Дерево целей

СЫКТЫВКАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

Заочное отделение

Специальность: «Менеджмент организации» 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 

по курсу  «Прогнозирование социально-экономических процессов» 

на тему «Дерево целей» 
 
 
 
 
 
 

Исполнитель: студент 4510 группы Аленин И.М. 

                                                                                 Преподаватель: Фролова Л.Н. 
 

Дата  регистрации_________________ 
 
 
 
 

Сыктывкар 2009 г.

     Содержание 

Введение………………………………………………………………………………………...3

1. Понятие цели организации, основные характеристики цели……………………………..4

2. Классификация  и значимость целей организации.  Требования к целям…………………7

3. Построение  «Дерева целей» и реализация  системы целей………………………………14

Заключение……………………………………………………………………………………..17

Список используемой литературы……………………………………………………………18 

      Введение 

     Никакая организация не может успешно  выживать в конкурентной среде, если она не имеет четко определенных ориентиров, направлений, которые задают то, к чему она стремится, чего она  хочет добиться в своей деятельности. Целевое начало в деятельности организации возникает отнюдь не только потому, что ей нужно иметь ориентиры, чтобы не погибнуть в изменяющемся окружении. В первую очередь целевое начало в деятельности организации возникает потому, что организация – это объединение людей, преследующих определенные личные цели.

     Люди  создают организации для того, чтобы с их помощью решать свои проблемы. Это значит, что с самого начала организации присуща определенная целевая ориентация. Люди входят в организации для того, чтобы за счет этого получать для себя определенный результат. И это также придает организации определенную целевую ориентацию. Наконец, люди из внешнего окружения (покупатели, общественность, деловые партнеры и т.п.) так же, как и те, кто являются хозяевами организации или работают в организации, преследуя свои собственные цели при взаимодействии с организацией, придают ее существованию определенную направленность и тем самым развивают целевое начало в деятельности организации.

     Когда идет речь о целевом начале в поведении  организации и соответственно о  целевом начале в управлении организацией, то обычно говорят о двух составляющих: миссии и целях. Установление того и  другого, а также выработка стратегии  поведения, обеспечивающей выполнение миссии и достижение организацией поставленных перед ней целей, является одной из основных задач высшего руководства и соответственно составляет очень важную часть стратегического управления.

     Исходя  из вышеизложенного можно определить цель и задачи данной исследовательской работы.

     Цель  курсовой работы – рассмотреть процесс  формирования системы целей предприятия  и построение «дерева целей», формулировка миссии организации.

     Задачи:

     - раскрыть сущность понятия цель;

     - рассмотреть наиболее распространенные направления, по которым в деловых организациях устанавливаются цели;

     - рассмотреть процесс выработки  целей;

     - дать определение формированию  системы целей предприятия;

     - рассмотреть основные принципы  построения «дерева целей»;

     -рассмотреть  динамику основных технико-экономических и финансовых показателей ЗАО «Панфиловский элеватор»;

     - предложить рекомендации по формулировке  миссии организации.

     Объектом  исследования выступает ЗАО «Панфиловский  элеватор».

     Предметом исследования является процесс повышения эффективности работы предприятия при помощи формирования системы целей, формулировки миссии предприятия 
 
 

     1.1 Понятие цели организации,  основные характеристики  цели 

     Цель  – это желаемое состояние системы  или результат ее деятельности, достижимый в пределах некоторого интервала времени. В целях должна найти отражение перспектива развития системы. Цели деятельности социально-экономических систем в значительной степени определяются условиями внешней среды.

