Документационное обеспечение управления. 18

     Федеральное агентство по образованию

     ГОУ ВПО

     ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ 

     Кафедра Экономики предприятий  и предпринимательства 

     Факультет Менеджмента

     и  Маркетинга             Специальность______ГиМУ___________

     (направление) 
 

     КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

     по  дисциплине «Документационное  обеспечение управления» 

     Вариант №  13 

     Студент__Новикова Н.В.____________

     (Ф.И.О.)

Курс 5 № группы     

     Личное дело №       

     Преподаватель __Васильева И.Н._____

     (Ф.И.О.) 
 
 

     Москва – 2011

Содержание

1. Способы представления унифицированных текстов документов  3
1. Связной текст          3
2. Анкета           5
3. Таблица           7
4. Сочетание различных форм представления текста    9
2. Постановление          11

Список литературы          13

Приложение           14

1. Способы представления унифицированных текстов документов

     Различают следующие формы представления  унифицированного текста: связный текст, трафарет, анкету и таблицу. При этом нужно учитывать, что текст документа  в общем виде может содержать  информацию о действиях или отношениях (предикат) между учреждениями, организациями, предприятиями или лицами (субъект  и объект), о признаках или характеристиках  предиката, субъекта и объекта.

     Например: "ВНИИДАД разработал проект "Методического  пособия по унификации текстов управленческих документов".

     Здесь в качестве субъекта выступает "ВНИИДАД"; предиката (действие) - "разработал"; объекта - "проект" и признака объекта - "Методическое пособие по унификации текстов управленческих документов".

     От  наличия и организации в документе  информации о субъекте, объекте, их признаках, действиях и отношениях между ними зависит выбор формы  представления текста.

1. Связной текст

     Форма представления информации в виде связного текста или трафарета избирается в том случае, если главным в  документе является информация о  действиях или отношениях между  субъектом и объектом - изложение  каких-либо положений, решений, фактов, событий.

     Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность  выделения в нем постоянной и  переменной информации. Такие тексты относительно редко встречаются  в управленческой деятельности.

     Например, текст письма: "Сообщаем, что по вопросу поставки изделий нашего производства Вам следует обратиться в УМТС Вашего министерства".

     Трафарет - форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для  заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.

         Например, трафаретный текст в  письме:  "Согласно разнарядке  от  
00.00.00 N ______________ нашему предприятию выделен фонд на 19___  
год на __________________________ _____________________________  
в количестве _________________________ шт., в том числе по кварталам:  
I кв. _______________________ шт. III кв. _______________________ шт.    
II кв. ______________________ шт. IV кв. _______________________ шт.".

         В  трафаретном  тексте  субъект  действия может быть выражен  не отдельным  словом, а глагольной формой в первом лице единственного или множественного числа, указывающей на наличие субъекта.

     Например: "Для проведения приемочных испытаний ______________ 
________________________________ разработанного _______________________ 
_____________________________________________________________________

       ПРИКАЗЫВАЮ (т.е. "Я приказываю"): 
    1. Образовать комиссию в следующем составе: 
_______________________________________________________________ 
_______________________________________________________________".

     При разработке трафаретов для подразделения  всей информации на постоянную и переменную должны быть изучены и учтены все  особенности управленческой ситуации, оформляемой документом.

     При этом следует учитывать, что постоянная часть каждого предложения трафаретного текста должна быть сформулирована так, чтобы можно было быстро и однозначно выбрать вариант переменной информации для внесения ее в трафарет. Каждое предложение в трафаретном тексте начинается с постоянной информации. Переменная информация помещается вслед  за постоянной и может чередоваться с ней, но всегда переменная информация, вносимая в пробелы, должна быть грамматически согласована с постоянной.

         Например:  "Сообщаем,  что   по  состоянию  на   10.01.11  за Вами 
числится   дебиторская   задолженность  в  сумме    две тысячи сто  
    пятьдесят    руб. 
    Просим  до  01.02.11    подтвердить наше  сальдо".  (Переменная 
информация подчеркнута.)

     Форма представления унифицированного текста документа в виде анкеты или таблицы  избирается в том случае, если главной  является информация об объекте и  его признаках.

     Анкета  и таблица - это результат определенной формализации, в процессе которой  текст лишается обычной грамматической связности, а содержание текста передается упрощенными конструкциями, цифрами  или другими знаками.

2. Анкета

     Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.

     Постоянной  информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень указанных признаков и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.

