Инструкция должностная

Министерство  Образования и Науки РФ

Новосибирский Государственный  Технический Университет

 

 

Кафедра Организации производства

 

Контрольная работа по дисциплине: «Менеджмент»

 

 

 

 

Студент: Чердынцева Е.Н.

                 Группа ОТЗ-238

                 Спец. 3510

Преподаватель: Дмитриева Л.И.

 

 

 

 

 

 

Новосибирск

2005

Содержание

 

Анализ работы……………………………………………………………………3

Планирование рабочего процесса………………………………………………6

Должностная инструкция………………………………………………………..8

Должностная инструкция руководителя………………………………………12

Должностная инструкция исполнителя………………………………………..14

Список использованной литературы…………………………………………

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Анализ работы

      Цель  анализа работы -  это дать объективное  описание самой работы, т.е. ее содержания, требований к ней и ее окружения или контекста. Существует много методов анализа работы, помогающих руководителям определить эти три составляющих любой работы.

      Содержание любой  работы охватывает действия, которые  должны быть выполнены в рамках  данной работы. В зависимости от выбранного метода анализа работы описание ее содержания может быть широким или узким, т.е. может быть простым заявлением о том, что надо делать, или детальным разъяснениям каждой отдельной операции, каждого движения руки или тела. Данный подход к отношению содержания работы называется функциональным анализом работы (ФАР). Он включает в себя описание того:

• Что работник делает по отношению к другим работникам и другим работам;
• Какие методы и операции следует использовать;
• Какие машины и оборудование используются при выполнении данной работы;
• Какой продукт/услуга производится в процессе выполнения данной работы.

      Первые  три позиции связаны с действиями, четвертая – с результатом  работы. ФАР обеспечивает описание  работы, основанное на классификации  работ по каждой из четырех позиций. Данный метод широко используется на практике для подготовки так называемых штатных расписаний.

      Требования к работе  отражают необходимые для ее  выполнения качества индивида, такие  как, навыки, способности, образование, опыт, здоровье, воспитание и другие индивидуальные качества. Для составления списка этих требований в условиях конкретной организации используется метод должностного аналитического вопросника (ДАВ). Этот метод предполагает описание указанных характеристик индивида путем анализа следующих параметров работы:

• Информационные источники, важные для выполнения работы;
• Обрабатываемая информация и принимаемые решения, необходимые для выполнения работы;
• Физические действия и умения, требуемые для выполнения работы;
• Характер межличностных отношений, желательных для работы;
• Характер реакции индивида на условия работы.

      Данный  метод применяется для всех  видов работ, в том числе  и для управленческой. Он служит  базой при подготовке квалифицированных  справочников.

      Внешние по отношению к работе факторы физического, социального и другого характера, описывающие условия, в которых она должна выполняться, а так же права и ответственность составляют контекст работы. Существует ряд методов анализа под углом зрения среды, в которой работа осуществляется. С помощью этих методов можно получить ответ на вопрос о том, что значит данная работа для организации, каких условий она требует для выполнения.

     Люди выполняют  свою работу в разных местах. Но все их можно свести к двум типам: 1) фабрика или завод и 2) контора или офис.

     Исторически  анализ работы начался на фабрике.  Промышленная революция и последующая  индустриализация способствовали  процессу роста предприятий, на  которых люди выполняли сотни  различных специализированных работ.

     На основе  концепции научного управления, основоположником которого является  Ф.Тейлор, было разработано много  методов анализа и улучшения  работы. Некоторые из них используются  до сих пор. Методы изучения  движений и расходуемого на  них времени, упрощения работы и стандартизации составляют сердцевину анализа работы на фабрике и других производственных предприятиях. Несмотря на то, механический подход к анализу работы получил широкое распространение в промышленности, многие производственники не согласны с идеей, когда один работник делает одну узкую специализированную работу. Все большее признание, особенно в высокотехнологичных отраслях, получают умение и готовность работника выполнять широкий круг задач. На практике это привело к созданию автономных рабочих групп, где один работник мог бы в любой момент заменить другого. При этом существенному изменению подвергаются содержание работы и требования к ее исполнителю с таким расчетом, чтобы последнему предоставлялась возможность более полно использовать свой талант и способности.

