Документ и его функции. Способы документирования

Министерство  образования Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

   Магнитогорский Государственный  Университет

        Факультет педагогического образования  и сервисных технологий 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 1

По дисциплине: Документоведение и документационное обеспечение управления

Тема: Документ и его функции. Способы документирования. 
 

                                                                                    Выполнила:                         

                                                                                    Проверила:   Андреева С.Л.                                                                                                       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Магнитогорск, 2011 г.

     1. Проанализировать употребление понятия «документ» и его синонимов по Генеральному регламенту 1720 г., Общему губернскому учреждению 1775 г., Общему учреждению министерств 1811 г. 

     В пер. пол. 19 века документом называется деловая бумага, акт, делом. Акт – это документ, в котором излагались права и обязанности одного или нескольких людей.

     Под «делом» понимался сам процесс решения (производства) дела – «дело производить» (решать вопрос).

     Так как в ходе решения любого вопроса  возникали документы, чтобы закрепить  достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), употреблялось слово дело как «собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу».

     Далее термин деловой бумаги заменен на «служебный документ».

     В представленных источниках деловая бумага, акт, дело употребляются для придания правового значения документу и событию.

     2. Проанализировать развитие понятия «документ» по словарям и специальной литературе. 

     В словарях и специальных литературных источниках рассматриваются различные точки зрения к определению понятия «документ».

     В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное их немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. Оно имело два значения:

     a) любая бумага, составленная законным  порядком и могущая служить  доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

     б) вообще любое письменное свидетельство.

     В конце XIX в. наблюдается тенденция  к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

     С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения «документа», введенные научный оборот П.Отле:

     а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления;

     б) документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;

     в) в состав документов входят также  материальные объекты, созданные человеком  специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы «писанные» (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

     В справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.

     В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ - деловая  бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо».

     Оксфордский словарь гласит: «Документ - это текст  или изображение, имеющее информационное значение».

     Документ (от лат. «documentum»: «dokeo» - учить, извещать) - (В.И.Даль) - всякая важная деловая бумага.

     Некоторыми  исследователями документ представлен в качестве 1) письменного источника, имеющего юридическую силу; 2) всякой бумаги, составленной законным порядком и могущей служить доказательством прав на что-либо; 3) вообще всякого письменного доказательства.

     Митяев В.Н. характеризует документ как результат сознательного запечатления инф-ии о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой инф-ии во времени и на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов.

     Фионова Л.Р. трактует документ (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) как понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.

     Вместе  с тем определение понятия  «документ» в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как «материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде». В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике - одной из наук об информации - под документом понимается «любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе».

     Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее  включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные  документы и т.п.

     Таким образом, проанализировав развитие понятия документ по словарям и специальной литературе можно говорить о наличии следующих аспектов, которые легли в основу данного определения – информационного, правового, управленческого, исторического.

     Все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием документа.

     Неоднозначное толкование понятия «информация» вызывает в ряде случаев необходимость  более чёткого его определения  и фиксации в отдельных нормативных актах.

     Таким образом, к настоящему времени понятие  «документ» вобрало в себя такие  наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.

     Для общественных наук, в зависимости  от их предмета, целей и задач, в определении понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений.

     В сфере управления документ исследуется  главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации. В этой связи перед документоведением, изучающим в историческом развитии все категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача - дать наиболее точное, обобщающее определение понятия «документ». Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту тему.

      3. Проанализировать развитие термина «информация» по словарям и Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г.

     4. Проанализировать развитие термина «документ» по государственным стандартам. 

     Госстандарте (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а письмо, звукозапись и т.п.

     ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, содержал следующее определение документа - «документ - материальный объект с  информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве». Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.

     ГОСТ  Р 51141-98 рассматривает документ; документированная  информацию как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

     С позиций ДОУ наиболее общим считается  обозначение документа, как материального  объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.94. №77-ФЗ).

     В Законе РФ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ представлены следующие определения:

       информация - сведения о лицах,  предметах, фактах, событиях, явлениях  и процессах независимо от формы их представления;

     документированная информация (документ) - зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

     Анализ  Государственных стандартов, законов, различных литературных источников позволяет рассматривать документ через следующие аспекты:

     Документ  как носитель информации и управленческих решений, документированной информации, как материальный объект.

     Документ  обладает различными способами фиксации

     Документ  несет обязательную смысловую нагрузку

     Документ  представляет историческую и научную  ценность, является средством коммуникации

     Документ  обладает  юридической силой и  определенными реквизитами, позволяющими его идентифицировать, имеет доказательный  аспект

     В определениях, представленных в Государственных  стандартах можно обозначить все  функции документа: правовую, управленческую, исторического источника, социальную, информационную, культурную, функцию закрепления, запечатления, сохранения информации, познавательная, коммуникативная.