     Например:

     Приказ  о приеме на работу

     т. __________________________________

     Табельный номер ____________________

     Фамилия ____________________________

     Имя _______________________________

     Отчество ___________________________

     Вид приема _________________________

     Должность __________________________

     Структурное

     подразделение ______________________

     Оклад ______________________________

     Дата  приема ________________________

     Основание __________________________

     В отдельных случаях наименования признаков могут быть расположены  горизонтально.

     Например: Фамилия ____________ Имя _________ Отчество ________

     При построении анкет следует стремиться к выражению постоянной информации словосочетаниями, в которых опорное  слово - существительное, которое стоит  в именительном падеже. При заполнении анкет грамматическая форма и  значение переменной информации определяются значением и формой выражения  постоянной информации.

     Например: Приказ о поощрении

         Табельный номер  0243

         Фамилия    Петров

         Имя    Иван

         Отчество    Владимирович

         Должность   ст. научн. сотрудник

         Структурное   отдел экономических исследований

         подразделение

         Мотив поощрения  досрочное выполнение планового задания

         Вид поощрения  благодарность

         Основание   Докладная записка зав. отделом.

         Дата поощрения  01.02.11

3. Таблица

     Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Таблица имеет  два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки.

     Обобщенные  наименования признаков в таблице  составляют заголовок и подзаголовки граф (головка), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк  таблицы, расположенных в крайней  левой графе (боковик).

     Например:

 Заголовок и  подзаголовки граф, заголовок строк  являются постоянными частями текста и вносятся в форму документа  при ее изготовлении.

     Графа "Заголовок строк" должна содержать  обобщенное наименование объектов, описываемых  в таблице, а подзаголовки строк - наименования конкретных объектов.

     Наименования  признаков рекомендуется располагать  в порядке, последовательно раскрывающем информационные характеристики объектов.

     Заголовки и подзаголовки строк и граф таблицы  должны быть сформулированы в максимально  лаконичной форме: в виде отдельного слова в именительном падеже или  словосочетания с опорным словом в именительном падеже.

     Например: 

     В тех случаях, когда перечень объектов, сопоставляемых в таблице, известен, их наименования (подзаголовки строк) могут быть внесены в таблицу  как постоянная информация.

     Например:

 Клетки, образующиеся пересечением строк и граф, заполняются  переменной информацией, представляющей характеристику конкретного объекта  по одному из признаков.

     В том случае, когда наименования признаков  таблицы не исчерпывают специфики  объектов описания, в таблицу вводится графа "Примечания".

4. Сочетание различных форм представления текста

     При унификации управленческих документов возможно сочетание в одном документе  различных форм представления текста.

     Например, сочетание анкеты и таблицы в  спецификации:

     Управление (контора)

     по  расчетам ___________________________

     Фондодержатель ___________________

     Покупатель,

     грузополучатель, его адрес ___________________________________  

 Сочетание связного текста (трафарета) с таблицей в письме:

     Гарантийный срок возврата материалов, полученных Вами в 19__ г. по накладной от 00.00.00 N _________ истек 00.00.00.

     Просим  вернуть указанные материалы  до 00.00.00 

2.  Постановление

     Постановление (решение) – это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегиальным органом: коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д.

     Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

     В констатирующей части дается обоснование  предписываемых действий, то есть причины  издания постановления. В необходимых  случаях делается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки постановления. Если поводом послужил другой документ – в тексте приводятся полные сведения о нем. В качестве обоснований может выступать  формулировка целей и задач, стоящих  перед организацией, описание фактов и событий. Констатирующая часть  может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

     Текст распорядительной части начинается ключевым словом «постановляет» (обязательным является употребление перед ним наименования коллегиального органа), после него ставится двоеточие. Распорядительная часть начинается с новой красной строки, разбивается на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, текст излагается от третьего лица единственного числа. Подписывает постановление председатель и секретарь.

     Обязательными реквизитами в данном документе  будут являться:

     - Государственный герб Российской Федерации (при издании постановления, например, государственными комитетами);

     - герб субъекта Российской Федерации (например, Правительством города Москвы);

     - эмблема организации или товарный знак;

     - наименование организации;

     - наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ);

     - дата документа;

     - регистрационный номер документа;

     - место составления или издания документа (например, г. Москва);

     - заголовок к тексту (О чем постановление);

     - текст документа;

     - подпись;

     - печать.

     Также при необходимости имеют место:

     - гриф ограничения доступа к документу

     - гриф утверждения документа

     - резолюция

     - отметка о приложении (обычно прописывается в тексте постановления)

     - отметка о контроле

Список  литературы

     1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» № 1490ФЗ от 27.07.2006 г.

     2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.

     3. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).- М.: ЗАО "Бизнес-школа Интел-синтез".- 2002.

       Приложение