Содержание

Введение 3

1. Понятие информации 4

2. Понятие информационной системы 4

3. Особенности БИС 4

4. Структура БИС 4

5. Характеристика программ автоматизации бухгалтерского учета 4

Заключение 4

Список использованной литературы 4 

Введение

     Проблемы  повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему  приходится принимать решения в  условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно  держать под контролем различные  аспекты финансово-хозяйственной  деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная  она является в определенной степени  гарантией эффективного управления производством, а отсутствие достоверных  данных может привести к неверному  управленческому решению и, как  следствие, к серьезным убыткам.

     В этих условиях актуальность бухгалтерских  информационных систем очевидна. Внедрение  бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать  не только бухгалтерский учет, но и  навести порядок в складском  учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

     Из-за небрежности в бухгалтерском  учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Страдают хозяйствующие субъекты также  из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. При ведении бухгалтерского учета  вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

     Целью контрольной работы является рассмотрение особенностей и структуры информационных систем в бухгалтерском учете, а  также требований к программному обеспечению и характеристику программ автоматизации бухгалтерского учета.

1. Понятие информации

     Термин  информация происходит от латинского informatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение. С позиции материалистической философии информация есть отражение реального мира с помощью сведений (сообщений). Сообщение — это форма представления информации в виде речи, текста, изображения, цифровых данных, графиков. таблиц и т.п. В широком смысле информация — это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами.

     Информация — сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний.

     С ХХ века — общенаучное понятие: это отношения между людьми, человеком и автоматом, животными и растениями и т.д.

     Довольно-таки распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный  материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении: информация — новые сведения, позволяющие улучшить процессы, связанные с преобразованием вещества, энергии и самой информации.

     Информация  неотделима от процесса информирования, поэтому необходимо рассматривать  источник информации и потребителей информации. Роль потребителей информации очерчивается в таком определении: информация — новые сведения, принятые, понятые и оцененные конечным потребителем как полезные. Информацией являются сведения, расширяющие запас знаний конечного потребителя об окружающем нас мире.

     Наряду  с информацией в информатике  часто употребляется понятие  данные. Покажем, в чем их отличие.

     Данные  могут рассматриваться как признаки или записанные наблюдения, которые  по каким-то причинам не используются, а только хранятся. В том случае, если появляется возможность использовать эти данные для уменьшения неопределенности о чем-либо, данные превращаются в информацию. Поэтому информацией являются используемые данные.

     Пример. Напишите на листе десять номеров  телефонов в виде последовательности десяти чисел и покажите их вашему другу. Он воспримет эти цифры  как данные, так как они не предоставляют  ему никаких сведений. Затем против каждого номера укажите название фирмы и род деятельности. Для  вашeгo друга непонятые цифры обретут  определенность и превратятся из данных в информацию, которую он в дальнейшем мог бы использовать.

     При работе с информацией всегда имеется  ее источник и потребитель (получатель).

     Сообщение от источника к получателю передается посредством какой-нибудь среды, являющейся в таком случае «каналом связи». При передаче речевого сообщения — воздух, в котором распространяются звуковые волны, а в передаче письменного сообщения каналом сообщения можно считать лист бумаги, на котором напечатан текст.

     Человеку  свойственно субъективное восприятие информации через некоторый набор  ее свойств: важность, достоверность, своевременность, доступность и т.д. В этом смысле одно и то же сообщение, передаваемое от источника к получателю, может  передавать информацию в разной степени. Так, например, вы хотите сообщить о  неисправности компьютера. Для инженера из группы технического обслуживания сообщение «компьютер сломался»  явно содержит больше информации, чем  для вахтера. Но, в свою очередь, для  инженера сообщение «не включается дисплей» содержит информации больше, чем первое, поскольку в большей  степени снимает неопределенность, связанную с причиной неисправности  компьютера. Как видно, одно и то же сообщение для различных пользователей  несет различную информацию.

     Одной из важнейших разновидностей информации является информация экономическая. Ее отличительная черта — связь с процессами управления коллективами людей, организацией. Экономическая информация сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Значительная часть ее связана с общественным производством и может быть названа производственной информацией.

