Excel. Основные функции категории логические (формат и примеры)

Негосударственная образовательная автономная

Некоммерческая  организация высшего профессионального 

Образования «Самарского Института Бизнеса  и Управления». 

 Факультета  Экономики и управления

Кафедры Бухгалтерский учет, анализ и аудит

Специальность 080109.652 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» 

Контрольная работа 

По  дисциплине: «Информационные системы в экономике»

Тема: 1. Excel. Основные функции категории логические (формат и примеры).

            2. Технологии поиска  в системе «Консультант  плюс».

Задача. Создать электронную таблицу с основными показателями          деятельности фирмы. Провести анализ электронной таблицы с использованием автофильтра.    
 

Выполнил:

Студент гр. БО-407,5,5

Суркина И.И. 
 
 

Проверил:

Васильев  В.В. 

Дата  сдачи:

Дата  проверки:

Оценка: 
 

2011 год

Содержание:

Введение

1. EXCEL. Основные  функции категории Логические (формат  и примеры)

2. Технологии  поиска в системе «КонсультантПлюс»

3. Задача. Создать ЭТ с основными показателями  деятельности фирмы. Провести  анализ ЭТ с использованием Автофильтра

Список  литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

    В прошлом информация считалась сферой бюрократической работы и ограниченным инструментом для принятия решений. Сегодня информацию рассматривают  как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии как средство повышения производительности и эффективности работы людей.

    Наиболее  широко информационные системы и  технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности, хотя начались подвижки в сознании людей, занятых и в других сферах, относительно необходимости их внедрения и активного применения. Это определило угол зрения, под которым будут рассмотрены основные области их применения. Главное внимание уделяется рассмотрению информационных систем и технологий с позиций использования их возможностей для повышения эффективности труда работников информационной сферы производства и поддержки принятия решений в организациях (фирмах).

    Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.

    Пример 1. Приведем несколько систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей.

    Система

    Элементы  системы 

    Главная цель системы 

    Фирма

    Люди, оборудование, материалы, здания и др.

    Производство  товаров

    Компьютер

    Электронные и электромеханические элементы, линии связи и др.

    Обработка данных

    Телекоммуникационная  система

    Компьютеры, модемы, кабели, сетевое программное  обеспечение и др.

    Передача  информации

    Информационная  система

    Компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное и программное обеспечение

    Производство  профессиональной информации

    В информатике понятие "система" широко распространено и имеет множество  смысловых значений. Чаще всего оно  используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами.

    Добавление  к понятию "система" слова "информационная" отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

    Информационная  система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

    Современное понимание информационной системы  предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. EXCEL. Основные функции  категории Логические (формат  и примеры)

 Программным   продуктом,   незаменимым в офисной работе,  является

электронная таблица Microsoft Excel.

   При помощи этого продукта можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры. Воистину безграничны методы графического представления данных: помимо нескольких десятков встроенных типов диаграмм, можно создавать свои, настраиваемые типы, помогающие наглядно отразить тематику диаграммы. Те, кто только осваивает работу с Excel, по достоинству оценят помощь "мастеров" - вспомогательных программ, помогающих при создании диаграмм. Они, как добрые волшебники, задавая наводящие вопросы о предполагаемых дальнейших шагах и показывая, в зависимости от намечаемого ответа, результат, проведут пользователя "за руку" по всем этапам построения диаграммы кратчайшим путем.

