Введение 2

Глава 1. История документирования деятельности акционерных  обществ 4

Глава 2. Характеристика отдельных  видов и разновидностей документов акционерного общества 7

2.1 Организационно-распорядительные  документы акционерного  общества 7

2.2 Особенности учредительных  документов 10

2.3 Особенности оформления  деятельности коллегиальных  органов. Протоколы. 13

Глава 3. Особенности документирования деятельности акционерных  обществ 15

3.1 Документирование  процесса государственной  регистрации акционерных  обществ 15

3.2. Правила документирования  общего собрания  акционеров 17

3.3. Особенности утверждения  внутренних документов  акционерного общества 20

3.4 Особенности хранения  документов в акционерном  обществе 21

Заключение 25

Библиографический список 26 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Тема  данной контрольной работы - документирование деятельности одной из самых распространенных организационно-правовых форм в российской экономике, акционерного общества.

     Эта тема актуальна, прежде всего, потому, что документы, являясь основой  для организационного оформления деятельности общества, требуют постоянного совершенствования  и соответствия действующему законодательству.

     Это обуславливает непрерывную работу законодательных органов над  проработкой и корректировкой нормативной  базы по вопросам создания, реорганизации  и ликвидации акционерных обществ.

     С переходом к рыночной экономике  они вновь получили распространение. Это объясняется не только приспособленностью этой организационно-правовой формы  к условиям рыночной экономики, но и  тем, что приватизация государственных  и муниципальных предприятий  проводилась, как правило, путём  преобразования в акционерные общества.

     Основным  законодательным актом, регулирующим деятельность обществ, является Закон  «Об акционерных обществах». Этот закон, являясь главным документом, достаточно полно регламентирует вопросы  создания и ведения многих документов акционерного общества.

     Контрольная работа включает в себя введение, оглавление, три главы, состоящие из восьми разделов, заключение, библиографического списка.

     Введение  содержит обобщение материала, причину  выбора данной темы, подробный разбор использованных источников и литературы. Во введении поставлены цель и задачи работы.

     Первая  глава посвящена истории документирования деятельности акционерных обществ. Исследуются причины возникновения  различных видов документов, среди  которых выделяются развитие производственных сил и деловых связей.

     Вторая  глава, состоящая из трех разделов, включает в себя характеристику отдельных  разновидностей документов акционерного общества. Проводится анализ организационно-распорядительных и учредительных документов, протоколов, дается подробный разбор их особенностей и порядок их использования.

     В заключительной главе, включающей четыре раздела, освещены особенности документирования деятельности акционерных обществ. Дается описание порядка государственной  регистрации обществ, документирования общего собрания акционеров, утверждения  внутренних документов, порядка и  сроков хранения документов общества.

     Заключение  посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу  результата их решения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. История документирования деятельности акционерных обществ

     Реформирование  российской экономики в 90-х гг. XX века привело к появлению и  быстрому развитию такой формы организации  капитала, как акционерное общество. Необходимо отметить, что первые акционерные  компании возникли в начале XIX века. На 1 января 1807 года в России было зарегистрировано 5 компаний. В СССР первые акционерные  общества были созданы ещё в период нэпа, но уже в 30-е годы были в основном ликвидированы или стали полностью  государственными. Специфика акционерных  компаний проявлялась и в создававшихся  в них документах¹.

     Основным  документом, определяющим статус организации, размер акционерного капитала, органы управления компанией, права акционеров и т.п. был устав. Количество разделов устава варьировалось в зависимости  от целей, функций, размеров предприятия.

     Наряду  с уставом для учета акционеров составлялась ведомость, которая содержала  сведения об имени, фамилии и звании подписчика, месте его жительства, числе акций, сумме подписки и  внесенных суммах.

     Для нормативно-правовой регламентации  деятельности ведущих сотрудников  разрабатывались должностные инструкции, которые состояли из следующих разделов: права, ответственность, кому подчиняется  и кем руководит. Подписывали  документ председатель и секретарь  коллегиального органа.

     В XIX веке широкое распространение  получил такой вид документа, как заявление. Для акционерных  обществ были характерны следующие  виды заявлений: о выдаче аванса, оказании денежной помощи; о трудоустройстве, увольнении и переводе; с указаниями специалистов на недостатки производства или нехватку рабочей силы. Верность содержащихся в заявлении сведений удостоверялась Волостным правлением. Часто на обороте заявления свое мнение высказывало должностное  лицо, курирующее данный вопрос.

