Деловые переговоры и их отличие от деловой беседы. Особенности подготовки и проведения

                Министерство образования и науки  Российской Федерации

       Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

                                 высшего профессионального образовании  

          «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

                                               ТЕХНОЛОГИИ И ДИЗАЙНА»

 

 

                                             КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

                               по дисциплине «Деловые коммуникации»

                  

 

                                                                           Выполнил: студент 2 курса,

 

                                                                                                                                                                                                                              

                                                                                    

 

 

 

 

                                            

 

                                                  Санкт-Петербург

                                                         2014

 

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Деловые переговоры и их  отличие от деловой беседы. Особенности  подготовки и проведения. Сценарий  проведения переговоров. Переговорная  позиция и зона интереса. Составление договора или протокола

 

Переговоры - это вид совместной с партнером деятельности, как правило, направленной на решение проблемы. Они всегда предполагают, по крайней мере, двух участников, интересы которых частично совпадают, а частично - расходятся. При полном совпадении интересов сторон обсуждение не требуется, участники просто переходят к сотрудничеству. При полном их расхождении наблюдается в наиболее явном виде конкуренция, состязание, противоборство.

Подготовка к переговорам напоминает собой любую деятельность,  в которую на регулярной основе может вовлекаться тот или иной человек. Опыт – наилучший учитель, тем не менее, большинство людей не способны воспользоваться им для своей выгоды. Всякий раз, когда ведутся переговоры есть возможность оценить, насколько хорошо вы подготовились, и понять, как можно улучшить эту подготовку.

Подготовка переговоров состоит из отдельных вопросов:

-анализ проблемы (определение предмета  переговоров, информация о партнере, наличие альтернатив, ваши интересы  и интересы партнера);

-планирование переговоров (выработка  переговорной концепции, определение  целей, задач, стратегии переговоров, экономические расчеты, основные  позиции, возможные варианты, подготовка  необходимой технической и справочной  документации);

-планирование организационных  моментов;

-первые контакты с партнером.

Психологи утверждают, что оба стиля поведения — дипломатический и авторитарный — могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания следует отнести к нежелательным исключениям, особенно если его участникам придется работать и дальше. Поэтому есть смысл подробно рассмотреть лишь дипломатический стиль ведения делового совещания как предпочтительный в новых условиях, когда административно-командная система осталась в прошлом.

Одна из основных задач менеджера, ведущего деловое совещание в своей группе в демократическом стиле, — привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс ее решения. Как утверждает известный американский психолог Алан Е. Айви, чьи рекомендации приводятся ниже, ведущий совещание менеджер должен прежде всего выяснить: 1) каковы факты? и 2) как их оценивают присутствующие? Конечно, у менеджера должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, а иначе не понять правы они или нет в своем понимании проблемы.

Если верна чужая точка зрения, менеджер может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или пропускают что-то существенное, менеджер может сообщить недостающие факты. В любом случае всегда важно знать, что думают и что могут сделать другие люди.

Факты и то, как присутствующие на совещании специалисты их оценивают, — вот основа для принятия решения. Легче и быстрее получить необходимые для этого данные через правильно поставленные вопросы. С помощью таких вопросов можно успешно передать свои мысли и построить цепочку умозаключений, приводящую к нужным выводам. Вопросы — прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в желательное для вас русло.

Все разнообразие вопросов, применяемых в процессе любого делового совещания, можно разделить на два типа: закрытые и открытые вопросы.

Закрытые вопросы — это наводящие вопросы, на которые можно ответить очень коротко. Чаще всего на них отвечают «да» или «нет». Ответы могут быть «правильные» и «неправильные». Это определяет ведущий совещание.

Слишком часто применять закрытые вопросы нецелесообразно: некоторые сотрудники любят отвечать так, как мы от них ожидаем. Но ведущий совещание менеджер может поставить вопрос очень узко, чтобы не пропустить какой-то важный аспект проблемы.

Легче и быстрее получить необходимые данные через вопросы открытого типа. Используя открытые вопросы «что» и «как», вы получите полную картину того как говорящий воспринимает ситуацию. Они позволяют приглашенным высказывать свои точки зрения на обсуждаемую ситуацию.

Опрашивая других и добавляя собственный опыт, вы сможете систематизировать проблему. Прежде чем действовать, необходимо понять, что человек чувствует и думает и почему именно так, а не иначе. Причины также важны для принятия решения, а они узнаются через классический вопрос «почему?»

Задавая вопрос «почему?», мы подталкиваем, заставляем присутствующих искать ближние или отдаленные причины ситуации. Но из-за принудительного характера этого вопроса не следует слишком часто им пользоваться.