   Использование механизма связи  и внедрения объектов (OLE2) позволяет  широко использовать дополнительные  графические редакторы, редактор формул и многие другие утилиты, поддерживающие механизм OLE2. Особенностью данного механизма является то, что любой объект в документе (рисунок, видеоизображение, текст) можно редактировать непосредственно в основном документе, не прибегая к помощи дополнительных программ. Впечатляет и механизм динамического обмена данными между Excel и другими приложениями Windows. Допустим, что в Word для Windows готовится квартальный отчет. В качестве основы отчета используются данные в таблице Excel. Если обеспечить динамическую связь между таблицей Excel и документом Word, то в отчете будут всегда самые последние данные. Можно даже написать текст "рыбы" отчета, вставить в него связи с таблицами и, таким образом, значительно сократить время подготовки квартальных отчетов. Удобство работы с таблицей сказывается на Вашей производительности, поэтому в Excel таблицы и работа с ними организованы таким образом, чтобы обеспечить максимальные возможности при минимуме усилий со стороны пользователя. Все таблицы сразу объединены в рабочие книги. Доступ к нужной таблице осуществляется путем щелчка по корешку этой таблицы, на которой написано ее имя. Имя таблицы можно изменить в любой момент, причем не нужно ограничиваться принятыми для имен файлов соглашениями. Есть возможность редактирования таблицы непосредственно в ячейке, что позволяет указать в ней одновременно различные шрифты и их стили.

   Работа с таблицей не ограничивается  простым занесением в нее данных  и построением диаграмм. Трудно  представить себе область, где  бы ни требовался анализ этих данных. В Excel включен мощный инструмент анализа - Сводная таблица. С её помощью можно анализировать широкоформатные таблицы, содержащие большое количество несистематизированных данных, и лишь несколькими щелчками кнопкой мыши приводить их в удобный и читаемый вид. Освоение этого инструмента упрощается наличием соответствующей программы-мастера.

   Технология IntelliSense является неотъемлемой  частью любого приложения семейства  Microsoft Office для Windows 9х. Например, механизм  авто коррекции доступен в любом приложении Microsoft Office, в том числе и в Microsoft Excel 7.0.

   Исследования показали, что более  половины людей, часто использующих Microsoft Excel в своей деятельности, держат  на рабочем столе обычный калькулятор!  Причина оказалась проста: чтобы произвести операцию суммирования двух или более ячеек для получения промежуточного результата (а такую операцию, как показывает практика, большинству людей приходится выполнять довольно часто), необходимо выполнить два лишних действия. Найти место в текущей таблице, где будет располагаться итоговая сумма, и активизировать операцию суммирования, нажав кнопку S (сумма). И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых предполагается просуммировать.

   Поэтому в Microsoft Excel, начиная с версии  7.0, была встроена функция AutoCalculate (Автоматическое вычисление). Эта функция позволяет увидеть результат промежуточного суммирования в строке состояния, просто выделив необходимые ячейки таблицы. При этом вы можете указать, какого типа результат вы желаете увидеть - сумму, среднее арифметическое, или значение счетчика, отражающего количество отмеченных элементов.

   Еще одно нововведение последних  версий продукта позволяет при  заполнении большой таблицы не  тратить время на ввод с клавиатуры текста, который уже содержится в какой-либо ячейке, заполненной ранее. При вводе текста производится автоматическое сканирование введенных ранее ячеек, и, если есть соответствие, Excel предлагает автоматически поместить найденное содержимое ячейки в новую. Для этого достаточно просто нажать клавишу Enter.

   Режим автоматической фильтрации  позволяет быстро производить  выборки из записей таблицы,  просто указывая нужный механизм  фильтрации. Новый диалог открытия  и поиска документа предоставляет более удобный интерфейс, позволяющий осуществлять предварительный просмотр и фильтрацию документов по нескольким критериям: дате создания, длине файла и т.д.

   Интерфейс Microsoft Excel в последних  версиях  стал более интуитивным  и понятным. Исследования показали, что при использовании предыдущих версий Microsoft Excel пользователь часто не успевал "увидеть" процесс вставки строки. Во время выполнения этой операции новая строчка появлялась очень быстро, и пользователь часто не мог понять, что же произошло в результате выполнения конкретной операции? Появилась ли новая строка? И если появилась, то где? Для решения этой проблемы в Microsoft Excel был реализован "динамический интерфейс". Теперь при операции вставки строки новая строка таблицы появляется на экране плавно, и результат вполне очевиден. Аналогичным образом отражается выполнение и других операций, например, операции удаления или переноса строки. Другие детали интерфейса также стали более наглядными. Например, при прокрутке окна таблицы с помощью бегунка на полосе прокрутки появляется номер текущей строки, помогающий сориентироваться в положении "поплавка" относительно всей таблицы. К каждой ячейке таблицы можно вставить комментарий прямо в ячейку, и при попадании курсора мыши на эту ячейку комментарий будет высвечен автоматически.

