Документирование деятельности коллегиальных органов
Введение
Документирование управленческой деятельности представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую составление и оформление официальных служебных документов, их обработку и хранение.
Документы регулируют управленческую деятельность в любой организации независимо от направления ее деятельности и организационно-правовой формы. В документах отражаются и фиксируются все стадии управленческого процесса. Поэтому от того, насколько правильно они составлены и как организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.
Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления и т.п. Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах.
Коллегиальность (от лат. Collegium - совместный) - принцип управления, при котором руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными обязанностями и правами в решении вопросов, отнесенных к компетенции данного органа. При совещательной форме коллегиальности предполагается коллективное обсуждение вопросов и коллективная выработка рекомендации по тому или иному вопросу, решение же принимается единолично руководителем коллегии.
Целью данной работы является рассмотрение темы «Документирование деятельности коллегиальных органов».
Для достижения данной цели были поставлены и решены следующие задачи:
- Раскрыть организационно – технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний;
- Раскрыть понятия и структуру докладов и отчетов;
- Указать основные правила оформления протоколов.
- Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний
Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т.д.). План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.
Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается, прежде всего, в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент.
Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют.
В крупных учреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указываются причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления.
Постановка вопросов на обсуждение коллегиальных органов может быть предпринята не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных подразделений.
Материалы к заседанию представляются, как правило, за три-пять дней руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллегиального органа. Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения и тем самым ускоряет решение вопросов на самом заседании.
- Структура доклада и отчета (на заседании, конференции, совещании)
Большое значение при проведении совещания придается подготовке основного доклада (отчета). Прежде чем писать доклад, надо определить его содержание и приемлемую форму. На выбор формы, или структуры, влияют два фактора: цели документа и правила его оформления.
Структура и цель. Составление служебных документов может преследовать две цели:
первая - информирование,
вторая - информирование и убеждение.
Когда назначение документа - информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности:
хронологическая последовательность событий;
географическая последовательность;
степень важности.
Если цель - убеждение, важно выбрать такой порядок, который, естественно, приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете.
Если в докладе намереваются не просто привести аргументы, но сделать это способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным.
Структура и образец. Наибольшее влияние на структуру документа оказывает то, для какой цели он предназначен. Вторым определяющим фактором являются правила оформления, которые зафиксированы в образцах. Образцы отражают общую структуру и способы представления документа. В докладе необходимы следующие элементы:
- вступление - указание на сущность содержания документа;
- определение цели;
- основная часть - изложение основных фактов;
- выводы (заключения), если оно требуется, то есть если цель документа - не только информирование, но и убеждение;
- рекомендации, если они требуются, т.е. если защищается некий план действий;
- резюме - краткое изложение сути документа, если он длинный или сложный (может быть помещено и в начала, и в конце).
Правила написания служебных документов. Существует три основных характеристики доклада, как и любого функционального документа, - это ясность, краткость, точность.
Ясности можно достичь различными путями. Необходимая основа для этого - четкая структура. В сложных документах хорошую помощь окажут четкие заголовки, система нумерации разделов и абзацев, перемещение деталей из основной части в приложение.
Заголовки - неотъемлемая часть документа. Многие заголовки - стандартные, отражающие построенную по типовым образцам конструкцию документа.
Основная часть документа (между введением и выводами) не имеет стандартных заголовков. Поэтому следует самим составлять заголовки, так чтобы они правильно отражали структуру и содержание раздела.
Существуют оптимальные заголовки, которые используются в очень сложных и очень формализованных документах. Многие из них появляются сразу же в начале документа. Например, если есть ссылки на какие-то другие документы, может понадобиться заголовок «Ссылки».
Если документ длинный, может понадобиться заголовок «Содержание», под которым аккуратно перечисляются подзаголовки и номера страниц.
Нумерация разделов - предназначена для того, чтобы быстро отыскать нужный раздел документа. Она поможет также подчеркнуть структуру документа и сделать его более ясным. Как минимум должны быть пронумерованы заголовки и подзаголовки.
Подбор слов - использование самых простых слов. В служебном документе (отчете) не должно быть латинских выражений или малоизвестных терминов. Все аббревиатуры должны быть объяснены или в «Списке сокращений», помещаемом в начале документа, или в расшифровке при первом их употреблении.
Структура абзаца (параграфов) также заслуживает внимательного рассмотрения, поскольку она может способствовать ясности или препятствовать ей. В абзаце каждое предложение должно отражать именно эту тему и никакую другую. Предложения должны строиться в логической последовательности.
Структура предложений подчиняется простейшим правилам. Два или три первых слова сейчас же дают понять, о чем предложение.