     Цели  представляют собой обязательство  управленческого аппарата фирмы добиться определенных результатов в определенное время. Они точно объясняют, сколько, чего и к какому сроку предстоит сделать. Они направляют внимание и энергию на то, чего нужно добиться. [6, с.122]

     Невозможно  переоценить значимость целей для организации. Они являются исходной точкой планирования; цели лежат в основе построения организационных отношений; на целях базируется система мотивирования, используемая в организации; наконец, цели являются точкой отсчета в процессе контроля и оценки результатов труда отдельных работников, подразделений и организации в целом. [1, с.230]

     Опыт  убедительно показывает, почему установление целей является решающим моментом стратегического  управления: компании, чьи управляющие  вырабатывают цели для каждого ключевого показателя деятельности, а затем предпринимают энергичные действия для достижения целевых показателей, являются серьезными кандидатами на победу в конкурентной борьбе с компаниями, чьи управляющие оперируют такими терминами, как надежда, упование и ожидание успеха.

     Чтобы цели имели управленческую ценность, они должны быть определены в количественных и измеримых показателях и  содержать предельные значения, которых  необходимо добиться. Это подразумевает, что нужно избегать таких формулировок, как «максимальные прибыли», «снижение издержек», «повышение эффективности», «увеличение объема продаж», которые не определяют ни количественных, ни временных границ. Установление целей – руководство к действию: каких результатов и когда необходимо достичь и кто за это отвечает.[7, с.60]

     Области определения целей организации

     Можно выделить восемь ключевых пространств, в рамках которых организация  определяет свои цели.

• Положение на рынке. Рыночными целями могут быть завоевание лидерства на определенном рынке или его сегменте, увеличение доли рынка компании, укрепление конкурентного статуса фирмы.
• Инновации. Целевые установки в этой области связанны с определением новых способов ведения бизнеса, развитием производства новых товаров, применением новых технологий.
• Производительность. Более эффективно то предприятие, которое обеспечивает производство продукции по более низкой себестоимости. Для любого предприятия важны такие показатели, как производительность труда, энергоемкость, ресурсосбережение.
• Ресурсы. Определяется потребность во всех видах ресурсов и формулируются цели относительно расширения или сокращения ресурсной базы, обеспечения ее стабильности, снижения зависимости предприятия от одного источника сырья.
• Прибыльность, эти цели связаны с достижением определенного уровня рентабельности, обеспечением заданного уровня прибыли, как правило, выражены количественно.
• Управленческие аспекты. Обеспечение эффективного менеджмента – цель любой организации, ориентирующейся на долгосрочную перспективу. Привлечение к работе выдающихся менеджеров, формирование соответствующей организационной культуры, создание систем управления для деятельности в условиях непредвиденных ситуаций – лишь некоторые из тех факторов, которые влияют на эффективность управленческого процесса.
• Персонал. Цели в отношении персонала могут быть связаны с сохранением рабочих мест, обеспечением определенного уровня оплаты труда, улучшением условий и мотивации труда, сокращением текучести кадров, повышением уровня квалификации.
• Социальная ответственность. В настоящее время большинство экономистов признает, что отдельные фирмы должны ориентироваться не только на увеличение прибыли, но и на развитие общепринятых ценностей. Эта идея заложена и в основу концепции социально-этического маркетинга, получившей широкое распространение в последние годы. Являясь открытой системой, фирма должна поддерживать связь со своим окружением, учитывая его влияние и воздействуя на него для создания благоприятного имиджа фирмы.[6, с.124]

     Характеристики  целей.

     Очень важный момент в обеспечении эффективного управления организацией – это сочетание целей организации и личных целеустремлений человека. Ясное понимание цели, разработка человеком его жизненной программы, не противоречащей целям компании, - один из главных моментов в эффективном управлении. Люди, которые не знают, чему себя посвятить, какой цели добиваться. Подобны пушинке, летающей по воле ветра то в одну, то в другую сторону. С такими исполнителями даже идеально сформулированные цели организации вряд ли будут достигнуты.

     Четко намеченная цель является тем важным ориентиром, по которому следует оценивать достигнутые результаты и на котором следует фокусировать все свое внимание. Цель всегда есть прогнозирование, предвосхищение будущего, ориентация на достижение новых, еще не познанных высот развития. Великий итальянский мыслитель Николо Макиавелли говорил: «Следует замахиваться на большее, чтобы достичь меньшего».

