Документирование в бухгалтерском учете

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

 

По дисциплине «Бухгалтерский учет»

Тема: «Документирование в бухгалтерском учете»

 

 

 

 

 

 

 

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ

 

2013 Г.

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

 

1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ В  БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ…………………..4

      1.1 Первичные учетные документы………………………………………….4

      1.2 Электронная цифровая подпись…………………………...……………..5

      1.3 Классификация первичных учетных документов………………..……..7

2. ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРСКОМ  УЧЕТЕ………………..….12

2.1 Документооборот ……………………………………….………………12

      2.2 Сроки и порядок хранения документов………………………..………14

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….21

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………………23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

      Бухгалтерский учет организации осуществляется с момента регистрации до её ликвидации. Деятельность любой организации всегда связана с огромным наличием документации самого разного рода. Это учредительные документы компании, организационно-распорядительные, кадровые, а также документы бухгалтерского и налогового учета.

      Документы  являются основным и важным источником получения информации о хозяйственной деятельности организации. Особенностью бухгалтерского учета является сплошное, непрерывное и взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации, поэтому документирование следует рассматривать как один из элементов метода бухгалтерского учета.

      При подготовке и оформлении бухгалтерских документов необходимо соблюдать требования, предъявляемые к правилам составления документов и порядку их оформления на основании норм действующего законодательства.

      Основными нормативными актами являются:

1. Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

      2) Положение  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н.;

      3) Положение  о документах и документообороте  в бухгалтерском учете утв.  Министерством финансов СССР 29  июля 1983 г. № 105;

      4) Альбомы  унифицированных форм первичной  учетной документации. Эти формы разработаны и утверждены Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России.

 

 

     

1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ  В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

 

      1.1 Первичные учетные документы

 

      Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами (первичными учетными документами), на основании которых ведется бухгалтерский учет.

      Первичный бухгалтерский документ письменно свидетельствует (доказывает) факт совершения хозяйственной операции и имеет юридическую силу. Первичный документ должен быть правильно оформлен, своевременно и качественно. Составляется в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания. Каждый первичный документ отражает одну совершенную хозяйственную операцию. Правилом бухгалтера должно стать: «Нет документов - нет учета. Нет учета - нет расходов. Нет расходов - возрастает сумма налога». Так что без документов - никуда.

      Первичные  бухгалтерские документы оформляются  на бланках по установленным формам, образцы которых содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если в альбомах не предусмотрена нужная форма, то организация вправе сама создать первичный документ.

     Документы  состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Реквизиты делятся на постоянные и переменные. К постоянным относятся реквизиты, которые в рамках предприятия никогда или длительное время не меняются. Это наименование и адрес организации, номер расчетного счета, номер склада, табельные номера работников. Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. В документах должны быть заполнены все реквизиты, поскольку к учету принимаются только правильно оформленные документы.

       Первичные документы, должны содержать обязательные реквизиты:

а) наименование документа (формы), код формы;

б) дату составления документа;

в) наименование экономического субъекта, составившего документ;

г) содержание факта хозяйственной жизни;

д) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

е) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

ж) подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Все бухгалтерские документы  подписываются и заверяются печатью. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации  и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

 

1.2 Электронная цифровая подпись

 

      Сегодня практически любая фирма ведет бухгалтерский и налоговый учет автоматизированным способом с использованием средств вычислительной техники. Как правило, документы оформляются на компьютере, затем распечатываются, подписываются лицами, ответственными за совершение операции, скрепляются печатью и отдаются на руки контрагенту. Если же контрагент подключен к Интернету, то документ может быть направлен ему по электронной почте. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его надлежит заверить электронной цифровой подписью (ЭЦП). В прессе и деловых кругах все чаще обсуждаются вопросы возможности ведения документооборота и хранения документации в электронном виде. Допускает такую возможность и Минфин России, указывая на то, что хранение электронных документов должно осуществляться с применением ЭЦП.

Статья 3 Закона N 1-ФЗ относит ЭЦП в состав реквизитов электронного документа. Целью ЭЦП является защита электронного документа от подделки посредством криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП, что, в свою очередь, позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

ЭЦП выступает одновременно: средством  защиты документа; способом идентификации  владельца сертификата ключа; гарантом отсутствия искажения информации в электронном документе.

