Бухгалтерские документы и их классификация. Документооборот

Балтийская государственная  академия рыбопромыслового флота

Институт прикладной экономики и менеджмента (ИПЭМ)

Кафедра МЕНЕДЖМЕНТА

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа №1 по дисциплине:

Бухгалтерский учет

На тему:

Бухгалтерские документы  и их классификация. Документооборот.

Вариант 11

 

 

 

Выполнил: студентка 3 курса

Степанова Е.А.

Спец-ти: «менеджмент  организации»

Шифр 09 Эз 1761

Проверил: Добровольская А.Б.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Калининград 2011 
Оглавление

 

 

Введение

Организационную основу системы бухгалтерского учета на предприятиях и в организациях различных  форм собственности составляет документация.

Документ подтверждает совершение хозяйственной операции и служит основанием для записей  в учетные регистры.

Документирование операций - сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций в документах. Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления.

 

1. Бухгалтерские документы  и их значение

Бухгалтерский учет является документальным. Отражение  хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации. Документ - это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления документов. Роль и значение документов велики. Они служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций. 

Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками организаций при подписании документа, на основании которого совершается определенная хозяйственная операция (прием и выдача материалов, выплата денег из кассы и т.д.). Подписывая документ, работник берет на себя ответственность за законность и целесообразность данной хозяйственной операции. Это возлагает на каждого работника, подписавшего документ, личную ответственность за данное разрешение. Последующий контроль производится, главным образом, в форме документальных ревизий, путем проверки в бухгалтерии всех поступающих документов, а также при аудиторской проверке.

Документация  как способ оформления хозяйственных  операций документами и обоснования  бухгалтерских записей является одним из элементов метода бухгалтерского учета. С документацией тесно связаны другие элементы метода бухгалтерского учета, в частности, счета и инвентаризация.

Документы являются основанием для последующих записей  операций в системе счетов. Они широко используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства и управления хозяйственной деятельностью, так как служат оправданием тех или иных действий оперативных работников. Основанием для отражения хозяйственных операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно оформленные документы. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, готовой продукции, денежных средств, устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства.

В организациях в процессе выполнения финансово-хозяйственной  деятельности совершаются разнообразные операции. Поэтому различны и документы, которыми они оформляются. Разнообразие документов объясняется также особенностями их в учетной работе.

Для выбора наиболее рациональных форм, видов при оформлении тех или иных операций все документы  классифицируют (группируют) по нескольким признакам:

- по назначению,

- по порядку  отражения операций,

- по способу  охвата операций,

- по количеству  учетных записей, 

- по месту  составления.

Ст.9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.96г. № 129-ФЗ гласит: "Все хозяйственные  операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты".

В повседневной работе организаций создаются документы  по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др.

Бухгалтерские документы группируются по следующим  разделам учета:

• сельскохозяйственная продукция;
• труд и его оплата;
• основные средства и нематериальные активы;
• материалы;
• работы в капитальном строительстве;
• работы строительных машин и механизмов;
• работы в автомобильном транспорте;
• результаты инвентаризации;
• кассовые операции;
• торговые операции.

Документирование  управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным формам) соответствующей информации, т.е. создании документов.

Первичные и  сводные учетные документы могут  составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем  случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21.11.96г. № 129-ФЗ, в ред. от 28.03.2002г. № 32-ФЗ).

Документы необходимы для, того, чтобы в течение определенного  времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией  для самых различных целей.

Решение поставленной перед бухгалтерским учетом задачи по обеспечению информацией внутренних и внешних пользователей и показателей деятельности организаций в целях достоверной оценки их финансового и имущественного положения привело к росту объема информации и, в свою очередь, повышению требований к ее качеству. Это требует установления действенного контроля за достоверность учетной информации как важнейшего источника для принятия обоснованных управленческих решений. В этой связи исследование проблем совершенствования документации и документооборота приобретает не только научное, но и практическое значение. Так, в различных нормативных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (утв. Приказом МФ РФ от 29 июля 1998г. № 34H), в Положении по бухгалтерскому учету "Учетная политика организаций" (ПБУ 1/98) (утв. Приказом МФ РФ от 9 декабря 1998г.), неоднократно называется и подчеркивается важность рациональной организации документооборота и необходимость его соблюдения.

Однако остаются открытыми вопросы составления  и анализа документации и документооборота с целью повышения эффективности этих процессов.

Острота проблемы подтверждается тем, что сегодня  организация бухгалтерского учета и контроля должна обеспечить достоверную информацию не только по расходу бюджетных средств, но и по каждому виду доходов и расходов от предпринимательской и иной деятельности. Полная и достоверная информация должна быть сформирована о всех сторонах экономической и хозяйственной деятельности как внутри организаций, так и в их взаимоотношениях с другими хозяйственными организациями и с финансово-кредитной системой.

