МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ  И  НАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

  ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

  ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ 
 

ФИЛИАЛ  В Г.ИШИМЕ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 

          по предмету:  Документационное обеспечение управления   
 
 

Выполнил: студент 1 курса ОЗО

     Специальность «ГМУ»

Мастуненко  В.Б.    

Проверил(а):     

Ишим 2008

Содержание

1. Правила  формирования дел,  передаваемых на  архивное хранение

     Формирование  дел – это группирование исполненных  документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

     В организациях дела формируются централизованно в службе ДОУ или децентрализовано в структурных подразделениях. Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе ДОУ. Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, в планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

     Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ. Заведующий архивом организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь в формировании дел, а также руководит проведением этой работы.

     При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

     ● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы  в соответствии с заголовками  дел по номенклатуре;

     ● включать в дело по одному экземпляру документа;

     ● помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;

     ● помещать приложения вместе с основными  документами;

     ● группировать в одно дело документы  одного календарного года, за исключением  переходящих дел;

     ● раздельно группировать в дела документы  постоянного и временного сроков хранения.

     В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

     Внутри  дела документы должны быть расположены  так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

     Дела  заводятся по хронологическому, тематическому  признаку или их сочетанию.  Входящие  документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

     Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с  относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в  одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и соответственно подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

     ■ Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

     ■ Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

     Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными  актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

     ■ Протоколы в деле располагаются  в хронологическом порядке по датам их составления.

     ■ Документы в личных делах располагаются  по мере их поступления.

     ■ Лицевые счета по заработной плате  сотрудников группируются в самостоятельные  дела и располагаются в них  в алфавитном порядке фамилий.

     ■ Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

     ■ Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется  в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении  переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

     ■ Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные  расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

     По  истечении одного года после завершения дел делопроизводством проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций в архив поступают документы не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.

     В архив должны поступать документы  в упорядоченном состоянии, срок хранения которых составляет 10 и  более лет.

     Документы, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся в  соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения (например, в кадровой службе, бухгалтерии и др.) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения согласно перечням, после чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.

     В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации» под упорядочением  архивных документов понимается комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, устанавливаемыми специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной  власти.

     В течение установленных сроков организация  обязана обеспечивать сохранность дел и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

     Документы, оформленные в соответствии с  Основными правилами работы архивов  организаций, передаются в архив организации по описи.

     Подготовка  документов к длительному  хранению включает:

     ● проведение экспертизы ценности документов;

     ● оформление дел;

     ● составление описей и научно-справочного аппарата к нему (исторической справки, предисловия, указателей, оглавлений, списка сокращенных слов).  
 
 
 
 
 

Резюме

3. Правила ведения делового телефонного разговора, когда звоните вы

     Прежде  чем куда-либо звонить желательно ответить себе на три вопроса:

     1) имеется ли однозначная потребность  звонить?

     2) обязательно ли знать ответ  партнера?

     3) нельзя ли поговорить с партнером  при личной встрече?

     Набирая номер абонента, прежде всего, следует точно знать, с какой целью вы собираетесь звонить:

     1) хочу ли я просто поддержать  контакт и обменяться мнением с коллегой?

     2) хочу ли я кое-что вспомнить  или установить новую связь?

     3) хочу ли я получить информацию  или передать ее?

     4) хочу ли я поделиться идеей  и попросить ее оценить?

     5) хочу ли я убедить партнера  в своих намерениях и поближе познакомить со своими проектами?

     Перед тем как позвонить в другой город или солидным партнерам  необходимо набросать на листке бумаги основные пункты предстоящего разговора, чтобы в волнении или в спешке не упустить отдельные важные моменты.

     Оптимальное время для телефонного звонка выбирается по трем признакам, вместе взятым: а) когда, по вашему предположению, ваш звонок будет удобнее для  абонента; б) когда к нему проще  дозвониться; в) когда вам будет удобнее позвонить. Но при этом надо стараться не отвлекать людей звонками в первой половине рабочего дня. Не следует сбивать их с рабочего ритма.

     Наиболее  благоприятное для телефонных звонков  время — с 8.00 до 9.30, с 13.30 до 14.00, после 16.30. В другие часы длительность решения вопроса по телефону почти удваивается. Но позвонить предварительно, только для того, чтобы условиться о времени предстоящих переговоров, допустимо и в первой половине рабочего дня. Предупреждать о своем звонке желательно заблаговременно.

     Когда вас соединят, не следует уточнять, кто у телефона. Надо назвать свою фамилию и поздороваться, прежде чем начать непосредственный разговор. Если вы звоните в фирму после долгого перерыва, желательно после фамилии назвать свои имя и отчество, чтобы не поставить того, кому вы звоните, в неловкое положение. Разговор обычно начинается словами: «Вам звонит...», «К вам обращается...», «Вас беспокоит...» и т. п.

     Когда взявший трубку не назвал ни себя, ни свое учреждение, тогда начало разговора можно построить по такой схеме: «Это фирма «Кристалл?» ...Это Васильев (после получения утвердительного ответа). Здравствуйте (после ответа: «Здравствуйте») ...попросите Васильева».

     Если  вас спросят, откуда вы, надо отвечать четко. На вопрос о предмете разговора постарайтесь обозначить примерную тему. Разговаривайте только с тем, кто принимает решения.

     Очень важно начать разговор без напряжения. Для этого необходимо связывать каждый последующий вопрос с предыдущим, как при обычной беседе. Из ответов нужно быстро выделить информацию о потребностях клиента.