    Интерфейс Microsoft Excel

       Окно Excel  содержит  множество   различных элементов (см рис.1). Некоторые из них присущи всем  программам в среде Windows, остальные   имеются  только  в этом табличном  редакторе. Вся  рабочая  область окна Excel занята чистым рабочим листом (или таблицей), разделённым на отдельные ячейки. Столбцы озаглавлены буквами, строки - цифрами.

       Как и во многих  других  программах  в  среде  Windows,  вы  можете представить рабочий   лист  в виде отдельного окна со своим собственным заголовком - это окно называется окном рабочей книги, так как в таком окне можно обрабатывать несколько рабочих листов. На одной рабочей странице в распоряжении будет  256  столбцов  и 16384 строки. Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы буквами и комбинациями букв. После 26 букв алфавита колонки следуют комбинации букв от АА, АВ и т.д. В окне Excel, как и в других программах семейства Microsoft Office, под заголовком окна находится строка  меню.

Функции Microsoft Excel

    Функции призваны облегчить работу при создании и взаимодействии с электронными таблицами. Простейшим примером выполнения расчетов является операция сложения. Воспользуемся этой операции для демонстрации преимуществ функций. Не используя систему функций, нужно  будет  вводить  в формулу адрес  каждой ячейки в отдельности,

прибавляя к ним знак, плюс или минус. В  результате формула будет выглядеть  следующим образом:=B1+B2+B3+C4+C5+D2

   Заметно, что на написание такой формулы ушло много времени, поэтому кажется,  что проще эту формулу было бы легче посчитать вручную. Чтоб быстро и легко подсчитать сумму в Excel, необходимо всего лишь задействовать функцию суммы,  нажав кнопку с изображением знака суммы или из «Мастера функций», можно и вручную впечатать имя функции после знака  равенства. После имени  функций надо открыть скобку, введите адреса областей и закройте скобку. В результате формула будет  выглядеть  следующим образом:=СУММ(B1:B3;C4:C5;D2)

   Если сравнить запись формул, то видно, что двоеточием здесь обозначается блок ячеек. Запятой разделяются аргументы функций. Использование блоков ячеек,  или областей,  в качестве аргументов для функций целесообразно,  поскольку оно,  во первых, нагляднее, а во вторых, при такой записи программе проще учитывать изменения на рабочем листе. Например, нужно подсчитать сумму чисел  в  ячейках  с  А1  по А4. Это можно записать так:  =СУММ (А1;А2;А3;А4)

Или то же другим способом: =СУММ (А1:А4) 

     1. EXCEL. Основные функции категории Логические (формат и примеры) 

     В Excel к категории Логические относится 6 функций. Логические функции — это функции для работы с данными логического типа, то есть величинами или условиями, принимающими значение Истина или Ложь. Все функции, представленные в категории Логические, приведены в таблице 1. 

     Таблица 1. Функции категории Логические

     Логические выражения используются для записи условий, в которых сравниваются числа, функции, формулы, текстовые или логические значения. Любое логическое выражение должно содержать, по крайней мере, один оператор сравнения, который определяет отношение между элементами логического выражения. Ниже представлен список операторов сравнения Excel:

     = Равно

     > Больше

     < Меньше

     >= Больше или равно

     <= Меньше или равно

     <> Не равно

     Результатом логического выражения является логическое значение ИСТИНА (1) или логическое значение ЛОЖЬ (0).

     Функция ЕСЛИ.

