Инвентаризация: понятие, виды и задачи

Содержание

Введение 2

1. Инвентаризация: понятие, виды и задачи 4

2. Общие правила проведения инвентаризации 7

3. Отражение результатов инвентаризации 11

4. Порядок проведения инвентаризации денежных средств 15

5. Порядок проведения инвентаризации основных средств и нематериальных активов 18

6. Порядок проведения инвентаризации сырья и материалов 24

Заключение 27

Список  использованной литературы 28

Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Не смотря на минувший кризис, появляются новые предприятия, заключаются договора, запускается производство тех или иных товаров… Одним словом, экономика не стоит на месте. От части, всё это происходит благодаря тому, что эффективно работает управленческий персонал, т. е. всё чаще принимаются правильные решения по управлению предприятием.

Не для кого не является тайной, что наиболее эффективные  решения принимаются на основании  правильной и достоверной информации. Это, в свою очередь, говорит о тесной взаимосвязи управления с контролем. Ведь именно за счёт хорошего контроля достигается максимально достоверная информация, предоставляемая руководству.

Самый распространенный метод фактического контроля — инвентаризация. С её помощью не только контролируется сохранность собственности организации, но и обеспечивается достоверность фактических данных.

На первый взгляд кажется  все предельно просто в процессе инвентаризации: проставил инвентарные номера, сделал инвентаризационную опись - и всё. Но, к сожалению, это только видимость. На самом деле данный процесс является очень длительным, монотонным, отнимающий много времени, сил и нервов у бухгалтеров, материально-ответственных лиц, руководителей организации. Взять, к примеру, случай, когда обнаруживаются недостачи товарно-материальных ценностей, причины которых в одночасье нельзя определить. Тогда перед руководителем ставится сложная задача, которая, в результате неправильного решения, может повлечь за собой финансовую и уголовную ответственность.

Исходя из вышеизложенного, можно неоднократно делать выводы, что рассматриваемая тема является достаточно актуальной в настоящее время. Поэтому цель данной работы заключается в наиболее углубленном изучении инвентаризации как основного метода фактического контроля.

Итак, в работе будут рассмотрены такие вопросы, как:

1. Инвентаризация: понятие, виды и задачи;

2. Общие правила проведения  инвентаризации;

3. Отражение результатов  инвентаризации;

4. Порядок проведения  инвентаризации денежных средств;

5. Порядок проведения  инвентаризации основных средств  и нематериальных активов;

6. Порядок проведения  инвентаризации сырья и материалов.

Следует отметить, что основными источниками написания данной работы служат:

• Федеральный Закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ (ред. от 03.11.2006) «О бухгалтерском учете»;
• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённые приказом Минфина России от 13.06.95 № 49;
• Инвентаризация: бухгалтерская и налоговая / Под ред. Г.Ю.Касьяновой (4-е изд., перераб и доп.). – М.: ИД «Аргумент», 2008.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Инвентаризация: понятие, виды и задачи

Чтобы реально представить финансовое положение дел организации, независимо от форм собственности, необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся в распоряжении данной организации: сколько его, в каком оно находится состоянии, правильно ли было оценено. Затем фактические остатки имущества сверяются с данными бухгалтерского учёта. Такой процесс проверки имущества и обязательств называется инвентаризацией. То есть инвентаризация – это проверка имущества и обязательств организации путём подсчёта, обмера и взвешивания [6, с.10]. Инвентаризация является способом уточнения показателей учёта и последующего контроля за сохранностью имущества организации. Она позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены, подтверждены документально и отражены в системном бухгалтерском учёте, а также внести необходимые уточнения и исправления. Можно сказать, что инвентаризация представляет собой контрольную функцию учёта, которая позволяет выявить случаи необоснованного уменьшения капитала хозяйствующего субъекта, вложенного в различные виды имущества.

О важности инвентаризации говорит статья 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129 – ФЗ « О бухгалтерском учёте», Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации.

