Бізнес- план

  2. Основна функція розпорядчих документів — регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб’єкта управління (керівного органу) до об’єкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.

Залежно від способу (процедури) ухвалення  рішень з певного питання розпорядчі документи групують у:

документи, ухвалені колегіально (колективним обговоренням та ухваленням рішень групою працівників — колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо);документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник.

Зауважимо, що органи управління можуть видавати спільні розпорядчі документи, які врегульовують найважливіші питання і є правовими актами, які мають чинність для їх учасників.На засадах колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). Номіналами документів колегіального ухвалення рішень є постанови, рішення. Така технологія фіксування управлінських рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних способів вирішення питань, утім, є витратною в часі і коштах.

Повноваженнями видавати одноосібні рішення наділені міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), керівники організацій (генеральні директори, директори, голови правління). Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень. На противагу колегіальному, одноосібне ухвалення рішення забезпечує оперативність управління, водночас підвищує персональну відповідальність керівника.

Отже, групу розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

Органи управління всіх рівнів із найважливіших питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих — розпорядження, вказівки.

Постанови — це адміністративні акти загального порядку, котрі не вичерпуються одноразовим виконанням і зберігають чинність (якщо не суперечать закону) до їх скасування. Ключове слово цього нормативно-правового акта — «ПОСТАНОВЛЯЄ:».

Розпорядження органів державної влади і управління вичерпуються однократним виконанням і чинні впродовж терміну, зазначеного в них, або ж до досягнення результату. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ:».

Рішення можуть бути спільними актами, виданими кількома колегіальними чи такими, що діють на засадах одноосібності, державними органами, громадськими організаціями чи об’єднаннями тощо і можуть мати нормативний чи індивідуальний характер. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ВІРІШИВ:» (виконавчий комітет); «ВИРІШИЛА:» (Верховна Рада, колегія, рада директорів); «ВИРІШИЛИ:» (у спільних рішеннях).

Вказівки інформаційно-методичного характеру, а також на виконання широким колом посадових осіб наказів, інструкцій, інших актів органів управління можуть створювати заступники керівника підприємства, головний інженер, енергетик, інженер з техніки безпеки тощо, що діють у межах своїх повноважень. Ключові слова цього номіналу документа — «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ:», «ДОРУЧАЮ:».

В установах, де вся повнота виконавчої влади належить одній особі —  керівникові (генеральному директорові, директорові, виконавчому директорові, голові правління, начальникові управління тощо), рішення, ухвалені в процесі регулювання діяльності, фіксують у наказах або розпорядженнях.

Наказ — це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи (далі — підприємство), що діє одноосібно в межах своїх повноважень задля вирішення основних і оперативних завдань.Наказ як номінал розпорядчого документа видають керівники міністерств, відомств, відділів і управлінь виконкомів місцевих рад народних депутатів, керівники підприємств.

Розпорядження видають посадові особи задля вирішення організаційних і організаційно-технічних питань виробничо-господарської й адміністративної діяльності, що стосуються окремих ланок роботи.Утім, у реаліях документування управлінської інформації відмінності між наказом і розпорядженням нерідко знівельовані. Навіть у межах однієї системи ті самі керівники з тих самих питань в одних випадках видають накази, в інших — розпорядження, а часом — і накази, і розпорядження.Залежно від сфери функціонування розрізняють накази (розпорядження), що охоплюють нормативно-правові питання внутрішньої діяльності підприємства загалом, а також питання діяльності кожного працівника. Першу групу розпорядчих документів становлять накази з основної діяльності, другу — накази з особового складу.Зазначені групи наказів об’єднані одним номіналом, утім, згідно з ДК 010–98 представляють різні підсистеми організаційно-розпорядчої документації (далі — ОРД): перша — документацію з організації систем управління (підклас 0201) та організацію процесів управління (підклас 0202), другу розподілено між класами та підкласами управлінської документації таким чином:

Організаційно-розпорядча документація (клас 02)

• Документація з управління кадрами (підклас 0203)
• Наказ про приймання на роботу (код 0203003)
• Наказ про переведення на іншу роботу (код 0203006)
• Наказ про звільнення (код 0203008)
• Наказ про надання відпустки (зведений) (код 0203011)
• Документація з оцінки трудової діяльності (підклас 0204)
• Наказ про накладення дисциплінарного стягнення (код 0204005)
• Наказ про накладення дисциплінарного стягнення (зведений) (код 0204006)

Первинно-облікова документація (клас 03)

Облік особового складу (підклас 0301)

Наказ (розпорядження) про переведення  на іншу роботу (код 0301005)

Наказ (розпорядження) про надання  відпустки (код 0301006)

Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (код 0301008).

