Документ и его значение, виды групп документов

Содержание.

Введение.

1.Глава. Теоретическая  часть. 1.1.Документ и его значение, виды групп документов.

1.2.Организационно-распорядительная  документация. 1.3.Взаимосвязь ДОУ с автоматизированной технологией обработки документов.    1.4.Научная организация управленческого труда как фактор повышения эффективности управления и делопроизводства.    2.Глава. Практическая часть. 2.1.Правила составления и оформления штатного расписания. 2.2. Правила составления и оформления докладной записки.   2.3. Правила составления и оформления объяснительной записки.    2.4. Правила составления и оформления справки.    Заключение.    Список используемой литературы.    Приложение.

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.    

 В решение задач  по совершенствованию управления, немаловажное значение имеет  организация делопроизводства в  учреждениях, организациях и предприятиях.      

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий. Документирование называется процесс подготовки и создание документов.    

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. Она охватывает организационные  вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которых фиксируется в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными носителями фиксированной информации являются документы. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 

 

 

 

1.Глава. Теоретическая  часть.

1.1.Документ и его значение, виды групп документов.

Документ – материальный носитель, содержащий в зафиксированном виде информацию.

 
Значение документов в наше время  исключительно велико. 
Во-первых, документы имеют государственное значение. Государственные органы, изучая документы, освещающие жизнь страны, вырабатывают внешнюю и внутреннюю политику и посредствам документов управляют государством.

Во-вторых, документы имеют  юридическое значение. Документами  оформляются права граждан, учреждений и организаций.

В-третьих, документы играют роль в организации хозяйственной  деятельности государства и его  органов. Все хозяйственные операции на предприятиях и в учреждениях  оформляются документами.

 
Группы документов.

I. По признаку специализации:

1. общие – документы, отражающие результат деятельности канцелярии, общего отдела учреждения;

2. специализированные – документы являющиеся продуктом деятельности структурных частей учреждения:

·   бухгалтерские (авансовые отчеты, ведомости распределения затрат, отчетные калькуляции, кассовые ордера);

·   плановые (финансовый план, баланс дохода и расхода);

·   статистические (статотчеты, таблицы);

·   юридические (исковые заявления, решения суда);

·   финансовые документы и документы по операциям с бланками(счета, чеки, платежные поручения).

II. По значению:

1. распорядительные (приказы, инструкции, наряды);

2. исполнительные (все виды отчетов, докладные записки);

3. претензионные (рекламационные письма, исковые заявления в арбитраж);

4. информационные (объявления, бюллетени, сообщения).

III. По техники воспроизведению:

1. рукописные;

2. воспроизведенные механическим путем. 

IV. По секретности:

1. для служебного пользования – документы, которыми могут пользоваться все работники аппарата, но содержание этих документов не подлежит опубликованию;

2. секретные – документы, которыми пользуются адресат и исполнитель, имеющий разрешение (допуск);

3. совершенно секретные – документы, с которыми имеет право ознакомиться только адресат.

V. По приемам записи:

1.   простые – документы написаны от руки или воспроизведены механическим способом обычными буквами, шрифтом и поэтому доступны для понимания каждого грамотного человека;

2.   стенографированные – документы, в которых стенографическими знаками дословно записаны выступления на собраниях, заседаниях, митингах и т. д.;

3.   зашифрованные – документы, написанные или воспроизведенные условными знаками (цифрами, буквами).

VI. По происхождению:

1. созданные в учреждении;

2. поступившие извне.

VII. По срочности:

1. простые – документы с необозначенными сроками исполнения;

2. срочные – документы с обозначенными сроком исполнения;

3. весьма срочные – документы, подлежащие немедленному исполнению.

VIII. По форме:

1.   стандартные – документы составлены по утвержденной форме, заготовленной типографским способом;

2.   нестандартные – документы, не имеющие ни строго установленного формата, ни определенного содержания, но реквизиты должны быть вполне определенные.

IX. По сложности:

1. простые – документы, в которых поставлен и решается один вопрос;

2. сложные – документы, в которых поставлены и решаются несколько вопросов.     

 Все документы могут  быть в виде подлинников и  копий. Подлинники подразделяются  на оригиналы и дубликаты.     

Оригинал – это первый, окончательно отредактированный, соответствующим образом оформленный и подписанный документ. Оригинал может быть единственным, уникальным документом и может быть размножен.     