Виды инвентаризации [6, с.12-15]:

1. По обязательности проведения:

• обязательная инвентаризация - проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

• инициативная инвентаризация - проводится по решению руководителя.

2. По периодичности:

• плановая инвентаризация - проводится в установленные порядком проведения инвентаризации сроки;
• внеплановая инвентаризация - проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества, либо необходимость её проведения предусмотрена законодательством.

3. По степени охвата:

• полная инвентаризация. В данном случае проверке подвергаются все объекты имущества и обязательств;
• частичная инвентаризация - проверке подлежит один или несколько видов имущества и обязательств.

4. По методу проведения:

• натуральная инвентаризация - состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путём подсчёта, обмера, взвешивания;
• документальная инвентаризация - состоит в проверке документального подтверждения наличия объектов.

Следует отметить, что инвентаризация обладает такими принципами, как: внезапность; сопоставимость единиц измерения; плановость; непрерывность; объективность; оперативность; гласность [6, с.15-17].

Основными задачами инвентаризации являются [6, с.18]:

1. проверка реальной стоимости учтённых на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в пути, незавершённого производства, расходов будущих периодов, дебиторской и кредиторской задолженности и других статей баланса;
2. контроль за сохранностью этих средств путём сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учёта;
3. выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших своё первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т.д.;
4. выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;
5. проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств.

Таким образом, с помощью  инвентаризации:

• проверяются полнота и достоверность данных бухгалтерского учёта;
• выявляются ошибки, допущенные в учёте;
• принимаются на учёт неучтённые хозяйственные объекты;
• контролируется сохранность хозяйственных средств;
• выявляются и предупреждаются неучтённые ценности и допущенные потери, хищения, недостачи;
• контролируется работа материально – ответственных лиц.

Инвентаризация занимает важное место в процессе осуществления экономического анализа. Значение инвентаризации заключается ещё и в том, что её осуществляют сами работники предприятия, поэтому она выступает одним из основных методов контроля работников за деятельностью предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Общие правила проведения инвентаризации

Говоря о правилах проведения инвентаризации, невольно подразумевают руководство Методическими  указаниями по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утверждёнными приказом Минфина России от 13.06.95 № 49, так как данным документом установлен порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления её результатов.

Основанием для  проведения инвентаризации является приказ (приложение 1) или другой документ руководителя организации (постановление, распоряжение).

К началу проведения инвентаризации должна быть закончена обработка всех документов по поступлению и расходу ценностей, сделаны записи в аналитическом учёте и выведены остатки на день инвентаризации. Перед началом инвентаризации у материально ответственных лиц берутся подписки о том, что все документы, которые относятся к приходу и расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и, что нет неоприходованных и несписанных ценностей. Наличие такой расписки предупреждает выписку подложных документов материально ответственными лицами в случаях обнаружения недостач или излишков.

Перед тем как начать проведение инвентаризации все товарно-материальные ценности должны быть разложены по наименованиям, сортам, размерам. К ним должны быть прикреплены ярлыки со сведениями, которые их характеризуют (масса, количество и т.д.).

Руководитель организации  должен создать все условия, которые обеспечат полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перемещения и перевешивания грузов, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Порядок и сроки  проведения инвентаризации определяет руководитель организации, за исключение случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно [6, с.20]:

- при передаче имущества  в аренду, выкупе, продаже, а также  при приобретении государственного  или муниципального унитарного  предприятия;

- перед составлением  годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов  хищения, злоупотребления или  порчи имущества;

- в случаях стихийного  бедствия, пожара или других чрезвычайных  ситуаций, вызванных экстремальными  условиями;

- при реорганизации  или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Инвентаризация проводится в несколько этапов [6, с.21 - 23]:

Первый этап – обязательный - подсчёт, взвешивание, обмер материальных ценностей, оформление инвентаризационных ведомостей или описей (см. приложения).

Второй этап – оценка выявленных, подсчитанных и описанных  средств по первоначальной или изменённой оценке.