     В настоящее время ученые и практики считают, что при анализе конторской работы большее внимание следует уделять человеческому фактору. Так, например, хорошо известно, что долгая работа с компьютером оказывает ряд неблагоприятных воздействий на здоровье человека, вызывает головную боль, «красноту» глаз, боль в спине и прочее. Источником этих проблем является, в частности, дизайн рабочего места, в соответствии с которым устанавливается взаимодействие человека и компьютерной системы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Планирование  рабочего процесса

Нормативный подход

Основные принципы научного менеджмента:

• Любой рабочий процесс должен быть тщательно исследован ( это то, что делают аналитики рабочих мест);
• Рабочий процесс должен быть организован таким образом, чтобы труд работника был эффективным;
• Работники, выбранные для выполнения данного рабочего процесса, должны отвечать предъявляемым к ним профессиональным и личностным требованиям;
• Работники должны быть специально обучены выполнению данного рабочего процесса;
• Необходимо всемерно использовать денежные вознаграждения за успешное выполнение задачи.

     Хотя эти  принципы научного менеджмента  были предложены в начале 20 века, они применяются в настоящее  время. Многих менеджеров эти  принципы привлекают потому, что нацеливают на усиливающуюся специализацию работников. Они полагают, что специализация позволит работнику в короткое время стать профессионалом и создаст условия для максимального роста производительности труда.

      Однако  специализированная и рутинная работа нравится далеко не всем. В такой работе отсутствуют мотивы повышать квалификацию, и снижается чувство ответственности.

Поведенческий подход

      Основан  на стремлении повысить личный  творческий вклад работника в  его деятельность. За последние два десятилетия было проведено много исследований способов повышения личной удовлетворенности работника в трудовом процессе, мотивирующих инициативное принятие на себя большей ответственности. В частности, разработан метод, именуемый системой должностных характеристик. В его основу положен тезис о том, что на желание работать и степень удовлетворенности работника оказывают влияние три основных психологических параметра:

• Значимость данной должности в представлении работника, оценка важности выполняемой им работы;
• Степень ответственности, которую испытывает работник по отношению к результатам своего труда;
• Регулярная оценка итогов его деятельности.

      Чем  выше каждый из параметров, тем  больше желание работать. Должность  выглядит в глазах работника более значимой, если ее исполнение требует долее широкого арсенала средств и дает работнику четкое ощущение своего объективно важного участия в хорошо понимаемой им общей задаче(конечном результате).

      Самостоятельность  имеет прямой отношение к чувству ответственности. Чем больше контролируется рабочий процесс, тем сильнее чувство ответственности. Информированности работника о результатах своей деятельности оказывает огромное влияние на мотивацию его труда.

     Проектирование  рабочего процесса влияет на отношение работника к своему труду. Рабочий процесс сам по себе настолько важен, что должен быть хорошо осмыслен. А поскольку по своей природе этот процесс динамичен и изменчив, то его следует строить таким образом, чтобы при необходимости он был видоизменен, т.е. приспособлен к каждой конкретной ситуации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Должностная инструкция

      Должностная инструкция – это правовой акт индивидуальной направленности или применения нормы права. Существует два вида инструкций, определяющих правовое положение работника на рабочем месте:

1. должностная инструкция для служащих;
2. рабочая инструкция для рабочих;

      На работника в организации возлагаются следующие обязанности:

1. основные обязанности наемного работника. Они определены в федеральном законодательстве, в частности, в ст. 21 ТК РФ;
2. отраслевые обязанности или обязанности, которые возлагаются на работников различных отраслей законодательства
3. обязанности, которые возлагает организация на каждого своего работника. Это так называемые корпоративные обязанности;
4. обязанности, которые работник выполняет на своем рабочем месте. Они указываются в должностной инструкции.

      Все  перечисленные обязанности являются  обязанностями конкретного работника.  Это и есть обязанности, которые  возложены на работника трудовым договором. Поэтому в норму п.5 ст.81 ТК РФ (увольнение за неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание) следует внести дополнение, указав виды обязанностей.

      Должностная инструкция рассматривается как документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция составляется на основе тарифно-квалификационных характеристик. Процесс составления должностных инструкций включает следующие стадии:

- определение места каждой должности  в структуре организации, ее  подчиненности и взаимосвязей;

- выявление целей и задач  анализа должности, т.е. тех  работ, которые выполняются по данной должности;

- отбор типичных должностей для анализа;

- выбор метода анализа работ  по отобранным должностям (наблюдение, собеседование, вопросники);

- сбор необходимой информации  для анализа;

- анализ работ по  должности, т.е. определение наиболее  существенных характеристик работ с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником.

      Должностные  инструкции включают следующие разделы:

1. наименование должности;
2. кому подчиняется работник;
3. за кого непосредственно отвечает работник;
4. общая цель работы;
5. основные направления деятельности и задачи.

      Широко  распространена следующая структура  должностной инструкции.

 1.Общие положения.

