колеблются в широких пределах.

     Работники небольших библиотек с одним-двумя  штатными сотрудниками нередко даже не осознают, что, обслуживая читателей, отвечая на их запросы или вопросы, они выполняют библиографическую или фактографическую справку, даже не прибегая к помощи СБА. Например, на  запрос, имеется ли в библиотеке роман А.И. Солженицына «В кругу первом» сразу же ответит либо положительно, либо отрицательно, ибо произведения наиболее известных писателей, имеющихся в фонде, он хорошо знает. Ответив на такой и подобный ему вопрос, работник библиотеки выполнил адресную библиографическую справку.

     Организация СБО в крупной библиотеке с  разветвленной организационно-функциональной структурой является более сложной. В этом обслуживании участвуют сотрудники не только библиографического отдела, но и тех подразделений, в которые читатели обращаются за документами (читальные залы, абонементы), а также работники других отделов, не имеющие контакта с читателями (отдела комплектования, обработки литературы и организации каталогов и даже отдел хранения фондов). Хотя количество выполняемых справок в последних отделах не столь значительно, тем не менее, с точки зрения организации и технологии их выполнения не принимать во внимание участие этих подразделений в СБО нельзя.

     Основная доля выполняемых в таких библиотеках справок приходится на библиографический отдел и отделы обслуживания. Значительная часть запросов удовлетворяется на пункте дежурства работником библиотеки у каталогов. Как правило, сотрудники обслуживающих подразделений и дежурный у каталогов отвечают на простые запросы в присутствии читателя.

     В случае затруднений с ответом  библиотекари обслуживающих подразделений  и дежурные у каталогов рекомендуют  читателям обратиться к работникам библиографического отдела. В этот отдел поступают запросы от организаций и учреждений по телефону или в письменном виде.

     Качество  СБО во многом зависит от состояния  СБА, взаимосвязей между отдельными его частями, оптимального наполнения карточками разделов и подразделов  систематического каталога и СКС, глубины раскрытия содержания документов (в первую очередь книг и журнальных статей). Последнее очень важно для тех библиотек, которые переводят каталоги и СКС в электронную форму.

     В областных библиотеках немаловажное значение имеет координация СБО между подразделениями библиотеки, а также с другими библиотеками областного центра. Эта координация, как и технология выполнения  справок, закрепляются  в регламентирующих документах типа «Путь справки». Так, во многих областных и даже вузовских библиотеках имеются «Положение о координации справочно-библиографической работы», «Положение о справочно-библиографическом фонде структурных подразделений библиотеки», методические рекомендации о библиографической работе в подразделениях.

     Не  исключена возможность поступления письменных запросов или по телефону и в специальные научные и научно-технические библиотеки. В качестве сторонних организаций могут быть библиотеки, в том числе и универсальные, если они не имеют возможность выполнить такую справку (преимущественно тематическую). Следовательно, координация – необходимое условие совершенствования СБО и улучшения качества выполняемых справок.

     Наличие регламентирующих документов само по себе не может обеспечить должного уровня СБО. Главное  - это профессиональная подготовка библиотекарей и особенно работников библиографического отдела, выполняющих наиболее сложные справки. Помимо хорошей профессиональной подготовки, т. е. знания и умения использовать различные части СБА, библиограф должен обладать рядом других качеств, включая психолого-педагогические. Библиограф крупной универсальной библиотеки должен обладать следующими качествами: сдержанностью, вежливостью, контактностью, умением ладить с людьми, переключаемостью внимания, энергичностью, уверенностью в себе.  

     Необходимость этих качеств обусловлена тем, что  в процессе СБО в универсальных  научных библиотек, например, библиографу  приходится иметь непосредственное общение с читателями самых различных  профессий, занимаемых должностей, возраста, национальности, эмоционального состояния и. д. При этом их обращение за помощью к библиографу может следовать одно за другим, что требует быстрого переключения внимания с предмета поиска в одной отрасли знания на предмет из отрасли, далекой от предыдущей. Несомненно, также, что многие из названных качеств важны при диалоге с читателями, обратившимися с запросами к библиографу. 

     Помимо  профессиональных знаний и умений, названных психолого-педагогических качеств библиографам универсальной  библиотеки важно знать культурно-экономический профиль региона, злободневные проблемы, над которыми работают органы исполнительной и законодательной власти. Только при этом условии возможно удовлетворение запросов, которые могут поступить по телефону или письменно не от читателей библиотеки, а от руководителей региона (чаще всего через посредников – чиновников аппарата) или же от организаций и учреждений, находящихся на обслуживаемой территории. Поскольку непосредственное общение в этом случае ограничено, осведомленность в социально-экономических и других проблемах, решаемых в регионе, поможет выполнить соответствующую справку.

