Документационное обеспечение управления (ДОУ)

1. Документационное  обеспечение управления (ДОУ)

Делопроизводство  или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами –  является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.  

Для того чтобы оказать  помощь сотрудникам  различных компаний в решении проблем, связанных с созданием  документов и организацией работы с ними, консалтинговая группа "ТЕРМИКА" выбрала одним  из направлений своей деятельности документационное обеспечение управления и архивное дело.  

В соответствии с этим консалтинговая группа "ТЕРМИКА" предлагает различные  линейки программных  продуктов в сфере  ДОУ и архивного  дела как собственного производства, так  и разработки своих партнеров и предоставляет полный комплекс услуг, начиная от нормативно-методической поддержки ДОУ и обучения основам делопроизводства, заканчивая автоматизацией, включающей проведение обследования, разработку регламентов и инструкций, настройку и внедрение автоматизированных систем, а также обучение пользователей и системных администраторов.  

Предоставление  подобного многообразия программных продуктов  и услуг предполагает тесное взаимодействие сотрудников компании с другими профессиональными  специалистами в области ДОУ. Поэтому консалтинговая группа "ТЕРМИКА" сотрудничает с Федеральным архивным агентством (Росархивом), Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), Высшей школой документоведения и документационного обеспечения управления Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ), кафедрами "Документоведения и документационного обеспечения управления" различных вузов России, среди которых – кафедра Историко-архивного института РГГУ, а также разработчиками АСДОУ и другими заинтересованными авторами и компаниями.  

В данном разделе сайта, посвященном делопроизводству и электронному документообороту, содержится информация о программных  продуктах и услугах, предоставляемых  консалтинговой группой "ТЕРМИКА", а также информационные ресурсы: "Энциклопедия делопроизводства" и "Нормативные документы по делопроизводству". 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Нормативно-методическое регулирование ДОУ 

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.  

Данное  регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

организовать  документооборот;

обеспечить  хранение и использование  документов в текущей  деятельности.  

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.  

Нормативную базу делопроизводства составляют:

законодательные акты Российской Федерации  в сфере документации и информации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

нормативные правовые акты федеральных  органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного  обеспечения;

технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

общероссийские  классификаторы технико-экономической  и социальной информации;

унифицированные системы документации;

нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.  

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные  акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые  органами исполнительной власти субъектов  Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

РЕШЕНИЯ: 

С правовыми актами, нормативными, а также методическими документами в сфере делопроизводства и архивного дела можно ознакомиться, используя следующие информационные продукты:

Информационно-справочную систему архивной отрасли (ИССАО);

Информационную  систему архивистов России (ИСАР) – приложением к ИССАО.  

"Информационно-справочная  система архивной  отрасли" –  официальная база  данных Федерального  архивного агентства  (соглашение о  научно-техническом  сотрудничестве между  Росархивом, ВНИИДАД  и ЗАО "ТЕРМИКА"  от 18 марта 2003 г.) является уникальной и единственной информационной системой, содержащей нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела.  

Комплектование  раздела ИССАО "Нормативно-методические основы документационного  обеспечения управления" возложено после  согласования с Росархивом на Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), кроме этого информационную поддержку по ведению данного раздела оказывает кафедра "Документоведения и ДОУ" Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета (ИАИ РГГУ), благодаря чему в "Информационно-справочной системе архивной отрасли" собраны практически все правовые акты, нормативные документы и опубликованы уникальные методические рекомендации, регламентирующие технологию создания документов и организацию работы с ними.  

В приложение к ИССАО  – "Информационную систему архивистов России" – входят законодательные  акты и нормативно-методические документы субъектов  Российской Федерации, а также справочник по вузам России, готовящим студентов по специальности "032001 (350800) - Документоведение и документационное обеспечение управления" и справочник диссертационных советов по специальности "05.25.02 – Документалистика, документоведение, архивоведение". 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Разработка  нормативных документов по ДОУ 

Грамотно  документировать  информацию и эффективно вести работу с  документами можно  только при нормативной  регламентации технологических  процессов работы с документами  внутри организации.  

Основным  нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.  

Инструкция  по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.  

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные  документы в сфере  документации и информации, извлечь их них  полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с  документами в конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536) и взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.  

Кроме инструкции по делопроизводству в организации  должны быть также  утверждены положение  о службе документационного  обеспечения управления, устанавливающее  статус, функции, права, обязанность и  ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции.  

Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации. Общие требования, предъявляемые к номенклатуре дел, закреплены в части 3.4 "Основных правил работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).  

Также в организации  могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельными документом – правилами составления и оформления документов.  