Дубликат – вторично воспроизведенный подлинный документ, целиком повторяющий оригинал, включая подписи. Дубликат составляется взамен утраченного оригинала и имеет ту же юридическую силу, что и оригинал. Слово «Дубликат» или «Вторичный» пишется вверху справа.     

Копия – это точное воспроизведение содержания подлинного документа. Копия заверяется подписями и печатями компетентных лиц: секретаря, делопроизводителя, нотариуса и пр. Лицо, заверяющее копию, пишет: «Копия верна», «С подлинным верно», а вверху справа – слово «Копия». Копия имеет силу постольку, поскольку известно, что есть подлинник.

 

1.2. Организационно-распорядительная документация.    

 Управленческая деятельность  присуща всем учреждениям, организациям  и предприятиям. Она охватывает  организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, контроль, подбор и расстановку кадров и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которых фиксируется в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными носителями фиксированной информации являются документы. 
         Организационно-распорядительная  документация выделяется по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.  

Организационные документы.    

  Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Общие уставы утверждаются  высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются  и утверждаются  съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций  утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами местных  Советов).    

  Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие   порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства, единого органа, структурного подразделения. Положения могут регламентировать деятельность должностных лиц. В отдельную группу следует  выделить  положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.    

  Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

 

Распорядительные  документы.    

  Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными  органами коллегиального управления в целях   разрешения  наиболее  важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм  правил поведения.        

  Решение – как распорядительный документ  является правовым  актом, принимаемым  Советами  народных  депутатов и   исполнительными комитетами. Решения  оформляют  также  результаты  деятельности  и других  коллегиальных органов- коллегий  министерств  и ведомств,  научных советов  и т.п.      

Распоряжение  -  акт  управления  государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамка присвоенный должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.  Распоряжение  являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.    

  Приказ - акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов народных депутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).    

  Указ – документ, издаваемый руководителем учреждения, действующего на основе единоначалия. Указы дается по оперативным вопросам (как правило, разового характера), они связаны с выполнением директив вышестоящих организаций и исполнением приказов, инструкций и поручений руководства данного учреждения.    

 Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях органов. Протоколы могут составлять и должностные лица следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и др.

 

Справочно-информационные документы.

     Письма – самые распространенные документы. Они являются средством общения между учреждениями, официальными и неофициальными лицами.

По содержанию и назначению письма подразделяются на:

1. инициативные;

2. ответные;     

Телеграммы – краткое и срочное сообщение, переданное по телеграфу. Отделение связи несет ответственность за доставку телеграммы в пределах определенных сроков, установленных для телеграмм-молний, срочных и простых телеграмм.    

 В зависимости от  содержания телеграммы подразделяются  на телеграммы-распоряжения, извещения  и донесения.    

  Докладная записка – письменное сообщение вышестоящему должностному лицу о служебном деле: о результатах обследований, ходе выполнения работ, выполнении заданий по командировке и т. д.    

 Содержание докладной  записки может носить инициативный, информационный, отчетный, информационно-инициативный, отчетно-инициативный характер.    

  Объяснительная записка – письменное изложения трудовой дисциплины, невыполнение заданий, отступление от указанных правил в работе и т. д.     

 Справка – документ, содержащий и подтверждающий какие-то данные (сведения). Справка предназначена для параллельно действующих или вышестоящих лиц или учреждений, выдается на руки подведомственным в том или другом отношении лицам для представления в другие учреждения (справка с места работы, справка с места жительства и т. д.)     

 Удостоверение – документ, подтверждающий что-либо (личность, полномочия) и дающий право совершать определенные должностные действия.    

  Акт – документ, отражающий явления, факты или сложившиеся отношения.     

 Группы актов:

·   юридические акты;

·   акты гражданского состояния;

·   административные акты;

·   хозяйственные акты.     

Доверенность – письменное полномочие, по которому учреждение отдельного лицо предоставляет право другому лицу выступает от его имени, совершать какие-либо юридические действия или получать материальные ценности.    

 Доверенность может  быть однократного и многократного  действия.     

 Расписка – письменное подтверждение факта приема, передачи документов, денег, товаров и т. д.

 

1.3.Взаимосвязь ДОУ с автоматизированной технологией обработки документов.