     _______________________________

     ¹ Дюпина Л.Е. Из истории документирования деятельности акционерных обществ: учеб. для вузов. – М.: 2001. – С. 15-20.

     Документ, информировавший об имевших место  событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации, которые требовали решения, получил название «служебная записка». Текст служебной записки состоял из двух или трех смысловых частей. В первой излагались факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализировалась сложившаяся ситуация, приводились возможные варианты выхода из ситуации. В третьей части указывались выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять руководству общества.

     Необходимости передоверия прав на совершение определенных действий другим лицам. Наиболее распространенными были нотариальные доверенности, составлявшиеся на гербовой бумаге. В тексте указывалось, кем выдана доверенность, фамилия нотариуса, дата и порядковый номер, суть поручения. В конце нотариус ставил штамп, содержащий трафаретный текст, подписывал документ и скреплял его печатью.

     Широкое распространение в акционерных  компаниях получил документ, в  котором излагалась просьба - прошение. Прошение составлялось на имя руководителя, после чего указывался проситель, вид  документа и излагалось существо вопроса. После основного текста Волостное правление «подписью  и приложением печати» удостоверяло верность сведений, содержащихся в  документе.

     Появление телеграфа привело к распространению  такого вида документа, как телеграмма. В телеграмме указывали, из какого и  в какой пункт она отправлялась, номер, дату, время, должность и подпись  лица, принявшего телеграмму, количество слов, разряд и служебные отметки².

     Одновременно  с телеграммой оформлялась расписка, которая содержала фамилию адресата и номер телеграммы. Входящие и исходящие телеграммы регистрировались. В регистрационную форму заносились сведения о дате, адресате, регистрационном и исходящем номерах, примечаниях; давалось краткое содержание.

     _____________________________

     ^2. Дюпина Л.Е. Из истории документирования деятельности акционерных обществ: учеб. для вузов. – М.: 2001. – С. 35.

     Особую  роль в функционировании акционерных  обществ составляла переписка. Исходящая  корреспонденция часто составлялась на специальном бланке организации  с угловым расположением реквизитов. В левом верхнем углу обозначалось наименование организации, адрес, номер. В верхнем правом углу ставилась  дата, указывался адресат. Далее следовал текст, указание должности и подпись  автора.

     Начало  коммерческого письма могло содержать  ссылку на последнее письмо: «Скрестившись  с письмом нашим», «Согласно приказу  Вашему от...», «Удостоверяя получение Вашего почтового письма...», а в сопроводительных письмах использовалась формула: «При сем препровождаем...».

     Важной  функцией акционерных компаний было документирование трудовых правоотношений. Информация о дате рождения, месте  проживания, уровне образования, семейном положении, времени поступления  и увольнения фиксировалась в  личном листке по учету кадров. Там  же в графе «отметки» содержались  сведения о возрасте детей, номере расчетной  книжки, истории трудовой деятельности рабочего на предприятии и номере выданной справки.

     В паспортной книге указывалась информация о месте проживания, звании, уровне образования, возрасте, времени поступления  и увольнения. В графе «виды  на жительство» отмечали данные паспорта, удостоверения или метрического свидетельства. Кроме того, указывалась  причина увольнения, а в примечании - семейное положение.

     Текст трудовых соглашений начинался с даты, указания сведений о работнике, после чего следовали условия поставки и подпись работника.

     Представленные  документы можно подразделить на три основные группы: информационно-справочные, бухгалтерские и кадровые документы, которые свидетельствуют о высокой  деловой активности.

     В конце XIX-начале ХХ веков в акционерных  обществах сложились определенные правила составления, оформления, обработки  и хранения документов, сформировались специальные системы документации.

Глава 2. Характеристика отдельных видов  и разновидностей документов акционерного общества

2.1 Организационно-распорядительные документы  акционерного общества

     Организационно-распорядительные документы - вид документа, в котором  фиксируется решение административных и организационных вопросов, а  также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования  деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений  и должностных лиц. Все организационно-распорядительные документы входят в Общероссийский классификатор управленческой документации (далее - ОКУД)³.