Причем Закон N 1-ФЗ приравнивает ЭЦП к аналогу собственноручной подписи. Как следует из ст. 4 Закона N 1-ФЗ, для того чтобы ЭЦП была признана аналогом собственноручной подписи, должны одновременно выполняться следующие условия:

- сертификат ключа  подписи, относящийся к этой  ЭЦП, является действующим на  момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

- подтверждена подлинность  ЭЦП в электронном документе;

- ЭЦП используется  в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа  подписи.

Электронный первичный  документ, заверенный ЭЦП, отвечает всем требованиям первичного бухгалтерского документа, в связи с чем на его основании организация вправе отразить операцию в бухгалтерском учете.

      Сегодня применение ЭЦП во внешних взаимоотношениях фирм пока возможно только для предоставления отчетности в налоговые органы и для проведения операций по счетам в банках.

1.3 Классификация первичных учетных документов

 

В бухгалтерском учете  используются разнообразные  документы, которые принято классифицировать по следующим признакам:

- по назначению;

- по месту составления;

- по порядку составления;

- по содержанию хозяйственной  операции;

- по форме и способу  составления документов.

Классификация документов
По назначению			По месту составления			По способу отражения  операций			По объему содержания операций
►	Распорядительные		►	Внутренние		►	Первичные		►	Разовые
►	Оправдательные (исполнительные)		►	Внешние		►	Сводные		►	Накопительные
►	Бухгалтерского оформления
►	Комбинированные

 

Рис. 1. Классификация документов

 

1. В зависимости от назначения бухгалтерские документы подразделяются на:

- распорядительные;

- оправдательные (исполнительные);

- документы учетного оформления;

- комбинированные.

Распорядительные бухгалтерские документы не являются основанием для отражения в учете хозяйственной операции, они лишь содержат распоряжение для непосредственного исполнителя на ее совершение. Примером распорядительных бухгалтерских документов могут выступать приказы или распоряжения руководителя, например приказ о командировке, выплате премии, о списании суммы недостачи. Закон N 402-ФЗ требует подтверждать совершенные хозяйственные операции оправдательными документами, именно они являются основанием для учетных записей. Однако если оправдательные документы представляются в бухгалтерию по операции, совершенной по распорядительному документу, то принятие их к учету производится только при наличии распорядительного документа.

Оправдательные (исполнительные) документы выступают основанием для отражения в бухгалтерском учете факта совершенной хозяйственной операции. В качестве оправдательных документов могут выступать акты о приемке товара, накладные на списание материалов в производство, на внутреннее перемещение товаров.

Документы учетного оформления используются для упрощения ведения учета. В качестве таких документов выступают различного рода группировочные и распределительные ведомости, бухгалтерские справки.

И последний вид документов данной группы - это комбинированные документы, представляющие собой свидетельства, в которых объединены признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, расходный кассовый ордер, в котором одновременно содержится и распоряжение на выдачу денежных средств из кассы организации, и подтверждение того, что деньги выданы.

2. По месту составления бухгалтерские документы подразделяются на внутренние и внешние.

Если автором документа является сама организация, то первичный документ признается внутренним. Примером внутреннего документа могут выступать ведомости на выплату заработной платы, авансовые отчеты, накладные на внутреннее перемещение товаров.

Если же "первичка" получена со стороны, то речь идет о внешнем документе. Эти документы поступают в организацию из банков, поставщиков, покупателей, налоговых органов и др. Примером внешнего документа может служить платежное поручение, платежное требование, счет-фактура поставщика.

3. По порядку  составления бухгалтерские документы классифицируются на первичные и сводные.

Как уже было указано, первичные бухгалтерские документы  составляются в момент совершения хозяйственной  операции и, соответственно, являются первым свидетельством того, что организация совершила хозяйственную операцию. Примером такого документа является товарная накладная на отгрузку товара.

Сводные бухгалтерские  документы составляются на основании  данных первичных документов, целью  их использования является сокращение объема учетной работы. Например, расчетно-платежная ведомость.

4. По объему содержания операций документы подразделяются на две группы: разовые и накопительные.

Разовым документом оформляют одну операцию в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения, например, акт на списание основных средств, накладная на отпуск товара.

Накопительные документы отражают однородные или периодически повторяющие операции за определенный период. Примером таких документов могут служить лимитно-заборные карты. Накопительные документы, в отличие от разовых, отражаются в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей. Применение накопительных документов позволяет сократить объем документации и время на оформление.

В зависимости от содержания хозяйственной операции бухгалтерские документы подразделяются на:

- материальные;

- денежные;

- расчетные.