РЕШЕНИЯ:  

При разработке в организации  нормативных документов по делопроизводству для изучения основ  законодательства в  сфере информации и документации можно использовать:

информационные  продукты:

"Информационно-справочную  систему архивной  отрасли" (ИССАО)  – официальную  базу данных Федерального  архивного агентства  (соглашение о  научно-техническом  сотрудничестве между  Росархивом, ВНИИДАД и ЗАО "ТЕРМИКА" от 18 марта 2003 г.), содержащую правовые акты, нормативные и методические документы, справочники и книги, посвященные делопроизводству и архивному делу;

"Информационную  систему архивистов  России" (ИСАР) –  приложение к ИССАО;  

раздел  сайта консалтинговой группы "ТЕРМИКА" "Нормативные документы по делопроизводству", содержащему основные документы.  

***  

Для изучения требований, предъявляемых в  организации к  нормативным документам по делопроизводству, можно воспользоваться  учебным курсом "Обучение и аттестация руководителей службы ДОУ, документоведов, секретарей и делопроизводителей", а именно его второй темой "Организация делопроизводственного обслуживания", содержащей методические материалы и контрольные вопросы по следующим процессам, а именно:

разработка  положения о службе делопроизводства;

разработка  должностных инструкций;

разработка  инструкции по делопроизводству;

организация рабочих мест. 
 
 

4. Документирование  информации и создание документов

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. При этом с термином "документирование" непосредственно связано понятие "документ", определение которого было сначала закреплено в Федеральном законе от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации", а потом уже и в ГОСТе Р 51141-98.  

Документ  является результатом  документирования и  определяется как  зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В настоящее время в качестве носителя используется бумага, наряду с которой также широко применяются магнитные носители, позволяющие использовать для документирования компьютерную технику.  

При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.  

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для  каждой разновидности  документов комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления официального документа. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Однако кроме данного стандарта существуют другие правовые акты и нормативные документы, положения которых должны соблюдаться при создании и оформлении документов.  

При подготовке документа  обычно сначала создают  его проект, который  проходит процедуру  редактирования и согласования. Проекты готовятся на стандартных листах бумаги. После согласования проекта документа всеми заинтересованными лицами документ окончательно оформляется и подписывается. При этом большинство организационно-распорядительных документов1: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны проходить процедуру окончательного оформления на бланках документов. Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа, или другими словами, можно сказать, что бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.  

Существует  несколько способов изготовления бланков документов: типографская печать, применение средств оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа.2  

РЕШЕНИЯ:  

При документировании информации для изучения основных правовых актов и нормативных документов, регламентирующих данный процесс, можно использовать:

информационные  продукты:

Информационно-справочную систему архивной отрасли" (ИССАО) –  официальную базу данных Федерального архивного агентства (соглашение о научно-техническом сотрудничестве между Росархивом, ВНИИДАД и ЗАО "ТЕРМИКА" от 18 марта 2003 г.), содержащую правовые акты, нормативные и методические документы, справочники и книги, посвященные делопроизводству и архивному делу;

Информационную  систему архивистов России" (ИСАР) – приложение к ИССАО; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. Организация и автоматизация  документооборота

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документооборот  – это движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому.  

Организация документооборота может  самостоятельно регулироваться и нормироваться. В разделе 3.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рекомендуется закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.  

В целях рациональной организации документооборота все документы  распределяются на документопотоки:

входящие, исходящие и внутренние документы;

регистрируемые  и нерегистрируемые документы;

направляемые  в вышестоящие  или подведомственные организации и  т.д.  

Характеристикой документооборота является его объем, под  которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.  

В документообороте, или  порядке движения документов в организации, можно выделить несколько  этапов:

экспедиционная  обработка документов, поступающих в  организацию;

предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

регистрация документов;

организация рационального движения документов внутри организации, включающая доведение  документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение  согласования и подписания проектов документов;

обработка исполненных и  отправляемых документов.  

В последнее время  большинство организаций  стараются автоматизировать документооборот  или хотя бы отдельные  его этапы, ведь автоматизированная технология движения документов имеет  ряд преимуществ  по сравнению с традиционной, а именно:

более быстрое движение документов в организации  и сокращение трудоемкости обработки документов, позволяющие повысить оперативность и  эффективность выполнения должностных обязанностей, а также качество принимаемых решений;

автоматическое составление сводок, отчетов, справок и реестров;

быстрый и результативный поиск документов как по одному атрибуту, так и по совокупности атрибутов;

автоматизированное  ведение контроля исполнения документов и как результат  – повышение исполнительской  дисциплины;

автоматическая  рассылка необходимого числа электронных  версий документов и  регистрационных  карточек и т.д.  

Однако  необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документооборота недостаточно только приобрести систему автоматизации, важным моментом при этом являются знания о документообороте и способности грамотно и рационально спроектировать движение документов в организации, которые позволять внедрить систему автоматизации документооборота и успешно ее эксплуатировать.  