     Экономическая информация — совокупность сведений, отражающих социально-экономические процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере. Мы будем понимать информацию, характеризующую производственные отношения в обществе.

     К ней относятся сведения, которые  циркулируют в экономической  системе, о процессах производства, материальных ресурсах, процессах управления производством, финансовых процессах, а также сведения экономического характера, которыми обмениваются между  собой различные системы управления.

     Конкретизируем  понятие экономической информации на примере системы управления промышленным предприятием. В соответствии с общей  теорией управления, процесс управления можно представить как взаимодействие двух систем — управляющей и управляемой.

     Система управления предприятием функционирует на базе информации о состоянии объекта, его входов Х (материальные, трудовые, финансовые ресурсы) и выходов Y (готовая продукция, экономические и финансовые результаты) в соответствии с поставленной целью (обеспечить выпуск необходимой продукции). Управление осуществляется путем подачи управленческого воздействия (план выпуска продукции) с учетом обратной связи — текущего состояния управляемой системы (производства) и внешней среды — рынок, вышестоящие органы управления. Назначение управляющей системы — формировать такие воздействия на управляемую систему, которые побуждали бы последнюю принять состояние, определяемое целью управления. Применительно к промышленному предприятию с некоторой долей условности можно считать, что цель управления — это выполнение производственной программы в рамках технико-экономических ограничений; управляющие воздействия — это планы работ подразделений, обратная связь, данные о ходе производства: выпуске и перемещении изделий, состоянии оборудования, запасах на складе и т.д.

     Очевидно, что и планы, и содержание обратной связи — не что иное, как информация. Поэтому процессы формирования управляющих воздействий как раз и являются процессами преобразования экономической информации. Реализация этих процессов и составляет основное содержание управленческих служб, в том числе экономических. К экономической информации предъявляются следующие требования: точность, достоверность, оперативность.

     Точность  информации обеспечивает ее однозначное  восприятие всеми потребителями. Достоверность  определяет допустимый уровень искажения  как поступающей, так и результатной информации, при котором сохраняется  эффективность функционирования системы. Оперативность отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

2. Понятие информационной системы

     Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов.

     Системы значительно отличаются между собой  как по составу, так и по главным  целям. Приведем несколько систем, состоящих  из разных элементов и направленных на реализацию разных целей.

     В информатике понятие «система»  широко распространено и имеет множество  смысловых значений. Чаще всего оно  используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может  также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами  ведения документации и управления расчетами.

     Добавление  к понятию «система» слова  «информационная» отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой  в процессе принятия решений задач  из любой области. Они помогают анализировать  проблемы и создавать новые продукты.

     Информационная  система (ИС) — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

     Современное понимание информационной системы  предполагает использование в качестве основного технического средства переработки  информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с  персональным компьютером в состав базы информационной системы может  входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена  производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

     Необходимо  понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой  и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима  без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

3. Особенности БИС

     Бухгалтерские информационные системы отражают отраслевые особенности деятельности предприятий. Такие системы используются для  целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне. Для автоматизированного решения  задач требуется наличие ряда компонентов, являющихся базовыми для  любой компьютерной ИС:

• информационной базы объекта управления;
• программного обеспечения;
• вычислительной системы;
• пользователей.

     Основу  БИС составляет информация — совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений.

     К задачам БИС относятся:

• обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;
• получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений;
• интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;
• получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений;
• автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.

4. Структура БИС

     В БИС выделяют 2 части: обеспечивающую часть ИС и функциональную.

     Обеспечивающая  часть ИС

     Информационное  обеспечение имеет целью организацию  информации, необходимой для осуществления  управленческой деятельности и подразделяется на внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

     Характеристики  подсистемы:

• качественные (оценки: степени отображения предметной области в информационной базе системы, методов организации и структурированности баз данных, эффективности манипулирования данными в базе данных и др.);
• количественные (оценки: максимального объема хранимых и обрабатываемых данных, временных характеристик обработки данных, производительности использования баз данных и др.).