Как известно, люди охотно излагают свои мысли, когда их поощряют к этому. Кому-то помогает говорить одно только ваше молчание. Есть и другие способы.

Кивок головой — это уже хорошее поощрение. Открытые ладони, свободно лежащие на коленях, говорят о том, что вы желаете продолжать разговор. Улыбка передает теплоту и помогает говорящему быть откровенным. Таковы некоторые невербальные способы поощрения.

Вербальное поощрение выражается в прямом повторении ключевых слов и выражений человека, которого вы слушаете. Это выглядит настолько просто, что такой приём часто игнорируется. Между тем психологи установили, что именно он заметно повышает эффективность общения. Поощрение — повтор ключевых слов говорящего буквально подталкивает его раскрыть подробно свои мысли.

Людям приятно, когда их слушают. Но особенно приятно им знать, что их точно услышали и их мысли не искажены. Пересказывая, вы как бы возвращаете говорящему сущность сказанного им в сокращенном виде. Пересказ основных мыслей выступающего — это тоже вид поощрения. Таким образом, совокупность приемов (открытые вопросы, поощрение и пересказ) помогает лучше понять, о чем и как думает говорящий. Пользуясь ими, вы поймете ход его мыслей и сможете быстрее убедить его, если такая необходимость возникнет.

Есть немало высококвалифицированных менеджеров, которые используют приемы эмоционального воздействия на говорящего. Психологи называют эти приемы «отражением чувств». Они хороши тем, что соединяют вас с эмоциональной сферой партнера, налаживая с ним обратную связь через пересказывание наблюдаемых у него эмоций.

Короткое признание чувств другого человека очень часто бывает полезным. Положим, ваш работник чем-то глубоко огорчен, и это мешает ему работать. Пока он не израсходовал весь свой эмоциональный запал, не стоит сразу переходить к делу, интересующему вас. Признание его как личности, выраженное в отражении его чувств, усиливает позитивное отношение к вам в процессе его рассказа, улучшая тем самым позитивное отношение к работе вообще.

Иногда приходится выслушивать длинный путаный монолог. Это бывает по двум причинам. Во-первых, не все умеют четко сформулировать свои мысли. Во-вторых, люди часто склонны приводить гораздо больше фактов, чем это необходимо. Один из наиболее деликатных способов их остановить — это сжато и коротко обобщить услышанное (сформулировать резюме).

Такое обобщение похоже на пересказ, но у него есть два отличия: 1) обобщение напрямую подводит итог всего услышанного и 2) оно указывает только на его основные моменты. Обычно ведущий совещание это делает примерно так: «Мы слышали, что вы сказали, и мне кажется, что вы сказали следующее...»

Хотя такое резюме говорит лишь о том, что говорящего выслушали, этот приём позволяет продолжить обсуждение проблемы и ставит заслон повторам, отнимающим время.

Таким образом, вся описанная выше микротехника делового общения в процессе делового совещания образует ОСНОВНОЙ ПОРЯДОК ВЫСЛУШИВАНИЯ. Его основные элементы следующие.

1. Открытые вопросы для получения  общей картины проблемы, включая  вопросы типа «что» для выявления  фактов и «какие» для понимания чувств и ценностей в связи с этими фактами.

2. Поощрение, которое заключается  в повторении ключевых слов. Тем  самым вы получаете более полную  информацию.

3. Обратная связь в виде пересказа, чтобы выступающий понимал, что  его правильно услышали.

4. Отражение и признание чувств, дающее понять собеседнику, что  вы заметили его основные эмоции.

5. Резюме, систематизирующее, организующее  факты и эмоции.

Действуя по этой схеме, руководитель сможет хорошо провести совещание. Открытые вопросы позволят всем присутствующим высказать свое мнение. Приём поощрения поможет развить главные идеи, а пересказ и отражение чувств подскажут менеджеру, правильно ли он выслушал группу. Обобщение (резюме,), применяемое по ходу совещания и обязательное в конце, поможет ему организовать факты и чувства в систему.

В процессе делового совещания очень важно контролировать его ход. В этой связи большой интерес представляют советы немецкого психолога Михаэля Биркенбиля.

1. Руководителю следует оставаться  на нейтральных позициях! Это  положительно воздействует на  эмоциональное состояние присутствующих.

2. Постоянно поддерживать разговор. Если возникает неловкая пауза, сразу же вмешиваться: с помощью дополнительных вопросов, объяснений или путем подведения предварительных итогов.

3. Немедленно принимать меры  в случае возникновения напряжения, обусловленного эмоциями. Ни в коем случае не должен разгореться спор!