Третий этап – выявление  расхождений фактического наличия с данными бухгалтерского учёта, установление причин расхождений, заполнение сличительной ведомости (см. приложения).

Четвёртый этап – оформление результатов инвентаризации и отражение расхождений в учёте и отчётности того месяца, в котором закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчёте.

Для проведения инвентаризации на предприятии создается постоянно  действующая инвентаризационная комиссия. В состав этой комиссии входят представители организации, главный бухгалтер и другие специалисты (экономисты, техники и т.д.). Также в её составе могут быть представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Если хотя бы один член из комиссии отсутствует при проведении инвентаризации, то результаты этой проверки можно признать недействительными.

Наличие средств в натуре проверяют в присутствии материально ответственного лица. Все результаты подсчета, взвешивания, обмера записывают в акты инвентаризации или инвентаризационные описи:

Таблица 1

Формы инвентаризационных описей (актов) [9]

Номер формы	Наименование  формы
ИНВ-1	Инвентаризационная опись  основных средств
ИНВ-1а	Инвентаризационная опись  нематериальных активов
ИНВ-2	Инвентаризационный ярлык
ИНВ-3	Инвентаризационная опись  товарно-материальных ценностей
ИНВ-4	Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных
ИНВ-5	Инвентаризационная опись  товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение
ИНВ-6	Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути
ИНВ-8	Акт инвентаризации драгоценных  металлов и изделий из них
ИНВ-8а	Инвентаризационная опись  драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных  единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях
ИНВ-9	Акт инвентаризации драгоценных  камней, природных алмазов и изделий  из них
ИНВ-10	Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств
ИНВ-11	Акт инвентаризации расходов будущих периодов
ИНВ-15	Акт инвентаризации наличных денежных средств
ИНВ-16	Инвентаризационная опись  ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности
ИНВ-17	Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими  дебиторами и кредиторами
Приложение к форме  № ИНВ-17	Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами

Инвентаризационная опись  составляется не менее чем в двух экземплярах, которые подписывают все члены комиссии. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, которые записаны на данной странице, вне зависимости от единиц измерения. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путём зачёркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Исправления должны подписать все члены комиссии и материально ответственные лица. На каждой описи материально ответственные лица подтверждают, что у них нет претензий к комиссии и что все проверенные ценности приняты ими на хранение.

После того, как инвентаризация проведена, описи сдаются в бухгалтерию, где их проверяют и сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учёта. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость (см. приложения).

Таблица 2

Формы для  учета результатов инвентаризации [9]

Номер формы	Наименование  формы
ИНВ-18	Сличительная ведомость  результатов инвентаризации основных средств
ИНВ-19	Сличительная ведомость  результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей
ИНВ-24	Акт о контрольной  проверке правильности проведения инвентаризации ценностей
ИНВ-25	Журнал учета контрольных  проверок правильности проведения инвентаризаций
ИНВ-26	Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией

 

В сличительной ведомости  указывают фактическое наличие  средств по данным инвентаризации, наличие средств по данным учета  и результаты сравнения – излишки и недостачи.

 

 

3. Отражение результатов инвентаризации

Как отмечалось ранее, зачастую, в ходе проведения инвентаризации, на предприятиях выявляют недостачи или излишки. В этом случае необходимо составить сличительные ведомости и отразить выявленные расхождения в бухгалтерском учёте [3].

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и  данными инвентаризационных описей.

Согласно п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации, выявленные при инвентаризации, излишки имущества приходуются, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации.

Однако не всегда обнаружение  неучтенных материальных ценностей  означает выявление излишков. Если материально ответственное лицо, например кладовщик, не сдало в бухгалтерию накладную, то в данном случае фактически имеет место выявление не излишков или недостачи, а несоблюдение установленного порядка документооборота. Поэтому в сложившейся ситуации следует оприходовать товар на склад на основании имеющейся накладной в общеустановленном порядке. При этом от виновных лиц (в рассматриваемой ситуации – от кладовщика) должны быть получены письменные объяснения о причинах произошедшего.