     В последние годы на основе ряда федеральных  законов и нормативных документов разработано несколько положений  о сервисных платных услугах, в том числе о справочно-библиографическом абонементе на базе библиографического отдела библиотеки. В качестве абонентов могут быть как физические, так и юридические лица, оплатившие стоимость предусмотренных условиями абонемента десяти заказов. После приобретения права абонементного обслуживания на потребителя оформляется регистрационная карта и номерной абонемент. Потребитель имеет возможность запросить необходимую информацию в любом оплаченном объеме на протяжении всего рабочего дня библиотеки. Срок выполнения – в течение 5-ти часов. Справки о наличии изданий в фонде библиотеки выполняются бесплатно. Абонемент действителен до полной реализации оплаченных заказов, после чего можно продлить его или оформить новый.

     Финансовые  средства идут на развитие уставной деятельности библиотеки, материальное стимулирование сотрудников, социальную поддержку коллектива библиотеки в целом.    

     КЛАССИФИКАЦИЯ СПРАВОК

     Несмотря  на огромное совокупное количество запросов от самых различных физических и  юридических лиц, на разнообразие содержания их принято подразделять на четыре типа, три из которых относятся к библиографическим и один к фактографическому типам. Соответственно подразделяются и ответы на эти запросы, выдаваемые в виде справок. Библиографические, в свою очередь, подразделяются на тематические, уточняющие и адресные. Главным отличительным признаком библиографической справки является наличие в ней библиографической информации.

     Тематическая  справка представляет собой список литературы по определенной теме, сформулированной потребителем в запросе. Понятие «тема» в данном случае трактуется в широких пределах – от частного вопроса в какой-либо отрасли знания до запросов типа подобрать литературу о космосе, культурологи, биоэнергетике и т. п. При этом возможны случаи, когда список литературы состоит всего лишь из одного-двух названий документов, содержание которых релевантно запросу. К тематическим справкам относятся справки, объединяемые не только общностью содержания документов, но и другими признаками (например, принадлежностью одному автору, названию серии и т. п.)

     Уточняющая  справка выполняется в ответ  на запрос о недостающих либо искаженных сведениях о документе, без чего этот документ не может быть найден ни в справочно-библиографическом аппарате, ни в самом фонде библиотеки.

     Адресная  библиографическая справка – это справка о наличии определенного документа в фонде данной библиотеки или других библиотек.

     Таким образом, в каждой из этих трех типов  справок присутствует в том или  ином виде библиографическая информация, что и служит основанием относить их к библиографическим справкам.   

     В ответ на запрос фактографического  характера выдаются конкретные сведения самого различного содержания (конкретные данные о событиях, лицах, параметрах машин, географических объектах и т. д.). Иначе говоря, фактографическая справка не содержит библиографической информации.

     Эта классификация справок, сложившаяся  в процессе развития справочно-библиографического обслуживания, используется и сегодня  в условиях электронных коммуникаций, позволяющих отвечать на запросы потребителей путем использования удаленного доступа к внешним БД.

     Различают также справки по форме ответа на запрос – письменные и устные. Как правило, это относится к  тематическим справкам.

     В процессе СБО нередко возникает  необходимость оказывать читателям помощь в виде консультаций. Их количество бывает весьма значительным, особенно в универсальных и других научных библиотеках. Как правило, большая их часть выполняется работниками отделов обслуживания (читальных залов, абонементов) и дежурным у каталогов. В числе этих консультаций немало ответов на элементарные запросы (а точнее вопросы) о работе отдельных служб библиотеки, расположении частей СБА и т. п. Ответы на подобного рода вопросы принято относить к консультациям, не связанным со справочно-библиографическим обслуживанием.

     Вместе  с тем широко распространено в  тех же библиотеках оказание помощи читателям по методике поиска литературы в каталогах, библиографических  указателях, в оформлении списка использованной литературы и т. д. В связи с этим в печати высказывалось предложение  дополнить названные четыре типа справок еще одной  - методической. Но оно не нашло поддержки, и в соответствии с рекомендациями РГБ такую помощь следует относить к тематической консультации.