4. Отклонять непродуманные решения! Только подкрепленные фактическим  материалом решения должны приниматься  во внимание.

5. Высказывание всех участников  должно осуществляться путем  поименного вызова.

6. Всегда должен говорить только  один человек. Необходимо препятствовать возникновению стихийных дискуссий на совещании.

7. Руководитель совещания должен  выслушивать мнения всех оппонентов! Никакие идеи не удерживаются так упорно, как те, которые не обсуждались.

8. Совещание — не поле боя, на котором противник должен  быть «уничтожен», поэтому необходимо  стремиться к выработке общих  подходов. Всегда можно найти  точки соприкосновения, если только  захотеть.

9. Следует нетерпимо относиться  к экскурсам в прошлое и  отклонениям от темы, которые допускают отдельные участники. Совещание должно последовательно, шаг за шагом приближаться к решению поставленной проблемы.

10. Чтобы исключить недоразумения, руководитель совещания должен  при необходимости уточнять сообщения  отдельных участков словами: «Я  это правильно понял? Так будет  правильно?;

И. Надо чаще подводить промежуточные итоги для того что продемонстрировать участникам, как близки они уже к цели.

12. Руководитель совещания должен  экономить время! Уже в самом  начале надо объяснить, что проблема  может быть, без сомнения решена  в отведенное время. Если это  возможно, не следует затягивав  совещание ни на одну минуту.

Начинать совещание нужно точно вовремя и сразу согласовать с v участниками правила совместной работы, например, регламент выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

Психологи предлагают перед открытием совещания приготовить 2-3 комплимента участникам. При этом они ссылаются на так называемый «закон края»: начало делового разговора создает фон для основной части, или установку, а концовка разговора оставляет в памяти отношение к этому разговору.

Ведущему совещание следует владеть техникой вступительного слова, которое занимает обычно 3-4 минуты. За это время ведущий должен сообщить:

— цель совещания;

— повестку дня;

— возможные решения и условия их принятия;

— порядок ведения и оформления протокола.

Затем следует решить, в какой последовательности будут обсуждаться вопросы повестки дня. Обычно считают, что они должны быть рассмотрены по степени своей важности и сложности. Этот подход считается наиболее целесообразным.

Однако психологи утверждают, что первым следует обсуждать вопрос интересный и недискуссионный. На него, как правило, уходит немного времени, но при этом у участников совещания возникает благоприятный психологический настрой: успешно покончив с одним вопросом, они готовы так же быстро и эффективно решить остальные.

Ведущий совещание обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или авторитарный.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Связи с общественностью (PR-коммуникации): цели и задачи. Модель организации PR. Основные направления PR-деятельности. Классификация функций PR

 

Паблик рилейшнз – это особая функция управления, призванная устанавливать и поддерживать взаимосвязи, взаимопонимание, взаимопризнание и сотрудничество между организацией и ее публикой; осуществлять управление процессом разрешения проблем или спорных вопросов; помогать руководству в изучении общественного мнения и реагировании на него; определять и подчеркивать ответственность руководства в вопросах служения общественным интересам; помогать руководству эффективно изменяться в соответствии с требованиями времени; выступать системой заблаговременного предупреждения, помогая предвидеть тенденции развития; в качестве своих основных средств использовать научные методы, основанные на этических нормах общения. 

Cодержательным стержнем PR-деятельности является коммуникация. Структурно PR-деятельность можно представить следующей схемой.  
 

Рассмотрим основные элементы структуры PR как деятельности.

В общем плане субъектами паблик рилейшнз являются PR-агентства, PR-подразделения в организациях, PR-мены и другие лица или специализированные подразделения, которые занимаются организацией и проведением PR-деятельности. 

Объектом любой деятельности является та часть окружающей действительности (в том числе и социальной), которая подвергается целенаправленному воздействию со стороны субъекта с помощью определенных средств. Применительно к PR ее объектом может быть либообщественное мнение, либо общественность.

Следует отметить, что любая деятельность имеет цели, задачи, функции и роли. PR-деятельность не исключение, поэтому необходимо их рассмотреть. Чтобы дать однозначную формулировку цели PR-деятельности, ниже приведены несколько определений уважаемых теоретиков и практиков паблик рилейшнз:

Цель PR согласно С. Блэку - согласие субъекта с его общественностью, т.е. установление равноправного двустороннего общения для выявления представлений или интересов обоих участников взаимодействия и достижение взаимопонимания, основанного на правде, знании и полной информированности.

Цель PR, по мнению М. Шишкиной, - формирование системы коммуникаций социального субъекта с его общественностью, обеспечивающей оптимизацию социальных взаимодействий со значимыми для него сегментами среды.