 

3) ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

 

Організаційні документи – група різних за назвою документів, які регламентують діяльність організації, її структурних підрозділів і посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов`язки та права на тривалий час.

Усі організації і підприємства у своїй діяльності поряд з  актами органів державної влади  керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями. В них  закріплюються функції, обов’язки  і права органів на тривалі  строки. Організаційні документи  порівняно з розпорядчими і інформаційно-довідковими  є більш загальними, ґрунтовними. Серед різних форм виконавчо-розпорядчої  діяльності організацій провідне місце  посідає видання правових актів  розпорядчого характеру, що підлягають обов`язковому виконанню. Водночас організаційні  документи мають вищу юридичну силу, оскільки документи двох наступних  груп створюються на основі організаційної документації.

1.1 Інструкція

 

І н с т  р у к ц і я   (від лат. instruction – настанова, упорядкування, зведення) - це правовий акт, який створюється органом державного управління або утверджується його керівником та визначає правила організаційної, фінансової, науково-технічної діяльності підприємств, установ, організацій і певних підрозділів та служб, посадових осіб, окремих громадян чи поведінку працівників (посадові інструкції) під час виконання службових обов’язків.

Це приписи керівного органу або керівної особи організаціям чи службовцям, які є обов’язковими для виконання. Інструкція розрахована на тривалий строк дії або одноразове виконання.

Розрізняють інструкції організаційні, посадові, технологічні, фінансові, відомчі й міжвідомчі. Інструкції відомчі поширюються в системі одного відомства (міністерства) і є додатком до наказу. Міжвідомчі інструкції видаються спільно кількома організаціями різних систем, тому обов`язкові для їхніх організацій і систем.

Різновиди інструкцій – методичні рекомендації, рекомендації, правила. Інструкція містить спеціальні розділи за групами певних операцій. Відступи від дій, передбачених пунктами інструкцій, не дозволяються й кваліфікуються як порушення дисципліни.

   Інструкція оформляється  на бланку і має такі реквізити: 

10. - назва виду документа;
11. – дата документа;

14 – місце  видання документа;

17 – гриф  затвердження документа;

19 – заголовок  до тексту документа;

21 – текст  документа;

23 - підписи.

Заголовок до тексту інструкції вказує на коло об’єктів, осіб чи питань, на які  поширюються її вимоги. Текст інструкції починається розділом „Загальні  положення ”, у якому викладено  мету її видання, вказано на межі поширення  та на порядок використання. Викладаючи зміст, добирають розпорядчі слова: „необхідно ”, „повинен ”, „забороняється ”, „не дозволяється ”, „слід ”. Текст має бути точним, зрозумілим і коротким.

Інструкція набуває юридичної  сили з моменту затвердження її керівником установи.

Окрему групу становлять посадові інструкції, що регламентують організаційно-правовий статус працівника, його обов’язки, права  та створення належних умов для його праці. Їх розробляють для кожної посади, передбаченої штатним розкладом.

 

1.1.1. Складання посадових інструкцій

 

Працівники підприємств, установ,організацій  виконуючи доручену їм роботу мають  керуватися посадовими інструкціями –  належним чином оформленими та затвердженими  документами, в яких чітко прописано  порядок призначення на посаду та звільнення, підпорядкування за посадою, завдання та обов`язки, права та відповідальність, взаємодію з іншими працівниками. Нагадаємо, що всі назви посад  у штатному розписі підприємства мають відповідати назвам посад,  зазначених у національному класифікаторі  України „Класифікатор професій ”.

