Группирование бухгалтерских документов по способу отражения хозяйственных операций

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

1. Группирование бухгалтерских документов  по способу отражения хозяйственных операций.............................................................................................................................3
2. Группирование бухгалтерских документов по разделам учета (труд и его оплата, материалы…)......................................................................................................................5
3. Типовой формуляр документа (приказ, протокол..).......................................................9
4. Список использованных источников.............................................................................10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос № 8.

Группирование бухгалтерских  документов по разделам учета (труд и  его оплата, материалы…)

Бухгалтерские документы  группируются по следующим разделам учета:

- сельскохозяйственная продукция;

- труд и его оплата;

- основные средства и нематериальные активы;

- материалы;

- работы в капитальном строительстве;

- работы строительных машин и механизмов;

- работы в автомобильном транспорте;

- результаты инвентаризации;

- кассовые операции;

- торговые операции.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным  формам) соответствующей информации, т. е. создании документов.

 Первичные и сводные  учетные документы могут составляться  на бумажных и машинных носителях  информации.

В последнем случае организация  обязана изготовлять за свои счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также  по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством  Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском  учете» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ, в ред. от 28.03.2002 г. № 32-ФЗ).

Документы необходимы для  того, чтобы в течение определенного  времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией  для самых различных целей.

 Решение поставленной  перед бухгалтерским учетом задачи  по обеспечению информацией внутренних  и внешних пользователей и  показателей деятельности организаций  в целях достоверной оценки  их финансового и имущественного  положения привело к росту  объема информации и, в свою  очередь, повышению требований  к ее качеству. Это требует  установления действенного контроля за достоверностью учетной информации как важнейшего источника для принятия обоснованных управленческих решений.

В этой связи исследование проблем совершенствования документации и документооборота приобретает  не только научное, но и практическое значение. Так, в различных нормативных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (утв. Приказом МФ РФ от ^.07.98 г. № 34н), в Положении по бухгалтерскому учету «Учетная политика организаций» (ПБУ 1/98) (утв. Приказом Мф РФ от 9.12.98 г. № 60н), неоднократно называется и подчеркивается важность рациональной организации документооборота и необходимость его соблюдения.

Однако остаются открытыми  вопросы составления и анализа  Документации и документооборота с  целью повышения эффективности  этих процессов.

 Острота проблемы подтверждается  и тем, что сегодня организация  бухгалтерского учета и контроля  должна обеспечить достоверную  информацию не только по расходу  бюджетных средств, но и по каждому виду доходов и расходов от предпринимательской и иной деятельности.

Полная и достоверная  информация должна быть сформирована о всех сторонах экономической и хозяйственной деятельности как внутри организаций, так и в их взаимоотношениях с другими хозяйственными организациями и с финансово-кредитной системой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос № 5.

Группирование бухгалтерских  документов  по способу отражения  хозяйственных операций

Бухгалтерские документы  как носители информации подлежат Единой системе классификации и кодирования (ЕСКК). Код заменяет название объекта  и служит средством его идентификации. Он указывается в целях упрощения  обработки учетной информации в  первичных учетных документах.

 Так, например, имеются  следующие коды:

 ·5001 - выдача денежных  средств из кассы на заработную  плату;

 ·5002 - выдача, денежных  средств из кассы под отчет;

 ·5003 - выдача денежных  средств из кассы в возмещение  перерасхода по авансовому отчету;

 В нашем примере  при кодировании хозяйственных  операций использован принцип,  когда две первые цифры кода  обозначают счет бухгалтерского  учета, на котором были учтены  передаваемые активы, а две другие  цифры - непосредственно код операции  по данному балансовому счету.

 Такая кодификация  удобна при автоматизированной  обработке информации.

 Классификации имеют  силу стандарта, поэтому обязательны  для всех хозяйственных субъектов.  Важная роль в делеунификации, стандартизации и упорядочения документов принадлежит действующим ГОСТам, ЕГСД, межотраслевым типовым проектным решениям (ТПР), пакетам прикладных программ (ППП), комплексной автоматизации обработки данных бухгалтерского учета с применением ЕС ЭВМ.

 Единый государственный  регистр предприятий и организаций  (ЕГРПО) предполагает группировку  организаций по отраслям и  видам деятельности, формам собственности  и организационно-правовым формам, по территории и т.д.

 В процессе управления  организацией требуется быстрая  и качественная обработка всей  исходной документации, движение  которой происходит по определенным  маршрутам от места составления  или поступления в организацию  до сдачи их на хранение  в архив или отправки заинтересованным  юридическим или физическим лицам.

 Это движение принято  называть документооборотом.

 Согласно Положению  о документах и документообороте  в бухгалтерском учете, утвержденному  Министерством финансов СССР  от 29 июля 1983г. № 105, под документооборотом  в бухгалтерском учете понимается "движение первичных документов (создание или получение от  других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка,  передача в архив)".