     В информационных службах, сотрудники которых также осуществляют справочно-информационное обслуживание, из названных четырех типов справок выполняются преимущественно тематические и фактографические, реже уточняющие и адресные справки. Кроме того, эти службы призваны выполнять так называемые аналитические справки, требующие глубоких знаний в соответствующих предметных областях. Хотя в настоящее время наблюдается интеграция библиотечной и научно-информационной деятельности, а библиотеки становятся общепризнанными информационными центрами, тем не менее, ни библиографы, ни тем более другие специалисты выполнять аналитические справки не могут (кроме справок в области библиотечного дела).

     Запросы библиографического и фактографического  характера поступают в библиотеку от читателей всех групп – от школьников до ученых в различных областях знаний. Кроме зарегистрированных читателей в региональную библиотеку (областную, ЦБС и др.) запросы поступают от органов местной власти, предприятий, организаций и учреждений, находящихся на обслуживаемой территории. В специальные библиотеки (НИИ, АО, вузов и др.) с запросами обращаются как отдельные читатели, так и соответствующие подразделения в лице их представителей.

     Цели  обращения с запросами весьма разнообразны. Их можно свести к  нескольким группам: управленческие, научные, производственные, учебные, самообразовательные, досуговые. Особенного внимания заслуживают первые три цели, вызванные деятельностью квалифированных специалистов и требующие оперативного ответа на поступившие от них  запросы. Не случайно СБО иногда называют «скорой библиографической помощью».

     Анализ  запросов, поступивших в областные  универсальные научные библиотеки, свидетельствует о преобладании обращений с учебной целью (около 50%), на втором месте – научно-производственные цели. Естественно, что и в библиотеках учебных заведений будут преобладать обращения с учебной целью, а в научных и научно-технических – соответственно с научной и производственной целями. В муниципальные публичные библиотеки обращаются как с самообразовательной, так и с учебной целью.

     В последние годы в библиографическую  практику введен еще один критерий классификации тематических справок  – по степени сложности или  трудоемкости выполнения. В соответствии с рекомендациями РГБ выделяются три категории сложности, которые  зависят от целевого назначения справки, круга и характера использованных источников библиографического поиска, критериев отбора, объема включенных библиографических записей.

     К первой категории сложности относятся  справки, выполненные по запросам читателей  в помощь их общему самообразованию, учебе, проведению досуга, любительскому творчеству. Эти запросы не требуют полноты информации, длительных разысканий и выполняются путем обращения к каталогам, картотекам, рекомендательным пособиям и лишь в некоторых случаях к ГБУ. Объем включенной в список литературы не превышает 30 названий.

     Вторую  категорию сложности, по рекомендации РГБ, составляют справки, выполненные  в ответ на запрос квалифицированных  специалистов с целью использования  литературы в управленческой, научной, производственной деятельности. Под последней понимается преимущественно практическая деятельность потребителей во всех отраслях народного хозяйства, здравоохранения, образования, культуры, предпринимательства. В отличие от справок первой категории сложности эти справки содержат от 80 до 100 названий, а для их выявления, кроме каталогов и картотек, используются государственные и научно-вспомогательные указатели, а также литературные источники. С целью большего соответствия теме запроса возможен просмотр выявленных публикаций.

     Наконец, к третьей категории сложности  относятся справки, вызванные той  же целью обращения, что и предыдущие, однако их отличие от предыдущих заключается, во-первых, в большем количестве публикаций (свыше 100 названий), а во-вторых, использованием для их выполнения, наряду с упомянутыми, источников национальной библиографии зарубежных стран, обзорных и реферативных изданий, прикнижных, пристатейных списков литературы, внутрикнижных и внутрижурнальных указателей, СБА других библиотек и органов информации, а также литературных источников. Естественно, что группировка библиографических записей в таком списке содержательная (в основном систематическая).

     Данная  классификация справок не должна восприниматься в качестве обязательной, тем более, что практика во многих библиотеках далеко не всегда ее подтверждает. В частности, в области техники, например, выполняется немало сложных тематических справок, содержащих менее 100 библиографических записей. Выявление релевантных документов во многих случаях производится как по отечественным, так и по зарубежным источникам, отражающим разные виды документов – книги, журнальные статьи, патентную литературу, препринты, депонированные рукописи и другие неопубликованные материалы. По сложности и трудоемкости такие справки также можно отнести к справкам третьей категории.  

     СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ СБА 

     Справочно-библиографический  аппарат библиотеки по праву считается ключом к фонду документов, раскрывая его состав и содержание в различных аспектах. Однако этим не ограничивается назначение СБА. Соответствующие его части служат таким же ключом к источникам, находящимся в фондах других библиотек или же вообще к мировым информационным ресурсам, независимо от места их хранения. Этим определяется значение СБА в деятельности библиотек всех типов и в первую очередь крупных научных библиотек.

     Состав  СБА сформировался в результате эволюционного развития под воздействием усложнявшихся задач библиотек  по удовлетворению разнообразных информационных потребностей читателей.

     На  протяжении длительного времени СБА определялся как совокупность входящих в него частей – справочных и библиографических изданий, библиотечных каталогов и картотек. Помимо раскрытия состава и содержания фонда документов библиотеки отмечались и другие его функции, в том числе идеологического характера (идейно-воспитательная, пропангандистско-педагогическая и т. п.). это было закреплено в начале 80-х годов в терминологическом ГОСТе по библиотечному делу. Одновременно с введением этого стандарта был принят ГОСТ по научно-информационной деятельности, в котором имелось определение близкого по значению термина – справочно-поискового аппарата (СПА). Стандартизация этих терминов и повсеместное их использование в литературе и практической деятельности привели к необходимости разграничить обозначаемые ими понятия, уточнить функциональное назначение термина СБА. В определении обоих терминов имелось как общее, так и различие. Общее состоит в том, что в обоих стандартах составной частью признается совокупность вторичных документов, поскольку библиотечные каталоги, картотеки и библиографические издания и есть «совокупность упорядоченных массивов вторичных документов», названная в определении СПА. А различие заключается, во-первых, в отсутствии справочных изданий в СПА, а во-вторых – и это главное – в функциональном назначении. В определении СПА приводится только одно назначение – поиск научно-технической информации, т. е., иначе говоря, налицо одна функция – поисковая. Составители стандарта по библиотечному делу почему-то не включили эту функцию в определение СБА, а вместо нее названы были другие функции с их ярко выраженной идеологической окраской (пропаганда произведений печати и целенаправленной руководство чтением).

     Попытки дать более точное определение СБА  и уточнить его функциональное назначение нашли отражение в дискуссии на страницах специальной печати. В итоге этой дискуссии было признано, что как СБА, так и СПА являются одной из разновидностей более широкого понятия – информационно-поисковой системы (ИПС). Последняя в ГОСТе по научно-информационной деятельности имела следующее определение: ИПС – «предназначенная для информационного поиска совокупность информационно-поискового массива, информационно-поискового языка, правил его использования, критерия выдачи и технических средств». Все названные пять элементов присутствуют и в СБА, а именно:

     Информационно-поисковым  массивом являются все составные части СБА, а именно – справочные и библиографические издания, библиотечные каталоги и картотеки.

     Информационно-поисковые  языки (ИПЯ) в библиотечной технологии представлены набором как иерархических языков (ББК, УДК и др.), так и другими лексическими единицами, в которых выступают слова (включая, между прочим, и язык библиографического описания).

     Правила использования  имеются практически ко всем ИПЯ. Особенно наглядно они представлены в схемах – алгоритмах поиска информации в каталогах, картотеках, библиографических указателях и даже в справочных изданиях.

     Критерий  выдачи информации в явном, а иногда в скрытом (латентном) виде имеет место при поиске как библиографической, так и фактографической информации. На основании этого критерия мы судим о качестве библиографического обслуживания, о состоянии и качестве СБА и/или отдельных его частей.

     Технические средства во многих библиотеках представлены каталожными шкафами и книжными полками. Однако с каждым годом возрастает число библиотек (включая муниципальные публичные), владеющих компьютерами и переводящих каталоги и картотеки в электронную форму. Больше того, возрастает количество библиографических баз данных, справочных и иных изданий, ставших составной частью СБА.

     Из  этого следует единственный выход, что определение ИПС вполне применимо  как к СПА, так и к СБА. Введение представителями информатики термина  СПА, было направлено на то, чтобы подчеркнуть различие двух смежных областей деятельности – библиотечной и научно-информационной. В свою очередь подчеркивание идеологической направленности назначения СБА в те годы вытекало из признания библиотек идеологическими учреждениями, на которые возлагалась задача воздействовать всеми средствами на сознание человека в угодном партийно-бюрократическому аппарату направлении. Отсюда и провозглашались пропагандистские, идейно-воспитательные и подобные им функции, свойственные якобы СБА библиотеки.