     5. Определить функции  следующих документов: 

     – купчая кабала Никиты Козлова на холопа Ивана Павлова 23 мая 1494 г.;

     – рапорт генерал-прокурора  Сената И.Ю. Трубецкого императрице Елизавете  Петровне о приезде в Петербург из Ярославля театральной труппы ф.г. Волкова 3 февраля 1752 г.;

     – декрет СНК «О правилах подписания денежных бумаг, документов, ордеров, отношений, справок и т. п.» от 12 декабря 1921 г.; постановление ВЦИК и СНК РСФСР «О порядке пользования печатями с государственным гербом РСФСР» от 15 декабря 1936 г.;

     – постановления ЦК КПСС и Совета министерств СССР «О мерах по совершенствованию и удешевлению аппарата управления» от 13 октября 1969 г.;

     – Указ Президента РФ «О внесении изменений и дополнений в Положение о порядке рассмотрения вопросов гражданства РФ» от 27 декабря 1993 г.;

     – Указ Президента РФ «О структуре федеральных органов исполнительной власти» от 11 января 1994 г.;

     – Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. 

     – купчая кабала Никиты Козлова на холопа Ивана Павлова 23 мая 1494 г. (главная функция – правовая, кроме этого присущи функции учета, исторического источника, закрепления, защиты, передачи информации, сохранения информации, информационная, культурная)

     – рапорт генерал-прокурора Сената И.Ю. Трубецкого императрице Елизавете  Петровне о приезде в Петербург  из Ярославля театральной труппы ф.г. Волкова 3 февраля 1752 г.; (главная функция – коммуникативная, кроме этого присущи функции информационная, учета, культурная, исторического источника)

     – декрет СНК «О правилах подписания денежных бумаг, документов, ордеров, отношений, справок и т. п.» от 12 декабря 1921 г.; постановление ВЦИК и СНК РСФСР «О порядке пользования печатями с государственным гербом РСФСР» от 15 декабря 1936 г. (главная функция – правовая, кроме этого присущи функции учета, политическая, управленческая, исторического источника, закрепления, защиты, передачи информации, сохранения информации, информационная, социальная)

     – постановления ЦК КПСС и Совета министерств  СССР «О мерах по совершенствованию и удешевлению аппарата управления» от 13 октября 1969 г. (главная функция – управленческая, кроме этого присущи функции учета, политическая, правовая, исторического источника, закрепления, защиты, передачи информации, сохранения информации, информационная, социальная)

     – Указ Президента РФ «О внесении изменений  и дополнений в Положение о порядке рассмотрения вопросов гражданства РФ» от 27 декабря 1993 г. (главная функция – правовая, кроме этого присущи функции учета, политическая, управления, исторического источника, закрепления, защиты, передачи информации, сохранения информации, информационная, коммуникативная, социальная)

     – Указ Президента РФ «О структуре федеральных  органов исполнительной власти»  от 11 января 1994 г. (главная функция – управленческая, кроме этого присущи функции учета, политическая, правовая, исторического источника, закрепления, защиты, передачи информации, сохранения информации, информационная, социальная)

     – Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»  от 20 февраля 1995 г. (главная функция – информационная, кроме этого присущи функции управленческая, учета, политическая, правовая, исторического источника, закрепления, защиты, передачи информации, сохранения информации, образовательная, социальная)

     Функции информационная, коммуникативная, культурная, исторического источника носят  общий характер, остальные функции – частный.

     6. Привести примеры  документов, выполняющих  следующие функции:  управленческую, правовую, социальную, культурную, исторического источника, информационную, учета. 

     Управленческая  функция – Закон РФ «Об образовании» от 10.07.1992 N 3266-1

     Правовая  функция – Конституция РФ от 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами  РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008, и от 30.12.2008 № 7)

     Информационная  функция – Всеобщая декларация прав человека от 10.12.1948

     Культурная – журналы «Новый мир» от 1925 г., «Литературная газета» от 1830 г.

     Социальная  функция - Госстандарт Союза ССР «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» от 01.01.1991 ГОСТ 6.38-90,  Госстандарт РФ «Унифицированные системы документации и унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» от 03.03.2003 ГОСТ 6.30-2003

     Функция учета – Федеральный закон  РФ от 29.11.2007 № 282-ФЗ «Об официальном  статистическом учете и системе гос.статистики в РФ», «Демографический ежегодник России», 2005 (статистический сборник Росстата)

     Функция исторического источника – «Повесть временных лет» 1056-1057 г., Русско-византийский договор 907 г., «Поучение Владимира  Мономаха» 1500 г.

     7. Изучить этапы  текстового документирования, ознакомиться с  образцами пиктограмм и логограмм, дать их краткую характеристику. 

