Бухгалтерские документы: полноценные и неполноценные

Содержание.

 

 

1. Введение……………………………………………………………………..…3

2. Бухгалтерские документы: полноценные  и неполноценные………………..4

3. Способы укрытия недостач и  излишков при инвентаризации…………….11

4. Заключение……………………………………………………………………16

5. Практическое задание………………………………………………………..17

6. Список использованной литературы…………………………......................18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Введение.

 

 

     Учебная дисциплина  «Судебная бухгалтерия» разрабатывает  научные основы организации и  проведения бухгалтерских экспертиз, ревизий, инвентаризаций; определяет круг вопросов, которые могут ставиться перед ревизором и экспертом; вырабатывает критерии оценки заключений экспертов  и актов ревизий; занимается разработкой методики работы оперативных работников и следователей с документами, которые могут стать доказательствами по делу. Знание данной дисциплины сотрудниками правоохранительных органов позволяет им сделать правильный вывод о законности и реальности тех или иных хозяйственных операций, выявить подложные документы, которые завуалировали незаконные хозяйственные операции и преступления.

     Основной целью моей  контрольной работы является  раскрытие  вопросов бухгалтерские  документы, которые служат главным образом для контроля за законностью и хозяйственной целесообразностью операций при анализе хозяйственной деятельности, ревизиях, экспертизах и инвентаризация, которая проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета о готовой продукции и расчетов, связанных с ее продажей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Бухгалтерские документы: полноценные и неполноценные.

 

 

    «Документирование – один из элементов бухгалтерского учета, представляющий собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятиях»(1). Любая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета только на основе правильно оформленных документов. Документ – «материальный предмет с зафиксированной информацией, предназначенный для использования и передачи этой информации в пространстве и во времени»(2). Документ в бухгалтерском учете это письменное свидетельство законности и реальности совершенной хозяйственной операции. В то же время документы являются доказательствами совершения экономических преступлений, а в ряде случаев – преступлений общеуголовной направленности.  Говоря о документах (письменные документы, графические схемы, фото-, кино-, видео- и аудиоматериалы и др.) как о доказательствах, закон о бухгалтерском учете имеет ввиду содержащиеся в них данные. Документами являются справочные и удостоверительные данные, описания различных событий, процессов и лиц, данные о деловых операциях, клиентах и партнерах, статистические, учетные и отчетные данные, содержащиеся в банках компьютерной информации, независимо от материала их носителей. Доказательствами могут служить, в частности, материалы обследований условий жизни и воспитания несовершеннолетних, решения собраний, рапорты сотрудников милиции, заключения (акты) технических инспекторов.

          С помощью  документов учитывают и контролируют  состояние, движение и использование  средств. Документы создают материальную  основу для объективной оценки  злоупотреблений в хозяйственной  сфере, служат оправданием работников  в совершенных ими хозяйственных операциях. Они являются юридическим основанием бухгалтерских записей и доказательством при рассмотрении уголовных и гражданских дел в суде и арбитраже.

     Операция, связанная с приемом и выдачей денежных средств, материальных  ценностей и   других объектов  имущества, сопровождается

составлением первичного  документа, а участвующие в ней физические  лица

и представители юридических лиц получают юридически полноценные его копии.

     Лица,    составившие    и    подписавшие     первичные   документы,   несут

ответственность   за       своевременное      и      правильное      их составление,

достоверность    содержащихся   в   них   сведений, а  также за   передачу их в

________________

1. «Правовая бухгалтерия» / под  ред. д.ю.н., профессор С.Г. Чаадаева. М.: 2001, с. 90.

2. Шадрин В.В. «Основы бухгалтерского  учета и судебно-бухгалтерской  экспертизы»: Учебник для юрид. вузов. – М.: 2000, с.71.

установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете.

    В первичные документы  внесение поправок, не подтвержденных участниками хозяйственных операций, не допускается.

     Первичные документы  фиксируют факт совершения хозяйственной  операции. Они должны содержать  достоверные данные и создаваться  своевременно, как правило, в момент  совершения операции. Первичные документы создаются на бланках типовых межведомственных форм, разрабатываемых и утвержденных Госкомстатом, и на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами.