Специфической особенностью бухгалтерского учета  в единой системе учетного наблюдения является сплошное по охвату, непрерывное по времени, документальное по регистрации и обобщающее по измерению отражение учитываемых объектов и процессов.

 

2. Требования к содержанию и составлению бухгалтерских документов.

Документы состоят из отдельных элементов (показателей), которые называют реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое).

Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму.

Чтобы документ отвечал  своему назначению, он должен быть составлен  в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов.

Все реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.

В соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Министерства финансов РФ от 29.07.98 г. № 34н (в редакции Приказа Министерства финансов РФ от 24.03.2000 г. № 31н), первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

•  наименование документа (формы), код формы;

•  наименование организации, от имени которой составлен документ,

•  дату составления;

•  содержание хозяйственной операции;

•  измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

•  наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

•  личные подписи и расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

По мере необходимости в содержание документа могут быть включены дополнительные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, эмблема организации, наименование вышестоящей организации, индекс предприятия связи, почтовый, телеграфный адрес, номер, ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и другие, по усмотрению организации.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

Формуляр для определенного  вида документов называется типовым (например, для приказов, протоколов и т. д.).

Такой формуляр характеризуется  установленным набором реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

Состав и размещение реквизитов закреплены в ГОСТе на формуляр-образец.

Документ проходит следующие  стадии подготовки:

•  составление проекта или черновика документа;

•  его предварительное согласование;

•  перепечатка текста (в тех случаях, когда оригинал пишется от руки);

•  согласование и визирование оригинала;

•  подписание оригинала.

К содержанию и форме  документа предъявляются определенные требования.

Подписанию документа  предшествует его редактирование. Оно осуществляется, как правило, исполнителем. Сначала документ внимательно читают, чтобы понять его смысл, выявить повторения и логические несоответствия.

Последовательное и  доказательное мышление — основа построения текста документа.

При составлении и редактировании служебных документов необходимо знать главные требования, предъявляемые к доказательству как особой форме мысли. Если сразу приступить к редактированию, не ознакомившись с документом в целом, то можно внести такие уточнения, которые, как потом может выясниться, уже имеются в тексте. Кроме того, многие вопросы, возникшие в начале чтения, как правило, при дальнейшем знакомстве с документом снимаются.

Первый этап редактирования документа — это сокращение текста, так как точность документа неразрывно связана с его краткостью. Устраняются повторения, аналогичные примеры, факты. Как показывает практика, сокращение нередко обусловливается еще и тем, что жесткие рамки страницы, бланка или заранее отведенного места требуют от пишущего создать документ заранее определенного размера.

Второй этап редактирования — это разбивка текста на части, параграфы, абзацы. После этого устраняют различного рода ошибки, описки и неточности. Выбор того или иного числа рубрик зависит от характера документа, его назначения. Номера абзацев могут обозначаться арабскими или римскими цифрами.

Правка-вычитка — сличение перепечатанного текста с отредактированным, всесторонне выверенным вариантом, принятым в качестве образца.

Правка-сокращение —  устранение из текста малосущественного  материала.

Правка-переделка применяется  в тех случаях, когда автор  текста плохо владеет литературной речью и неумело выражает свою мысль. Правка-переделка очень близка таким видам литературной работы, как запись, переложение, соавторство и т. п. Редактор, литературно обрабатывая текст, использует фактический материал, сообщенный автором. При этом он должен сохранить по возможности особенности авторского стиля.

Правка-обработка —  комплексный вид правки.

Она включает:

•  анализ и отбор фактического материала;

•  оценку и улучшение композиции рукописи;

•  языковую правку текста;

•  проверку правильности внешнего оформления рукописи.

 

3.  Классификация бухгалтерских документов

Современная организация делопроизводства начинается с классификации документов по заданным признакам.

По средствам фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие группы:

•  письменные — документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов;

•  графические — чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве;

•  фотокинодокументы — разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной.

По видам деятельности независимо от средств фиксации все  документы принято разделять на три большие группы:

•  организационно-распорядительные;

•  по финансово-расчетным операциям;

•  по снабжению и сбыту.

Организационно-распорядительные документы имеют исключительно  важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета.

Документы по финансово-расчетным  операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.

Документы по снабжению  и сбыту составляют преимущественно  работники планового отдела, отделов  материально-технического снабжения  и сбыта, а также работники  учета.

Документы классифицируют и по наименованиям. Однако изучать документацию предприятий лучше не по наименованиям, потому что структура и особенно их содержание, несмотря на общие наименования, могут быть различными.

По месту составления  документы подразделяются на:

•  внутренние, составленные работниками данного предприятия;

•  внешние, поступающие от других предприятий и лиц.

