Документационное обеспечение управления. 17

1. Виды  и реквизиты служебных  писем. Бланки, на которых  оформляются служебные  письма.

     Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

     Служебные письма применяются для решения  многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

     Так как служебные письма выступают  связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

     Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности. _

     Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации письма можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

     Письма  по несложным, обговоренным заранее  вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

     Например: "Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ".

      Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа.

     Приводимые  факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтральным.

     В ГОСТе Р 6.30-97 указано: "В письмах  используют следующие формы изложения:

     - от первого лица множественного числа ("просим направить", 
"направляем на рассмотрение");

     - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", 
"прошу выделить");

     - от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным")"^

     Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

     Уважение  к адресату помогают выразить деепричастные  обороты типа: "внимательно рассмотрев Ваши предложения,..", "Тщательно изучив Ваши замечания...".

     Несмотря  на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена...", "В порядке исключения...", "В связи...", "В соответствии..." и т.п.

     Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь" и т. д.

     Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке.

     Письма  оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос "о чём", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).

     Письма, отправляемые из учреждения, делятся  на две группы-инициативные и ответные). Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма-ответа.

     По  характеру информации письма можно  разделить на большое количество разновидностей.

     Сопроводительное  письмо - часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.

     Начинаются  письма этой разновидности словами: "Посылаем", "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем" и т.п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Например:

     Направляем     Вам     на     рецензирование     рукопись "Программы     курса     "Организация     информационного обеспечения   управления".   Программа   предполагается как типовая для высших учебных заведений, имеющих специализации «менеджмент» или "организация управления". Отзыв просим прислать до 12 сентября 2011 г. Приложение: на 24 л. в 1 экз.

     или

     Направляем  Вам "Инструкцию по применению плана  счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий"'. Текст инструкции дается с учетом изменений, внесенных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 1994 г. № 1 73. Учитывая, что Инструкция вводится в действие с 1 января 2012 г., предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб. Приложение: инструкция.

     Во  всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составляться.

     Письма-приглашения  предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям.

     Информационное письмо - сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

     Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.

     Этот  вид писем получил распространение  с созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно. Ниже приводим пример оформления рекламного письма.

     Письмо-извещение  по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами; "Извещаем", "Сообщаем", "Ставим Вас в известность" и т.п., далее излагаются какие-либо факты Например:

     Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.12.11 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в январе, феврале и марте 2012 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.

 
     Письмо-подтверждение  содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.) Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола "подтверждать". Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

     Письмо-напоминание  содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.

     Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Однако их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса. Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. 

2. Номенклатура  дел структурного подразделения. Составление  и оформление номенклатуры дел для текущего хранения документов.

    Пункт 75 ГОСТа Р 51141-98 определяет номенклатуру дел как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Важно следующее:

    —  номенклатура закрепляет систематизацию всех документов;

    —  она содержит сроки хранения каждого  дела;

    —  чтобы стать действующим документом, она должна быть оформлена по правилам.

    Надо  учитывать, что номенклатура дел - локальный  нормативный документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками организации, а не только службой ДОУ. Ее общее назначение - упорядочивание документов, формируемых в дела.

    Конкретные  функции номенклатуры таковы:

    —  используется как схема классификации  при распределении и группировке  исполненных документов в папки-дела. Заголовки дел, закрепленные в номенклатуре, переносятся затем на обложки дел;

    —  каждое дело имеет указание срока  хранения включенных в него документов. Определение сроков хранения - первый этап экспертизы ценности документов;

    —  нужна при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре;

    —  классификационная схема номенклатуры используется при формировании справочной картотеки на исполненные документы, причем рубрики картотеки соответствуют рубрикам номенклатуры;

    —  номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при  сдаче в архив дел со сроками  хранения до 10 лет включительно. Она  же - основа для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного. 

    Чтобы номенклатура соответствовала своему предназначению, при ее составлении  обязательно следует соблюдать  определенные правила, установленные  действующими в настоящее время  документами:

    —  Государственной системой документационного обеспечения управления и

    —  Основными правилами работы архивов  организаций.