     Функция ЕСЛИ (IF) имеет следующий синтаксис:

     =ЕСЛИ(логическое_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь)

     Результат: Возвращает одно значение, если аргумент лог_выражение при вычислении дает значение ИСТИНА, и другое значение, если ЛОЖЬ. Функция ЕСЛИ используется для проверки значений формул и организации переходов в зависимости от результатов этой проверки. Результат проверки определяет значение, возвращаемое функцией ЕСЛИ.

     Аргументы:

     лог_выражение - любое значение или выражение, которое при вычислении дает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ;

     значение_если_истина - значение, которое возвращается, если аргумент лог_выражение - имеет значение ИСТИНА; если аргумент лог_выражение  имеет значение ИСТИНА и аргумент значение_если_истина опущен, то возвращается значение ИСТИНА;

     значение_если_ложь - значение, которое возвращается, если аргумент лог_выражение имеет значение ЛОЖЬ. Если аргумент лог_выражение имеет  значение ЛОЖЬ и аргумент значение_если_ложь опущен, то возвращается значение ЛОЖЬ.

     Функции, И ИЛИ, НЕ.

     Функции И (AND), ИЛИ (OR), НЕ (NOT) - позволяют создавать  сложные логические выражения. Эти  функции работают в сочетании  с простыми операторами сравнения. Функции И и ИЛИ могут иметь  до 30 логических аргументов. Функция  И имеет синтаксис:

     =И(логическое_значение1;логическое_значение2...)

     Результат: Возвращает значение ИСТИНА, если все  аргументы имеют значение ИСТИНА; возвращает значение ЛОЖЬ, если хотя бы один аргумент имеет значение ЛОЖЬ.

     Аргументы:

     логическое_значение1,логическое_значение2,... - от 1 до 30 проверяемых условий, которые могут иметь значение либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ. Аргументы должны быть логическими значениями, массивами или ссылками, которые содержат логические значения. Если аргумент, который является ссылкой или массивом, содержит тексты или пустые ячейки, то такие значения игнорируются. Если указанный интервал не содержит логических значений, то функция И возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!.

     Функция ИЛИ имеет синтаксис:

     =ИЛИ(логическое_значение1;логическое_значение2...)

     Результат: Возвращает значение ИСТИНА, если хотя бы один из аргументов имеет значение ИСТИНА; возвращает значение ЛОЖЬ, если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ.

     Аргументы:

     логическое_значение1,логическое_значение2,... - от 1 до 30 проверяемых условий, которые могут иметь значение либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ. Можно использовать функцию ИЛИ как формулу массива, чтобы проверить, имеются ли значения в массиве. Для того чтобы ввести функцию ИЛИ как формулу массива, нажмите клавиши [Ctrl+Shift].

     Функция НЕ имеет только один аргумент и следующий синтаксис:

     =НЕ(логическое_значение)

     Результат: Заменяет логическое значение аргумента  на противоположное. Функция НЕ используется в тех случаях, когда необходимо иметь уверенность в том, что  значение не равно некоторой конкретной величине.

     Аргументы:

     логическое_значение - значение или выражение, которое  при вычислении дает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если аргумент логическое_значение- имеет значение ЛОЖЬ, то функция  НЕ возвращает значение ИСТИНА; если аргумент логическое_значение имеет значение ИСТИНА, то функция НЕ возвращает значение ЛОЖЬ. Функция НЕ меняет значение своего аргумента на противоположное логическое значение и обычно используется в сочетании с другими функциями.

     Аргументы функций И, ИЛИ, НЕ могут быть логическими выражениями, массивами или ссылками на ячейки, содержащие логические значения.

     Функции И и ИЛИ почти никогда не используются сами по себе, обычно их используют в качестве аргумента других функций, например, ЕСЛИ.

     Функция НЕ меняет значение своего аргумента на противоположное логическое значение и обычно используется в сочетании с другими функциями.

     Вложенные функции ЕСЛИ.