 В этом разделе указываются:

- отдел (подразделение), в котором будет работать человек;

- полное наименование должности;

- порядок назначения  и освобождение работника от  занимаемой должности;

- подчиненность должности;

- лица, которыми руководит  работник;

- кого работник замещает  в случае их отсутствия;

- определяются квалификационные  требования к работнику по образованию, специальности, стажу работы по специальности;

- перечисляются правовые  акты, которыми работник должен  руководствоваться в своей деятельности;

- цели, которые должен  достигать работник. Они формулируются  работодателем. В определенной степени это нормируемые задания.

2. Функции  работника.

В этом разделе определяются:

- конкретные действия  работника;

- периодичность и сроки  их исполнения;

- указывается форма  участия работника в управленческой  деятельности.

3.Информационные  взаимоотношения.

В этом разделе определяются:

- связи по должности;

- перечисляется содержание  информации;

- форма предоставления  информации;

- сроки и периодичность  поступления или передачи информации;

- от кого поступает  и кому передается информация.

 4. Права работника.

 Права работнику  предоставляются для выполнения  им его функций по отношению  к подчиненным, внешним организациям, работникам организации.

5. Ответственность.

      В этом  разделе устанавливаются виды  ответственности за несвоевременное  и некачественное выполнение работником должностных обязанностей. Указываются показатели, по которым руководитель оценивает работника.

      Более  распространенная структура должностной  инструкции, включающая пять разделов.

1.Общие  положения включают:

- в какое подразделение входит работник;

- кому работник подчиняется;

- кто работнику подчиняется;

- требования к стажу;

- требования к профессиональной  подготовке.

2. Обязанности  работника включают:

- ежедневные;

- еженедельные;

- ежемесячные;

- ежеквартальные;

- те, которые необходимо выполнять при наступлении определенных событий.

      Работник  должен выполнять обязанности,  записанные в Правилах внутреннего  трудового распорядка и ТК  РФ, коллективном и трудовом договорах.

3. Права  работника включают:

- права, которые он  может реализовывать самостоятельно;

- права, которые он  может реализовывать, если выполнит обязанность, обязанная сторона;

- права, которые он  может реализовывать, если выполнит обязанность, обязанная сторона и будет дано разрешение на реализацию права.

4. Работы, выполняемые совместно с другими.

Работник – руководитель работ.

5. Работы, выполняемые совместно с другими.

Работник – исполнитель.

6. Ответственность  работника:

- дисциплинарная;

- административная;

- материальная (по ТК  РФ);

- гражданско-правовая (по ГК РФ);

- уголовная (по УК  РФ).

      Новый  метод определения обязанностей  работника. Обязанность работника  – мера необходимого поведения,  которой работник должен следовать  в соответствии с требованиями  работодателя, записанными в должностной  инструкции. 

 

 

 

 

 

 

 

Должностная инструкция руководителя

Название  должности

Заведующий магазином

Цель должности

Организация обслуживания покупателей в магазине в соответствии с планом продаж и стандартами  предприятия 

Кому подчиняется  данная должность

Заместителю начальника отдела розничных продаж по работе с магазинами

Кем руководит  данная должность

Товароведами, администраторами, операторами, дворником

Должностные обязанности

1.Организация  работы магазина

1.2. Контролирует выполнение  должностных инструкций сотрудниками магазина

1.2. Производит оценку  деятельности персонала с записью  в журнал замечаний и поощрений

2. Обеспечивает  соблюдение правил торговли

2.1. Контролирует и  продлевает сроки действия на  разрешающие торговую деятельность  документы

2.2. Просматривает книгу отзывов и предложений и своевременно реагирует на жалобы и предложения покупателей

2.3. Предоставляет представителям  разрешительных и контролирующих  организаций доступ в помещения  и необходимую документацию в  соответствии с их полномочиями

3. Обеспечение технического выполнения правил торговли

3.1. Производит не реже 1 раза в неделю осмотр торгового  оборудования

3.2. Контролирует регулярность  сервисного обслуживания инвентаря  с записью в журнале вызова  технических специалистов

3.3. Контролирует и  обеспечивает наличие необходимого рабочего инвентаря и расходных материалов

4. Организация  подбора, введение в должность  и расстановка кадров по рабочим  местам

4.1. Подает заявку на  заполнение вакансий в отдел  персонала

4.2. Проводит собеседование  с кандидатом, назначает время и место стажировки, закрепляет за стажером наставника

4.3. Принимает решение  об увольнении персонала, обосновывает  его.