Розроблення посадових інструкцій зазвичай доручають  керівникам структурних  підрозділів, працівникам служби персоналу. На підприємствах, які за своєю структурою не поділяються на підрозділи, не рідко  складання посадових інструкцій є обов’язком секретаря, що оформлює кадрові документи. Посадова інструкція має складну структуру, в ній  детальніше описано саме посадові завдання та обов`язки, встановлено відповідно до напряму діяльності підприємства та безпосередньо тієї роботи, яку  виконуватиме працівник.

Посадова інструкція має такі розділи:

• загальні положення
• завдання та обов’язки
• права
• відповідальність
• кваліфікаційні вимоги
• взаємовідносини (зв’язки) за посадою.

 

У розділі Загальні положення наводяться основні дані  про посаду, сферу діяльності працівника; зазначається назва підрозділу, в якому він працює; встановлюється порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов`язків, безпосередня підпорядкованість, кваліфікаційні вимоги до працівника і рівень освітньої підготовки, кваліфікація, фах, необхідний стаж роботи за фахом тощо; подається перелік основних законодавчих актів, інших матеріалів, якими працівник керується в роботі; визначається наявність підлеглих працівників на період їх тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причини), а також порядок заміщення працівника, який обіймає посаду, зазначену в інструкції.

Розділ Завдання та обов’язки характеризує зміст діяльності працівника. Тут визначається обсяг роботи відповідно до Положення про структурний підрозділ. Обов`язки працівника можна відокремити з переліку обов`язків виконуваних у відповідному напрямі, або закріпити за працівником певні об`єкти управління, або доручити вирішувати відносно самостійні питання. Слід перелічити види робіт, з яких складаються функції, що виконуються. Під час встановлення видів робіт необхідно визначити їх за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо). Завдання та обов`язки працівника мають відповідати тим функціям, що покладені на структурний підрозділ і вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади.

У розділі Права наведено делеговані працівникові повноваження за допомогою яких він має забезпечувати в процесі своєї діяльності викладання покладених на нього завдань та обов’язків. Вносити пропозиції з окремих питань, приймати рішення, узгоджувати проекти документів, виконувати обов`язки представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах, отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів.

У розділі Відповідальність містяться показники оцінки роботи працівника і в межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт. Показниками оцінки роботи є якість і своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків. Наприклад, зазначається, що працівник має відповідати за невиконання або неналежне виконання  посадових завдань та обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку і правил з охорони праці.

У розділі Повинен знати подано вимоги до спеціальних знань, а також знань законодавчих актів і нормативних документів, необхідних для виконання посадових обов’язків.

Розділ Кваліфікаційні вимоги містить норми, які стосуються освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів та досвіду достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою.

У розділі Взаємовідносини (зв`язки) за посадою визначається взаємодія працівника за співробітниками свого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами, з якими працівник має службові стосунки, встановлюються терміни отримання і надання інформації і порядок погодження та затвердження відповідних документів.

 

1.1.2. Оформлення і затвердження

посадових інструкцій

 

Слід зазначити, що в кодексі  законів про працю України  таке поняття, як посадова інструкція, безпосередньо не згадується. Однак  у статті 29 йдеться про обов’язок  власника або уповноваженого ним  органу роз’яснити працівникові його права та обов’язки і поінформувати  про розписку про умови праці. Найзручніше це зробити саме за допомогою  посадових інструкцій.

Наявність на підприємстві правильно  розробленої та затвердженої посадової  інструкції з якою ознайомили працівника, коли приймали його на роботу, допоможе уникнути багатьох проблем у разі виникнення трудового спору між  працівником і власником підприємства.

Отже, склавши текст посадової  інструкції, слід належним чином оформити цей документ із зазначенням таких  обов’язкових реквізитів:

07 – назва підприємства;

10 – назва виду документа  (ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ);

11 – дата документа;

12 – реєстраційний індекс документа;

17 – гриф затвердження документа;

19 – заголовок до тексту документа;

21 – текст документа;

23 – підпис;

25 – візи документа.

Затверджує посадові інструкції керівник підприємства або за його дорученням один із заступників керівника.