     В то же время система целей должна учитывать реальные возможности  организации и человека. Критерий «трудно, но достижимо» важен здесь, как нигде в других звеньях управленческого процесса. Цели должны быть мобилизующими, но в то же время реальными. Они должны нацеливать на конечный результат, но не требовать от сотрудников постоянной работы в условиях нехватки времени, недостатка опыта, знаний и ресурсов. Если мы намечаем практически недостижимые цели, и организацию и человека может ждать глубокое разочарование. То, что может сделать в экстремальной ситуации, никогда не будет нормой повседневной жизни. Сосредоточение всех сил и ресурсов организации и направление их на достижение их на достижение какой-либо цели возможно только при решающем прорыве, при завоевании конкурентных позиций. Повседневная работа не должна быть экстремальной, она должна предусматривать эволюцию, а не скачкообразное развитие.

     Цели  являются масштабом для оценки достигнутого. Искусство формулирования цели и  есть искусство управления. Без четко  сформулированных целей нет и  не может быть эффективного контроля за деятельностью организации.

     Искусство управления состоит в способности из множества окружающих нас важных и неотложных задач выбрать те цели, которые являются наиболее приоритетными, достижение которых обеспечит устойчивое развитие организации.

     Формулируя  цели и делая их смыслом жизни  организации, руководитель должен быть предельно осторожен и опаслив, постоянно задавать себе вопрос: «А что будет, если этого не делать?» неправильно поставленная цель может принести очень много вреда, она способна стать причиной банкротства и гибели организации. 
 
 

     2 Классификация и значимость целей организации. Требования к целям 

     Многоплановость целей объясняется тем, что любая  организация, любая экономическая  система являются многоцелевыми. Определение  приоритетности целей является в  этом случае очень важной и сложной проблемой и, как правило, решается экспертным путем.

     Стратегические  и финансовые цели

     Цели  организации бывают разных видов. Один из подходов предполагает разделение целей на стратегические и финансовые.

     Хотя  и финансовым и стратегическим целям  принадлежит наивысший приоритет, так как они направлены на достижение ключевых результатов. Трудность возникает тогда, когда ситуация вынуждает сделать выбор между действиями, связанными с повышением краткосрочных финансовых показателей, и усилиями по упрочению положения фирмы в долгосрочной перспективе. Менеджеры с хорошо развитым финансовым предвидением часто сосредоточивают свое внимание на краткосрочных финансовых показателях, пренебрегая мерами, рассчитанными на долгосрочную перспективу и освоение новых рынков. Это особенно характерно для ситуаций, когда у компании низкие финансовые показатели. Если компания добилась хороших финансовых результатов, достаточных для того, чтобы пережить финансовый кризис, важность решения задач по упрочению конкурентных позиций фирмы в долгосрочный перспективе превышает необходимость увеличения в краткосрочной перспективе финансовых показателей. Компания, которая постоянно упускает возможности упрочения своих конкурентных позиций в долгосрочной перспективе (вместо этого делая выбор в пользу немедленного улучшения финансовых показателей), рискует подорвать свою конкурентоспособность, лишаясь движущей силы на рынке, уменьшая свою способность противостоять своим более честолюбивым конкурентам.

     Стратегические  цели компании важны по еще одной причине – они описывают стратегическое намерение фирмы – стремление занять определенное место в бизнесе. Стратегическим намерением крупной компании может быть завоевание лидирующих позиций в отрасли на национальном или мировом уровне. Стратегическим намерением небольшой компании может быть достижение доминирования на определенной рыночной нише. Для вновь созданного предприятия стратегическое намерение может заключаться в том, чтобы его признали перспективным.