Правописание имеет существенное значение, так как грамматические ошибки привлекают к себе внимание читающего, и отношение к документу попадает в зависимость от серьезности ошибок. По этой причине ошибок нужно избегать, по крайне мере грубых.
Для объяснения или расширения каких-то частей текста иногда применяются сноски, но не стоит ими увлекаться. Сноски отвлекают внимание от основной мысли.
Стиль большинства докладов характеризуется краткостью. Достигается она использованием простых слов, простых выражений и простых, коротких предложений.
- Правила составления, оформления и подписания протоколов. Перечислить виды протоколов
Протокол – организационно - распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
По степени фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на: краткие, полные и стенографические.
Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, темы докладов и выступлений и принятые решения. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступление прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.
Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составит лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось, стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания.
Стенографический протокол – составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Решение о том, какую форму протокола вести на заседании принимает руководитель коллегиального органа управления или руководитель организации.
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседания, стенограммы или звукозаписи заседания, а также материалов, заранее подготовленных к заседанию коллегиального органа управления.
Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.
Ответственность за оформление и правильность записей в протоколе несет секретарь коллегиального органа управления или секретарь руководителя.
Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении - учебного года). В реквизите «Место заседания» указывается город, где состоялось заседание.
Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже. После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Также оформляется слово «секретарь».
При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается.
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа – «ПРОТОКОЛ».
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется однообразно как при полной, так и сокращенной форме протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря заседания коллегиального органа управления, фамилии или общее количество заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии присутствующих и приглашенных, если их менее 15, записываются в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности, а если их больше 15, то оформляется список присутствующих и приглашенных, который прикладывается к протоколу. В этом случае в протоколе делается запись: «Присутствовало … человек, список участников прилагается».
Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос номеруется и начинается с предлога «О» («Об»).
В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь запись: «Повестка дня заседания прилагается».
Основная часть текста протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ…ВЫСТУПИЛИ…ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие - которые зрительно разбивают текст.
В разделе «СЛУШАЛИ» в кратком протоколе указывается фамилия выступающего и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилии и инициалы докладчика, содержание его доклада или сообщения. Если имеются тексты (или тезисы) доклада и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления.
Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, а в полных – приводится содержание их выступления, включая заданные выступающему вопросы и его ответы.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично, во избежание двоякого толкования.
По каждому пункту решения указываются результаты голосования.
Каждый участник заседания коллегиального орган управления может предоставлять особое мнение по принятому решению, которое оформляется на отдельном листе и прилагается к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после решения.
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, номеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.
Протокол подписывают председатель и секретарь, датой протокола является дата заседания (а если заседание продолжалось несколько дней, то через тире указывается дата начала и окончания заседания).
В особо важных случаях протокол могут визировать выступающие и докладчики. Визы выступающих и докладчиков оформляются на левом поле протокола, на уровне записи выступления (доклада).
Протоколы относятся к числу
важных документов предприятия, поэтому
хранятся не менее 10 лет и могут передаваться
на архивное хранение.
Пример
1. СЛУШАЛИ: Иванова И.И. -
ВЫСТУПИЛИ:
Агеев А.С. - краткая запись
Бабушкина Н.В.- краткая
РЕШИЛИ:
1.1 Специальным кафедрам
1.2 Кузнецову К.А.
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председатель Подпись М.В.
Секретарь Подпись И.В.
При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.
- Формирование повестки дня. Регламент работы
Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря.
Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это требование не всегда выполняется и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип «лучше меньше, да лучше». Поэтому всегда старайтесь избавиться от второстепенных вопросов, которые можно решить вне совещания.
Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания могут проводиться и без заранее заготовленного списка вопросов, но в этом случае они должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи. Думаю, никто не станет спорить с тем, что написанная повестка дня является более эффективной формой и позволяет каждому сосредоточиться на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах. Многим свидетелям неподготовленных совещаний не раз приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда кто-либо срочно запрашивал информацию у своих подчиненных, а остальные были вынуждены терять время на ожидание. Такие недочеты отрицательно влияют на ритм проведения обсуждения, а следовательно, и на его эффективность.
По поводу того, как следует располагать вопросы в повестке дня, существуют два диаметрально противоположных мнения.
В соответствии с первой точкой зрения вопросы следует располагать в порядке их важности и сложности. Аргументы здесь следующие: в начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и, следовательно, самые важные и сложные вопросы лучше обсуждать в начале.
Приверженцы второй точки зрения считают, что вопросы, которые требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать во второй трети собрания, когда физическая и умственная работоспособность участников достигает пика. Текущие вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а в заключение оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.