     В соответствии с  ч. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» к учету принимаются первичные документы, составленные по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а также документы, форма которых хотя и не предусмотрена в этих альбомах, но которые должны содержать для придания им юридической силы следующие обязательные реквизиты:

     1. Наименование документа. Наименование документа заключает в себе финансово-экономическое содержание хозяйственной операции. Документ, не имеющий наименования, не будет иметь юридической силы.

     2. Дату его составления. При отсутствии или нечетком написании даты документ теряет свою адресность во времени и не имеет юридической силы.

     3. Наименование организации, от имени  которой составлен документ.

     4. Содержание хозяйственной операции, т.е. должен быть раскрыт объект документирования. Текст содержания хозяйственной операции должен быть конкретным и четким, не допускать его двоякого чтения и каких-либо неясностей.

     5. Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении. Отсутствие измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы.

     6. Наименование должностных лиц, ответственных за содержание хозяйственной операции и правильность ее оформления.

     7. Личные подписи и расшифровка подписей указанных лиц. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Законодательно закреплена ответственность лиц, составивших и подписавших первичные учетные документы, за их своевременное и качественное оформление, передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

     В зависимости от  характера операции и технологии  обработки данных в первичные  документы могут быть включены дополнительные реквизиты: номер документа, адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, штампы, печати и другие дополнительные реквизиты, но они должны быть удобны для бухгалтерской обработки и иметь правовое значение (т.е. соответствовать требованиям закона).

     В ряде случаев  незаполнение хотя бы одного  реквизита делает документы неполноценными и лишает их юридической силы. Например, отсутствие в доверенности на получение товара ее номера делает бланк непригодным для выдачи товаров.

     Записи в первичных  документах должны производиться  чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи  пишущих машин, средствами автоматизации. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Свободные места подлежат  обязательному прочеркиванию. В документах, оформляющих операции с товарно-материальными ценностями и денежными средствами, общие итоги пишут цифрами и прописью.

     Разнообразие хозяйственных  операций требует составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной операции составляется свой документ. Правильному и рациональному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

     Все первичные документы  можно разделить на следующие  группы:

     1. По форме:

- бумажные – это документы, содержание  которых изложено на бумажном  носителе вне зависимости от  способа нанесения информации  на носитель (машинный, рукописный  текст);

- технические – это документы, содержание которых фиксируется  на иных носителях (машинные коды  и т.д.).

     2. По характеру оформления:

- машинная запись – это когда  способ отображения информации  имеет машинно-зависимый формат (принтер, печатная машинка, клавиатура компьютера т.д.);

- ручная запись – это когда  информация отображается в виде  ручной записи (написанное с помощью  чернил на бумажном листе, ввод  информации с помощью специального  стержня на считываемой области  ЭВМ и т.д.).

     3. По назначению:

- распорядительные – это документы, в которых содержатся распоряжения, указания о проведении тех  или иных хозяйственных операций: приказ о проведении инвентаризации, отпуск материалов со склада  и т.д.

- оправдательные (исполнительные) –  это документы, удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции и служащие доказательством того, что она была проведена: расходная накладная, выписанная на отпуск материалов со склада, инвентаризационная опись.

- комбинированные – это документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся: расходные кассовые ордера, расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы работникам организации.

- документы бухгалтерского оформления  – это документы, с помощью  которых оформляются операции, отраженные ранее в подлинных первичных документах, например, справки бухгалтерии о распределяемой прибыли, журналы-ордера др.

     4. По месту составления:

- внутренние – документы, составляемые  непосредственно на предприятии  или в организации (приказы, платежные поручения и т.д.);

- внешние – поступают на предприятие, в организацию со стороны (из  государственных органов, налоговой  инспекции, банков, от учредителей  и т.д.)

     5. По степени обобщения  информации:

- разовые – это документы, в которых отражена одна операция (например, приходный или расходный кассовый ордер);

- накопительные – эти документы  составляются в течение определенного  периода путем постепенного накапливания  однородных хозяйственных операций. В конце периода в них подсчитываются итоги по соответствующим показателям, например, лимитные карты на отпуск материалов со склада.

     6. По количеству учетных  позиций:

- однострочные – это документы, имеющие одну учетную позицию;

- многострочные  (расчетно-платежная  ведомость).