РЕШЕНИЯ:  

Для изучения основных правовых актов и нормативных  документов, регламентирующих процесс организации  документооборота на предприятии Консалтинговая группа "ТЕРМИКА" предлагает использовать следующие информационные продукты:

Помощник  документоведа и  архивиста" – регулярно  обновляемая информационная система, включающая нормативные правовые и нормативно-технические  документы, регламентирующие технологии документирования информации, работы с документами и их хранения. Кроме того система содержит методические материалы, электронные версии книг и словарей по вопросам создания и оформления документов, организации документооборота, осуществления оперативного и архивного хранения документов. С подробной информацией о системе можно ознакомиться здесь;

o "Информационно-справочная  система архивной  отрасли" (ИССАО)  – официальная  база данных Федерального  архивного агентства,  содержащая правовые  акты, нормативные и методические документы, справочники и книги, посвященные делопроизводству и архивному делу, рекомендованная Росархивом к использованию в органах управления архивным делом, федеральных и государственных архивах, муниципальных архивах, службах документационного обеспечения управления (ДОУ) и архивах федеральных министерств и ведомств, органов исполнительной власти субъектов РФ, организаций, предприятий и т.д. С подробной информацией о системе можно ознакомиться здесь.

6. Обеспечение работы с кадровой документацией

Свои  особенности имеет  работа с кадровыми  документами, которые  имеют первостепенное значение для каждого  работника организации, так как они  подтверждают стаж и  место работы.  

Для правильного ведения  кадровой документации необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.  

РЕШЕНИЯ:  

Для грамотного ведения  кадровой документации по правилам, установленным  законодательством  Российской Федерации, а также для изучения правовых актов и нормативных документов о труде и быстрого поиска решений проблем, возникающих при оформлении трудовых отношений, можно использовать информационную систему "Помощник кадровика".  

Рис. 1. Титульная страница "Помощника кадровика"  

"Помощник  кадровика" предназначен  для специалистов  кадровых служб,  юристов, секретарей  и бухгалтеров,  занимающихся вопросами  оформления кадровых  отношений (прием  и увольнение сотрудников,  ведение личных  дел, составление  должностных инструкций и другие дела, связанные с вопросами управления персоналом), и состоит из следующих разделов:

"Законодательство  по кадровым вопросам" включает в себя  нормативно-правовые  документы, необходимые  в ежедневной работе  кадровых служб; 

"Справочник  кадровика" состоит из девяти подразделов, где тематически изложены возможные ситуации, возникающие в ежедневной работе кадровых служб, будь то досрочная трудовая пенсия, расчет заработной платы по гибкому графику или материальная ответственность работодателя;

"Кадровое  законодательство  в вопросах и  ответах" содержит  ответы на вопросы  по ведению кадрового  учета, при этом  информация дана  в виде консультаций  компетентных экспертов  – аудиторов, юристов; 

"Алгоритм  оформления трудовых  отношений" представляет  собой схему-таблицу с пошаговым описанием конкретных действий, которые необходимо совершить для решения возникшей задачи. Достоинством схематичного изложения является рассмотрение различных вариантов возможных действий в зависимости от исходных данных.

"Образцы  кадровых документов" содержит образцы актов, договоров, должностных инструкций, заявлений, трудовых договоров и других документов.

"Типовые  формы кадровых  документов" включает  унифицированные  формы, утвержденные  органами власти.

Рис. 2. Фрагмент алгоритма оформления трудовых отношений,

посвященный увольнению работника  

"Помощник  кадровика" интегрирован  с программным  продуктом "Кодекс: Система подготовки  документов", который  входит в типовую  поставку. Данная  интеграция позволяет  создать, вести  и хранить собственную базу внутренних документов организации.  

***  

Для изучения основ работы с кадровыми документами  можно использовать учебный курс "Обучение и аттестация руководителей  службы ДОУ, документоведов, секретарей и делопроизводителей", созданный на основе книги Кузнецовой Т.В. "Делопроизводство (документационное обеспечение управления". Девятая тема этого учебного курса посвящена особенностям работы с кадровыми документами.  

***  

Для решения задач, связанных  с автоматизацией кадрового учета  и ведения кадровой документации, можно использовать семейство программных продуктов "КАДРЫ", позволяющее автоматизировать процессы ведения:

организационно-штатной  структуры;

картотеки личных карточек;

картотеки командировок;

приказов  по личному составу;

табелей учета рабочего времени.  

Использование семейства программных  продуктов "КАДРЫ" позволяет существенно  повысить эффективность  работы кадровой службы за счет автоматизации  рутинных операций и  автоматического  формирования разнообразных  справок и отчетов. При этом гибкий механизм разграничения прав доступа обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности личных данных сотрудников, не усложняя при этом работу с системой.