Исходя из практики работы, можно рекомендовать придерживаться второй точки зрения, т.к. начиная с более простых вопросов, вы можете задать определенный ритм, ведь они не требуют детальной проработки, сотрудники, обсуждая их, не успевают устать — они служат «своеобразной разминкой» перед работой над более сложными проблемами. Когда основная работа выполнена, и внимание аудитории ослабевает, можно перейти к обсуждению более интересных вопросов, не требующих напряжения (в последней трети совещания), например, об организации корпоративного мероприятия в честь юбилея фирмы или о результатах участия в выставке.
Мы живем в динамичном мире. За время подготовки совещания в результате получения более достоверной и оперативной информации приоритеты могут меняться неоднократно. То, что для нас было актуально всего несколько часов назад, может стать совершенно неинтересным. Поэтому никогда не следует рассматривать утвержденную повестку дня рабочего совещания как нечто незыблемое. На этот случай можно рекомендовать разработать процедуру корректировки повестки после ее утверждения, что должно найти свое отражение в Регламенте по проведению совещаний.
Составленная повестка дня утверждается руководителем. Но на практике довольно часто используется и упрощенная форма. Она не имеет грифа утверждения (встречаются даже варианты оформления без подписи ответственного исполнителя), но именно такие формы повесток являются самыми распространенными. Первая форма более информативна, содержит сведения о месте, дате проведения и участниках совещания, имеет гриф утверждения. Поэтому можно рекомендовать использовать ее для наиболее важных совещаний, а для проведения рабочих и оперативных повестку дня может подписать и секретарь после предварительного устного обсуждения с председателем. Порядок оформления повестки дня закрепляется в Регламенте по проведению совещаний, если таковой на предприятии имеется.
Регламент работы - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа (если порядок работы недостаточно четко описан в положении об этом органе). Регламенты работы определяют порядок планирования работы, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение, порядок принятия и оформления решений заседаний коллегиального органа, доведения их до исполнителей.
Регламенты оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.
- Выписка из протокола
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.
Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности – «Секретарь», его (ее) личной подписи, расшифровки подписи и даты. Если выписка делается для предоставления в другую организацию, она заверяется печатью организации или соответствующей службы.
Пример оформления выписки из протокола:
Научно-исследовательский институт
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
21.04.2013
№25
Москва
Заседания совета института
Председатель – А.М. Кротов
Секретарь – О.М. Смагина
Присутствовали: 25 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
2. о назначении директора центра.
Выступление А.М. Кротова.
3. СЛУШАЛИ:
Кротов А.М. – предложил руководство центром поручить профессору Н.В. Иванову.
ПОСТАНОВИЛИ:
Назначить директором учебно-
Председатель
Секретарь
Верно
Секретарь
21.04.2013
- Пример протокола
- Форма полного протокола:
Наименование предприятия
Протокол
00.00.2010 №_
Собрание акционеров предприятия
Председатель
- Ф.И.О.________________________
Секретарь - Ф.И.О.________________________
Присутствовали:_______________
(должности, фамилии, инициалы)
Приглашенные:_________________
(должности, фамилии, инициалы)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.____________________________
2.____________________________
1.СЛУШАЛИ:
____________________ -
______________________________
(Ф.И.О., должность) (содержание выступления)
ВЫСТУПИЛИ:
____________________ -
______________________________
(Ф.И.О., должность) (содержание выступления)
____________________ -
______________________________
(Ф.И.О., должность) (содержание выступления)
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.__________________________
1.2.__________________________
2. СЛУШАЛИ: (п.2 оформляется так же, как п.1)
Председатель Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
В дело №_
Подпись исполнителя 00.00.2010
- Форма краткого протокола:
Наименование предприятия
Протокол
00.00.2010 №_
заседание Совета директоров
Председатель
- Ф.И.О.________________________
Секретарь - Ф.И.О.________________________
Присутствовали:
______________________________
(должности, фамилии, инициалы)
РАССМОТРЕННЫЕ ВОПРОСЫ:
1.____________________________
2.____________________________
ПРИНЯТЫЕ РЕШЕНИЯ:
1.____________________________
2.____________________________
- Документирование деятельности коллегиальных органов
- Документирование деятельности муниципальных органов
- Документирование деятельности негосударственных организаций
- Документирование деятельности органов государственной власти и местного самоуправления
- Документирование дисциплинарных отношений в организации
- Документирование и делопроизводство
- Документирование и документооборот
- Документирование аудита
- Документирование аудита
- Документирование аудита
- Документирование аудиторской проверки. Аудиторское заключение по финансовой отчетности (стандарт 700)
- Документирование в бухгалтерском учете
- Документирование в СКС и Т
- Документирование деятельности акционерного общества