5. Планирование  и учет использования рабочего  времени персонала

5.1. Составляет график  рабочего времени и знакомит  с ним персонал

5.2. Заполняет и защищает  табель учета рабочего времени

5.3. Производит планирование  отпусков

6. Учет товарно-материальных  ценностей (ТМЦ): приходы, расходы,  списания

6.1. Просматривает ежедневно  отрицательные остатки. Два раза  в неделю составляет отчет для контрольно - ревизионной группы (КРГ) по отрицательным остаткам

6.2. Производит ежедневно  сверку реестра накладных с  данными КРГ

7. Организация,  проведение, и отчет по результатам  инвентаризации

7.1. Назначает дату  проведения инвентаризации, производит сверку паспорта магазина с данными КРГ

7.2. Проводит инвентаризацию  в соответствии с утвержденными  инструкциями, выводит сумму недостачи

7.3. Вносит предложения  по мероприятиям для уменьшения  недостачи

7.4. Организовывает внеплановое  снятие остатков

8. Критерии  эффективности труда

8.1. Выполнение планов  продаж

8.2. Недостача за отчетный  период (разница)

8.3. Соблюдение Правил  торговли

8.4. Степень удовлетворенности  клиентов работой подведомственного  подразделения

 

  Должностная инструкция исполнителя

Название  должности

Администратор

Принадлежность  должности к подразделению

Отдел розничных продаж

Цель должности

Организация обслуживания покупателей в торговом зале магазина в соответствии со стандартами предприятия

Кому подчиняется  данная должность

Заведующему магазином

Кем руководит  данная должность

Продавцами, кассирами, грузчиками, фасовщиками, приемщиками сумок, уборщиком, поваром

Должностные обязанности

1.Определяет  готовность подотчетных ему лиц  к началу рабочего дня, организовывает  открытие магазина

1.1. Определяет наличие  подотчетных лиц на рабочем  месте

1.2. Обеспечивает кассиров  разменом и расходным материалом

1.3. Дает сигнал охране  о готовности магазина к открытию

2. Организовывает  товародвижение внутри магазина

2.1. Определяет необходимость подачи товара в торговый зал

2.2. Обеспечивает подачу  товара в торговый зал

2.2.1. Организует фасовку,  маркировку товара, обеспечивает  распечатку ценников на товар,  подаваемый в зал

2.3. Контролирует выкладку  товара, согласно правилам товарного  соседства и стандартам магазина

2.4. Организовывает складирование  и хранение товарных запасов

3. Обеспечивает  соблюдение правил эксплуатации  торгового оборудования и инвентаря

3.1. Контролирует соблюдение  правил пожарной безопасности, техники  безопасности и санитарных норм со стороны подчиненных

3.2. Следит за правилами  эксплуатации торгового оборудования  инвентаря

3.3. Сообщает незамедлительно  заведующему магазином обо всех  случаях поломки или нестандартных  режимах работы торгового оборудования

4. Координирует  и распределяет работу подотчетных лиц

4.1. Перераспределяет  обязанности и рабочее время  подчиненных в течении рабочего  дня

4.2. Замещает продавцов,  кассиров во время их отсутствия  на рабочих местах

5. Контролирует  правильность ведения фискальных  операций

5.1. Производит внеплановые проверки соответствия наличных денежных средств и данных фискального счетчика контрольно-кассовых машин

5.2. Производит периодическую  сверку кассового чека на товар  и фактического наличия товара  у покупателей

5.3. Производит следующие кассовые операции: снятие ошибки, снятие позиции, аннуляция чека, возврат по сумме, возврат по чеку.

6. Обеспечивает  сбор и передачу инкассаторам  наличных денежных средств

6.1. Осуществляет плановое  изъятие и обеспечивает сохранность  денежных средств в течение рабочего дня

6.2.Снимает Z-отчет, производит изъятие денежных средств

6.3. Производит подготовку  к инкассации

6.3.1. Производит подсчет  денежных средств, заполняет сопроводительную  ведомость

7. Организовывает  закрытие магазина

7.1. Принимает рабочие места, производит осмотр помещения

7.2. Производит опломбирование  помещений с материальными ценностями

8. Критерии эффективности труда

8.1. Выполнение нормативов  обслуживания клиентов

8.2. Степень удовлетворенности  клиентов работой подведомственного  подразделения.

      У обеих  должностей одинаковы конечные  цели. У руководителя чаще присутствуют  слова «контролирует», «производит». В должностной инструкции исполнителя  чаще употребляются слова «организует», «выполняет». Руководитель производит  оценку конечной деятельности исполнителя в соответствии с требованиями предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Абчук В.А. Менеджмент: Учебник, СПб: Союз,2002.
2. Виханский, Наумов. Менеджмент: Учебник, Гардарики,2000.
3. Глухов В.В. Менеджмент: Учебник, Лань,2002.
4. Пошерстник Н.В., Мейксин М.С. Кадры предприятия: Герда,2002.
5. Цыпкин Ю.А. Управление персоналом: Уч. пособие, Юнити,2001.
6. Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера по кадрам. М: Норма,2000.