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации  ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными  средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует  унифицированная терминология. Продукция  фирм разработчиков носит такие  названия как: система автоматизации  документооборота, компьютерная система  автоматизации делопроизводства и  документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система  управления документами, электронный  архив и т.п. Разнообразие в названиях  разработанных и разрабатываемых  систем говорит лишь о том, что  сегодня эта область информационного  рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как  сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро.

Основными функциональными  частями (компонентами) системы автоматизации  делопроизводства в управлении организациями:

- средства и правила  создания документов;

- ведения их электронного  архива;

- поддержки документооборота  и при этом базироваться на  программно-технических платформах  предприятия.

Положительные стороны внедрения  автоматизированной системы в документационное обеспечение управления:

1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, форматированная строго регламентированная технология делопроизводства.
2. Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.
3. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.
4. Система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами.
5. Ускоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.
6. Снижается трудоемкость делопроизводственных операций.

Применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет  относиться к делопроизводству как  к  эффективному и гибкому инструменту  реализации различного рода инноваций  в этой области.

Автоматизированные системы  ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют  реализовать любую степень децентрализации  делопроизводства при одновременном  обеспечении централизованного  учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции  регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем  своих руководителей. Таким образом, организация может динамично  перестраивать свою структуру без  потери управляемости.

Использование средств автоматизации  делопроизводства способно  обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами: эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости  от индивидуального технологического опыта персонала: сокращение временных  циклов работы с документами и  создание единого документального  пространства, и полный контроль за регистрацией и движение документов и исполнительской дисциплиной.

 

1.4.Научная организация  управленческого труда как фактор  повышения эффективности управления  и делопроизводства.

Делопроизводство - одна из функций  управления, основанная на научной  организации с применением современной  техники, а мы живём в эпоху  научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в  работе.

Научная организация труда - это такая организация труда, при которой практическому внедрению  конкретных мероприятий предшествует тщательный научный анализ трудовых процессов и условий их выполнения, а сами практические меры базируются на достижениях современной науки  и передовой практики. Таким образом, термины "научная организация  труда" и "организация труда" выражают сущность одного и того же явления (процесса), а разница между  этими понятиями определяется прежде всего методом, подходом к решению  одних и тех же задач, состоянием системы взаимодействия работников друг с другом и со средствами производства в процессе трудовой деятельности. Если производство чутко реагирует  на все новое, что появляется в  области организации труда, и  систематически внедряет его в свою практику, то мы вправе говорить о научной  организации труда (НОТ). Научный  подход к организации труда позволяет  наилучшим образом соединить  в процессе производства технику  и людей, обеспечивает наиболее эффективное  использование материальных и финансовых ресурсов, снижение трудоемкости и  рост производительности труда. Он направлен  на сохранение здоровья работников, обогащение содержания их труда. Важным признаком  НОТ является ее направленность на решение взаимосвязанных групп  задач: "экономических (экономия ресурсов, повышение качества продукции, рост результативности производства); " психофизиологических (оздоровление производственной среды, гармонизация психофизиологических нагрузок на человека, снижение тяжести и  нервно-психической напряженности  труда);" социальных (повышение разнообразия труда, его содержательности, престижности, обеспечение полноценной оплаты труда). Развитием представлений о задачах НОТ являются положения о ее функциях, т.е. специфических особенностях проявления НОТ на предприятии, ее воздействии на различные стороны производства. Категория "функция" предоставляет возможность конкретизировать общие задачи НОТ, выделить в пределах каждой из них особенные направления воздействия НОТ на производство и его субъект - человека, выявить принципиальные различия между организацией труда научной и "обычной", которая зачастую упускает важные моменты в организации трудовой деятельности, что чревато потерями для производства.

 

Научный подход к организации труда  позволяет наилучшим образом  соединить в процессе производства технику и людей, обеспечивает наиболее эффективное использование материальных и финансовых ресурсов, снижение трудоемкости и рост производительности труда. Он направлен на сохранение здоровья работников, обогащение содержания их труда.

 

 

2.Глава. Практическая  часть.

2.1.Правила составления  и оформления штатного расписания.

Штатное расписание может  составляться любым работником, на которого возложена такая функция (руководитель организации, главный  экономист, кадровик, бухгалтер). Перед  его составлением необходимо определить организационную структуру компании для дальнейшего распределения  людских и материальных ресурсов в зависимости от направления  деятельности и тех целей, для  которых создана компания.

Составление расписания не предусматривает внесения в него фамилий работников, занимающих определенные должности, так как главная цель такого документа - определение структуры, штатной численности и размера  заработной платы.

При составлении штатного расписания используется  унифицированная формы штатного расписания № Т-3, которая  утверждена постановлением Госкомстата РФ №1от 5 января 2004 г. Составляют штатное расписание работники на которых возложена эта обязанность приказом. При составлении штатного расписания  у руководителей структурных подразделений может запрашиваться информация о необходимости увеличить или уменьшить численность работников по какой-то должности (специальности, профессии), ввести новые должности и др.

Штатное расписание содержит следующие сведения:

• наименование структурных подразделений;
• наименование должностей, специальностей, профессий;
• количество штатных единиц;
• размер оклада и (или) тарифной ставки;
• наличие и размер надбавки и пр.

 

 

2.2. Правила составления и оформления докладной записки.

 

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе должностного лица, так и по указанию (письменному  или устному) руководителя.

По содержанию докладные  записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление докладной  записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю данного учреждения, она  считается внутренней, если она направляется за пределы учреждения, например в  вышестоящую организацию, то – внешней. Внешние докладные записки оформляются  на бланке, внутренние – на обычном  листе бумаги.

Внешняя докладная записка  должна содержать: наименование учреждения, название вида документа (ДОКЛАДНАЯ  ЗАПИСКА), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона. Для ее оформления может использоваться общий бланк организации.

Внутренние докладные  записки составляют на стандартном  листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных  в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению  документов». И включает в себя: название структурного подразделения, вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, инициалов, фамилии). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Во внутренней докладной  записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения – автор документа. Наименование вида документа пишется  прописными буквами и может располагаться  по центру или от границы левого поля. Дата и номер докладной записки  пишутся на одной строке. Дата оформляется  арабскими цифрами, или буквенно-числовым способом. Датой внутренней докладной  записки будет дата составления  и подписания. Регистрационный номер  на внутренней докладной записке  проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости  от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки  заинтересованными лицами, на ней  проставляют визы согласования, а  после принятия решения – резолюция  руководителя. Вынесение резолюции  является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Текст инициативной докладной  записки состоит из вводной и  заключительной частей. В первой излагаются факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Информационные и отчетные докладные записки могут включать только первую часть текста.

Докладная записка может  иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется  по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о/об» и отглагольного существительного в предложном падеже.

Резолюция руководителя, рассмотревшего докладную записку (внутреннюю), будет  основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Разновидностью докладной  записки являются представления. Они  используются обычно при документировании кадровой деятельности, и составляется руководителем структурного подразделения  в адрес руководства организации. Представления составляют в случаях  поощрения работников, наложения  взысканий, проведения аттестации.

Другой разновидностью докладной  записки являются служебные записки. Они широко применяются в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и  организационно-правовых форм с той  же целью, что и докладные записки. Однако следует отметить, что служебная  записка – документ, не имеющий  официального статуса. Ни в одном  нормативно-методическом документе, регламентирующем состав видов управленческих документов, этот документ не предусмотрен.

Если имеются приложение к докладной записке, то отметка  о нем делается до оформления подписи.

 

2.3. Правила составления и оформления объяснительной записки.

 

Объяснительная  записка – внутренний документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей  по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Обычно их составляют при возникновении  нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, проступках и др.

Объяснительная записка  такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки  будет дата ее составления. Текст  объяснительной записки должен содержать  описание фактов, послуживших поводом  к ее написанию, и аргументы, объясняющие  происшествие, смягчающие проступок  служащего или подтверждающие какие-то факты. При оформлении подписи указывается  должность, личная подпись, инициалы и  фамилия.

Объяснительная записка  издается на стандартном листе бумаги. Формуляр объяснительной записки может  содержать: наименование вида документа, дату, номер, адресат, текст документа, отметку о наличии приложения, подпись, визы согласования, резолюцию, отметку об исполнении и направлении  его в дело.

Текст объяснительной записки  состоит из двух частей – констатирующей и основной. В констатирующей части  излагаются поступки автора, объясняются  мотивы этих поступков и сложившиеся  у автора обстоятельства. В основной части анализируется сложившаяся  ситуация и описываются действия автора по определению этих обстоятельств. В приложениях могут приводиться  документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те, или иные обстоятельства.