Все вышеперечисленные действия хороши только в том случае, если ошибка выявлена в ходе проведения инвентаризации самой организацией. Если же подобное нарушение будет  выявлено сотрудником налоговых  органов, то он вправе усомниться в  том, насколько полно отражается в учёте не только поступающий товар, но и выручка от его реализации.

Если в излишке оказались  ценности, которые в бухгалтерском  учёте данной организации не числились, и нет оснований утверждать, что  это явилось следствием неверных записей в учёте, то их стоимость должна быть указана по рыночным ценам.

На счетах бухгалтерского учёта результаты проведения инвентаризации при выявлении излишков отражаются следующими записями.

Отражена стоимость выявленного  при инвентаризации неучтённого  имущества или финансовых обязательств:

Дебет счёта 41 (10 и др.); Кредит счёта 91(субсчет «Прочие доходы»).

Согласно п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учёте, выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учёта отражаются на счетах бухгалтерского учёта в следующем порядке:

– недостача  имущества и его порча в  пределах норм естественной убыли относятся  на издержки производства или обращения;

– недостача  имущества и его порча сверх указанных норм относится на счёт виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Под естественной убылью товарно-материальных ценностей в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке норм естественной убыли, утверждёнными приказом Минэкономразвития России от 31.03.03 № 95 следует понимать потерю (уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах требований (норм), устанавливаемых нормативными правовыми актами), являющуюся следствием естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров. К нормируемым потерям также относятся потери от боя товаров в стеклопосуде. Естественная убыль определяется по специальным нормам.

В соответствии с п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации убыль ценностей в пределах норм, утверждённых в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации, соответственно, на издержки производства и обращения у организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических потерь, образующихся вследствие вытечки, россыпи, улетучивания, а также потерь товарного вида, связанных с боем или порчей потребительской тары.

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачёта недостач ценностей излишками по пересортице.

Для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи  материальных ценностей предусмотрен счет 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей». Поэтому все выявленные недостачи независимо от дальнейших источников их списания должны быть первоначально отражены на счете 94.

Выявление недостачи, не превышающей норм естественной убыли, отражается следующей записью:

Дебет счёта 20 (26, 44); Кредит счета 94 – списана недостача на издержки производства (обращения).

При отсутствии норм, убыль рассматривается как недостача сверх норм естественной убыли.

Выявленные  во время проведения инвентаризации недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновные не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на финансовый результат организации.

Одним из результатов проведения инвентаризации может стать выявление поступивших в организацию материальных ценностей, не отраженных в регистрах бухгалтерского учёта, с одновременным выявлением также не отраженной в учёте задолженности по таким ценностям перед поставщиком. Недостача вполне может возникнуть из-за ошибок, допущенных при отражении операций в учёте (например, забыли учесть какую-либо накладную на отпуск сырья в производство или неправильно перенесли данные из первичного учетного документа в бухгалтерские регистры).

Поэтому, прежде чем предъявлять претензии к материально ответственному лицу, следует проверить полноту и достоверность записей, произведенных в бухгалтерских регистрах. Если будет выявлена бухгалтерская ошибка, то в графах 12-17 сличительной ведомости делаются соответствующие записи

В соответствии с п. 5 ст. 8 Закона о бухгалтерском учёте все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учёта без каких-либо пропусков или изъятий. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учёте и отчётности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по инвентаризации, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности – в годовом бухгалтерском отчёте.

На счетах бухгалтерского учёта результаты проведения инвентаризации при выявлении недостачи сверх норм естественной убыли отражаются следующими записями:

Дебет счёта 94; Кредит счёта 41 (20 и др.) – списана недостача, выявленная сверх норм естественной убыли;

Дебет счёта 73; Кредит счёта 94 – списана выявленная недостача на виновных лиц;

Дебет счёта 50; Кредит счёта 73 – отражена сумма недостачи, внесенной виновным лицом в кассу организации;

Дебет счёта 70; Кредит счёта 73 – отражена сумма недостачи, удержанной из заработной платы виновного работника;

Дебет счёта 91 (субсчёт «Прочие доходы»); Кредит счёта 94 – списана на финансовые результаты выявленная при проведении инвентаризации недостача, в случае отсутствия виновных лиц.