    Порядок разработки и оформления номенклатуры дел 

    Номенклатура  дел на предстоящий год должна составляться в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в действие с 1 января.

    Пример 1

    Номенклатура  дел на 2010 год должна быть разработана  в последнем квартале 2009 года и введена  в действие с 1 января 2010 года. 

    Каждый  год номенклатура пересматривается и уточняется, а не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается. Новая номенклатура потребуется и при изменении функций и структуры организации, ведь это серьезно меняет состав документов. Общие требования к номенклатуре дел, которые учитываются при ее составлении, сводятся к следующему:

    —  систематизация всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

    —  включение в одно дело документов с учетом объединяющих признаков (хронологического, предметно-вопросного, номинального и т.п.) или возможного сочетания этих признаков. Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

    —  конкретная и четкая формулировка заголовка  дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в  нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

    —  систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

    Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются для организаций, однотипных по характеру деятельности. Разница между ними состоит в характере применения:

    —  Типовая номенклатура устанавливает  типовой состав дел, их единую индексацию, типовые сроки хранения. Она является нормативным документом, поэтому при составлении конкретной номенклатуры дел обязательно используются установленные типовой номенклатурой порядок систематизации заголовков дел и сроки их хранения. Заголовки дел могут несколько уточняться с учетом специфики состава документов конкретной организации, но в целом они также переносятся из типовой номенклатуры в конкретную практически без изменений.—  Примерная номенклатура дел не является нормативным документом. Она устанавливает примерный состав дел, их индексы и сроки хранения. При использовании примерной номенклатуры дел в номенклатуре дел конкретной организации может быть изменено количество дел, составлено несколько заголовков вместо одного или, наоборот, несколько примерных заголовков дел с одинаковыми сроками хранения объединены в один.

    Если  номенклатура составляется не впервые, то используются и номенклатуры дел  за предшествующие годы.

    Перед составлением номенклатуры необходимо провести аналитическую работу - изучить  состав, содержание и количество всех документов. В этом помогут: уставы и положения об организации, ее структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником станут документы текущего делопроизводства и документы прошлых лет, хранящиеся в службе ДОУ и структурных подразделениях организации.

    Основное  требование, предъявляемое к номенклатуре, - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться как документация, которая создается в самой организации (внутренняя и исходящая), включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки, так и получаемая от других организаций и лиц (входящая).

    В номенклатуру дел включаются также  документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций  для продолжения или окончания  решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более 1 года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.

    В течение года номенклатура может  быть дополнена делами, образовавшимися  после начала года в результате появления  в деятельности организации новых  вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров (см. в Примере 2 дела с индексами 01-33 и 01-34).

    Не  включаются в номенклатуру только печатные издания (сборники, справочники и  т.д.).

    Обычно  в качестве основы для определения структуры (разделов) номенклатуры дел организации берут структуру, закрепленную в ее штатном расписании. Первым разделом сводной номенклатуры всегда идет название службы ДОУ: Управление делами, канцелярия или др. Последними - наименования организаций или органов, действующих на общественных началах.

    В небольших организациях или в  случае отсутствия стабильной структуры  разделами номенклатуры становятся управленческие функции или направления  деятельности, например: Руководство, Кадры, Рекламная деятельность и т.п.

    Номенклатура  дел составляется по унифицированной  форме, которая разработана архивными  органами и закреплена в настоящее  время в Основных правилах работы архивов организаций. Форма номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф. Каждая строка табличной части номенклатуры дел называется статьей и описывает одно дело. В 1 графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру.

    Индексы дел - условные обозначения, присваиваемые  каждому делу, имеют большое значение для практического использования номенклатуры. Для обозначения индексов дел используются арабские цифры.

    Обычно  индекс дела состоит из цифрового  обозначения структурного подразделения, которое принято в организации, и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-04 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «02», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «04». Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом. 

