Инструкция по делопроизводству

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ 

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

БАШКИРСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

ИНСТИТУТ  ПРАВА

 

КАФЕДРА РЕГИОНАЛЬНОЙ ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

 

Вариант №3

 

на тему: «Инструкция по делопроизводству»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                              

.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Уфа – 2012

Содержание

 

1. Введение            3
2. Разработка инструкции по делопроизводству     5
3. Содержание инструкции по делопроизводству              7
4. Заключение          11
5. Список использованных источников      13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Делопроизводство  представляет собой одну из типовых  управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре. Перед любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы и масштабов деятельности стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и др. Сегодня делопроизводство рассматривается в основном как деятельность по управлению документами.

Для ведения  делопроизводства в крупных организациях создается специализированное структурное  подразделение (канцелярия, управление делами, секретариат и др.). В небольших  организациях создание службы нерентабельно, поэтому обычно вся работа с документами как административными, так и по личному составу поручается секретарю. Нередко секретарь совмещает функции канцелярии и отдела кадров. Говорить о системе делопроизводства в этом случае не приходится. Система не создана, а обязанности секретаря сводятся к регистрации какой-то части документов и подшивке их в папки, количество которых произвольно. При смене секретаря  вновь принятый работник вносит в работу с документами нововведения, продиктованные не деловой целесообразностью, а собственным опытом.

Для небольших организаций  создание инструкции по делопроизводству весьма актуально, так как основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации является инструкция по делопроизводству. Она должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме. Разрабатывается инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: государственных стандартов на унифицированные системы документации, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основных правил работы ведомственных архивов, методических материалов архивной службы, ведомственных правил и т.д.

Но в то же время, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определённой организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.

Таким образом, инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• 1 Разработка инструкции по делопроизводству

 

Работа над  Инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы. Первый из них является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных.

Второй этап связан с созданием проекта Инструкции, его редактированием, согласованием  и утверждением.

Третьим этапом можно считать работу по ознакомлению сотрудников с положениями Инструкции, внесением в Инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль за соблюдением в организации требований Инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.

Подготовке  проекта Инструкции предшествуют:

- изучение действующего законодательства по вопросам деятельности организации, информатизации, делопроизводства и архивного дела;

- анализ состояния  документационного обеспечения  управления в организации;

- выявление  и систематизация положений всех  организационно-распорядительных документов организации, касающихся делопроизводства;

- анализ ранее  действовавших в организации  инструктивных материалов по  делопроизводству;

- изучение инструкций  по делопроизводству, применяемых  в других организациях.

Инструкции  составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

 

 

 

 

 

 

2 Содержание инструкции по делопроизводству

 

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

- сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);

- ответственность за ее несоблюдение;

- подразделение, которое отвечает за единый порядок документиро-вания и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;

- нормативно-методическую базу.

Тематические  разделы, как правило, начинаются с  раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

- виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

- общие правила подготовки и оформления документов;

- правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

- порядок изготовления и размножения документов;

- правила оформления и заверения копий и приложений;

- порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

- порядок работы исполнителей с документами.

Содержание  этого раздела может быть значительно  расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

Раздел «Документооборот» включает:

- порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

- правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;

- основные инстанции движения документов;

- порядок подготовки и отправки исходящих документов;

- порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

- порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних докумен-тов;

- сроки, формы и методы регистрации;

- правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:

- принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);

- включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);

- порядок систематизации и классификации справочной информации;

- технологию информационно-поисковой работы.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

- категории документов, подлежащих обязательному контролю;

- порядок их постановки на контроль;

- технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

- обязанности исполнителей;

- типовые сроки исполнения;

- порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

- порядок информирования руководителей об исполнительской дис-циплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

- правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);

- устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;

- правила формирования в дела отдельных категорий документов;

- порядок разработки и использования номенклатуры дел;

- порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

- порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);

- правила подготовки дел к хранению;

- требования к описанию и оформлению дел;

- порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция  по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в  их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку  инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической  службы. Инструкция утверждается руководителем  организации и вводится в действие его приказом. Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении и каждый работник организации должен быть ознакомлен с ней под расписку. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Таким образом, Инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. В более общем плане разработка Инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации, которые охватывают следующие направления:

– создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и др.);

– образование  рациональной организационной структуры  и определение оптимальной численности  работников службы делопроизводства, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями;

– упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;

– установление рационального порядка прохождения  и обработки документов;

– разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;

– создание механизма  дальнейшего развития системы делопроизводства, повышения квалификации работников и ведения методической работы по вопросам документационного обеспечения.

В заключение хотелось бы отметить, что в небольших организациях существует необходимость закрепления требований к ведению делопроизводства, зачастую многие идут путем регламентации отдельных правил работы с документами. После обнаружения серьезных ошибок в работе с документами (например, связанных с утратой документов, нарушением их юридической силы и др.) в организации издается приказ (иной распорядительный документ) или разрабатываются правила, памятки, регламенты, в которых устанавливается порядок работы с документами в организации. Такая практика давно зарекомендовала себя как бесперспективная, так как со временем эти документы забываются, теряются, и целостную систему работы с документами создать таким образом невозможно. В то же время инструкция по делопроизводству рассматривается как целостный локальный нормативный акт, позволяющий создать комплексную систему работы с документами, наиболее целесообразную для данной организации.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

1. «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст).
2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти ( утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»).

3. Сайты интернета:

www.consultant.ru

http://archives.ru

http://www.bibliotekar.ru/osnovy-prava-3/121.htm