Цель PR согласно Э. Кондратьеву и Р. Абрамову - влияние на поведение групп людей по отношению друг к другу.

Как одни авторы целью PR считают гармонизацию отношений организации с общественностью, так другие сводят цель PR к созданию благоприятного имиджа или созданию систем коммуникаций фирм с их целевыми аудиториями. Различия во взглядах на цели PR обусловлены тем, что авторы делают акцент на функциональных аспектах PR.

Цели PR-деятельности изменяются в зависимости субъекта PR. В политической сфере целью является увеличение круга избирателей политического деятеля или партии. Цель паблик рилейшнз в бизнесе сводится к созданию условий для увеличения прибыли. В гражданском обществе – достижение взаимопонимания некоммерческих организаций и общественности. 

По сути, направления пиар-деятельности по выполняемым обязанностям могут быть разделены в общем на пять составляющих - правительственные отношения, финансовые, общественные отношения и связи со СМИ. От принадлежности к этим направлениям зависят целиPR-деятельности, из которых вытекают определенные задачи. Наряду с задачами существуют функции PR-специалистов. Поэтому цели этой деятельности следует рассматривать в единстве с задачами и функциями. 

Суть взаимодействия субъекта управле¬ния в лице фирмы или организации с многочисленными объектами управления в лице различных целевых аудиторий — от собственно потребителей до многообразных финансовых институтов, институ¬тов посредников и поставщиков и представителей органов власти.

Приведенная модель PR представляет собой комплексную систему, состоящую из конкретного множества элементов, действий, явлений, объединенных определенными взаимосвязями и закономерностями.

 

Рис. 2Основные направления PR-деятельности организации

Формирование, поддержание, усиление, корректировка имиджа фирмы.

Разработка системы приемов и методов, направленных на улучшение взаимопонимания между фирмой и ее целевыми аудиториями, обеспечение поддержки деятельности фирмы со стороны различных целевых аудиторий.

Реализация мер, направленных на устранение коммуникативных барьеров, препятствующих распространению информации о фирме, и лишних помех, возникающих в процессе коммуникации фирмы и ее целевых аудиторий (например, вредные слухи, устойчивые отрицательные стереотипы и т.д.).

Разработка системы коммуникативных мер по преодолению последствий кризисных и конфликтных ситуаций.

Постоянное отслеживание коммуникационной среды внутри фирмы, разработка мер по ее контролю и оптимизации.

Паблисити (создание рекламной известности).

Поддержание постоянных отношений со СМИ – двусторонних, обоюдополезных, доброжелательных – с целью управления информацией и конструирования новостей.

 

Рис. 3. Классификация PR приемов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Знаки внимания в общении: комплимент, похвала, поддержка. Цели, сущность  и особенности их применения

 

Если мы проанализируем хотя бы один свой прошедший день, то наверняка обнаружим, что в процессе общения с людьми нами были допущены какие-то просчеты или что-то получилось не так, как хотелось, хотя в стратегическом плане все было вроде бы предварительно продумано.

Не менее важную роль в установлении позитивных или негативных отношений в общении играютзнаки внимания, такие как комплимент, похвала, поддержка.

Комплименты - это слова, содержащие небольшое преувеличение достоинств, которые желает видеть в себе собеседник.

Разумеется, каждому из нас приятно слышать комплименты в свой адрес. При этом мы осознаем, что сказанное - пусть и небольшое, но все же преувеличение. Почему же нам так хочется это слышать? По своей сути комплимент содержит в себе психологический механизм внушения.

Если человеку часто повторять: "Вы же умница" или "Вы же великолепно с этим справляетесь", хотя на саном деле это не совсем так, то через некоторое время он действительно поверит в свои способности и будет стремиться реализовать имеющийся потенциал.

В эффекте внушения происходит как бы заочное удовлетворение мечты, желания, потребности человека в совершенствовании какой-то своей черты. Фактически потребность при этом не будет полностью удовлетворяться, но реальным будет ощущение ее удовлетворения, появление на этой почве положительных эмоций.

Комплимент отличается от лести именно тем, что содержит небольшое преувеличение. Льстец сильно преувеличивает достоинства собеседника.