 В стандарте "Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения ГОСТ 16.487-83", утвержденном Постановлением Госстандарта СССР от 31 октября 1983г. № 5231, записано, что документооборот - это "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Это определение без изменений было повторено и в одноименном российском стандарте ГОСТ Р 51141-98 .

 Правила документооборота  и технология обработки учетной  информации утверждаются руководителем  организации в составе принятой  на текущий год учетной политики.

 Федеральным законом  "О бухгалтерском учете"  от 2.1.11.96г. N!!129-ФЗ определено требования  главного бухгалтера по документальному  оформлению хозяйственных операций  и представлению в бухгалтерию  необходимых документов и сведений  обязательны для всех работников  организации.

 Главные бухгалтеры  устанавливают графики представления  всех необходимых документов, которые  утверждают руководители организации.  Выписки из графика о сроках  представления в бухгалтерию  документов вручаются всем должностным  и материально-ответственным лицам.

 Бухгалтерские документы  классифицируются:

 ·по назначению;

 ·порядку составления;

 ·содержанию хозяйственных  операций;

 ·способу отражения  хозяйственных операций; . месту составления;

 ·способу заполнения.

 По назначению документы делятся на распределительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные.

 Распорядительные документы  - те, которые содержат распоряжение  на выполнение той или иной  хозяйственной операции (приказы,  распоряжения, доверенности, платежные  поручения банку на перечисление  денег, чеки на получение денег  и др.).

 Исполнительные (оправдательные) - те, которые подтверждают факт  совершения хозяйственной операции (накладные на получение материалов, акты, квитанции и др.).

 Бухгалтерского оформления - это документы, созданные в  бухгалтерии организации для  подготовки учетных записей (бухгалтерские  справки, справки-расчеты, ведомости  распределительные, группировочные и др.).

 Комбинированные - документы,  которые одновременно содержат  распоряжение и подтверждение  об исполнении или содержат  сведения об исполнении и признаки  бухгалтерского оформления (авансовый  отчет, расчетно-платежная ведомость  и др.).

 По порядку составления  документы бывают первичные и  сводные.

 Первичные - составляются  на каждую отдельную хозяйственную  операцию непосредственно в момент  ее совершения (табели учета рабочего  времени, приходные и расходные  кассовые ордера, требования и  др.).

 Сводные - составляются на основе первичных документов (отчет кассира, отчет склада и др.).

 По содержанию хозяйственных  операций документы делятся на денежные, материальные, расчетные.

 Денежные документы  отражают наличие и движение  денежных средств (приходные и  расходные кассовые ордера, чеки, облигации и др.).

 Материальные документы  отражают наличие и движение  имущества организации (материально-производственных  запасов, основных средств и  др.).

 Расчетные документы  отражают расчеты организации  с другими юридическими и физическими  лицами (расчетные чеки, авансовые  отчеты, платежные требования и  платежные поручения и др.).

 По способу отражения  хозяйственных операций документы  делятся на разовые и накопительные.

 Разовые документы  предназначены для отражения  одной или нескольких операций  в момент их совершения (накладные,  наряды, кассовые ордера и др.).

 Накопительные документы  составляются в течение определенного  периода времени путем накапливания  однородных повторяющихся записей  (лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени и др.).

 По месту составления  документы бывают внешние и  внутренние.

 Внешние документы  поступают от других организаций  (выписки банка, -транспортныe накладные, счета-фактуры и др.).

 Внутренние документы  составляются в самой организации  (товарные отчеты, расчетно-платежные  ведомости, приходные и расходные  кассовые ордера).

 По способу заполнения  документы подразделяются на составленные ручным способом и составленные с использованием технических средств.

  Движение документов  во всех случаях отражает сложившуюся  в организации организационную  структуру аппарата управления  и схему распределения обязанностей  между структурными подразделениями  и отдельными работниками, поэтому  совершенствование документооборота  неотделимо от рационализации  формирования организационных структур  управления.

 Соблюдение сроков  сдачи документов имеет особенно  важное значение при автоматизации учетных операций в централизованной бухгалтерии, так как это связано с равномерной загрузкой машин и со сроками выпуска машинограмм. Практика убеждает, что нарушение сроков сдачи документов приводит к тому, что поступающие с опозданием машинные регистры не используются из-за потери ими оперативного значения и актуальности.

 Первичные документы  должны не только своевременно  составляться, но и содержать  достоверные данные. Последнее неотделимо  от правильной и рациональной  организации первичного учета,  качественного составления документации  с заполнением всех требующихся  реквизитов, в том числе четкое  заполнение в первичных документах  установленных шифров, имеющих принципиальное  значение при механизации учетных  операций в централизованных  бухгалтериях.