     Техническое обеспечение представляет собой  совокупность используемых технических  средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки данных.

     Структуру подсистемы образуют: технические средства сбора и регистрации информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и  другие; методические и руководящие  материалы; техническая документация, обслуживающий персонал.

     Характеристики  подсистемы:

• качественные (оценки: степени полноты и адекватности технической документации, информативности и неизбыточности технической документации, качества описания и полноты охвата предметной области контрольным примером);
• количественные (оценки: полноты комплекса технической документации, объемных ограничений на каждый документ).

     Программное обеспечение представляет собой  совокупность программ, реализующих  цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических  средств. Структуру подсистемы составляют: общесистемные, специальные прикладные и оригинальные программы и инструктивно-методические материалы по их применению.

     Характеристики  подсистемы:

• качественные (оценки: сложности архитектуры комплекса программных средств, сложности и надежности программных компонентов и всей системы автоматизированной обработки, программной реализации алгоритмов обработки исходной информации и другие);
• количественные (оценки: общего количества программных компонентов системы, объема оперативной памяти, занимаемой управляющими модулями; максимального объема оперативной памяти и др.).

     Лингвистическое обеспечение представляет собой  совокупность языковых средств, предназначенных  для формализации естественного  языка, построения и сочетания информационных единиц при общении персонала  вычислительной системы со средствами вычислительной техники. Структуру  подсистемы составляют: языки управления и манипулирования данными информационной базы, языковые средства информационно-поисковых  систем, диалоговые языки специального назначения, системы терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования систем.

     Характеристики  подсистемы:

• качественные (ориентированность на пользователя системы, степень охвата параметров настройки системы на заданную операционную систему и конфигурацию комплекса технических средств, степень сложности освоения языка, и др.);
• количественные (общий объем языковых конструкций, время подготовки языковых конструкций для адаптации системы на конкретную предметную область, и др.).

     Правовое  обеспечение представляет собой  совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при  функционировании ИС и юридический  статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные  нормативные акты, связанные с  договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы.

     Математическое  обеспечение включает совокупность математических методов, моделей и  алгоритмов обработки информации. Структуру  подсистемы образуют: средства математического  обеспечения, средства моделирования  процессов управления, типовые задачи управления, методы математического  программирования, методы математической статистики и др.

     Организационное обеспечение включает в себя совокупность документов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы  и технических средств, задействованных  в процессе обработки данных. Функции  подсистемы: анализ существующей системы  управления, выбор направлений совершенствования  системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств.

     Эргономическое  обеспечение — это совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала.

     Функциональная  часть ИС

     Функциональные  компоненты составляют содержательную основу ИС и представляют собой совокупность функциональных систем, комплексов задач  и процедур обработки, реализующих  функции системы управления. В  функциональном аспекте БИС должны обеспечивать: выполнение необходимых  расчетов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку документов; перенос данных из одной отчетной формы в другую; накопление итогов, обращение к данным прошлых периодов.

     К комплексам задач БИС относится  учет: труда и зарплаты, материальных ценностей, основных средств, готовой  продукции, финансово-расчетных операций, затрат на производство, а также  сводный учет и составление отчетности.

     Автоматизация выполнения отдельных функций управления требует их расчленения на более  мелкие части — функциональные задачи, для решения которых разрабатываются алгоритмы и пишутся программы.

5. Характеристика программ  автоматизации бухгалтерского  учета

     На  предприятиях, совершающих небольшое  количество хозяйственных операций, применяются относительно простые  и недорогие программы, позволяющие  вести книгу хозяйственных операций и составлять на ее основе баланс и  финансовую отчетность. Примерами таких  программ являются разработки фирмы  «1С», фирмы «Инфософт» и другие.

     На  предприятиях с большим объемом  хозяйственных операций ведется  складской учет, осуществляется контроль за выполнением договоров, отслеживаются  взаимоотношения с дебиторами и  кредиторами, реализуются управленческий учет, финансовый анализ и другие работы. Для их автоматизации значительно  большие удобства обеспечивают комплексные  системы, предлагаемые фирмами «Инфософт», «Парус», «КомТех+» и др.