Похвала — оценочное суждение, в котором человека сравнивают с другими, причем это сравнение в его пользу. Хвалят обычно человека всегда «к месту». Но бывает, вас хвалят, а вам от этого становилось тошно. Как правило, такие неадекватные эмоции возникают в трех случаях: либо когда вас хвалят за то, что вы на самом деле считаете недостойным одобрения, либо вас хвалит человек, который не пользуется вашим уважением, которого вы считаете недостаточно компетентным, чтобы оценивать вас, либо когда вас хвалят, так очевидно сравнивая с другими, пусть и в вашу пользу, что возникает ощущение, что не вас хвалят, а ругают другого. Похвала, или, другими словами, положительная оценка, всегда включает в себя и оценку отрицательную, хотя это относится и не к вам, а к кому-то другому. «Вы лучше кого-то» всегда означает и «кто-то хуже вас» и возводит вас таким образом «на пьедестал», в позицию «над другим». Что происходит при этом с вашей самоценностью? Повышается она? Внешне — да, но позиция «на пьедестале» на самом деле — позиция слабого человека, часто она выступает как защита в ситуации, когда все другие способы воздействия на ситуацию уже не работают, да и стоять «на пьедестале» неудобно, тяжело и несвободно.

Поэтому каждый из нас больше нуждается не в похвалах, а в поддержке. В Толковом словаре написано: «Поддержка — придержать, не дать упасть». Под поддержкой мы понимаем знак внимания, оказанный человеку в ситуации, когда он объективно неуспешен, сделанный в виде прямого речевого высказывания и касающийся той области, в которой у него в данный момент затруднения. Поддержка исключает сравнение с кем-либо, кроме себя самого (для того чтобы не дать упасть, вовсе не нужно оценивать человека).

Если похвала, положительная оценка обращена не к самому человеку, а к результатам его деятельности, то, поддерживая человека, вы обращаетесь к его личности, независимо от его промахов и успехов, ошибок и достижений. Для оказания поддержки определяющим становится безусловное принятие другого человека. Поддержать можно каждого человека, для этого надо всего лишь видеть его сильные стороны. Только безусловное принятие другого как конструктивной личности и безусловное принятие себя самого дает человеку возможность искренне реагировать на самые разные поступки.

Именно эти, первые сказанные вами слова, обращенные к конструктивному началу его личности, к тому, что у него есть хорошего, повышают его самоценность. Указание на то хорошее, что есть в самом человеке, именно эта его внутренняя сила и может стать источником его самоуважения и исправления допущенных жизненных ошибок.

Особенно важно уметь правильно взаимодействовать с людьми руководителю, ибо работа с людьми — это основной стержень управленческой деятельности.

Как вы психологически поощряете, «поглаживаете» своих подчиненных? В один из типичных рабочих дней проведите анализ своих «поглаживаний». Утром нарисуйте на листе бумаги два круга, на них вы будете отмечать различные «поглаживания», т. е. те единицы признания (или непризнания), приемы эмоционального стимулирования, которые вы даете окружающим. Они могут быть позитивными (когда выражается признание, приязнь) и негативными (когда выражается осуждение, неприязнь), условными (когда «поглаживание» дается за то, что человек делает) и безусловными (когда «поглаживание» дается за то, что этот человек есть, существует рядом с вами).

 

 

4.Перечислите приёмы, которые помогут  сделать презентацию более эффективной

 

Презентация помогает специалисту, автору, учителю, студенту, школьнику, получить благоприятные условия во время доклада и привлечь внимание аудитории для достижения цели презентации. Если для студентов и школьников это этап обучения и получения важных навыков делать доклады и сообщения, то для специалистов – важнейший элемент информационной культуры и квалификации, необходимый в профессиональной деятельности.

Пять основных признаков эффективной презентации: 

1.    Увлекательность. Презентация должна с самого начала увлечь аудиторию и удерживать ее внимание до ее логического завершения.

2.    Содержательность. Презентация должна содержать значительные сведения для лиц, которым она предназначена.

3.    Запоминаемость. Презентация эффективна, когда она действует и после ее завершения, а аудитория продолжает размышлять о предмете ее содержания.

4.    Активизация. Презентация эффективна, когда побуждает людей к действию в направлении, желательном для презентатора.

5.    Сбалансированность. Презентация эффективна, когда в ней соблюдено равновесие всех ее элементов: эстетическая привлекательность, грамотная композиция, стиль, длительность, структурированность, понятность.

Цель презентации – убедить аудиторию своим сообщением. Убедить, чтобы она действовала в нужном докладчику направлении. Люди должны ответить на сообщение, которое принесла им презентация. Во мнениях, поведении и убеждениях людей должны произойти изменения.

Нужно искать “точку входа” в душу аудитории, то есть сделать акцент на точке зрения или действии, которое люди охотно воспримут. Убеждение должно происходить на благоприятном и благожелательном уровне и вызвать согласие с их стороны. Презентация не должна выполняться слишком напористо и назидательно, что может вызвать отторжение аудитории.