     Пиктогра́мма (от лат. pictus — рисовать и греч. γράμμα — запись) — знак, отображающий важнейшие  узнаваемые черты объекта, предметов, явлений на которые он указывает, чаще всего в схематическом виде.

     «Перерабатываемый пластик». Этот знак ставится на пластиковых  изделиях, которые могут быть переработаны промышленным способом, причём цифра, ставящаяся внутри треугольника, указывает на тип пластмассы для упрощения сортировки и переработки. Также под знаком может присутствовать буквенный код пластика.    

     Знак  «Опасное напряжение». Он указывает  на наличие опасного для здоровья напряжения электропитания (то есть на то, что прибор или аппарат питается от потенциально опасного для здоровья напряжения). 

     Логограмма, или логограф —  (от греч. logos слово  и «грамма»), письменный знак, обозначающий целое слово или понятие, графема, которая может быть выражена словом или морфемой. 

     В древнеегипетском языке рисунок «жука» (х п р) с силлабическими знаками х-, п-, р- (гласные неизвестны) + детерминатив абстрактных понятий означал (х п р) «существование»; 

                                                           солнце египетское (древнеегипетский язык) 

                                                            латинская (и так далее и  прочее) 

                                                            процент 

     Имеет логографическое письмо некоторые  преимущества и по сравнению с  буквенно-звуковым и слоговым. Важнейшие из этих преимуществ следующие:

     1) большая емкость логографического  письма, обусловленная тем, что  знак обозначает здесь целое  слово, а не отдельный слог  или звук; так, согласно подсчетам  Всесоюзного научно-исследовательского  института полиграфии, для передачи одного и того же текста требуется примерно в пять раз меньше китайских иероглифов, чем русских букв;

     2) своеобразно международный характер  идеографических логограмм, обусловленный тем, что знаки эти, аналогично нашим цифрам, непосредственно связаны не со звучанием, а со значением слов; поэтому одни и те же логограммы могут использоваться представителями различных языков (например, китайцами и японцами), хотя читаться будут ими по-разному.

     Вследствие  аналогичных преимуществ идеографических  логограмм (большая их емкость и  международный характер) они получили широкое применение в современных  науках; идеографический характер имеют цифры, а также алгебраические, химические, астрономические и другие научные обозначения.

     Однако, наряду с достоинствами, логографическое  письмо имеет еще более крупные  недостатки. Важнейшие из них: трудность передачи при помощи идеографических логограмм многих слов абстрактного значения и собственных имея; сложность (многознаковость) логографических систем и трудность передачи при помощи логограмм грамматических форм слов.

     Второй  недостаток логографических систем — их чрезвычайная сложность, многознаковость — обусловлен тем, что логограммы обозначают, как правило, слова, а количество слов в языке очень велико.

     Третий  недостаток логографических систем — невозможность передачи при  помощи логограмм грамматических форм слов (например, падежных окончаний) — обусловлен тем, что логограмма обычно обозначает или целое слово или его знаментальную часть (например, корневую морфему). Поэтому без помощи слоговых или буквенно-звуковых знаков логографическое письмо не в состоянии отразить грамматические изменения слов.

     8. Ознакомиться с  образцами технических  документов и записать их содержание текстовым способом. 

     На  чертеже детали содержится ее изображение  и данные, необходимые для изготовления: размеры, материал, масштаб. Документ содержит контурное (упрощенное) изображение изделия с указанием габаритных, установочных и присоединительных размеров. 

     Контрольные вопросы.

1. В литературных источниках нет единого мнения по поводу определения «информация» и «документ». На протяжении нескольких веков данные понятия приобретали более широкое значение – от простого материального объекта, носителя информации к выделению в документе ряда функциональных аспектов.

Поэтому содержание понятия "документ" многозначно  и зависит от того, в какой отрасли  и для каких целей он используется. История возникновения и эволюция толкования термина "документ" изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. В 1980-х - начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование. Вот почему сначала книговеды и документалисты, а затем и информатики приступили к обоснованию нового широкого значения термина "документ", связанного с понятием "информация" и "коммуникация".Таким образом, за длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием "документ", необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

2. В документе нашли свое отражение такие основные аспекты человеческой деятельности как правовой, управленческий, информационный, исторический.

Как и  всякая система, документ создается  обществом лишь постольку, поскольку  он выполняет те или иные необходимые  обществу функции. Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ - объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы:

3. Функции документа: специальные - политическая, управленческая, товарная, закрепления информации, художественно-эстетическая, досуговая, социальная, познавательная, идеологическая, образовательная, политическая, учета, сохранения, закрепления, передачи информации, правовая, управленческая, общие – информационная, коммуникативная, культурная, исторического источника.

      а) главная, наиболее обобщающая функция  документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени  и пространстве;