Документирование в СКС и Т

                                                  Задания

1) Перечислите основные виды  документов и укажите, по каким признакам они классифицируются.

      Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта.

    Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.¹

     По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. 

   По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

   По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов. По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др).

   По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.³

   По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами. По стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями. Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.⁵

     По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

    По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

   По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

    По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.³

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таблица — постоянная информация, размещенная в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко  суммировать аналогичные данные.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

2) Дайте определения основным  организационным документам и на примерах  покажите правильное расположение реквизитов.

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения. К организационно-правовым документам относятся: 

- устав организации;

- положение об организации; 

- учредительный договор; 

- положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных  органах;

- регламент;

- структура и штатная численность;

- штатное расписание;

- инструкции по определенным  направлениям деятельности;

- должностные инструкции работников;

- правила внутреннего трудового  распорядка (положение о персонале) .            Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

- положение об отделе кадров;

- структура и штатная численность  аппарата Министерства

- инструкция о ведении бухгалтерского  учета;    

- должностная инструкция референта.⁴

     С точки зрения  срока действия организационно-правовые  документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми. Особенностью организационно - правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

ПРИМЕР  УЧРЕДИТЕЛЬНОГО ДОГОВОРА⁶ :

УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР 
ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ 
"_____________________________________" 
 
г. _____________ "___"________ ____ г. 

 
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1. Юридические  лица:

1) _____________________________________________________________;

2) _____________________________________________________________, договорились создать Общество  с ограниченной ответственностью "_______ ___________________" в соответствии  с Законом Российской Федерации  "Об обществах с ограниченной  ответственностью" и иным действующим  законодательством Российской Федерации.

1.2. Участники  обязуются нести расходы по  приведению учредительных документов  Общества в соответствие с  действующим законодательством  соразмерно количеству выкупаемых  долей в соответствии с п. 5.1 настоящего Договора.

 
2. ПРЕДМЕТ И ЦЕЛИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  ОБЩЕСТВА

 
2.1. Предмет и цели деятельности  Общества подробно оговорены  в уставе.

2.2. Общество  вправе совершать все действия, не запрещенные действующим законодательством.  Деятельность Общества не ограничивается  оговоренной в уставе. Сделки, выходящие за пределы уставной деятельности, но не противоречащие закону, признаются действительными.

 
3. НАИМЕНОВАНИЕ И МЕСТОНАХОЖДЕНИЕ  ОБЩЕСТВА

 
3.1. Полное официальное наименование  Общества на русском языке:  Общество с ограниченной ответственностью "__________________________", сокращенное  наименование на русском языке:  ООО "____________________".

3.2. Место  нахождения Общества: _________________________________ (договор аренды No. ______ от "__"____________ ____ г.). Местом нахождения Общества является место нахождения исполнительного органа Общества.

3.3. Почтовый  адрес: ___________________________________________.

 
4. ПРАВОВОЙ СТАТУС

 
4.1. Общество приобретает права  юридического лица с момента  государственной регистрации.

4.2. В соответствии  с действующим законодательством  имущество, созданное за счет  вкладов участников, в том числе  денежные средства, поступившие  в качестве платы за доли, а  также произведенное и приобретенное  Обществом за счет его хозяйственной  деятельности, принадлежит Обществу  на праве собственности.

4.3. Права  и обязанности участников по  отношению к Обществу определяются  настоящим Договором, уставом  Общества и действующим законодательством.

4.4. Организационно-правовая  форма - Общество с ограниченной  ответственностью.

4.5. Общество в целях реализации технической, социальной, экономической и налоговой политики несет ответственность за сохранность документов (управленческих, финансово - хозяйственных, по личному составу и др.); обеспечивает передачу на государственное хранение документов, имеющих научно-историческое значение, в центральные архивы Москвы в соответствии с перечнем документов, согласованным с объединением "Мосгорархив"; хранит и использует в установленном порядке документы по личному составу.

4.6. Для достижения  целей своей деятельности Общество  может приобретать права, принимать  обязанности и осуществлять любые  действия, не запрещенные законодательством.  Деятельность Общества не ограничивается  оговоренной в уставе.

 
5. УСТАВНЫЙ КАПИТАЛ

 
5.1. Уставный капитал Общества  определяет минимальный размер  имущества, гарантирующий интересы  его кредиторов, и составляет _______ ______________________ рублей, который вносится  денежными средствами и распределяется  следующим образом:

- номинальная  стоимость доли _______________________ составляет - ___________________________, ___% уставного капитала;

- номинальная  стоимость доли _______________________ составляет - ___________________________, ___% уставного капитала.

Всего ______________________________ - 100% уставного капитала.

5.2. Количество  голосов, которыми обладает участник, равно количеству полностью оплаченных  им долей.

5.3. Не допускается  освобождение участника от обязанности  оплаты долей, в том числе  освобождение от этой обязанности  путем зачета требований к  Обществу.

5.4. Порядок  изменения уставного капитала, а  также порядок передачи участниками  своих долей третьим лицам  определяется уставом.