В качестве материальных документов выступают документы, касающиеся средств и предметов труда: сюда относятся акты приемки-передачи имущества, накладные на прием и отпуск материальных ценностей, счета-фактуры и т.д.

К денежным относятся документы, отражающие движение денежных средств, - чеки на получение денежных средств, выписки банка, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.

В качестве расчетных документов выступают платежные требования, платежные поручения, расчетные чеки, аккредитивы и т.д.

По форме составления документы подразделяются на типовые (унифицированные) и нетиповые (произвольной формы).

По способу  оформления - документы могут заполняться вручную или с помощью компьютерной техники.

В процессе учетной регистрации  операции иногда возникают ошибки, которые могут быть допущены из-за небрежности, утомления, неисправности  компьютера. Характер ошибок разнообразен: в документах  и учетных регистрах записывают неправильный текст или неверную сумму; неверно подсчитываются итоги; неправильно указывают корреспондирующие счета в бухгалтерских проводках. Неправильное отражение сумм в одном учетном регистре считается локальной ошибкой. Если ошибка повлекла за собой ошибки в других учетных регистрах, это транзитные ошибки.

Для правильного о  точного отражения всех операций в организации необходимо своевременно выявлять и исправлять все допущенные в учетных записях ошибки. Ошибки должны быть исправлены до составления отчетности.

Исправления, вносимые в  первичные бухгалтерские документы, должны согласовываться со всеми  участниками хозяйственной операции, оформленной этим документом. В тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Поэтому пользоваться специальным корректирующим средством нельзя.

Ошибки в документах, созданных вручную, исправляются следующим  образом: неправильный текст или  неправильные суммы зачеркиваются, причем зачеркивание производится одной чертой, позволяющей прочитать исправляемую информацию. Исправленный текст (сумма) надписывается над зачеркнутым.

Исправленная ошибка оговаривается надписью "Исправлено" и подтверждается подписью лиц, подписавших  этот документ, с обязательным указанием даты внесения исправлений.

При выписке документа  с помощью компьютерной техники  порядок исправления ошибки зависит  от того, на какой стадии составления  документа произведена ошибка. Если ошибка обнаружена в момент его составления, то документ следует переоформить. Если ошибка выявлена после того, как документ был подписан, то исправления осуществляются в том же порядке.

Исправление ошибок в  учетных записях осуществляется способами: корректурным, дополнительных проводок, сторнировочным «красное сальдо».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ДОКУМЕНТООБОРОТ  В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

 

1.  Документооборот

 

Для обеспечения эффективного управления делами, каждая компания  разрабатывает и применяет свою систему документооборота. Причем, утверждая порядок документооборота, организация преследует не только свои интересы, но и выполняет требование бухгалтерского законодательства о правилах документооборота.

Под документооборотом понимается собственно само движение первичных  документов в бухгалтерском учете. Основными этапами этого движения выступают:

- создание (получение) первичных  бухгалтерских документов;

- принятие их к учету;

- обработка;

- передача в архив.

Все первичные документы, поступающие  в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации, до записи данных в учетные регистры проводится в три этапа.

На первом этапе проводится проверка по существу. Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа.

На втором этапе проводится проверка по форме. В процессе проверки по форме устанавливают полноту и правильность заполнения всех необходимых реквизитов документов, правильность использования бланка установленной формы.

На третьем этапе проводится:

группировка документов – процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки однородных по экономическому содержанию документов. Цель группировки: подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;

арифметическая проверка должна подтвердить правильность отражения количественных и стоимостных показателей в документах;

таксировка, заключающаяся в переводе натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;

контировка – процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

Документы, прошедшие  проверку и принятые к учету, рекомендуется  помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей.

Движение документации на каждом из перечисленных этапов регламентируется специальным графиком движения документов. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.

Фактически график документооборота представляет собой документ, закрепляющий оптимальный режим (сроки и очередность) обработки бухгалтерской документации, поступающей в организацию. Так как от оперативности и своевременности обработки документов зависит не только эффективная работа самой бухгалтерии, но и зачастую финансовое благополучие всей организации, то к разработке графика документооборота следует подойти крайне ответственно. При определении минимальных сроков нахождения документов в подразделении следует помнить, что для некоторого вида документов такие сроки закреплены нормативными документами. Так, например, авансовый отчет сотрудником, вернувшимся из командировки, должен быть представлен в бухгалтерскую службу организации не позднее чем через три рабочих дня со дня возвращения из поездки, ежедневно должны представляться в бухгалтерию отчеты кассира.