Ознайомившись з інструкцією, працівник, якого приймають на зазначену  в цьому документі посаду, має  розписатись і поставити відповідну дату.

Зміни та доповнення до посадових  інструкцій можна вносити лише на підставі наказу керівника підприємства за згодою працівника.

Наказ про внесення змін і доповнень  до посадової інструкції видається  в разі перерозподілу обов`язків  між працівниками у зв`язку зі скороченням  чисельності персоналу, раціональним розподілом праці.

У разі зміни назви підприємства, його структурного підрозділу або посади до посадових інструкцій також вносяться  відповідні зміни. (Додаток 1)

 

1.2. Положення

 

П о л о  ж е н н я – це правовий акт, який установлює основні правила організаційної діяльності державних підприємств та установ, їхніх структурних підрозділів – визначає порядок утворення, права, обов’язки та організацію роботи.

За змістом розрізняють  такі положення:

• про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т. д., їхні структурні підрозділи — комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов'язків та організації роботи;

• що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання;

• про організацію й  проведення різних заходів — культурно й спортивно-масових конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів.

За виготовленням положення  бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні — створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.

 

Види положень та їх особливості

 

Група	Для кого розробляється	Приклади організацій	Ким затверджується
Типові (загальні)	Для систем установ і  підприємств	Міністерства, наукові заклади, фонди  тощо	Вищими органами державної влади  та управління
Індивідуальні	Для певної організації, структурного підрозділу шляхом конкретизації типового положення	Положення про управління комунальною  власністю, положення про відділ маркетингу	Вищою установою, якій підпорядковано підприємство, організація, керівником підприємства

 

Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу.

Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках  формату А4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документа, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерство фінансів України».

Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з  яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти.

   Реквізити положення:

01 – зображення Державного герба  України;

07 – назва установи, що видає  документ;

08 – назву структурного підрозділу  організації;

10 – назва виду документа;

11 – дата;

14 – місце видання документа;

17 – гриф затвердження;

19 – заголовок до тексту документа;

21 – текст;

23 – підписи вищої інстанції  чи керівних осіб названої  в Положенні установи.

Текст містить такі розділи:

1) загальні положення – преамбулу  (від лат. preambulus – той, хто передує), або вступну частину, де зазначається мета створення підприємства та його головні завдання;

2) основні  завдання;

3) функції;

4) права  та обов’язки установи та її  керівних органів;

5) керівництво;

6) взаємовідносини;

7) майно  і кошти;

8) виробнича  та господарська діяльність;

9) контроль, перевірка та ревізування  діяльності. (Додаток 2)

 

1.3. Правила

 

П р а в  и л а – це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо.

 Групи правил:

1. Внутрішнього трудового розпорядку.
2. Підготовки документації до здавання в архів.
3. Експлуатації.

   Реквізити правил:

10. — назва виду документа (правила);
11. — дата;
12. — індекс;

14 — місце видання;

17 — гриф затвердження;

19 — заголовок до тексту (може поєднуватися з назвою виду документа);

21 — текст (може складатися  з розділів, підрозділів, пунктів,  підпунктів);

23. — підпис;
24. — гриф погодження (оформляють у разі потреби на другому

примірнику);

25  — візи (оформляють у разі потреби на другому примірнику);

28 — позначка про  виконавця (оформляють у разі  потреби на другому примірнику).

За формою й змістом  правила подібні до інструкцій; іноді  вони становлять їхню складову частину (наприклад, «Правила оформлення вихідних документів», «Правила обліку й реєстрації листів громадян» входять до «Інструкції з діловодства»). Оформляють правила на загальних або спеціальних бланках формату А4. Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.

Правила обов'язкові для  виконання кожним, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів.

Так, «Правила внутрішнього трудового розпорядку» мають на меті зміцнення трудової й виконавської дисципліни, правильну організацію праці та відпочинку, повне й раціональне використання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці. Вони обов'язкові для виконання всіма працівниками підприємства.