     Иногда  бывает очень трудно решить логическую задачу только с помощью операторов сравнения и функций И, ИЛИ, НЕ. В этих случаях можно использовать вложенные функции ЕСЛИ. Например, в следующей формуле используются три функции ЕСЛИ:

     =ЕСЛИ(А1=100;"Всегда";ЕСЛИ(И(А1>=80;А1<100);"Обычно";ЕСЛИ(И(А1>=60;А1<80);"Иногда";"Никогда")))

     Если  значение в ячейке А1 является целым  числом, формула читается следующим образом: "Если значение в ячейке А1 равно 100, возвратить строку "Всегда". В противном случае, если значение в ячейке А1 находится между 80 и 100, возвратить "Обычно". В противном случае, если значение в ячейке А1 находится между 60 и 80, возвратить строку "Иногда". И, если ни одно из этих условий не выполняется, возвратить строку "Никогда". Всего допускается до 7 уровней вложения функций ЕСЛИ.

     Функции ИСТИНА и ЛОЖЬ.

     Функции ИСТИНА (TRUE) и ЛОЖЬ (FALSE) предоставляют  альтернативный способ записи логических значений ИСТИНА и ЛОЖЬ. Эти функции не имеют аргументов и выглядят следующим образом:

     =ИСТИНА()

     =ЛОЖЬ()

     Например, ячейка А1 содержит логическое выражение. Тогда следующая функция возвратить значение "Проходите", если выражение  в ячейке А1 имеет значение ИСТИНА:

     =ЕСЛИ(А1=ИСТИНА();"Проходите";"Стоп")

     В противном случае формула возвратит "Стоп".

     Примеры:

     Получение ведомости уценки товара на складе

     Торговый  склад производит уценку хранящийся продукции. Если продукция хранится на складе больше 10 месяцев, то она увеличивается в 2 раза, а если срок хранения меньше 10, то в 1,5 раза. Получить ведомость уценки товара, которая должна включать следующую информацию: наименование товара, срок хранения, цена до уценки, цена после уценки 

2. Технологии поиска в системе «Консультант плюс».

     Весной 2009 года в систему КонсультантПлюс  внедрена принципиально новая Технология ПРОФ. В новой Технологии ПРОФ появился Быстрый поиск, который дополнил классические поисковые инструменты  в системе КонсультантПлюс - Карточку поиска и Правовой навигатор. Теперь пользователь получает доступ к трем мощным поисковым средствам, каждое из которых имеет свои преимущества. Рассмотрим их подробнее.

     Быстрый поиск

     Быстрый поиск - это простой и удобный  способ начать поиск информации в системе. Быстрый поиск наиболее эффективен:

• когда необходимо найти конкретный документ по известным реквизитам или быстро попасть в необходимую главу, статью и т.д. конкретного документа;
• когда необходимо быстро войти в курс дела по какой-то ситуации - получить список материалов (правовых актов, консультаций и т.д.), с которых можно начать изучение темы (см. пример 1).

     Пример 1

     Необходимо  найти информацию о возможности  и порядке привлечения сотрудников  к работе в праздники.

     Шаг 1. В строке Быстрого поиска введите: РАБОТА В ПРАЗДНИКИ (рис. 1). 

     Результат. Получен список документов, наиболее точно соответствующих запросу. В нем представлены разные документы: Трудовой кодекс, другие правовые акты, энциклопедии спорных ситуаций и  др. (рис. 2).

     Чтобы получить полный список документов из всех разделов и информационных банков, нажмите кнопку . Список представлен в привычном структурированном виде (рис. 3). 

     Карточка  поиска

     Карточка  поиска незаменима в том случае, если:

• необходимо провести расширенный поиск по названию и тексту документа (например, когда требуется найти документы, в которых нужные слова идут в строго определенном порядке);
• необходимо заранее ограничить область поиска. Например, искать документы внутри конкретного раздела системы ("Законодательство", "Финансовые консультации" и др.) или за определенный период времени, документы определенного вида (указ, закон и др.) или принявшего их органа;