    2 графа - это названия заголовков  дел (правила их составления  и систематизации подробно рассмотрены  ниже).

    В 3 графе указывают количество дел (томов конкретного дела). Толщина дела не должна превышать 4 см, что составляет примерно 250 листов. Если листов получилось больше, то дело делят на части (тома). Их точное количество становится известным только по окончании делопроизводственного (т.е. календарного) года, и эта графа заполняется в конце текущего года.

    В графе 4 «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного  дела и статью конкретного перечня. Ссылка на название и выходные данные самого перечня делается на первой странице номенклатуры дел.

    Сроки хранения дел устанавливают для  обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с  постоянным сроком хранения, сроками  хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

    Сроки хранения документов - постоянные или  временные (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет  и т.д.) - устанавливаются в зависимости  от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1 год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет.

    Срок  хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом  окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством  в 2009 году, будет исчисляться с 1 января 2010 года.

    Основными пособиями при определении сроков хранения дел служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

    Типовые перечни, разрабатываемые архивными  учреждениями, устанавливают сроки  хранения документации, типичной для  большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы (организация системы управления, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и т.п.). При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых перечней, например:

    —  Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций  с указанием сроков хранения (2000 г.);

    —  Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2007 г.) и т.д.

    Перечни типовых управленческих документов являются нормативными документами, и  значит, сроки хранения документов, закрепленные в них, нарушать нельзя (таким образом, организация не может хранить документы менее установленного срока, хотя увеличить этот срок она вправе).

    Однако  типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на их базе министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное систематизированное перечисление документации организаций и предприятий определенных отраслей. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии - типовыми перечнями. 

    В последней графе «Примечания» проставляются  отметки о новых делах, о передаче дел в архив, о переходящих (то есть не законченных в данном году) делах, о выделении дел к уничтожению  и т.п.

    Составление и систематизация заголовков (наименований) дел

    К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в  номенклатуру. Заголовки дел должны в обобщенной форме кратко, четко  и однозначно отражать их состав, так  как именно по заголовку дела производится поиск документов.

    Дела  с перепиской располагают в следующем  порядке: вначале - переписка с директивными и вышестоящими органами, затем - с  неподчиненными организациями и  в конце - с подведомственными  организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами. При большом количестве однородных корреспондентов они могут размещаться в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий, например:

    —  «Переписка с компанией «ИНКОМ»«,

    —  «Переписка с компанией «Корона»«,

    —  «Переписка с компанией «Максигор».

    Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных  подразделений, так как только в этом случае будет обеспечен быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

    Номенклатура  дел составляется службой или  лицом, ответственным за документационное обеспечение.

    Номенклатура  дел организации (ее еще называют сводной номенклатурой дел) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с архивом компании и подписанных руководителями соответствующих подразделений. Она оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем службы ДОУ (или иным должностным лицом, отвечающим за делопроизводство, например, секретарем) и в обязательном порядке утверждается руководителем организации.

    Номенклатура  дел организации должна пройти процедуру  согласования. Она визируется руководителем  архива (или должностным лицом, ответственным за архив) и должна быть одобрена экспертной комиссией (ЭК) организации. Если организация сдает свои документы на хранение в государственный/муниципальный архив, то ее номенклатура дел раз в 5 лет направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Если же организация не комплектует ни государственный, ни муниципальный архив, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

    После утверждения сводной номенклатуры дел организации делопроизводственная служба рассылает в структурные подразделения выписку из ее соответствующих разделов (номенклатуры дел структурных подразделений). Они используются в течение года для формирования дел в подразделениях, их учета и поиска документов. В небольших организациях, не имеющих четкой структуры, составляется одна номенклатура дел, которая хранится в отдельной папке в службе документационного обеспечения управления или у секретаря руководителя.

    В конце года оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В ней указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно, а также число дел, переходящих на следующий год.

    После итоговой записи оформляется подпись  лица, составившего номенклатуру, и  проставляется дата составления.