     Программа «1С: Бухгалтерия» — это универсальная система, в основу которой положена базовая модель бухгалтерского учета. Программа поддерживает любые системы и методологии учета, используется на предприятиях различных форм собственности, поддерживает несколько планов счетов бухгалтерского учета и может быть представлена как в однопользовательской, так и в сетевой версиях. В качестве операционной системы применяется группа операционных систем Windows.

     Программа обеспечивает возможность ведения  количественного и многовалютного учета, конфигурирования и полной настраиваемости  форм первичных и отчетных документов.

     Бухгалтерские проводки могут вводиться в «Журнал  операций» вручную, с помощью  типовых операций или на основе документов. Программа позволяет осуществлять два режима расчета итогов: в реальном времени и по запросу. Основным расчетным  периодом является квартал с возможностью разбивки по месяцам.

     Режимы  работы программы:

     «Конфигуратор» — позволяет редактировать структуры данных, формировать список пользователей системы с назначением прав доступа, выполнять процедуры сохранения и восстановления данных;

     «Отладчик» — предназначен для отладки программных модулей;

     «1С: Бухгалтерия» — исполнительная часть системы, выполняющая ввод и обработку бухгалтерской информации.

     Все элементы типовой настройки являются образцами, которые могут быть приведены  в соответствие с требованиями конкретного  предприятия.

     Программа «1С: Предприятие» — инструментальная система, состоящая из трех компонентов («Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет»), каждый из них в отдельности или их сочетание определяют группы однородных гибких универсальных модулей, из которых строится бухгалтерский комплекс.

     Компонент «Бухгалтерский учет» предназначен для ведения учета на основе бухгалтерских  операций, обеспечивает ведение плана  счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских  итогов. Компонент «Оперативный учет»  предназначен для учета наличия  и движения средств в различных  разрезах в реальном времени. Компонент  «Расчет» содержит механизмы для  выполнения периодически выполняемых  сложных расчетов и предназначен для расчета заработной платы.

     Система «Галактика» — это многопользовательский сетевой комплекс, который охватывает все разделы бухгалтерского учета, управление складскими операциями, закупками, продажами, финансовый анализ, планирование и управление ресурсами, управление маркетингом, рекламой, кадрами.

     Возможности комплекса:

• оперативное управление финансами;
• контроль за ходом выполнения договорных отношений;
• контроль взаимных обязательств;
• управление складскими запасами;
• формирование и контроль исполнения финансового плана;
• планирование, учет и выполнение внутреннего бюджета.

     Структурно  комплекс состоит из четырех блоков: «Административное управление», «Оперативное управление», «Управление производством», «Бухгалтерский учет», каждый из которых  обеспечивает решение соответствующих  задач и может функционировать  как в комплексе, так и автономно.

     Система «Турбо-Бухгалтер» является интегрированной  системой автоматизации бухгалтерского учета, объединяющей в рамках одного рабочего места разнообразные возможности  учета. Предназначена для автоматизации  бухгалтерского учета и делопроизводства предприятий различных форм собственности, позволяет вести бухгалтерский  учет для нескольких предприятий  на одном компьютере, обеспечивает ведение синтетического и аналитического учета как в денежном, так и  в количественном выражении. Особенностью системы является понятие «План  бухгалтерии», включающее в себя не только стандартный план счетов бухгалтерского учета, но и настройки типовых  операций, справочников аналитики и  другие виды настроек.

     Подсистемами  оперативного учета в программе  являются: «Склад», «Зарплата», «Касса», «Банк» и др. Совершаемые хозяйственные  операции регистрируются в названных  подсистемах в форме операционных документов, а также в форме  первичных документов.

     Система «БЭСТ-ПРО» является комплексной системой, предназначенной для автоматизации  управления предприятиями в области  производства, торговли и сферы услуг. В состав комплекса входят подсистемы ведения договоров, учета денежных средств и расчетов с контрагентами, управления закупками и запасами, оперативно-производственного планирования, управления выпуском продукции, сбытом, учета основных средств, заработной платы, управленческого анализа, бухгалтерского и налогового учета.