Правила (витяг із правил) мають вивішуватися на видному місці, тому допускається художнє оформлення їх. (Додаток 3)

 

1.4. Статут

 

С т а т  у т (лат. statutum, від statuo встановлюю, вирішую) – це юридичний акт, який визначає структуру, функції і права підприємств, установ, організацій, кооперативів, малих підприємств, спільних підприємств, спортивних товариств, політичних партій, а також окреслюють їхнє правове становище, мету діяльності, основні принципи; це закон для виконання. Статути господарських організацій визначають членство, керівні органи, порядок їх виборів.

Статут після затвердження повноважним органом передають  на реєстрацію до відповідних державних органів. Для товариств з обмеженою відповідальністю (ТОВ), приватних (ПП) і малих (МП) підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вказаної в статуті, де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси.

Лише після реєстрації підприємство має право розпочати  свою діяльність.

   Статут – це зведення  правил, які регулюють:

1. основи організації та діяльність підприємств певної галузі;
2. умови створення, будову та діяльність конкретного підприємства;
3. конкретну сферу діяльності організації.

Статути бувають типові і індивідуальні. Типові розробляють для певних систем установ і затверджуються вищими органами держави. Індивідуальний статут укладається для певної установи чи організації шляхом конкретизації  типових статутів і затверджується вищою установою, якій підпорядковується зазначена установа.

 

Види статутів та їх основна характеристика

 

Група	Для кого розробляється	Приклади організацій	Ким затверджується
Типові (загальні)	Для певних груп, організацій, підприємств, товариств	Акціонерні товариства (АТ), малі підприємства (МП), товариства з обмеженою відповідальністю (ТОВ)	Вищими органами державної влади  та управління, з’їздами громадських  організацій
Індивідуальні	Для певної організації шляхом конкретизації  типового статуту	АТ „Мальва”, МП „Колобов”, ТОВ „Ера”	Вищою установою, якій підпорядковується  підприємство, організація

 

 

Статут є основою для розробки положення про структурний підрозділ.

    Реквізити статуту:

10 – назва виду документа;

11 – дата;

17 – гриф затвердження;

19 – заголовок до тексту;

21 – текст;

24 -  гриф погодження документа;

32 – запис про державну реєстрацію.

  

Текст статуту складається з  розділів:

1. Загальні  положення

2. Цілі й предмет діяльності

3.Фонди  товариства

4.Зовнішньоекономічна  діяльність

5. Права та обов’язки засновників

6. Порядок розподілу прибутків  і відшкодування збитків товариства

7. Майно товариства

8. Форс-мажор

9. Зміни  законодавства

10. Органи  управління товариства

11. Реорганізація  та ліквідація товариства

12. Набуття Статутом чинності, зміни  й доповнення до Статуту та ін.

Для чіткого викладення змісту статуту й кращого сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами.

Усі зазначені вище реквізити, як правило, оформляють на окремому аркуші паперу – титульній сторінці.

Зміст статуту має бути постійно істинним, тобто в разі потреби в нього слід уносити доповнення та зміни. Мета створення й діяльність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чинним законам України та іншим державним нормативно-правовим актам.

Статути оформляють на аркушах  паперу формату А4 друкарським способом.

 

Усі аркуші зшивають, прошнуровують  і скріплюють печатками.

Статут не належить до секретних  документів і не містить таємної інформації. Його повинні надавати на вимогу ревізійним комісіям, державним контролюючим органам, представникам судових і слідчих органів, податкової інспекції, партнерам по бізнесу та ін.

Статути слугують підставою  для розробки положень, правил та інших документів, що створюються на підприємствах.

Статути господарських  організацій мають свої особливості. В цих статутах  визначаються порядок вступу в організацію, права та обов’язки її членів, органи управління, порядок виборів, оплати членських внесків та ін.

Статут орендного підприємства визначає: мету і завдання підприємства, виробничо-господарську діяльність, утворення і використання коштів, створення і використання пайового фонду, членство у підприємстві, відповідальність працівників, органи самоврядування, права й обов`язки загальних зборів орендарів, права й обов`язки дирекції, права й обов`язки директора, відповідальність органів самоврядування і їхніх членів, прийняття ухвал і передавання повноважень.