     7. По характеру оформляемых операций:

- денежные документы оформляют  операции по наличным и безналичным  денежным средствам (платежные поручения);

- материальные документы оформляют движение материальных ценностей (приходный ордер);

- расчетные документы оформляют расчеты между предприятиями, организациями и лицами (счет-фактура).

     Первичные документы  должны быть своевременно переданы  в бухгалтерию. Поступившие в  бухгалтерию документы обязательно  проверяются как по форме, т.е. устанавливается необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа, так и по существу – устанавливается законность и целесообразность хозяйственных операций.

     По признаку соблюдения правил составления все бухгалтерские документы подразделяют на полноценные (доброкачественные) и неполноценные (недоброкачественные).

     «Доброкачественный  документ - это документ, который  по форме и содержанию соответствует  правилам, которые отражены в  законодательстве, и обеспечивает  доказательственную силу»(3). Например, эксперт-бухгалтер

исследует только те документы, которые отражают хозяйственные и финансовые операции и признаны следователем (судом) доказательствами.   

Доброкачественные документы служат основанием для суждения о реальности и объеме совершенной операции.

_________________

3. Шадрин В.В. «Основы бухгалтерского  учета и судебно-бухгалтерской  экспертизы»: Учебник для юрид. вузов. – М.: 2000, с. 77.

     Доброкачественный документ  должен отвечать трем требованиям с позиций правового регулирования:

- формальному требованию;

- требованию законности;

- требованию действительности.

     Соблюдение формального  требования заключается в том, что каждый бухгалтерский документ  должен быть составлен по установленной форме и иметь необходимые реквизиты.

     Если полноценный  бухгалтерский документ отражает  законные по свему содержанию  хозяйственные операции, то в  этом случае соблюдено требование  законности.

     Требование действительности будет соблюдено в том случае, если содержание бухгалтерского документа действительно отражает совершенные хозяйственные операции. 

     Недоброкачественным  считается документ, который не  отвечает требованиям законодательства  и не обеспечивает доказательственной  силы.

     В целях более тщательного изучения и анализа неполноценные документы подразделяются на следующие группы:

     1. Неправильно оформленные – документы без необходимых реквизитов (без подписи, без даты), с лишними реквизитами (например, накладная с гербовой печатью и т.п.); с ненадлежащими реквизитами (например, чек на получение денег в банке, подписанный неправомочным лицом).

     2. Отражающие незаконные  операции: составленные на хозяйственные  операции, которые по существующим  правовым нормам не должны  совершаться (акт на списание материалов на капитальный ремонт с завышением их стоимости и т.п.).

     3. Отражающие вымышленные  операции, которые в действительности  не осуществлялись. С проведением подобных фиктивных хозяйственных операций неразрывно связано понятие «фиктивный документ». «Фиктивный – это вымышленный первичный документ, который зарегистрирован в сводном документе, но в действительности не когда не существовал»(4).

     При ревизии или  аудите документы подлежат проверке  по существу отраженных в них  операций, т.е. их подлинность должна быть подтверждена другими доказательствами. При этом особое внимание необходимо обращать на документы, отражающие незаконные по своему содержанию операции, и документы, не соответствующие по содержанию фактически выполненным хозяйственным операциям. Это документы, в которых случайно или умышленно не получили отражения фактически выполненные или отражены вымышленные (фиктивные) хозяйственные операции. Такие документы бывают бестоварными или безденежными. Безденежным документом является расходный кассовый ордер, деньги по которому в действительности не выдавались получателю.

_________________

4. Дубоносов Е.С. «Судебная бухгалтерия». Учебно-практическое пособие. –  М.: 2005, с. 80.

     Бестоварными называются  содержащие все реквизиты документы (накладная, счет-фактура), по которым в действительности передача товара не осуществлялась.

     Оформление бестоварных  документов может осуществляться  с целью:

     - представления подложных  данных о фактическом расходовании  сырья и 

материалов на производство с последующим их хищением;

-  выдачи     сторонним    предприятиям     и    фирмам   заведомо   фиктивных

документов для прикрытия их противозаконных действий;

     - составления фиктивных  или изменения    подлинных  документов в целях

сокрытия недостачи материальных ценностей, образовавшейся вследствие хищения.