 Бухгалтерские документы,  связанные с использованием смет  расходов по бюджету, специальным  и другим средствам, подписываются  руководителем организации и  главным бухгалтером (или их  заместителями).

 В централизованных  бухгалтериях банковские документы  (чеки и платежные поручения), а также расходные кассовые  ордера и платежные (расчетно-платежные)  ведомости на заработную плату  по срокам и суммам выплат  из кассы подписываются руководителем  организации (распорядительные надписи), при котором создана централизованная  бухгалтерия, или другими уполномоченными  лицами и главным бухгалтером  или его заместителем. Остальные  документы, служащие основанием  для выдачи денег, товарно-материальных  ценностей, а также изменяющие  кредитные и расчетные обязательства  организации подписываются руководителями  обслуживаемых организаций и  главным бухгалтером централизованной  бухгалтерии или их заместителями.

 Все банковские операции  проводятся через бюджетные (текущие)  счета тех организаций, при  которых созданы централизованные  бухгалтерии. В отдельных обслуживаемых организациях с большим объемом операций с разрешения вышестоящей организации могут быть сохранены бюджетные (текущие) счета.

 Централизация учета  исполнения смет расходов потребовала  совершенствования учета. Вместо  книг стали использоваться накопительные  ведомости. Это позволило отказаться  от большого количества мемориальных  ордеров на каждую операцию, сократить  количество записей в регистрах  синтетического и аналитического  учета. Отпала необходимость в  составлении отдельных оборотных  ведомостей.

 Централизация бухгалтерского  учета предъявляет высокие требования  к оформлению первичной документации, исходящей из обслуживаемых организаций.  Нельзя забывать, что искажение  хотя бы одного показателя  при автоматизированной обработке  приводит к изменению показателей  во многих взаимосвязанных документах, потому что их составление  базируется на одной и той  же исходной информации или  последовательном использовании  результатной информации одной  задачи в качестве исходной  для решения другой.

 Практика убеждает, что  внедрение автоматизированных систем  управления должно сочетаться  с упорядочением информационной  базы, совершенствованием документационных  процессов. Наибольшая эффективность  от использования электронной  вычислительной техники может  быть достигнута при упорядочении  всей исходной информации, массовым  носителем которой являются первичные  документы, фиксирующие факт совершения  хозяйственной операции. К сожалению,  в большинстве случаев информация  об основной и финансовой деятельности  организаций и их структурных  подразделений используется далеко  не полностью, а в ряде случаев  не используется вообще.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос № 13

Требования к оформлению реквизитов

 

Каждый документ состоит  из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. - это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Для многих документов число  реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе  делает документ недействительным. Для  ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и  нормативных актах. Например, для  паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства  о рождении и т.п.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный  для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

В1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным  системам документации, применяемым  в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной и др.).

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей  модели построения документов. Такие  графические модели или схемы  построения образцов документов получили название "формуляров-образцов".

Формуляр-образец - это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются  реквизиты документов и устанавливаются  границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр-образец  на конструкционной сетке, соответствующей  параметрам пишущих машин и расположенной  на стандартном формате бумаги А4 (210х297мм). На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.

Стандарт распространяется на любые, как государственные, так и негосударственные организации.

 

В стандарте перечисляются  в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого  реквизита, и каждому реквизиту  отведено определенное место на листе  бумаги, При этом для реквизита  с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при  его написании.

ГОСТ указывает следующие  реквизиты, которые могут быть использованы при создании документа:

1 Государственный герб Российской Федерации;

2 герб субъекта Российской Федерации;

3 эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

4 код организации - автора документа;

5 код формы документа;

6 наименование организации  - автора документа;

7 справочные данные об  организации - авторе документа;

8 название вида документа;

9 дата документа;

10 регистрационный номер документа;

11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа  к документу;

14 адресат;

15 гриф утверждения документа;

16 резолюция;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

19 текст документа;

20 отметка о наличии  приложения;

21 подпись;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

24 печать;

25 отметка о заверении копии;

26 отметка об исполнителе;

27 отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

28 отметка о поступлении документа в организацию;

29 отметка для автоматического поиска документа.

Таким образом, в стандарте  перечислено 29 реквизитов. Но все реквизиты  на одном документе быть не могут, так как некоторые из них взаимоисключающие, например, вид документа и справочные данные об организации; гриф утверждения  и адресат. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его  подготовки и работы с ним.

Применение государственных  стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым  условием для механизации и автоматизации  работы с ними, повышает культуру управленческого  труда.

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова — Москва, Флинта, Наука, 2009 г.- 294 с.
2. Документоведение: Н. С. Ларьков — Москва, АСТ, Восток-Запад, 2006 г.- 432 с.
3. Климова М.А. Документооборот в бухгалтерском учете: Налоговый вестник,2000.-86с.
4. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учеб. - практ. пособие.- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005.- 384 с.