Документационное обеспечение управления. 14

Содержание.

1.Документ. Нормативные документы, определяющие работу службы делопроизводства. Кто представляет службу делопроизводства в организации………………………………………………………………………3

2.Какие отметки проставляются на входящем документе во время работы с ним…………………………………………………………………………………7

3.Прием-передача  телефонограмм. Пример правильного  оформления телефонограммы…………………………………………………………………8

4.Основные  виды служебных писем, порядок  их составления и оформления. Пример  правильного оформления  письма-ответа…………………………..10

Список  литературы…………………………………………………………….15

Докуме́нт (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) — материальный носитель, содержащий, выражающий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

В узком  смысле, документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-то. Так, в праве под документом понимают письменный акт, составленный в предусмотренной законом форме и удостоверяющий факты юридического значения (рождение лица, получение образования, трудовой стаж). В исторической науке документом называется письменное свидетельство о чём-либо, чаще всего принадлежащие государственному аппарату или общественным организациям.¹

     Документационное  обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

     Рациональная  организация документационного  обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, - службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

     Служба  ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.

     Управление  делами, как правило, создается в  министерствах и ведомствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:

     секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат  коллегии, протокольное бюро;

     инспекция при руководителе;

     канцелярия, в состав которой могут входить: бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, контроля, экспедиция, бюро печати и размножения  документов;

     отдел писем (жалоб);

     отдел совершенствования работы с документами  и внедрения технических средств;

     центральный архив.

     Канцелярия  создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских  организациях. В ее состав, как правило, могут входить: подразделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан, секретариат, экспедиция, бюро печати и размножения документов, архив.

     Общий отдел создается в органах  власти и общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, но к ним добавляется еще протокольная группа.

     Состав  конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят прежде всего от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов  и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.² 

     Работа  службы ДОУ регламентируется следующими документами:

     положением  о службе ДОУ;

     инструкцией по делопроизводству;

     должностными  инструкциями работников ДОУ.

     Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной службы.

     Положение, как известно, имеет унифицированную  структуру текста и включает в  себя следующие разделы:

     1. Общие положения.

     2. Цели и задачи.

     3. Функции.

     4. Права и обязанности.

     5. Руководство.

     6. Взаимоотношения.

     7. Организация работы.

     Инструкция  по делопроизводству - основной документ, устанавливающий единый порядок  документирования и выбранную технологию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывается на основе общегосударственных нормативных документов (ГОСТов, ГСДОУ, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности организации делопроизводства в конкретной организации.

     Должностная инструкция является документом, регламентирующим организационно-правовое положение  работника в службе ДОУ. 
 

При поступлении  документа на нем проставляется  первая отметка, фиксирующая факт и  время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из даты получения документа и входящего учетного номера (индекса), присвоенного ему. Можно добавить сокращенное название организации, куда поступил документ.

Дата получения  является важным поисковым признаком  и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого  числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный  номер служит прежде всего для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления  фиксируются автоматически.³ 

     Телефонограмма

     Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение  записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей  аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

     Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

     наименование  учреждений адресанта и адресата;

     реквизит  “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

     номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

     должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

     номера  телефонов;

     текст и подпись.

     Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

     Телефонограмма  должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как  для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”. Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”

     Телефонограммы  пишутся подобно телеграммам  кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

     Желательно, чтобы организация имела специальные  бланки для входящих и исходящих  телефонограмм.

     Телефонограмма  составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнителями.  

     Пример  оформления телефонограммы.

ТЕЛЕФОНОГРАММА

12.05.2010 №________ 12час.30мин.

(для исходящих)

Ответственному  секретарю

приемной  комиссии

В.Г. Кошкидько

Тел.27-49-22 

     Прошу обеспечить явку тестологов из числа  преподавателей ТРТУ,

задействованных в проведении единого государственного экзамена, на

инструктаж, который состоится 15.05.2002 в 17.00 в помещении  школы № 14. 

Начальник управления образования       личная подпись                                  А.П. Григорян 

Передал:       должность, фамилия, номер телефона 

Принял:       должность, фамилия, номер телефона 

12.05.2010 12час.35мин.                         (для входящих)

Служебные письма

      Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями  и предприятиями по различным вопросам.⁴

      По  содержанию и назначению письма могут  быть  информационные, гарантийные,   рекламационные, коммерческие, письма -запросы, письма-приглашения   и т. д.

      Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения. 
Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг. 
В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д. 
Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги. 
В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.

Правила оформления служебных  писем

      1. Служебные письма оформляются  на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

      2. В состав служебного письма  входят следующие реквизиты: 

адресат 
дата 
индекс документа 
ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом 
заголовок к тексту 
текст 
возможно отметка о наличии приложения 
подпись 
фамилия и телефон исполнителя

      3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

      4. Рекомендуемый объем делового  письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

      5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

      6. Служебное письмо может быть  адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица  - в дательном:

АО "Глория" 
Отдел сбыта

      или

АО "Глория" 
Начальнику отдела сбыта 
О.И.Бендеру

      После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО "Глория" 
Начальнику отдела сбыта 
О.И.Бендеру 
123100 Москва 
Краснопресненская, 12

      7. Если письмо одного содержания  направляется нескольким адресатам,  сначала оформляется адрес основного  получателя, затем перечисляются  другие. На одном письме можно  размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

      8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом.  Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным.  Он   формулируется обычно так: "Об изменении ...", "О создании ...", "О проведении ..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.

      9. Текст письма рекомендуется разбивать  на две части - вводную и  основную:

- в вводной  части указываются причины вызвавшие  составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы; 
-  в основной части формулируется основная цель письма.

      10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

      11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка. ⁵ 
 
 
 

Образец оформления делового письма

Список  литературы.

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практ. пособие с образцами документов. - М.: Бизнес-школа, 2000. -224 с.
2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. - 4-е изд., испр. и доп. -М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 1999. - 256 с.
3. Рогожин М. Ю. Делопроизводство. Издательство "ИндексМедиа", 2006.-234с.
4. Сологуб О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие. Издательство "Омега-Л", 2007.-187с.
5. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. - М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ» 1994 -85с.