     В акционерных обществах, как и  в других коммерческих организациях, существуют следующие виды организационных  документов:

     - Уставы;

     - Положение;

     - Правила;

     - Инструкции;

     - Должностные инструкции;

     - Штатное расписание;

     - Структура и штатная численность.

     Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия  или свод законов, договоров, положений  по определенному вопросу⁴.

     В уставе акционерного общества должно определяться «наименование общества, место его нахождения, порядок  управления деятельностью общества, а также другие сведения, предусмотренные  законом для юридических лиц  соответствующего вида».

     Устав общества должен и может содержать  сведения, предусмотренные и не противоречащие не только закону «Об акционерных  обществах», но и иным федеральным законам.

     _____________________________

     ^3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, ст.38

     ^4. Краткий словарь видов и разновидностей документов. - М.: ВНИИДАД, 1974. - С.43

     Именно  в уставе прописаны все основные организационные моменты работы акционерного общества, в нем заложены принципы работы организации⁵.

     Положение определяется, во-первых, как правовой акт, устанавливающий основные правила  деятельности общества. Во-вторых, как  свод правил, регулирующих определенное направление деятельности в данном случае коммерческое). Акционерные  общества на основании устава разрабатывают  положения для своих филиалов и представительств, в которых  определены задачи, функции, права, порядок  организации работы и др.

     Положения бывают не только индивидуальными, но и типовыми и примерными, которые  разрабатываются вышестоящей организацией для однотипных подведомственных структур⁶.

     Положение входит в альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов. Структура текста положения следующая: общее положение, основные задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения (связи) контроль, проверка и ревизия деятельности, Реорганизация и ликвидация.

     Наиболее  часто встречаемая разновидность  положения - положение о структурном  подразделении. Оно разрабатывается  на каждый отдел во всех организациях.

     В акционерном обществе, руководимом  Советом директоров, разрабатывается  Положение о Совете директоров, в  котором закрепляются статус Совета, его компетенция, порядок избрания Совета, полномочия его членов и  срок их полномочий, порядок созыва заседаний и формирования повестки дня, порядок проведения заседаний  и принятия решений, ведения протокола, ответственность членов Совета директоров и другие организационные вопросы.

     Правила как вид организационного документа  разрабатываются тогда, когда необходимо определить, как должна вестись работа, в какой последовательности.

     ______________________________

     ^5. Надершина М.Д. Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон»

     ^6. Об акционерных обществах (№ 120-ФЗ от 07.08.2001) // Секретарское дело. -  2002. - № 4 - С. 19

     Правила внутреннего распорядка организации - локальный нормативный акт общества, регламентирующий в соответствии с  Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации⁷.

     Инструкция - подзаконный правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения  порядка применения законодательного акта, приказа руководителя; в широком  смысле - указание технического порядка.

     Инструкции  могут быть индивидуальными и  типовыми.

     Должностная инструкция определяет организационно - правовое положение работника, его обязанности, права, ответственности.

     Структура и штатная численность - правовой акт, составление которого предусматривается  уставом общества. В нем устанавливается  состав подразделений (отделов) и штатная  численность каждого отдела и  всего общества в целом. В этом документе перечислены названия структурных подразделений (отделов) с их кодами и штатная численность. Текст дается в табличной форме.

     Штатное расписание - не только организационный, но и первичный учетный документ, его форма входит в Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.

       В штатном расписании устанавливаются:  структурные подразделения (наименование  и код), профессия (должность), количество  штатных единиц, оклад (тарифная  ставка), надбавки, месячный фонд  заработной платы⁸.

     Штатное расписание утверждается приказом руководителя общества.

     Создание  распорядительной документации связано  с необходимостью принять акт  по основным вопросам компетенции и  деятельности общества. Распорядительные документы решают управленческие функции  и подчиняют цели повседневного  руководства производственной деятельностью  данного общества.

     __________________________________

     ^7.Кузнецова Т.В. Организационные документы // Секретарское дело. – 2003.-  № 11. - С.6-9.

     ^8. Вялова Л.М. О некоторых аспектах состава и оформления организационно-распорядительных документов // Секретарское дело. – 2001. -  № 1. - С.21-24.

2.2 Особенности учредительных документов

     Для акционерного общества основным учредительным  документом является устав, требования которого обязательны для исполнения всеми органами общества и его  акционерами.

     В уставе юридического лица должны быть указаны:

     - наименование юридического лица;

     - место его нахождения;

     - порядок управления деятельностью общества;

     - условия о категориях выпускаемых акций, их номинальной стоимости и количестве;

     - размер уставного капитала общества;

     - права акционеров;

     - состав и компетенция органов управления обществом и порядок принятия ими решений;

     - иные сведения, предусмотренные законом об акционерных обществах. По закону устав регламентирует также права, предоставляемые акциями, ограничивает право общества размещать дополнительные акции при отсутствии в уставе этих положений.

     Помимо  вышеперечисленного устав акционерного общества содержит:

     - тип общества (открытое или закрытое);

     - порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;

     - сведения о филиалах и представительствах общества;

     - иные положения, предусмотренные настоящим Федеральным законом.

     Уставом общества могут быть установлены  ограничения количества акций, принадлежащих  одному акционеру, и их суммарной  номинальной стоимости, а также  максимального числа голосов, предоставляемых  одному акционеру⁹.

     ___________________________

     ^9. Мосеев Р.Н. Информационно-справочные документы в англоязычном делопроизводстве // Секретарское дело. – 2003. -  № 11. - С. 11

     Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным  законам.

     По  требованию акционера, аудитора или  любого заинтересованного лица общество обязано в разумные сроки предоставить им возможность ознакомиться с уставом  общества, включая изменения и  дополнения к нему. Общество обязано  предоставить акционеру по его требованию копию действующего устава общества. Плата, взимаемая обществом за предоставление копии, не может превышать затрат на ее изготовление.

     Внесение  изменений и дополнений в устав  общества или утверждение устава общества в новой редакции осуществляется по решению общего собрания акционеров. Внесение в устав общества изменений, связанных с уменьшением уставного  капитала общества, осуществляется на основании решения об уменьшении уставного капитала общества, принятого  общим собранием акционеров. Могут указываться предмет и цели деятельности общества.

     В уставе определяется не только порядок  избрания годовым общим собранием  акционеров членов совета директоров (наблюдательного совета), но и порядок  созыва и проведения заседаний совета директоров (наблюдательного совета), порядок принятия решений и количественный состав.

     Устав также может устанавливать требования, предъявляемые к лицам, избираемым в состав совета. Устав общества определяет кворум для проведения заседания  совета директоров (наблюдательного  совета), но закон вводит ограничение - не менее половины от числа избранных  членов совета директоров¹⁰.

     Устав может предусматривать право  решающего голоса председателя совета директоров общества при принятии советом  директоров общества решений в случае равенства голосов членов совета директоров.

     Конкретизирован порядок внесения в устав общества изменений, связанных с созданием  филиалов, открытием представительств общества и их ликвидацией.  

     _________________________________________

     ^10. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред. ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ), ст.11, ст.12

     Изменения вносятся на основании решения совета директоров (наблюдательного совета). Закон обязывает общества указывать  в уставе сведения об использовании  в отношении общества специального права на участие Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или  муниципального образования в управлении обществом («золотая акция»)¹¹.

     Другой  учредительный документ акционерного общества - учредительный договор.

     Учредители  акционерного общества заключают между  собой договор, определяющий порядок  осуществления ими совместной деятельности по созданию общества, размер уставного  капитала общества, категории выпускаемых  акций и порядок их размещения¹².

     Договор о создании акционерного общества заключается  в письменной форме.

     В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое  лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия  передачи ему своего имущества и  участия в его деятельности.

     Договором определяются также условия и  порядок распределения между  участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава¹³.  
 
 
 
 

     ______________________________

     ^11. Надершина М.Д. Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «Об акционерных обществах» // «Секретарское дело». – 2001. - № 1. - С 30.

     ^12. Надершина М.Д. Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об акционерных обществах» (№ 120-ФЗ от 07.08.2001 г.) // «Секретарское дело». – 2002. - № 4. -С 19.

     ^13. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред. ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ, ст.11,12

2.3 Особенности оформления деятельности  коллегиальных органов. Протоколы.

     Протокол  – организационно - распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

     Протокол, как правило, ведется во время  заседания. В его формуляр входят: наименование учреждения - автора, указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

     Текст протокола делится на две части: первую - вводную, где указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих и повестка дня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания.