Должностные инструкции и функциональные обязанности
Тема:
Должностные инструкции и функциональные обязанности и их роль в повышении эффективности работы организации
План работы:
Введение
1. Понятие должностной инструкции и функциональных обязанностей
2. Разработка должностных инструкций
3. Структура и содержание должностной инструкции
4. Эффективность работы
Выводы
Введение
«Обязанность без права есть рабство: право без обязанностей – анархия»
Ф. Р. Ламеннэ
Эффективность деятельности организации зависит от множества факторов, и не последним из них является производительность труда ее персонала.
Человеческий ресурс, с одной стороны, один из самых сложных для управления, с другой стороны, правильное его использование позволяет значительно повысить эффективность предприятия. Производительность труда, в свою очередь, зависит от организации производственных процессов. Система документарного оформления производственных процессов в организации представляет собой нескольких жестко взаимосвязанных звеньев, деятельность каждого из которых оформляется определенным документом. Именно поэтому многократно возрастает роль должностной инструкции, являющейся документом, регламентирующим производственные полномочия каждой должности и содержащим требования к работнику, занимающему эту должность.
Должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то организация получает в руки мощный инструмент управления персоналом.
В данной контрольной работе будут рассмотрены понятия и место должностной инструкции в деятельности организации, ее структура, порядок разработки, утверждения и внесения в нее изменений, а также роль в повышении эффективности работы организации.
1. Понятие должностных инструкций и функциональных обязанностей
В
соответствии со ст. 29 КЗоТ работодатель
обязан ознакомить работника с правилами
внутреннего трудового
С целью реализации указанной функции работодателя на предприятиях разрабатываются и утверждаются должностные инструкции.
Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, в котором устанавливаются основные задачи, функциональные обязанности, права и ответственность должностных лиц предприятия в процессе осуществления ими своей деятельности.
Должностные инструкции четко обозначают требования к определенным должностным лицам, обеспечивают рациональное распределение обязанностей между работниками, делают возможной объективную оценку деятельности работника, являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия.
Требования должностных инструкций учитываются при подборе кадров (приеме на работу), переводе на другую работу, аттестации работников и привлечении их к дисциплинарной ответственности в случае невыполнения или ненадлежащего выполнения обязанностей, нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т. п.
Следовательно, должностная инструкция регламентирует повседневную деятельность работника предприятия и его правовое положение. Кроме того, должностная инструкция возлагает ответственность на работника предприятия за нарушение ее положений или превышение своих полномочий.
Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности, предусмотренной в штатном расписании предприятия, для следующих профессиональных групп работников:
- руководители;
- профессионалы;
- специалисты;
- технические служащие.
Исключение могут составлять отдельные руководители, правовое положение которых определено в уставе предприятия или в Положении о структурном подразделении, где указаны основные задачи, обязанности, права и ответственность этих руководителей.
Для
работников рабочих профессий
По данным исследований, должностные инструкции, утвержденные руководителем предприятия, сегодня имеют менее 40% украинских специалистов. Существующие должностные инструкции либо выполнены еще в 1970-80-х годах, либо представлены крайне схематично, как правило, на одной или двух машинописных страницах и не отвечают требованиям современного уровня управления производством. Большинство же работников коммерческих фирм в своей деятельности основываются на устных указаниях руководства и сложившемся стихийно распределении функциональных обязанностей на предприятии. В условиях современного бизнеса возникает закономерный вопрос: «Стоит ли тратить время и средства на создание должностных инструкций, не проще ли положиться на опыт и знания руководителей предприятий и их подразделений?»
Поэтому следует отметить, что последствия стихийной организации управления общеизвестны:
- неравномерная загрузка персонала в течение года, при которой потери рабочего времени и перегрузки могут составлять до 25% от общего фонда времени;
- текущая работа по разовым поручениям руководителя, отвлекающая работников от выполнения основных обязанностей;
- значительная продолжительность рабочего дня руководителей, достигающая 10-12 ч. в день, большие трудности работы в новой должности молодых руководителей и специалистов.
Не случайно подавляющее большинство опрошенных работников высказывается создание хороших инструкций, исключающих дублирование функций между подразделениями.
2. Разработка должностных инструкций
Разработка грамотной
Достижение этой цели требует более профессионального подхода к разработке пакета должностных инструкций с использованием методов современного менеджмента.
Следует отметить, что стандарта для написания должностных инструкций нет. Каждая организация имеет право на свое видение описания рабочего места. Однако существуют общие подходы и правила, которые полезно использовать при их разработке.
Прежде всего, разработка должностных инструкций имеет смысл при наличии в компании стратегического плана развития. Главной целью должностной инструкции является описание того, что от работника требует и хочет получить организация в рамках достижения своей стратегической цели.
Существует несколько подходов к разработке должностных инструкций:
- анализ и корректировка существующего на предприятии пакета базовых кадровых документов (положения об организационной структуре, положений о подразделениях, штатного расписания, должностных инструкций);
- анкетирование работников предприятия;
- использование тарифно-квалификационных справочников и других внешних нормативных документов.
Наибольший эффект достигается при сочетании этих подходов. Каждый из них с разной степенью точности помогает определить, что делает или должна делать каждая структурная единица (от подразделения до конкретного работника).
Особенность должностной инструкции в том, что она не «привязывается» к характеристикам сотрудника – в ней определяются требования к должности, независимо от того, какой человек будет эту должность занимать. Назначение должностной инструкции – объяснить сотруднику, что от него требуется, определить круг его обязанностей и прав. В практике управления считается, что должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности организации, носить безличный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении трудового договора (контракта) с ним.
Составление должностной инструкции – это достаточно сложный и кропотливый процесс. При этом он может значительно отличаться в зависимости от того, составляется ли она на уже существующую и занятую должность или же на должность, планируемую к введению. Однако во всех случаях он состоит из нескольких этапов.
- Подготовительный этап. На данном этапе оценивается необходимость введения новых должностных единиц, определяется общий круг обязанностей и место в организационной структуре.
- Разработка проекта должностной инструкции. На этом этапе документ наполняется реальным содержанием. Фиксируются обязанности, определяются права.
- Согласование проекта должностной инструкции.
- Утверждение должностной инструкции.
- Ознакомление с должностной инструкцией персонала, занимающего соответствующие должности.
Наиболее трудоемкими являются первый и второй этапы работы. Остальные, по сути, представляют собой организационные действия, необходимые для эффективного использования данного документа. Серьезным подспорьем в разработке должностной инструкции могут послужить квалификационные справочники, классификатор профессий, КЗоТ и другие нормативные акты трудового законодательства.
На практике зачастую обязанность по разработке должностных инструкций работников возлагается на работников кадровой службы.
Однако должностные инструкции не относятся ни к документации по управлению кадрами, ни к документации по оценке трудовой деятельности. Кроме того, работники отдела кадров не должны разрабатывать должностные инструкции работникам других подразделений, потому что не знают, да и не могут знать, всех тонкостей работы на каждом конкретном рабочем месте. Отсюда следует, что поручать разработку таких инструкций кадровой службе предприятия, по меньшей мере, неэффективно.
Как правило, должностные инструкции работникам разрабатывает руководитель каждого структурного подразделения, для которого такая инструкция составляется, или уполномоченное им лицо. Только руководитель может определить, какие задачи должен решать сотрудник для достижения целей, стоящих перед подразделением и предприятием в целом. Разработку отдельных пунктов целесообразно поручить подразделениям, контролирующим соблюдение требований законодательства об охране труда, пожарной безопасности, экологии.
Кроме того, при составлении должностной инструкции для уже работающего сотрудника целесообразно привлечь и его к процессу разработки. Такой подход позволит работнику сосредоточить внимание на поставленных перед ним задачах, четко и однозначно сформулировать и уяснить круг обязанностей и предоставленные полномочия, осознать свою ответственность, определиться во взаимосвязях с сотрудниками своего и других подразделений, увидеть проблемы и недостатки в организации работы и получить возможность ее совершенствования.
Методическое руководство и контроль правильности оформления должностных инструкций, своевременности их утверждения и внесения изменений осуществляет подразделение, в функции которого входит организация процессов управления (например, отдел по организации труда и заработной платы).
3. Структура и содержание должностной инструкции
Должностная инструкция должна охватывать
все аспекты деятельности сотрудника.
В ней оговариваются его
Следует обратить внимание на то, чтобы каждой задаче (группе задач) соответствовал один сотрудник, на которого возлагается персональная ответственность за ее выполнение. После определения ответственных лиц нужно составить перечень их обязанностей, выполнение которых обеспечивает решение поставленных задач. Затем перечисляются права ответственного лица, соответствующие его обязанностям.
Единых требований к структуре должностной инструкции не существует, она обычно включает следующие основные разделы:
- общие положения;
- полномочия (обязанности и права) работника;
- взаимоотношения (связи по должности) работника;
- ответственность работника;
- заключительные положения.
Раздел «Общие положения» может иметь следующую внутреннюю структуру:
- основания для разработки документа;
- функциональное назначение документа;
- область применения документа;
- порядок замещения должности;
- компетенция работника (за что отвечает работник);
- квалификационные требования, предъявляемые к работнику (образование, стаж работы, дополнительные требования);
- чем должен руководствоваться работник в процессе своей деятельности плюс документы, знание которых для работника является обязательным.
Раздел «Полномочия (обязанности и права) работника» построен по следующему принципу: сначала перечисляются наиболее значимые права и обязанности работника.
Раздел «Взаимоотношения (связи по должности) работника» может иметь следующую внутреннюю структуру:
- виды и способы взаимодействия;
- объекты взаимодействия (структурные подразделения и должностные лица предприятия, сторонние организации и др.);
- порядок взаимодействия (периодичность и сроки выполнения действий, операций, формы и виды представляемой и получаемой информации, в том числе документированной).
Раздел «Ответственность работника» содержит информацию:
- о порядке привлечения работника к ответственности;
- виды и меры ответственности;
- полномочия руководства предприятия по привлечению работника к ответственности и оценке результатов его труда.
Раздел «Заключительные положения» может содержать сведения о порядке и периодичности внесения изменений в должностную инструкцию, о порядке вступления документа в силу.
Выбор включаемых в должностную инструкцию разделов и степень их детализации зависят от всей системы внутренних документов, действующей на предприятии.
Например, если на предприятии существует описание бизнес-процессов, в должностной инструкции нет необходимости указывать "горизонтальные" связи и соответствующий им документооборот. Эти сведения с достаточной степенью точности приведены в описании бизнес-процессов, и нет смысла перечислять их в каждой должностной инструкции в отрыве от описания самого бизнес-процесса.
Если на предприятии разработан пакет Положений о подразделениях, указание в должностной инструкции подчиненности по должности (снизу по иерархии) является избыточным. Для этого формально достаточно указать только непосредственного начальника.
Как правило, в должностную инструкцию включают требования к персоналу. Однако в мировой практике такие сведения, особенно, личностные требования, включаются в специальные внутренние документы (называемые "Описание должности" или "Описание рабочего места"), которые не показываются сотрудникам и используются руководством при оценке персонала и кадровыми службами при поиске и отборе персонала на вакантные должности.
Правильно составленная должностная инструкция дает возможность:
- получить четкое представление о трудовой функции работника;
- грамотно распределять трудовую нагрузку на персонал, избегая ее дублирования;
- определять необходимую квалификацию персонала;
- эффективно проводить аттестацию рабочих мест;
- эффективно проводить аттестацию персонала, определяя соответствие лица занимаемой должности;
- снижать судебные риски при привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей.
4. Эффективность работы организации и должностные инструкции
В практике регулирования трудовых
отношений и организации труда чрезвычайно
важна регламентация трудовой деятельности
работников, четкое формализованное описание должн
Для государственных организаций должностные инструкции являются обязательным документом, а в коммерческих компаниях введение должностных инструкций – свободная воля руководителя. Но без грамотно составленных должностных инструкций невозможно эффективное управление персоналом, а с ним и эффективной работы организации.
Грамотно составленные должностные инструкции повышают эффективность работу организации с помощью:
- рационально распределенных функциональных обязанностей между работниками;
- возможности контроля своевременности и надежности выполнения задач за счет введения количественных показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения;
- улучшения социально-психологического климата в коллективе, устранения конфликтов между руководителями и подчиненными;
- четко определенных функциональных связей работника и его взаимоотношения с другими специалистами;
- конкретизированного права работника в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;
- коллективной и личной ответственности работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;
- повышения эффективности морального и материального стимулирования работников;
- возможности свести к минимуму потери рабочего времени и перегрузки.
Итак, мы имеем качественно написанную инструкцию, что же получает руководитель и организация в целом:
1) Повышение результата работы после введения
новых должностных инструкций. Во-первых, результатом может быть изготовленный,
приобретенный или сэкономленный ресурс
– материальный, финансовый, человеческий;
результатом может быть документ; результатом
может быть наступление или не наступление
некоторого события; в определенных случаях
результатом может быть мнение или отношение.
Во-вторых, результат должен быть численно
измерим – в этом случае мы сможем сравнивать
"количество результата" за разные
периоды или у разных сотрудников компании.
Количество ресурсов и документов может
быть измерено, их качество может быть
оценено; наступление события может быть
зарегистрировано; мнение или отношение
может быть оценено с помощью рейтингов
в ходе специального исследовании. При
формулировании результата очен
2) Изменение в поведении персонала после введения новых должностных инструкций.
Например, желая получить в результате высвобожденное время руководителя, которое ныне поглощается мелкими и текущими вопросами, мы можем планировать следующие изменения в поведении сотрудников: «Сотрудник в точности знает содержание и последовательность своих действий при исполнении стандартных процедур» или «Сотрудник самостоятельно распоряжается выделенными ему ресурсами для достижения поставленных перед ним задач». В каждом из этих случаев определенные пункты в должностных инструкциях будут различаться.
3) Определенное место новых
Качественная должностная
Выводы
Как государству необходимы четкие правильные законы и механизмы их реализации, так и любой организации требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.
Должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то организация получает в руки инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала.
Также, если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценки своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрении. Кроме того, этим облегчается и процесс внесения корректив в процесс работы.
Должностная инструкция – это пример разумной бюрократии в лучшем смысле этого слова, т.к. она является главным инструментом в регламентации труда конкретных исполнителей, определяя конкретные действия работника, периодичность и сроки их выполнения, указывая форму участия работника в управленческой деятельности и т.д.
Должностная инструкция может повлиять на работу организацию, как в худшую (при не грамотном составлении или же при отсутствии), так и повысить эффективность работы в случае качественного составления и неуклонного выполнения всех содержащихся пунктов.
Список литературы
1. Украина. Законы. О труде: кодекс законов Украины от 13.05.2011 г.
2. Управление персоналом: Учеб. для вузов/ Под ред. Т.Ю.Базарова, Б.Л. Еремина. — М.: Банки и биржи; ЮНИТИ, 1998. — 423 с.
3.
Хаммер М., Чампи Дж. Реинжиниринг корпора
4. Экономика труда и социальных отношений / Под ред. Г.Г. Меликьяна, Р.П. Колосовой. — М.: Изд-во МГУ, Изд-во ЧеРо, 1996. — 623 с.
5. Эволюция подходов к проблеме управления кадрами предприятия // Менеджмент в России и за рубежом. — 2002. — № 5. — С.105—117.
6. Травин В. В., Дятлов В. А. Основы кадрового менеджмента. — М.: Дело, 1995.—336 с.
7. Воронкова В. Г. Кадровый менеджмент: учеб. пособие/ В.Г. Воронкова – К.: ВД «Профессионал», 2004. — 192 с
8. Шекин Г. Организация и
- Должностные инструкции и функциональные обязанности и их роль в повышении эффективности работы организации
- Должностные инструкции. Основные требования к их разработке
- Должностные инструкции: содержание и назначение
- Должностные инструкции сотрудников гостиницы
- Должностные инструкции участников проекта
- Должностные и хозяйственные преступления
- Должностные обязанности
- Должностная инструкция
- Должностная инструкция бренд менеджера
- Должностная инструкция, ее важность, правила составления
- Должностная инструкция, порядок ее оформления. Проект должностной инструкции секретаря-референта
- Должностная инструкция, порядок её оформления. Проект должностной инструкции секретаря-референта
- Должностное лицо
- Должностные инструкции бухгалтера