     Здесь вы должны перейти к следующему этапу  беседы — убеждению. Расскажите о своей фирме и ее услугах. Надо убедить клиента в том, что вы выполните услуги в строгом соответствии с требованиями. Расскажите о выгодах от работы с вами.

     При разговоре по телефону, следует иметь в виду, что вы лишаетесь одного из важнейших средств передачи информации — мимики и жестов, зато усиливается значение таких элементов невербальной речи, как момент, выбранный для паузы и ее продолжительность, молчание, усиление или ослабление шумового фона, интонация, выражающая согласие или несогласие. Поэтому обращайте внимание не только на то, что говорит собеседник, но и на то, как он это говорит, чтобы понять, в каком настроении он находится. Так, очень много значит, как быстро он снимает трубку. Это позволяет более или менее точно судить о том, насколько он занят, как близко от него стоит аппарат, до какой степени заинтересован, чтобы ему позвонили.

     Разговаривая  с собеседником, внимательно слушайте и не прерывайте его. Не возражайте «в лоб», если желаете добиться благоприятного исхода беседы. Говорите спокойным голосом и постарайтесь придать ему приятную интонацию. Чаще улыбайтесь, собеседник этого не видит, но чувствует. Избегайте монотонности, меняйте темп и интонацию разговора. Не говорите слишком быстро или медленно, попробуйте «подстроиться» под темп собеседника. Если он не понимает, не раздражайтесь и не повторяйте свою мысль теми же словами, найдите новые.

     Деловой разговор требует краткости, поскольку  от длительных разговоров по служебному телефону обычно страдают интересы дела. Поэтому по служебному телефону надо говорить, не отнимая много времени у себя и вашего собеседника. Обычная норма продолжительности такого разговора — 3 минуты. Полезно на листе бумаги предварительно наметить, какие вопросы будут поставлены на обсуждение, какие аргументы будут привлечены, какие предложения целесообразны.

     Многие  телефонные разговоры часто длятся очень долго потому, что оба  партнера имеют трудности с их завершением. Когда приходит время заканчивать разговор и прощаться, следуют правилу: кто первый начал разговор, т. е. кто позвонил, тот и должен его заканчивать.

     После разговора следует уяснить, все  ли нужное было сказано, и не стоит  ли кому-либо передать полученные сведения. Желательно точно записать итог разговора, а также то, что вы обещали сделать.

     Не  забудьте еще раз поблагодарить  собеседника, если он поздравил вас с чем-то или сообщил приятные сведения. Если считаете нужным, заверьте собеседника, что вы всегда рады его звонку и личной встрече, или просто попрощайтесь и пожелайте всего хорошего. 
 
 

4. Опишите правила придания факсу юридической силы

        В современном гражданском обороте передача документов посредством факсимильной связи (факса) получает все большее распространение как при заключении договоров, так и в процессе их реализации. Это обусловливает необходимость адекватной правовой оценки полученных таким образом документов, решения вопроса об их юридической силе и возможности использования в качестве средства доказывания при рассмотрении споров в суде.

      Зачастую  контрагенты в договоре прописывают  условия о придании юридической  силы соглашению, заключенному посредством  факсимильной связи, либо о совершении таким образом юридически значимых действий в процессе исполнения сделки. Вместе с тем при возникновении спора стороны могут столкнуться с определенными неблагоприятными последствиями.

      Для придания факсимильному документу  юридической силы необходимо одновременное  соблюдение следующих условий.

      Во-первых, использование для совершения сделки факса допускается в случаях, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Одновременно возникает вопрос о форме такого соглашения. Поскольку использование факсимильных документов становится возможным только после достижения указанного соглашения, то данное соглашение не может быть заключено иначе как путем собственноручного подписания уполномоченным лицом контрагента. Соглашение может быть оформлено составлением одного документа, в том числе включением данных условий в текст договора, или обменом письмами в оригинале, подтверждающими придание юридической силы факсимильным сообщениям. Встречающиеся в коммерческом обороте при совершении сделок случаи взаимного обмена по факсу договорами, содержащими подписи, печати сторон и включающими условие о придании юридической силы переданным таким образом документам, нельзя признать надлежащим соблюдением письменной формы, так как, любое соглашение, в том числе указанная оговорка в тексте договора, становится юридически значимым лишь при наличии уже заключенного соглашения об использовании факса.

      Во-вторых, наличие возможности достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ). В частности, данное условие достигается при отправке по факсу оригинала документа через почтамт (подобная услуга имеется в большинстве отделений).

      Безусловно, факсимильный документооборот имеет  существенное значение в современной  коммерческой практике, требующей максимальной оперативности. Вместе с тем использование подобного рода документов должно осуществляться с соблюдением предусмотренных законодательством требований, необходимых для придания им юридической силы, либо сопровождаться одновременной почтовой отправкой оригиналов документов. В противном случае стороны рискуют при возникновении спора остаться без надлежащих письменных доказательств. 
 
 

Список литературы

1. Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М. Современное делопроизводство. — СПб., изд. «Питер», 2004. — 256 с.
2. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности. - Москва: ИНФРА-М, 2001г.
3. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. - Москва; Новосибирск: ИНФРА-М, 2001.
4. Кошелева Е.А. Формирование дел и подготовка их к архивному хранению // «Секретарь-референт», № 2 2008.
5. Кузин Ф. А. Культура делового общения: Практическое пособие. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2002.- 320 с.
6. Павлюк Л. В. Справочник по делопроизводству. - 10-е изд. - СПб: ИД Герда, 2006. -384 с.