     Траекторные и точечные цели

     Долгосрочные  и краткосрочные цели

     Траекторные и точечные цели тесно увязаны  с понятием долгосрочных и краткосрочных  целей. Как правило, траекторные  цели – долгосрочные, а точечные – краткосрочные. Хотя последние  могут формулироваться и на долгосрочную перспективу.

     Цель  организации тесно взаимосвязана  с продолжительностью периода, за который  предполагается ее достичь. Чем крупнее, масштабнее поставленная цель, тем  за большее время она может  быть достигнута. И наоборот, чем  больший интервал времени рассматривается, тем более крупная цель для него может быть поставлена.

     Конечные  и промежуточные цели

     Любой интервал времени можно разделить  на отдельные периоды, и для каждого  из них может быть определена своя цель. Очевидно, что эти цели должны быть взаимоувязаны, хотя планирование работы для каждого периода, осуществляется последовательно. Конечной целью называют такую, которой нельзя достичь за планируемый период времени, но нужно и возможно ее достичь в будущем за более продолжительный период. За планируемый период к конечной цели можно приблизиться. Все цели, последовательное достижение которых обеспечивает достижение конечной цели, называют промежуточными.

     Цели  различных уровней управления

     Могут быть цели различных иерархических  уровней управления. Корпоративную цель или цель нулевого уровня называют генеральной. Далее идут цели первого, второго и т.д. уровней. Такое представление целей называют деревом целей. Следует заметить, что не всегда можно выделить только одну генеральную цель. Их может быть на корпоративном уровне несколько.

     Цели, принадлежащие одному уровню, могут  быть взаимно нейтральными, кооперироваться  или конкурировать между собой.

     Управленческие  воздействия, необходимые для реализации взаимно нейтральных целей, не пересекаются и не зависят друг от друга.

     В случае кооперирующихся целей управленческие воздействия, необходимые для достижения, подкрепляют друг друга, так что  одно из них способствует и реализации другого. Нередко ситуации, когда  достижение одной из целей обеспечивает достижение и другой, кооперированной с ней.

     В случае конкурирующих целей достижение одной из них может означать отказ  от другой. Это имеет место, например, если цели могут быть реализованы  только с использованием одного и  того же ограниченного ресурса.

     Цели  и альтернативы действий

     Достаточно  важным моментом в формулировании целей  является соотношение понятий «цель» и «альтернатива».

     Очень часто бывает трудно определить, имеем  ли мы дело с целью или альтернативой  действия. С точки зрения разных субъектов одно и то же явление оценивается по-разному. Важную роль играет здесь то обстоятельство, на каком уровне иерархической структуры управления находится субъект. Например, совет директоров корпорации ставит перед одним из предприятий цель – интенсифицировать производство, но предприятие с точки зрения своих узких интересов может иметь специфические цели, для достижения которых интенсификация производства есть лишь одна возможная (и не всегда самая выгодная) альтернатива действия.

     Взаимосвязанность и взаимозависимость категорий  цели и альтернативы более наглядно можно проиллюстрировать с помощью метода «дерево решений», который предполагает разработку вариантов достижения целей различных уровней дерева целей, при этом дерево целей всегда можно развивать до такой степени детализации, чтобы на последнем уровне находились задачи, которые уже невозможно рассматривать в качестве целей.

     Цель  в определенной степени формируется  на основе анализа имеющихся в  распоряжении субъекта управления средств  и возможностей действия. Она должна обеспечивать стремление, по возможности, к полному использованию всех средств. Цели, которые не соответствуют данному требованию, являются слишком заниженными или узкими для данного управляемого процесса. Организации должны стремиться к постановке целей, которые обеспечили бы использование всех имеющихся возможностей.[6, с. 129]

     Взаимно поддерживающие цели

     Чтобы быть эффективными, множественные цели организации должны быть взаимно  поддерживающими, т.е. действия и решения, необходимые для достижения одной  цели, не должны мешать достижению других целей. Например, цель поддержания товарно-материальных запасов на уровне 1% от продаж не смогла бы для большинства фирм обеспечить выполнение всех заказов в течении двух недель. Невозможность сделать цели взаимноподдерживающими ведет к возникновению конфликта между подразделениями организации, которые отвечают за достижение установленных целей.