 

 

4. Порядок проведения инвентаризации денежных средств

Инвентаризация кассы  проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утверждённым решением Совета директоров Банка России от 2.09.93 № 40. Для выявления ошибок и предотвращения злоупотреблений проводят внезапную инвентаризацию кассы, в ходе которой производится полный пересчёт наличных денег и проверка других ценностей, находящихся в кассе. Пересчитанный остаток наличных денежных средств сверяют с данными кассовой книги.

Кассир предоставляет  для проверки последний кассовый отчёт и документы по операциям последнего дня, а также даёт расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или несписанных в расход денег.

При инвентаризации кассы проверяется фактическое наличие денежных средств путем полистного пересчёта всех денежных знаков в покупюрной описи; никакие расписки в остаток наличных денег в кассе не включаются.

Одновременно  подлежат инвентаризации денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности, с учётом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При этом определяется как фактическое их количество, так и стоимостная оценка.

По результатам  проверки оформляется акт инвентаризации. В этом акте указывается состав комиссии, местонахождение проинвентаризированных денежных средств, фактические остатки и остатки по данным учета, подписка кассира о приеме денежных средств на свою ответственность. Кроме того, определяется результат инвентаризации, берется объяснение причин расхождения с учётными данными от кассира и решение руководителя по результатам инвентаризации.

Результаты  инвентаризации отражаются бухгалтерскими записями.

Излишки денег, установленные проверками, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации :

Дебет счета 50 «Касса»; Кредит счета 91 «Прочие доходы».

Недостача денег  в кассе оформляется бухгалтерской  записью :

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; Кредит счета 50 «Касса».

Недостача денег  в кассе подлежит взысканию с  кассира :

Дебет счета 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба»; Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостача денег  в кассе внесена с кассиром :

Дебет счета 50 «Касса»; Кредит счета 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если во взыскании  недостачи с виновного лица отказано судом, недостача списывается на финансовый результат:

Дебет счета 91 «Прочие  доходы»; Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Инвентаризация денежных средств, находящихся на расчётном и специальных счетах, согласно п. 3.43 Методических указаний по инвентаризации, производится путём сверки остатков сумм, числящихся соответственно по данным бухгалтерского учёта на счетах 51 «Расчётные счета», 55 «Специальные счета в банке» с данными выписок банков. Обычно сверка с банком осуществляется в специальных формах по состоянию на 1 января каждого года. Для отражения результатов инвентаризации денежных средств на счетах в банках не предусмотрено никаких унифицированных форм актов и описей. Организация разрабатывает указанные формы самостоятельно.

Отклонения от учётных данных, выявленные при инвентаризации, образуются только из-за ошибок бухгалтера. Например, при проведении инвентаризации было выявлено превышение остатка на счёте по данным выписки из банка над остатком, который значится по данным бухгалтерского учёта. При выяснении причины этого отклонения оказалось, что оно произошло из-за того, что в учёте была повторно отражена сумма, поступившая от покупателей. В данном случае положительное отклонение фактических данных от данных бухгалтерского учёта образовалось из-за ошибки бухгалтера, которую можно исправить следующей проводкой:

Дебет счета 51; Кредит счета 62 – сторно – исправлена ошибка, вызванная повторным отражением в бухгалтерском учета платежного поручения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Порядок проведения инвентаризации основных средств и нематериальных активов

Проведение инвентаризации основных средств и отражение её результатов в учёте осуществляются согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Целью инвентаризации является подтверждение фактического наличия основных средств в натуре по местам их эксплуатации или нахождения данным бухгалтерского учёта.