По юридической силе документы классифицируются на:

•  подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками организации с соблюдением всех правил;

•  подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности.

 

4. Бухгалтерские документы  и документооборот

Весь процесс  составления, проверки, обработки, группировки  и отражения документов в соответствующих регистрах должен осуществляться по определенному плану. Для обеспечения правильности и своевременности оформления всех операций документами требуется предварительно установить порядок движения документов.

Путь прохождения  документов от момента их выписки  до передачи в архив называется документооборотом.

Рациональная  организация документационных процессов  предполагает максимальное ускорение движения документов за счет оптимальной последовательности движения и обработки документов. Важно добиваться сокращения пунктов, проходимых тем или иным документом, и времени нахождения (задержки) документа в каждом из них. С этой целью во всех структурных подразделениях организаций следует проектировать маршруты прохождения документов, устанавливать конкретные сроки нахождения документов у каждого исполнителя, а также осуществлять действенный контроль за прохождением документов по маршруту.

Это возможно, если:

• виды, формы, содержание и структура первичной документации определены с учетом наличия материально-технической базы системы создания, сбора и обработки документации;
• внедрена единая система классификации и кодирования документов, а также внесения возможных изменений;
• сроки создания и обработки документов определены, исходя из графика документооборота.

На основе анализа  документопотока организаций, обслуживаемых центральной бухгалтерией, выявлены причины возрастания объемов учетной информации, обусловленные двумя основными факторами: объективными - зависящими от

роста масштабов  и сложности деятельности организаций  и субъективными - зависящими от формы и метода реализации функций в деятельности учреждений. 

  Вторая группа причин требует углубленного анализа комплексов документов, необходимых и достаточных для документирования хозяйственных процессов на каждом уровне управления, а также технологии работы с документами в централизованной бухгалтерии и в обслуживаемых учреждениях с момента создания (получения) документа до сдачи в архив.

Были выявлены неоправданно большие косвенные  потери рабочего времени в результате сложившейся нерациональной практики прохождения документов в учреждениях, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, при которой основная их масса проходит через руководителей организаций неоднократно. Это подтверждается показателем кратности прохождения документов через руководителей организаций, обслуживаемых центральной бухгалтерией.

Вторым следствием является неконкретность резолюций  руководителей организаций, обслуживаемых централизованной бухгалтерией. Большие потери времени при работе с документами наблюдаются на среднем уровне управления организаций (начальники отделов, мастера учебных и опытных мастерских), где выполняются не свойственные должностным лицам арифметические расчеты, вручную выписывается многочисленная документация, выполняются функции курьеров и т.п.

С целью упорядочения документации и, следовательно, повышения эффективности оперативного управления следует шире использовать составление документов по принципу учета отклонений фактических данных от нормативных или договорных.

Используя методы сопоставления и учета отклонений, ЭВМ могут выдавать точные сведения о невыполненных полностью или частично поставках с нужной степенью детализации. При включении в условия договора необходимых данных ЭВМ могут определять размеры потерь и санкций в пользу бюджета или потребителей. Сигналы о срыве поставок многократно повторяются впредь до их выполнения или отмены.

Память ЭВМ  допускает внесение всякого рода коррективов и уточнений в  формы, а также может вести  регистрацию подобных изменений, например, немотивированные смены поставщиков или нарушения длительных договорных связей.

Учитывая влияние перечисленных  проблем на совершенствование документационных процессов, в крупных централизованных бухгалтериях для упорядочения документопотоков, повышения оперативности в получении необходимых сведений целесообразно создавать централизованные информационные службы и организовать кольцевую систему сбора и разноски документации между обслуживаемыми учреждениями.

Механизация и автоматизация  документационных процессов в комплексе  с упорядочением первичной документации являются основой высокоэффективной организации бухгалтерского учета.

Исследования  показывают, что в ряде случаев  около 75% документов поступает к непосредственным исполнителям, пройдя максимум инстанций. Время прохождения документов часто превышает время, необходимое для исполнения.

Вследствие  этого общие сроки исполнения документов неоправданно велики. Соблюдение сроков сдачи правильно оформленных документов для дальнейшей обработки в бухгалтерию или на вычислительную установку и сроков выпуска машинограмм имеет важное значение для оперативности и качества учета.

Наблюдения  показывают, что нарушение одной  из сторон (бухгалтерией или обслуживаемой  ею организацией) обоюдно согласованных  графиков приводит к тому, что поступающие с опозданием машинные регистры не используются за ненадобностью. Это значит, что в основе организации автоматизированного бухгалтерского учета должна быть заложена качественная подготовка и своевременная сдача документов.