     Цели  будут значимой частью процесса стратегического  управления только в том случае, если высшее руководство правильно их сформулирует, затем эффективно их институционализирует, информирует о них и стимулирует их осуществление во всей организации. Процесс стратегического управления будет успешным в той степени, в какой высшее руководство участвует в формулировании цели и в какой мере эти цели отражают ценности руководства и реализации фирмы.[8, с. 294]

     Как говорилось ранее, цели совершенно необходимы для успешного функционирования и выживания организации в  долгосрочной перспективе. Однако если цели неверно или плохо определены, это может привести к очень серьезным негативным последствиям для организации.

     Во-первых, цели должны быть достижимыми. Конечно, в целях должен быть заключен определенный вызов для сотрудников организации. Они не должны быть слишком легкими для достижения. Но они также не должны быть нереалистичными, выходящими за предельно допустимые возможности исполнителей. Нереальная для достижения цель приводит к демотивации работников и потере ими ориентира, что очень негативно сказывается на деятельности организации.

     Во-вторых, цели должны быть гибкими. Цели следует  устанавливать таким образом, чтобы  они оставляли возможность для  их корректировки в соответствии с теми изменениями, которые могут  произойти в окружении. Менеджеры должны помнить об этом и быть готовыми внести модификации в установленные цели с учетом новых требований, выдвигаемых к организации со стороны окружения, либо же новых возможностей, появившихся у организации.

     В-третьих, цели должны быть измеримыми. Это означает, что цели должны быть сформулированы таким образом, чтобы их можно было количественно измерить или можно было бы каким-то другим объективным способом оценить то, была ли цель достигнута или нет. если цели неизмеримы, то они порождают разнотолки, затрудняют процесс оценки результатов деятельности и вызывают конфликты.

     В-четвертых, цели должны быть конкретными, обладающими  необходимой специфичностью, помогающей однозначно определить, в каком направлении  должно осуществляться функционирование организации. Цель должна четко фиксировать, что необходимо получить в результате деятельности, в какие сроки следует ее достичь и кто ответственен за достижение цели. Чем более конкретна цель, тем легче выразить стратегию ее достижения. Если цель сформулирована конкретно, то это позволяет добиться того, что все или подавляющее большинство сотрудников организации будут легко понимать ее, а следовательно, знать, что их ожидает впереди.

     В-пятых, цели должны быть совместимыми. Совместимость  предполагает, что долгосрочные цели соответствуют миссии, а краткосрочные цели – долгосрочным. Но временная совместимость не является единственным направлением установления совместимости целей. Важно, чтобы не противоречили друг другу цели, относящиеся к прибыльности и к установлению конкурентной позиции, или цели усиления позиции на существующем рынке и цели проникновения на новые рынки, цели прибыльности и благотворительности. Также важно всегда помнить, что совместимости требуют цели роста и цели поддержания стабильности.

     В-шестых, цели должны быть приемлемыми для  основных субъектов влияния, определяющих деятельность организации, и в первую очередь для тех, кому придется их достигать. При формулировании целей  очень важно учитывать то, какие  желания и потребности имеют работники. Учитывая интересы собственников. Занимающих ведущую роль среди субъектов влияния на организацию и заинтересованных в получении прибыли, менеджер тем не менее должен стараться избегать при выработке целей ориентации на получение большой краткосрочной прибыли. Он должен стремиться к установлению таких целей, которые обеспечивали бы большую прибыль, но желательно в долгосрочной перспективе.[1, с. 234]