     Безденежные документы  могут использоваться подозреваемыми  лицами с целью сокрытия излишков  и недостач.

     При проверке документов  представителями правоохранительных  органов и контролирующих органов на предмет их подлинности необходимо учитывать, что они могут содержать в себе случайные ошибки (дата совершения хозяйственной операции, ее объем и др.), связанные с невнимательностью, неопытностью материально-ответственного лица, а также незнанием им основ учетной работы. Вместе с тем, довольно часто неполноценные документы являются подложными.

     Подложные документы  делятся на два вида: фальсифицированные (материальный подлог) и содержащие  заведомо ложные сведения (интеллектуальный подлог).

     Материальный подлог  предусматривает нарушение техники  учетной регистрации, внесение непосредственных изменений в содержание подложного документа. Изменения могут вноситься путем подчистки, дописки (внесения неоговоренных исправлений), травления, смывания, замены части документа и др. При данном подлоге остаются различные следы, которые могут быть обнаружены осмотром и техническим исследованием документов.

     Интеллектуальный подлог  заключается в составлении документа  уполномоченным лицом, которое заранее  осведомлено о незаконности совершенной  хозяйственной операции. Например, изменение суммы выданных по платежной ведомости денег путем ее завышения и занижение депонированной заработной платы.

     Признаками подложных  документов являются:

     - отсутствие у получателя материальных ценностей или наличие их в меньшем количестве, чем отпущено поставщиком;

     - отсутствие платежного требования-поручения предприятия-поставщика об оплате стоимости каких-либо материалов;

     - несоответствие данных в документах о движении материальных ценностей и товарно-транспортных накладных;

     - несоответствие показателей в различных экземплярах одного и того же документа, находящихся у поставщика и покупателя;

     - отсутствие транспортных документов (путевых листов), свидетельствующих о перевозке материалов;

     - наличие у поставщика документов о расходе материалов, которые не были в приходе;

     - составление документа  с нарушением установленных порядков;

     - недооформление или  излишние записи в документах;

     - взаимное несоответствие  отдельных реквизитов в документах;

     - отсутствие при документах  необходимых приложений;

     - отсутствие при исполнительном  документе распорядительного документа  и наоборот;

     - подписание документа  лицом, не имеющим на то полномочий.

     Подложные документы, как правило, сохраняют на себе  следы преступления (подчистки, исправления), поэтому они в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством осматриваются, признаются вещественными доказательствами и приобщают к уголовному делу, о чем выносится соответствующее постановление.

 

    

 

 

 

    

   

 

 

 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

. 3. Способы укрытия недостач и излишков при инвентаризации.

 

 

     «Инвентаризация –  это проверка фактического наличия  имущества и обязательств предприятия  и сопоставление полученных данных  о них с данными бухгалтерского  учета с целью установления достоверности учетных показателей и устранения возможных расхождений»(5). В ходе проверки продукции ее складе проверяются ее фактические остатки, выявляются изделия, поступившие из производства на склад, но не оформленные сдаточными накладными, факты пересортицы, порчи, излишки и недостачи продукции, залежалые изделия, продукция, не пользующаяся спросом покупателей и морально устаревшая. Проверяется также состояние складского хозяйства, наличие весоизмерительной техники, приборов, условий, обеспечивающих сохранность готовой продукции.

     Основными задачами  инвентаризации являются:

     - выявление в натуре  фактического наличия материально-денежных  средств;

     - контроль за сохранностью  материально-денежных средств путем сопоставления учетных данных с фактическим наличием средств и предоставление документальных данных правоохранительным органам по их требованию;

     - выявление утративших  свои первоначальные качества, устаревших  и неиспользуемых товарно-материальных  ценностей;

     - проверка соблюдения правил содержания, хранения денежно-материальных средств и эксплуатации основных фондов;

     - проверка реальной  стоимости средств и их источников, отраженных в балансе.