В графике следует  предусмотреть максимально возможное  число документов, поступающих в  организацию извне или созданных  самой организацией, определить лиц, ответственных за их составление, установить сроки и адреса их представления, а также назначить ответственных за проверку документов. Оформить график можно в виде таблицы, схемы либо в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. В табл. 1 представлен примерный график документооборота.

График документооборота в организации

 

Утверждено приказом

№____ от «___»_____2013 г.

 

№	Наименование документа	Регистрируемая операция	Создание документа
			Количество экземпляров	Ответственные исполнители	Сроки исполнения
1	2	3	4	5	6
1	Акт о приеме-передаче объекта основных средств, ф.№ ОС-1	Ввод в эксплуатацию основных средств	1	Приемная комиссия, назначаемая  руководством	Момент ввода в эксплуатацию

 

 

Продолжение

Создание документа			Утверждение документа	Обработка документа		Передача в архив
Ответственный за проверку	Порядок представления	Срок представления		Кто исполняет	Срок исполнения	Кто исполняет	Срок исполнения
7	8	9	10	11	12	13	14
Бухгалтер	После оформления операции	В день оформления операции	Руководитель после  визы главного бухгалтера	Бухгалтер	Не позднее дня, следующего за представлением документа	Бухгалтер	По истечении года

Табл. 1 График документооборота в  организации

 

 

        2.2 Сроки и порядок хранения документов

 

В связи с тем что  подтверждать свои доходы и расходы  как в бухгалтерском, так и  в налоговом учете организация  может только на основании документов, то естественно, что в ее обязанности  входит обеспечение безопасных условий хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Статья 29 Закона N 402-ФЗ определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию (первичные бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность) в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Так, например, исчислять срок хранения дел, законченных делопроизводством в 2012 г., организация начнет только с 1 января 2013 г. Уничтожить документы, сроки хранения которых истекли, можно лишь в том случае, если период, к которому они относятся, уже проверен.

В соответствии с нормативными актами для основных бухгалтерских  и налоговых документов установлены сроки хранения (табл. 2).

№ п/п	Наименование документа	Сроки хранения
1	Бухгалтерские и налоговые  отчеты и балансы с пояснительными записками:
	А) годовые	Постоянно
	Б) квартальные	5 лет
	В) месячные	1 год
2	Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения к ним	Постоянно
3	Протоколы по утверждению  балансов:
	А) годовых	Постоянно
	Б) квартальных	5 лет
4	Первичные документы	5 лет
5	Переписка по бухгалтерскому учету и взаиморасчетам между  организациями	5 лет
6	Лицевые счета:
	А) рабочих и служащих	75 лет
	Б) получателей пенсий и пособий	5 лет
7	Расчетно-платежные ведомости	5 лет
	(при отсутствии лицевых  счетов)	75 лет
8	Инвентарные карточки и  книги учета основных средств	5 лет после ликвидации
9	Доверенности на получение денежных средств	5 лет
10	Гарантийные письма	5 лет
11	Учетные регистры (главная  книга, журналы-ордера и др.)	5 лет
12	Вспомогательные контрольные  книги, кассовая книга, оборотно-сальдовые  ведомости	5 лет
13	Книги учета депонированной зарплаты, журналы регистрации исполнительных исков	5 лет
14	Журналы регистрации  кассовых ордеров, платежных поручений  др.	5 лет
15	Сведения об учете  задолженностей по зарплате, по удержаниям из зарплаты, о выплате отпускных  и выходных пособий	5 лет
16	Документы по инвентаризации	5 лет
17	Документы по выплате  пособий, пенсий, листки нетрудоспособности и т.п.	До минования надобности (но не менее 5 лет)
18	Исполнительные листы	До минования надобности (но не менее 5 лет)
19	Справки на уплату учебных отпусков и льгот по налогам	До минования надобности (но не менее 5 лет)
20	Документы по дебиторской  задолженности, по недостачам, хищениям, растратам	До минования надобности (но не менее 5 лет)
21	Акты по переоценке основных средств и расчеты по начислению износа	Постоянно
22	Паспорта сооружений	5 лет после их списания
23	Документы о проведении ревизий	5 лет
24	Акты ревизионных проверок	5 лет
25	Переписка о финансово-экономической  деятельности	5 лет
26	Акты проверок правильности взимания налогов	5 лет
27	Хозяйственные договоры и паспорта сделок	5 лет
28	Договоры о материальной ответственности	5 лет после увольнения  лица
29	Образцы подписей материально  ответственных лиц	До минования надобности