Документационное обеспечение управления. 19

Федеральное агентство по образованию РФ

Хакасский колледж экономики, статистики и права –

Хакасский филиал МЭСИ

                                                           Специальность: 030503 «Правоведение»

                                                       Отделение: ______________________

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Вариант 1

                                                                            Выполнил: студент группы II- ПЗ

____________________________

Проверил:  преподаватель

Шалимова О.Н.

Дата:___________________

Оценка:________________

Подпись:_______________

Абакан 2011

Содержание

1. Организация службы делопроизводства (ДОУ)

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников — секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:

• выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

• разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

• определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

• регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;

• выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;

• рациональная организация рабочих мест и условий труда;

• повышение квалификации сотрудников службы.

Типовые организационные структуры службы делопроизводства

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

• секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

• инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

• канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления делами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел — это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативах — общее собрание членов кооператива.

Задачи и функции службы делопроизводства

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

• постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

• сокращение документооборота;

• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства*.

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.

6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.

8. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

11. Организация контроля за работой с документами в структурный подразделениях.

12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

13. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

15. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности — от секретаря до управления делами. 

Функции структурных подразделений  службы делопроизводства

1. Секретариат — структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

• бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).

2. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

• анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

• организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

• прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

3. Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

• разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);

• разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

• разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);

• организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

4. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

• прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;

• доставку документов в структурные подразделения;

• обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

• количественный учет поступающих и отправляемых документов.

5. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

• регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

• формирование и ведение справочно-информационного массива;

• контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).

6. Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:

• контроль за сроками исполнения документов;

• контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

• анализ исполнительской дисциплины;

• информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:

• прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

• подготовку обращений к рассмотрению руководством;

• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

• извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

• формирование и хранение дел с документами по обращениям;

• анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

• организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

8. Машинописное бюро (Центр подготовки документов) выполняет:

• перепечатку документов с черновиков;

• считку и правку текстов документов;

• учет выполняемой работы.

9. Копировально-множительное бюро выполняет:

• копирование текстов;

• тиражирование текстов документов;

• подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

10. Архив осуществляет:

• прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

• учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;

• контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

• подготовку дел к передаче на государственное хранение.

Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.

Нормативными документами за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции.

По мнению специалистов-документоведов и практических работников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации).

Функция «совершенствование применяемых форм и методов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмотрены специализированные, предназначенные для выполнения новых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств). Можно предположить, что в будущем они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалификации ее сотрудников.

Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заменили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизводства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопроизводства в аппарате управления, но и не сформулированы*.

Нормативная регламентация службы делопроизводства

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов — положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства, так как конкретно определенные задачи, отражающие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и т.д. создают изначальную организационную основу документооборота учреждения. Разграничение в уставе функций и обязанностей руководителей организации способствует регламентации информационных связей, возникающих в процессе выполнения этих функций, и позволяет определить реальный круг документов, которые будут создаваться в аппарате управления. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, дает первоначальное представление о распорядительной документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения. На основе разграничения функций структурных подразделений могут быть установлены основные виды документальных связей: все основные виды документов, создаваемых в структурных подразделениях, их содержание (вопросы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы документной информации, оценивать ее с точки зрения достаточности для принятия управленческих решений.

Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положения о других структурных подразделениях. Вопросы организационной деятельности в сфере документационного обеспечения аппарата управления тесно связаны с общими задачами организации (учреждения).

Положения о службе делопроизводства разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функций службы. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например, к типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями.

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей — должностная инструкция (см. § 7.1). Служебная должность является первичным элементом управленческой структуры. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда. Должностная инструкция — действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации.

Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат Типовые инструкции, а также действующие государственные нормативно-методические документы.

Структура Инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В числе организационных документов делопроизводства с начала 1980-х годов применяется и такой нормативный документ, как Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.

Условия труда

Условия труда работников службы делопроизводства — это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.

Трудовые факторы — регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня. При разработке внутреннего трудового распорядка необходимо учитывать уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническую обстановку. Исходя из этого надо устанавливать начало и конец рабочего дня, перерыв на обед, дополнительные перерывы. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом физиологических закономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного производственного процесса и условий труда.

Работоспособность человека в течение дня не остается одинаковой. С утра необходим какой-то период врабатываемости, который переходит в период максимальной устойчивой работоспособности. Через три часа наступает спад, утомление. После обеденного перерыва опять необходим период врабатываемости, а ближе к концу рабочего дня появляется более глубокое утомление, чем перед обедом. Для большинства работников службы делопроизводства характерны ограничение двигательной деятельности, работа в сидячем положении. Часть персонала испытывает физические перегрузки (работники экспедиций, архива), на работников машинописных бюро влияют повышенный уровень шума, в копировальных службах — пыль, химические вещества, на тех, кто работает за компьютером — электромагнитное излучение. Поэтому для каждой отдельной категории необходимо предусматривать свой собственный режим работы, но с учетом выполнения общей задачи функционирования службы.