5.5. Порядок  продажи или уступки иным образом  участником своей доли (ее части)  третьим лицам предусмотрен уставом.

5.6. Участники  обладают правом переуступать  друг другу принадлежащие им  доли (части доли) безвозмездно. Переуступка  доли (части доли) оформляется простым  заявлением участника, передающего  доли (части доли), и заявлением  другого участника о своем  согласии принять доли (части  доли).

 
6. ПОРЯДОК УПРАВЛЕНИЯ ОБЩЕСТВОМ

 
6.1. Высшим органом управления  Общества является Общее собрание  участников. Единоличным исполнительным  органом Общества является Генеральный  Директор.

6.2. Порядок  управления Обществом, структура  органов управления, порядок создания  контрольных органов, а также  компетенция органов управления  и контрольных органов определяются  уставом.

6.3. Участники  участвуют в управлении Обществом  в порядке, определяемом уставом  и действующим законодательством.  Участники не вправе вмешиваться  в исполнительно-распорядительную  деятельность исполнительных органов  Общества, в том числе давать  обязательные указания о заключении  конкретных сделок, найме и увольнении  работников и т.п., если такие  полномочия не предоставлены  участникам действующим законодательством  или уставом Общества.

6.4. Все решения,  принятые участниками Общества, будут иметь юридическую силу  и в случае приема в состав  участников третьих лиц и могут  быть отменены или изменены  только с согласия участников.

 
7. ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

 
7.1. Финансово-хозяйственная деятельность  Общества осуществляется в порядке,  установленном действующим законодательством  и уставом Общества. Ответственность  за эффективность и законность  деятельности Общества в пределах  своей компетенции несут должностные  лица, избранные (назначенные) в  установленном порядке.

7.2. Общество  вправе ежеквартально (раз в  полгода или раз в год) принимать  решение о распределении своей  чистой прибыли между участниками  Общества.

7.3. Решение  о распределении прибыли принимает  Общее собрание участников.

7.4. Часть  чистой прибыли, подлежащей распределению,  распределяется пропорционально  вкладам в уставный капитал  Общества.

 
8. КОНТРОЛЬ, УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

 
8.1. Для осуществления своих прав  по контролю каждый участник  имеет право на получение информации  и справок по всем вопросам, связанным с деятельностью Общества. Формы контроля, а также учета  и отчетности определяются уставом  Общества, действующим законодательством,  а также решениями Общего собрания  участников.

 
9. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ

 
9.1. Объем информации, не подлежащей  разглашению, определяется Общим  собранием участников в порядке,  установленном уставом и действующим  законодательством.

9.2. Каждый  из участников обязуется не  разглашать информацию, признанную  конфиденциальной в порядке, предусмотренном  п. 9.1 настоящего Договора.

9.3. Передача  информации, не подлежащей разглашению,  третьим лицам, опубликование  или иное разглашение такой  информации в течение 3-х лет  после прекращения настоящего  Договора может осуществляться  лишь в порядке, установленном  Общим собранием участников.

10. ПОРЯДОК  ВЫХОДА УЧАСТНИКА ИЗ ОБЩЕСТВА

 
10.1. Участник вправе в любое  время выйти из Общества независимо  от согласия других его участников. При этом выходящему из Общества участнику должна быть выплачена действительная стоимость его доли, пропорциональная оплаченной доле в уставном капитале и определяемая на основании данных бухгалтерской отчетности Общества за год, в течение которого было подано заявление о выходе из Общества, или, с согласия участника, ему должно быть выдано в натуре имущество такой же стоимости.

10.2. При выходе  из Общества участник подает  соответствующее письменное заявление  в Общее собрание участников. Заявление участника является  свидетельством его выхода из  Общества.

10.3. Выплаты  выбывающим участникам начинаются  с даты, утвержденной Общим собранием  участников, но не позднее 6 (шести)  месяцев после окончания финансового  года.

 
11. НАРУШЕНИЕ ДОГОВОРА

 
11.1. В случае неисполнения или  ненадлежащего исполнения одним  из участников обязательств по  настоящему Договору он обязан  возместить другим участникам  причиненные неисполнением или  ненадлежащим исполнением убытки.

11.2. Под возмещением  убытков понимается возмещение  причиненного участнику ущерба (произведенных  расходов, утраты, повреждения имущества), непосредственно обусловленного нарушением настоящего Договора другим участником. Косвенные убытки и упущенная выгода возмещению не подлежат.

 
12. ФОРС-МАЖОР

 
12.1. Участники освобождаются от  частичного или полного исполнения  обязательств по настоящему Договору, если неисполнение явилось следствием  обстоятельств непреодолимой силы, возникших после заключения настоящего  Договора в результате событий  чрезвычайного характера, которые  участник не мог ни предвидеть, ни предотвратить разумными мерами.

12.2. Участник, ссылающийся на обстоятельства  непреодолимой силы, обязан немедленно  информировать других участников  о наступлении подобных обстоятельств  в письменной форме, причем  по требованию других учредителей  должен быть представлен удостоверяющий  документ.