Исследования, проведенные в организациях, показали, что информация об основной и предпринимательской деятельности организаций и их структурных подразделений используется далеко не полностью, а в ряде случаев не используется вообще. В числе главных причин этого можно назвать низкий уровень классификации и кодирования документов, стандартизации и унификации, а также способов их составления, сбора, обработки и хранения. Эти причины порождают противоречия между сравнительно большим, непрерывно возрастающим объемом информации и малой величиной коэффициента полезного использования информационных источников, имеющих тенденцию к снижению. Наличие информации не всегда гарантирует возможность принятия правильного решения. Ее нужно обработать, систематизировать, проанализировать и выводы в качестве новой или вторичной информации будут способствовать принятию оптимального решения.

К сожалению, приходится констатировать, что бухгалтерские  архивы ведутся в большинстве  случаев из ряда вон плохо. В тех  учреждениях, где они есть, и в  централизованных бухгалтериях архивы представляют собой груду необработанной, почти совсем не систематизированной информации. В большинстве бухгалтерий не предусмотрена должность архивариуса-специалиста по учету, занимающегося воспроизводством запасов информации, способного по первому требованию предоставить документы, необходимые для контроля или экономического анализа финансовой и хозяйственной деятельности.

Выпиской документов занято огромное количество учетчиков, кладовщиков, инженерно-технических  и медицинских работников, Т.к. исходные данные о материальных ценностях, произведенной и отпущенной продукции, использовании машин и оборудования заносятся в первичные документы вручную.

Время, затрачиваемое  на рукописное составление документа, примерно в 80 раз больше скорости мышления и в 20-25 раз больше нормальной скорости речи.

Такое несовершенство в составлении и обработке  документов является причиной наличия  ошибок в экономических сведениях, поступающих от структурных подразделений в централизованную бухгалтерию.

Отсутствие четкой организации в движении первичной документации неизбежно приводит к необоснованной загрузке вычислительной техники, увеличивает объем подготовительных работ (особенно ручных) и снижает оперативность действия автоматизированных систем управления. Иерархическое построение АСУ требует строгой увязки информации между различными уровнями. Это вызывает дополнительные требования более глубокой проработки вопросов совершенствования документационных процессов. Обобщение практики позволяет сделать вывод, что основными недостатками существующих документационных процессов в бухгалтериях являются:

• отсутствие единой научно обоснованной классификации документов одного и того же вида в организациях (по формату, оформлению, терминологии, написанию);
• неоправданное дублирование как отдельных документов, так и содержащихся в них реквизитов;
• несовершенство способов составления и размножения документов;
• нерациональность традиционно сложившихся в организациях маршрутов документов.

В учреждениях  работа по совершенствованию документационных процессов неотделима от анализа сложившегося документооборота. На основе проведенных исследований доказывается, что на практике часто отождествляют понятие "совершенствование документооборота" и "сокращение количества документов".

Дело не только в количестве документов и в объеме отчетности. Важно, нужны ли данные документы и насколько эффективно они используются для целей контроля и оперативного управления деятельностью организации, а также составлением и последующей обработки. Часто бывает более целесообразным идти по пути унификации документации, систематизации и. машинной обработки отчетности.

Исследования  показали, что совершенствование  документации и документооборота в организациях предполагает проведение комплекса организационных мероприятий:

• методическое обеспечение - разработка положений о документообороте как в организациях, так и в подразделениях  (должностных инструкций для работников, связанных с созданием и обработкой документов, программ проектирования);
• материально-техническое обеспечение - изготовление новых бланков документов, установка соответствующего оборудования;
• обучение сотрудников работе с документами, организации семинаров, инструктажей.

Эффективность организации работы с документами  в бухгалтерии определяется рядом факторов:

• унификация и стандартизация; 
• применение единых методов и способов документирования;
• внедрение единых норм, правил, регламентирующих организацию документных работ.

Использование документов невозможно без их классификации, позволяющей правильно формировать номенклатуру дел и последующее их использование в оперативных, контрольных и аналитических целях.

Удобство доступа  к информации во многом определяется особенностями ее структурирования, т.е. к какому блоку отнести те или иные документы.

В настоящих условиях расширяется число пользователей учетной информацией, особенно внешних (инвесторов, кредиторов), что, в свою очередь, превращает, бухгалтерскую документацию и бухгалтерскую отчетность организации в важнейший источник достоверной и надежной информации о показателях деятельности организаций для оценки его финансового и имущественного положения. Это требует установления действенного контроля за качеством учетной информации, от степени достоверности которой будет зависеть эффективность принимаемых управленческих решений.

 

5.  Хранение бухгалтерских документов

Законодательством РФ предусмотрена  обязанность организаций хранить  первичные учетные документы. Условия и процедуры хранения регламентируются целым комплексом нормативных актов, которые не всегда являются объектом должного внимания бухгалтеров-практиков.

Относительно вопросов хранения бухгалтерской документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру.

В соответствии со статьей17 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.