     Установление  целей

     Процесс установления целей в различных  организациях проходит по-разному. В  одних организациях установление целей полностью централизовано, в других же организациях может быть полная децентрализация. Есть организации, в которых процесс установления целей носит промежуточный между полной централизацией и полной децентрализацией характер. Каждый из этих подходов имеет свою специфику, свои преимущества и недостатки. Так, в случае полной централизации при установлении целей все цели определяются самым верхним уровнем руководства организации. При таком подходе все цели подчинены единой ориентации. Это является определенным преимуществом. В то же время у этого подхода есть существенные недостатки, суть одного из которых состоит в том, что на нижних уровнях организации может возникать неприятные этих целей и даже сопротивление.

     В случае децентрализации в процессе установления целей участвуют наряду с сотрудниками верхнего уровня и сотрудники более низких уровней организации. Есть две схемы децентрализованного установление целей. При одной – процесс установления целей идет сверху вниз. Декомпозиция целей происходит следующим образом: на каждом из нижестоящих уровней в организации определяются свои цели, исходя из того, какие цели были установлены для более высокого уровня. Вторая схема предполагает, что процесс установления целей идет снизу вверх. В этом случае нижестоящие звенья устанавливают себе цели, которые служат основой для установления целей последующего, более высокого уровня.

     Как видно, для разных подходов к установлению целей характерно наличие существенных различий. Однако общим требованием к установлению целей является то, что решающая роль во всех случаях должна принадлежать руководству.

     С точки зрения логики осуществления  действий, выполняемых при установлении целей, можно считать, что процесс  целеполагания в организации  состоит из трех последовательных стадий. На первой стадии происходит осмысление результатов анализа среды, на второй – выработка соответствующей миссии и, наконец, на третьей стадии непосредственно вырабатываются цели для организации. Рассмотрим процесс непосредственной выработки целей для организации.

     Правильно организованный процесс выработки  целей предполагает прохождение  четырех фаз:

• Выявление и анализ тех тенденций, которые наблюдаются в окружении;
• Установление целей для организации в целом;
• Построение иерархии целей;
• Установление индивидуальных целей.

     Первая  фаза.

     Влияние среды сказывается не только на установлении миссии организации. Цели также сильно зависят от состояния среды. Ранее, когда обсуждался вопрос о требованиях  к целям, говорилось, что они должны быть гибкими, чтобы их можно было менять в соответствии с изменениями, происходящими в среде. Однако из этого не следует делать заключения, что цели должны быть привязаны к состоянию среды только путем постоянной корректировки и приспособления к тем изменениям, которые происходят в среде. При правильном подходе к установлению целей руководство должно стремиться предвидеть то, в каком состоянии окажется среда, и устанавливать цели в соответствии с этим предвидением. Для этого очень важно выявлять тенденции, характерные для процессов развития экономики, социальной и политической сфер, науки и техники. Конечно, правильно предусмотреть все невозможно. Более того, иногда в окружении могут происходить изменения, которые никак не вытекают из обнаруженных тенденций. Поэтому менеджеры должны быть готовы к тому, чтобы ответить на неожиданный вызов, который им может бросить среда. Тем не менее, не абсолютизируя ситуации, они должны формулировать цели таким образом, чтобы ситуационные составляющие нашли в них свое отражение.

     Вторая  фаза.

     При установлении целей для организации  в целом важно определить, что  из широкого круга возможных характеристик  деятельности организации следует  взять за основу. Далее выбирается определенный инструментарий количественного  расчета величины целей. Особое значение имеет система критериев, которыми пользуются при определении целей организации. Обычно эти критерии выводятся из миссии организации, а также из результатов анализа макроокружения, отрасли, конкурентов и положения организации в среде. При определении целей для организации учитывается то, какие цели она имела на предыдущем этапе и насколько достижение этих целей способствовало выполнению миссии организации. Наконец, решение по целям всегда зависит от тех ресурсов, которыми обладает организация.