     Инвентаризация проводится  немедленно:

     - при установлении  фактов краж, ограблений, злоупотреблений, порчи ценностей;

     - после пожара и  стихийных бедствий;

     Инвентаризация проводится  в установленные инструкциями  сроки:

     - при переоценке основных  фондов;

     - при смене руководителя  коллектива, при выбытии из коллектива более пятидесяти процентов членов, по требованию одного или более членов коллектива при бригадной ответственности;

     - при получении отказа  поставщика в удовлетворении  претензии за недогруз товаров  или при  получении претензий  покупателя за недогруз товаров;

     - при ликвидации предприятия, учреждения перед составлением  ликвидационного баланса.

    

_______________

5. Толкаченко А.А., Харабет К.В. «Правовая (судебная) бухгалтерия»: Курс лекций \ под ред. Н.А. Петухова. – М.: 2002, с. 91.

     Материалы, оформленные по результатам инвентаризации, являются важнейшими доказательствами при расследовании хищений. В связи с этим инвентаризационные описи, сличительные ведомости, акты результатов инвентаризации и другие связанные с ними документы приобщаются к проверочным материалам и уголовным делам. На их основе устанавливается факт и сумма недостач и излишков товарно-материальных ценностей, период их обращения и структура и др.

     После приобщения  материалов инвентаризации к  делу сотрудниками правоохранительных органов проверяются соблюдение всех требований ее проведения и причины отступления от норм действующего законодательства. Установление причин отклонений, зафиксированных в документах по инвентаризации, производится путем опроса соответствующих лиц, сопоставлением данных инвентаризации с другими документами и материалами дела. При этом необходимо учитывать, что проверяемые лица предпринимают попытки всячески скрыть имеющиеся у них недостачи и излишки, применяя различные способы.

     К основным способам сокрытия недостач при проведении инвентаризации можно отнести:

     1. Внесение в инвентаризационную  опись несуществующих товаров. Такого  рода подлог может быть выявлен  путем опроса лиц, принимавших  участие в инвентаризации, а так  же путем применения методов восстановления количественного учета и контрольного сличения остатков.

     2. Последующую дописку  количества товаров в инвентаризационных  описях. Данный подлог можно обнаружить, например, путем сопоставления различных  экземпляров описей (цифр, наименований товара и др.).

     3. Составление бестоварных расходных накладных. Такое бывает возможно при наличии соучастника, работающего в другой организации, которому якобы передается партия товара. Соучастник расписывается в накладной, хотя фактически товара не получает. После окончания инвентаризации соучастник выписывает встречную накладную на возврат этих товаров либо получает указанные бестоварной накладной ценности без всяких документов. Такие противоправные действия могут быть разоблачены путем опроса соответствующих лиц либо одновременного проведения инвентаризации в обеих организациях.

     4. Несвоевременное оприходование  товаров. Этот способ временного  сокрытия недостачи связан с  неправильном составлением товарного  отчета за день, предшествующий инвентаризации. При этом материально-ответственное лицо не отражает в отчете поступление товаров по какой-нибудь накладной, хотя товар включается им в инвентаризационную опись. После инвентаризации товар приходуется, а накладная прилагается к очередному отчету. Перед последующей инвентаризацией действие повторяется.

     Для обнаружения подобного  подлога рекомендуется выяснить, какие первичные документы приложены  к отчетам, составленным вскоре  после инвентаризации, и какие  товары по ним оприходовались. Если будет установлено, что часть этих товаров включена в инвентаризационную опись, то следует проверить, не применялся ли данный способ сокрытия недостач.

     Одним из результатов  инвентаризации является наличие  излишков товарно-материальных ценностей. В самом общем виде излишки ценностей обнаруживаются при неполном отражении в данных бухгалтерского учета приходных операций либо, наоборот, при отражении в учете полностью или частично вымышленных объемов расходных операций. Такого рода нарушения характерны для снижения суммы учетного дохода, подлежащего налогообложению. Например, в торговых коммерческих организациях с целью сокрытия доходов поступающий товар может приходоваться не в полном объеме с последующим изъятием части выручки, что приводит к искажению суммы облагаемого налогом дохода.

     Излишки также могут  возникать и при поступлении  неучтенных (в том числе и похищенных) ценностей, при списании сырья  и материалов на фактически  не выполнявшиеся объемы работ, а так же по другим причинам.

     Следует различать две группы искажений результатов инвентаризации при сокрытии излишков:

     1. Сокрытие излишков  путем искажения данных о фактических  остатках материальных ценностей. К относятся: