Должностная инструкция, порядок её оформления. Проект должностной инструкции секретаря-референта

 

Негосударственное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Институт управления»

(г. Архангельск)

 

 

Кафедра: социально-культурного  сервиса и туризма

 

 

 

Дисциплина:

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

 

Контрольная работа

Тема: «Должностная инструкция, порядок её оформления.  Проект должностной инструкции секретаря-референта».

 

 

 

                                                        Выполнил:

Студент	Мелентьев А.В.
Факультет	юридический
Курс	1
Группа	31ЮЗСБ
Специальность	юриспруденция
Шифр зачетной книжки	ЮЗСБ-3118207
Проверил	Т.Е. Волобуева

 

 

 

 

Город Архангельск

2012 год

Введение		3
1.	Должностная инструкция как один из основных организационно-правовых документов предприятия
1.1	Определение понятия «должностная инструкция»	4
1.2	Значение должностной инструкции	5
2.	Обзор методов разработки должностных  инструкций
2.1	Правовая основа и оптимальная  структура должностной инструкции	7
3.	Проект должностной инструкции секретаря-референта	11
Заключение		14
Список литературы		15

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

        На сегодняшний день в обществе произошли значительные социальные и экономические перемены. За последние 3-5 лет было образовано множество компаний малого и среднего бизнеса, включая групповой бизнес. Все компании и фирмы на определенном этапе столкнулись с одной из проблем эффективного менеджмента организации - разработка взаимоотношений полномочий и определение должностных обязанностей каждого исполнителя. В связи с этим был поставлен вопрос о разработке должностных инструкций.

        В специальной литературе сложилось неоднозначное отношение к вопросу о необходимости разрабатывать должностные инструкции. Ряд специалистов утверждает, что должностные инструкции обязательны по каждой должности, профессии, специальности, предусмотренным штатным расписанием организации. Другие отвергают их. В связи с данным положением актуализируется ряд вопросов:

1) Что такое должностная инструкция?

2) Каково предназначение должностной  инструкции?

Ответы  на данные вопросы помогут нам  сформировать собственную точку  зрения о необходимости разработки должностной инструкции.

Однако, те категории руководителей, которые  считают обязательным разрабатывать  должностные инструкции, сталкиваются с рядом других проблем:

1) Как грамотно разработать должностную  инструкцию, с учетом всех требований  предъявляемых сотруднику?

2) И, собственно, как определить  все требования, предъявляемые сотруднику  организации?

       Поскольку каждая организация является уникальной, с особой спецификой и направленностью, то необходимо учитывать данный факт при разработке должностной инструкции.

       Таким образом, внимательный и глубокий подход к разработке должностной инструкции приобретает значимую актуальность.

       Исходя из актуальности, была определена цель работы: разработка должностной инструкции.

       Задачи:

1) Теоретическое изучение должностной  инструкции.

2) Анализ основных методов разработки  должностных инструкций.

 

 

1. Должностная инструкция как один  из основных организационно-правовых  документов предприятия

1.1 Определение понятия «должностная  инструкция»

Должностная инструкция - внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника в аппарате управления, функциональные обязанности, права, ответственность и поощрение  работника. Ее содержанием является не только трудовая функция работника, но и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту  на занятие той или иной должности. Это имеет позитивное значение при  решении вопроса об отказе в приеме на работу и объективной его оценке [3].

Так, по смыслу ч. 2 ст.64 ТК РФ обоснованным является отказ в приеме на работу по деловым  качествам претендента на заключение трудового договора. В соответствии с п. 10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 №2 «О применении судами Российской Федерации Трудового  кодекса Российской Федерации» под  деловыми качествами работника понимаются способности физического лица выполнять  определенную трудовую функцию с  учетом имеющихся у него:

- профессионально-квалификационных  качеств (например, наличие определенной  профессии, специальности, квалификации);

- личностных качеств (например, состояние  здоровья, наличие определенного  уровня образования, опыт работы  по данной специальности, в  данной отрасли).

При этом, по мнению Верховного Суда РФ, работодатель в праве предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность или работу, и иные требования, которые:

- обязательны для заключения трудового  договора в силу прямого предписания  федерального закона (например, наличие  российского гражданства, являющееся  по смыслу п. 6, 7 ст. 16 Федерального  закона от 27.07.04 № 79-Ф3 (ред. от.02.02.2006) «О государственной гражданской  службе Российской Федерации»  обязательным условием для принятия  на государственную службу, за  исключением случаев, когда иное  предусмотрено международным договором  РФ);

- необходимы в дополнение к  типовым или типичным профессионально-квалификационным  требованиям в силу специфики  той или иной работы (например, владение одним или несколькими  иностранными языками, способность  работать на компьютере) [3].

Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности управленческого персонала  в соответствии со штатным расписанием  и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном  подразделении. Они утверждаются руководителем  предприятия для всех сотрудников  малых предприятий, а на крупных  и средних предприятиях - для руководителей  структурных подразделений.

Основными разделами должностной инструкции являются: общая часть, карта функциональных обязанностей, права, ответственность, поощрение.

 

1.2 Значение должностной инструкции

К сожалению, приходится констатировать, что в настоящее время во многих организациях и на предприятиях (в  большей части негосударственных) отсутствует практика разработки и  введения должностных инструкций. Между  тем, их введением достигается целый  ряд целей [4].

Четкость  в определении квалификационных требований и трудовой функции работника, закрепленных в должностной инструкции позволяет:

- объективно оценить деловые качества  претендента при приеме его  на работу, в т.ч. в процессе  прохождение конкурса (избрания  или выборов на должность);

- наиболее точно оценить деятельность  работника в период его испытания,  установленного соглашением сторон, в процессе его аттестации (соответствие  его занимаемой должности);

- рационально распределить функциональные  обязанности между работниками  (осуществит разделение труда  в целом);

- решить вопрос о переводе работника  на другую работу [3];

- повысить своевременность и надежность  выполнения задач, за счет введения  количественных показателей периодичности,  трудоемкости, продолжительности и  календарных сроков их выполнения;

- улучшить социально-психологический  климат в коллективе, устранить  конфликты между руководителями  и подчиненными;

- четко определить функциональные  связи работника и его взаимоотношения  с другими специалистами;

- конкретизировать права работника  в части подготовки и принятия  управленческих решений и использование  ресурсов;

- повысить коллективную и личную  ответственность работников за  своевременное и качественное  выполнение функциональных обязанностей;

- организовать равномерную загрузку  работников по периодам с минимальными  потерями рабочего времени и  перегрузками [1].

Следует отметить, что работник также заинтересован  в четком определении характера  его работы, круга должностных  обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности. В ряде случаев это  позволяет ему:

- объективно оценить свои возможности  и дальнейшую перспективу трудовой  деятельности;

- определить вид и род работы, круг своих обязанностей в  целях защиты трудовых прав;

- оценить меру юридической ответственности  по занимаемой им (или вакантной)  должности.

Кроме того, должностные инструкции можно  рассматривать и как своеобразное средство защиты прав, как работника, так и работодателя, поскольку  при возникновении трудового  спора именно должностная инструкция может служить доказательством  правомерности поведения работника  или работодателя.

Они разрабатываются в целях обеспечения:

- взаимосвязи и взаимозаменяемости  между отдельными должностями;

- исключения дублирования и параллелизма  в выполнении работниками организации  отдельных операций;

- четкого разграничения прав и  обязанностей работников организации  (структурного подразделения);

- установления их меры ответственности.

Должностная инструкция является документом, действующим  относительно продолжительное время. Она вступает в силу с момента  утверждения ее руководителем организации  и действует до замены ее новым  документом [3].

В современных компаниях должностная  инструкция, как правило, подготавливается отделом человеческих ресурсов, совместно  с руководителем подразделения: специалисты по человеческим ресурсам привносят свое знание процесса создания должностной инструкции, линейный руководитель - определяет субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей в соответствии с разработанными и утвержденными положениями  о структурных подразделениях организации. Кроме того, целесообразно согласование должностной инструкции с юрисконсультантом. Согласование - это в первую очередь  проведение юридической экспертизы содержания должностной инструкции, т.е. выявление положений в должностной  инструкции, которые противоречат трудовому  законодательству или не преследуют основную цель - установление правового  положения работника, который обязан выполнять трудовую функцию, предусмотренную  его должностной инструкцией.

Разрабатывать должностные инструкции и утверждать их работодателем следует по всем вакантным должностям, имеющимся  в штатном расписании организации. Их подобает утверждать и вводить  в действие до поиска подходящего  работника на вакантную должность  и заключение с ним трудового  договора.

 

 

 

 

2. Обзор методов разработки должностных  инструкций

2.1 Правовая основа и оптимальная  структура должностной инструкции

 

В качестве основы должностных инструкций целесообразно использовать нормативные  правовые акты, разработанные централизованно  государством.

Так, в соответствии с п. 5 Порядка применения Единого квалификационного справочника  должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. постановлением Минтруда России от 09.02.04 №9 (далее порядок  применения ЕКС), квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных  инструкций.

Должностные инструкции, разработанные работодателем, должны содержать конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенности организации  производства, труда и управления, их прав и ответственности.

Согласно  п. 1 Порядка применения ЕКС Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих предназначен для решения вопросов, связанных:

- с регулированием трудовых отношений;

- с обеспечением эффективной системы  управления персоналом организации  независимо от форм собственности  и организационно-правовых форм  деятельности.

Руководствуясь  государственными нормативами, работодатель в праве самостоятельно определять содержание трудовой функции на уровне локального регулирования. При этом перечень работ, определенных производственных операций, должностных обязанностей работника должен в той или  иной мере соответствовать требованиям, установленным централизованно.

Кроме того, работодатель в праве расширить  круг трудовых обязанностей работника  в сравнении с установленными в централизованном порядке. Однако данная возможность имеет некоторые ограничения. В соответствии с п. 5 Порядка применения ЕКС это может быть обусловлено серьезными причинами, например процессом совершенствования организации труда, проводимым работодателем, или внедрением технических средств, проведением мероприятий по увеличению объема выполняемых работ.

Таким образом, должностная инструкция разрабатывается  исходя из функций и задач структурного подразделения организации с  учетом требований, предусмотренными квалификационными справочниками.

Содержание  должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС [3].

Должностная инструкция должна включать в себя обязательные разделы: общая часть, должностные обязанности (карта  функциональных обязанностей), права, ответственность, взаимоотношения. Кроме  того, рекомендуется включать и такой  раздел как поощрение [1].

Раздел  «Общая часть»

Определяется  назначение и место работника  в аппарате управления. В общей  части устанавливаются следующие  положения:

1. Основная функция управления, которую  реализует работник в соответствии  с матрицей распределения функций  между структурными подразделениями.  Подчиненность работников в соответствии  со схемой организационной структуры  с указанием конкретного структурного  подразделения и выше стоящего  руководителя. Перечень должностных  лиц (для руководителей), непосредственно  подчиненных по штатному расписанию  предприятия.

2. Порядок назначения, перевода и  освобождение работника по данной  должности определяется в соответствии  с квалификационным справочником  должностей руководителей, специалистов  и служащих и Правилами внутреннего  трудового распорядка.

3. Квалификационные характеристики  кандидата на должность, устанавливающие  стаж работы по специальности  и уровень образования, определяются  по квалификационному справочнику  должностей руководителей, специалистов  и служащих.

4. Профессиональные требования к  кандидату на должность («что  должен уметь») устанавливается  из квалификационного справочника  должностей руководителей, специалистов  и служащих.

5. Перечень основных нормативных  актов, положений и инструкций, которыми должен руководствоваться  работник при выполнении своих  обязанностей («что должен знать»), определяется на основе квалификационного  справочника должностей руководителей,  специалистов и служащих и  внутренних нормативных документов  предприятия.

6. Основная цель деятельности работника,  определяющая главное направление  его работы при выполнении  функциональных обязанностей.

Этот  раздел может содержать дополнительные требования, устанавливаемые работодателем  к должности самостоятельно с  учетом специфики деятельности организации, условий труда работника [1].

Раздел  «Должностные обязанности»

Наиболее  важный раздел, занимающий центральное  место в должностной инструкции, поскольку работодатель не в праве требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

В этот раздел включается выполнение работником обязанностей, предусмотренных как  ТК РФ, федеральными законами, иными  нормативными правовыми актами, так  и иными локальными нормативными актами, действующими в организации. Среди локальных нормативных актов можно назвать акты, устанавливающие дисциплину труда (Правила внутреннего трудового распорядка) или (Положение о персональных данных работников организации) и т. д. В то же время с учетом специфики работы могут быть установлены и иные обязанности. Например, обязанность работника повышать свой профессиональный уровень, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя [3].

Егоршин А.П. предлагает в данном разделе  определять функциональные обязанности  работника, количественные показатели их выполнения и функциональные взаимосвязи  с другими работниками. Представляется в табличной форме.

Исходными данными для разработки карты  функциональных обязанностей являются:

- квалификационного справочника  должностей руководителей, специалистов  и служащих;

- матрица распределения функций  управления между структурными  подразделениями;

- положение о структурном подразделении;

- нормативы трудоемкости решения  задач управления, при отсутствии  нормативов трудоемкости - материалы  экспертного опроса специалистов  о затратах труда и сроках  решения задач управления [1].

Разделы: «Права», «Ответственность»

Раздел  «Права» охватывает перечень полномочий, которыми наделяется работник, в связи  с исполнением трудовых обязанностей. Права характеризуют возможность  использования различных ресурсов (трудовых, финансовых, материальных, технических, энергетических) для решения задач  управления. Права реализуются по принципу единоначалия руководителем  предприятия, который их может делегировать своим заместителям и специалистам.

Права устанавливают перечень полномочий работника, обеспечивающих реализацию возложенных на него функциональных обязанностей. Исходными данными  для их разработки являются: Гражданский  кодекс РФ; КЗоТ РФ; типовые правила  внутреннего трудового распорядка; Философия предприятия; положение  о структурном подразделении; типовые (примерные) положения и должностные  инструкции.

Раздел  «Ответственность» предусматривает  меры юридической ответственности  за несоблюдение требований должностной  инструкции, установленные трудовым законодательством. Исходные данные для  разработки являются: Гражданский кодекс РФ, ТК РФ, устав предприятия, философия предприятия, положение об оплате труда, типовые правила внутреннего трудового распорядка, типовые (примерные) должностные инструкции, матрица распределения функций управления, положения о структурных подразделениях.

Качество  выполнения функциональных обязанностей определяется по результатам деятельности структурного подразделения в целом  с учетом конкретного вклада работника  в общую работу.

Оценка  своевременности и качества выполнения функциональных обязанностей производиться  руководителем работника с применением  в случае необходимости следующих  форм воздействия:

- мер административного воздействия,  применяемых администрацией организации  в соответствии с гражданским  кодексом РФ, ТК РФ, философией предприятия и типовыми правилами внутреннего трудового распорядка;

- мер материального воздействия,  основной формой которых является  изменение должностного оклада  и депремирование, т.е. полное или частичное лишение премии в соответствии с действующим положением об оплате труда [1].

Разделы «Взаимоотношения» и «Поощрения»

Раздел  «Взаимоотношения» (связи по должности)»  устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и, как правило, содержит:

- перечень структурных подразделений  и (или) отдельных должностей, которые непосредственно подчинены  работнику в связи с его  должностью (трудовой функцией) или  которым он обязан подчинятся по работе;

- условия и порядок замещения  временно отсутствующего работника.  В этом разделе могут быть  указаны иные дополнительные  положения, уточняющие положение  работника, занимающего указанную  должность, регламентирующие его  деятельность.

В разделе «Поощрения» указываются  формы морального и материального  поощрения за своевременное и  качественное выполнение функциональных обязанностей и отсутствие нарушений  трудовой дисциплины:

а) Формы морального поощрения: объявить благодарность, наградить Почетной грамотой, занести на Доску почета, представить к правительственной  награде.

б) Формы материального поощрения: увеличить гарантированную оплату, увеличить должностной оклад, изменить вознаграждение за результат, выдать премию, наградить ценным подарком, предоставить бесплатную путевку, предоставить беспроцентный  кредит на покупку дорогостоящего товара и др.

в) Оценка эффективности работы конкретного  работника осуществляется по результатам  выполнения показателей, закрепленных за структурным подразделением. Оценку конкретного вклада работника определяет руководитель подразделения, а последнего директор предприятия [1].

 

3. Проект должностной инструкции  секретаря-референта

Должностная инструкция необходима секретарю для  того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками  в случае отсутствия или в связи  с временной перегрузкой.

Значение  должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она:

- закрепляет правовой статус и  место работника в системе  управления;

- определяет его задачи, функции,  права и обязанности;

- позволяет обоснованно оценить  результаты деятельности;

- является правовой основой для  аттестации работника, определения  его дисциплинарной и материальной  ответственности;

- устанавливает организационные  основы работы секретаря [5].

Так как секретарь-референт является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются  повышенные требования. В связи с  этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором  перечисляются требования к профессиональным знаниям

На  основе наблюдений и анализа должностных  обязанностей секретаря-референта  предлагается его должностная инструкция.

I. Общие положения

1. Секретарь-референт относится к  категории специалистов предприятия,  принимается и увольняется директором.

2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.

3. Секретарь-референт подчиняется  непосредственно директору предприятия.

4. В своей деятельности секретарь-референт  руководствуется:

- законодательными актами РФ;

- уставом предприятия;

- положением о функциональных  службах предприятия;

- приказами (указаниями) руководства  предприятия;

- нормативно-методическими материалами  по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

5. На должность секретаря-референта  назначаются лица с высшим, средним  специальным образованием и стажем  работы не менее 1 года или  без стажа, но при условии  прохождения обучения на курсах  секретарей-референтов.

6. Секретарь-референт должен владеть  вопросами:

- перспектив развития предприятия,  его финансово-хозяйственной деятельности;

- организации работы с документами,  составления документации;

- организации управленческого труда;

- применение средств вычислительной  и организационной техники;

- перевода служебной документации  на иностранный язык коммерческого  партнера;

- культуры труда и служебной  этики;

- охраны труда, техники безопасности  и противопожарной защиты.

II. Должностные обязанности

1. Осуществлять подготовку необходимых  документов, обеспечивать финансово-хозяйственную  деятельность предприятия.

2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию,  контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание  и хранение документной информации.