 
13. РАССМОТРЕНИЕ СПОРОВ

 
13.1. Участники будут прилагать  все усилия к тому, чтобы решать  все разногласия и споры, которые  могут возникнуть по настоящему  Договору, в связи с ним или  в результате его исполнения, путем переговоров.

13.2. Споры  и разногласия, которые невозможно  решить путем переговоров, решаются  в судебном или ином, установленном  законом порядке.

 
14. ИЗМЕНЕНИЕ И РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА

 
14.1. Настоящий Договор утрачивает  силу в случае ликвидации Общества, а также если в Обществе остается один участник.

14.2. Изменения  в настоящий Договор и устав  Общества, являющиеся их неотъемлемой  частью, вносятся в случаях, установленных  законом, уставом Общества либо  по единогласному решению Общего  собрания участников.

15. ВСТУПЛЕНИЕ  В СИЛУ

 
15.1. Настоящий Договор вступает  в силу с момента его государственной  регистрации.

 
16. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 
16.1. Участники могут передавать  права и обязанности, вытекающие  из настоящего Договора, третьим  лицам при наличии письменного  согласия других участников.

16.2. Все изменения  и дополнения к настоящему  Договору будут оформляться в  письменной форме и регистрироваться в установленном порядке.

16.3. Если  какое-либо из положений настоящего  Договора утратит силу вследствие  изменений в законодательстве  или иных причин, то это не  будет являться причиной для  приостановки действия остальных  положений. Недействительное положение  должно быть заменено положением, допустимым в правовом отношении  и близким по смыслу к замененному.

 
ПОДПИСИ УЧРЕДИТЕЛЕЙ:

__________________ (________________)

__________________ (________________)

ПРИМЕР: ОБРАЗЕЦ  ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ²

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

3) Дайте определения распорядительным  документам и на примере покажите  правильное расположение реквизитов.

       Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.  Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

    Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.⁶

       Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

        С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

- правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

-  правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

    Распорядительные документы могут издаваться совместно   несколькими органами управления.  С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

ПРИМЕР: ПРАВОВОЙ АКТ УЧРЕЖДЕНИЯ⁷

Образец правового акта предприятия, учреждения, организации по обеспечению пожарной безопасности

1. ПРИКАЗ
2.    "__"_________20___ г.                                             N _________
3. г. Волгодонск
4. О порядке обеспечения пожарной
5. безопасности на территории, в зданиях,
6. и помещениях организации
7. В целях обеспечения пожарной безопасности
8. ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Ответственным за пожарную безопасность назначить главного инженера (иное квалифицированное лицо либо себя непосредственно) ____________________.
9. 2.Назначить ответственными за пожарную безопасность (противопожарное состояние) цехов, мастерских, складов, производственных участков руководителей этих подразделений, а в административных помещениях - руководителей соответствующих служб предприятия:
10. Столярная мастерская - ________________________________.
11. Гараж - _______________________________________________.
12. Склады N...- __________________________________________.
13. Склад материальный - __________________________________.
14. Склад торговой продукции - ____________________________.
15. Электрощитовая - ______________________________________.
16. Сварочная мастерская - ________________________________.
17. ...
18. Приемная директора - __________________________________.
19. Бухгалтерия - _________________________________________.
20. Делопроизводство - ____________________________________.
21. Отдел кадров - ________________________________________.
22. (перечислить все объекты и конкретно указать лиц, ответственных за пожарную безопасность, которые после ознакомления с приказом по предприятию должны расписаться на обороте листа об ознакомлении).
23. Ответственным за пожарную безопасность электроустановок предприятия назначить энергетика предприятия __________________________________.
24. Ответственным за пожарную безопасность систем вентиляции и отопления предприятия назначить ____________________________________.
25. Ответственным за пожарную безопасность в своей работе руководствоваться инструкциями о мерах пожарной безопасности, обеспечивая строгое и точное соблюдение противопожарного режима всеми работниками.
26. Всем работникам предприятия проходить противопожарный инструктаж в соответствии с требованиями ГОСТ "Организация обучения работающих безопасности труда. Общие требования".
27. Организацию противопожарного инструктажа и прием зачетов от работников возложить на ответственного за пожарную безопасность предприятия.
28. Установить сроки, место и порядок проведения противопожарного инструктажа в соответствии с приложением N __ к настоящему приказу.
29. Лица, не прошедшие противопожарный инструктаж, а также показавшие неудовлетворительные знания, к работе не допускаются.
30. С работниками, выполнение служебных обязанностей которых связано с повышенной пожарной опасностью, проводить пожарно-технические минимумы.
31. Сроки, место, порядок проведения пожарно-технических минимумов, а также распределение по группам с учетом категории специалистов установить в соответствии с приложением 1 к настоящему приказу.
32. Сварочные и другие огневые работы на территории и в зданиях (сооружениях) предприятия проводить в соответствии с приложением 2 к настоящему приказу.
33. Из числа работников создать пожарно-техническую комиссию с правами, обязанностями и в составе, изложенными в приложении 3 к настоящему приказу.
34. Руководитель _____________________.
35. Управляющий делами
36. И.И.Иванов