Инвентаризация товаров. 2

   ВВЕДЕНИЕ 

    Инвентаризация  -  это    определенная   последовательность    практических  действий  по  документальному  подтверждению наличия,    состояния  и  оценки  имущества  и обязательств организации с целью   обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

    В  соответствии  со статьей 12  Федерального закона от 21 ноября   1996  года 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее  Закон 129-ФЗ), для   обеспечения    достоверности    данных   бухгалтерского   учета   и    бухгалтерской     отчетности    организации    обязаны    проводить    инвентаризацию  имущества  и  обязательств.  В  ходе инвентаризации    проверяются  и  документально  подтверждаются  наличие  имущества и   обязательств, их состояние и правильность оценки.

    В понятие инвентаризация (inventarium по-латински опись имущества) собственно и входит сверка фактического присутствия имущества (товара) на складе или в магазине, а также оценка некоторых показателей бухучета товаров, с последующим на основании проведения инвентаризации уменьшением их стоимости (уценки) и пр.

    Актуальность  данной темы  связана с тем, что  инвентаризация является инструментом и важным элементом учетной политики.

    Целью работы является определение случаев  инвентаризации товаров. 
 
 
 
 
 
 
 

    1 ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПРОВЕДЕНИЯ  ИНВЕНТАРИЗАЦИИ 

    Требования  о проведении инвентаризации имущества  и обязательств, предъявляемые бухгалтерским  законодательством к организациям, в том числе и к торговым фирмам, содержатся в ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете» (далее – Закон N 129-ФЗ).

    Причем  инвентаризация является не только важнейшим  мероприятием хозяйственной деятельности организации, но и выступает элементом  ее учетной политики (п. 3 ст. 6 Закона N 129-ФЗ).

    Целью проведения инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации (п. 1 ст. 12 Закона N 129-ФЗ).

    Порядок и сроки ее проведения определяются руководителем организации торговли, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    2 СЛУЧАИ ОБЯЗАТЕЛЬНОГО ПРОВЕДЕНИЯ  ИНВЕНТАРИЗАЦИИ 

    Проведение  инвентаризации обязательно в следующих  случаях (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ):

    – при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

    – перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности;

    – при смене материально ответственных  лиц;

    – при выявлении фактов хищения, злоупотребления  или порчи имущества;

    – в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

    – при реорганизации или ликвидации фирмы;

    – в других случаях, предусмотренных  законодательством России [Ежемесячный журнал "Новая бухгалтерия" N 8, 2008 г.АКДИ "Экономика и жизнь"].

    В процессе проведения инвентаризации товаров  необходимо руководствоваться, помимо общих нормативных документов по организации учета и инвентаризации, также и специальными нормативными документами, отражающими особенности сферы торговли, в частности:

    Постановлением  Совета Министров СССР от 10 февраля 1948 года №248 "О взыскании ущерба, причиненного лицами, виновными в  хищении и недостаче продовольственных  и промышленных товаров";

    Положением  о материальной ответственности  рабочих и служащих за ущерб, причиненный  предприятию, учреждению, организации, утвержденным Указом Президиума Верховного Совета СССР от 13 июля 1976 года №4204-IX;

    Приказом  Минторга СССР от 28 июня 1983 года №140 "Указания о порядке работы в системе Министерства торговли СССР по возмещению ущерба от хищений, растрат, недостач и потерь товарно-материальных ценностей, ответственности руководителей и должностных лиц предприятий и организаций государственной торговли за состояние этой работы и координацию ее правоохранительными органами";

    Инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 года №17 "О порядке выдачи доверенностей  на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности";

    Методическими рекомендациями по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5;

    Приказом  Минторга СССР от 2 апреля 1987 года №88 "Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров в торговле и инструкций по их применению" и другими [ http://www.klerk.ru/buh/articles/36991/]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3 ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ТМЦ 

    Инвентаризация  ТМЦ - это проверка их фактического наличия в натуральном выражении. Инвентаризация проводится в целях проверки реальных количественных и стоимостных остатков товаров на соответствие с данными бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации выявляют, сопоставляя фактические остатки товаров, указанные в инвентаризационной описи, с остатками по данным бухгалтерского учета на момент проведения инвентаризации.

    В ходе инвентаризации проверяется и  документально подтверждается наличие  ТМЦ, соответствие розничных цен  в торговом зале, визуально оценивается  товарный вид, упаковка, наличие ценников и этикеток.

    Инвентаризации  могут подвергаться все группы товаров (полная инвентаризация) или выборочные группы товаров (выборочная инвентаризация).

    Полная  инвентаризация производится по указанию руководителя Компании или планово.

    Выборочная  инвентаризация проводится по решению и распоряжению директора магазина.

    Инициатива  по проведению инвентаризации, согласно договору о коллективной материальной ответственности, может исходить от сотрудников трудового коллектива магазина.

    Материально ответственные сотрудники вносят предложения о порядке урегулирования выявленных недостач, излишков и потерь товаров.

    Необходимые условия при проведении инвентаризации:

• выявлены все ошибки при приемке или при оприходовании товара;
• по факту присутствуют минимальные остатки по проверяемым наименованиям;
• во время инвентаризации в торговом зале присутствует минимальное количество покупателей;
• присутствует обученный персонал, работающий в нужную смену;
• желательно присутствие менеджера по группе инвентаризируемого товара;
• в момент инвентаризации компьютерная техника и оборудование исправны;
• инвентаризация проводится во время и сроки, при которых материальные затраты Компании минимальны.
• не проводятся работы с базой данных учетной программы [http://www.ititi.ru/raznyie/poryadok-provedeniya-inventarizatsii.-metodicheskoe-rukovodstvo-v-1s.html].

    Инвентаризация  товаров в торговой организации  является абсолютно необходимой, так  как служит наиболее действенным  средством для выявления возможных  ошибок при учете товара, потерь от порчи и хищения. Следовательно, регулярное и грамотное проведение инвентаризации, сопоставление учетного и фактического количества и номенклатуры товара приводят к снижению этих потерь. Кроме того, инвентаризация является непременным условием для обеспечения достоверности и точности данных бухгалтерского учета.

    Инвентаризация  товаров является обязательной в  случае, скажем, передачи смены в  торговом зале или на складе, когда  за товары принимает ответственность  другое материально ответственное  лицо.

    Необходима она также и при увольнении и приеме на работу сотрудников, отвечающих за движение и сохранность товаров. В этих случаях инвентаризация необходима главным образом для выявления недостач и определения лиц, виновных в их возникновении.

    Практика  показывает, что в торговых организациях, где к систематическому проведению инвентаризаций при передаче смены относятся как к необязательной процедуре, возрастает количество хищений, объем просроченного товара, и, кроме того, значительно ухудшается моральный климат в коллективе из-за постоянных разбирательств с недостачами.

    Кроме обязательных инвентаризаций, предусмотренных  законодательно, существуют также и  плановые инвентаризации, порядок и  сроки проведения которых определяются руководством предприятия и закрепляются соответствующими приказами [ http://www.buhuchet-info.ru/buhgalterskiy-uchet-v-torgovle.html].

    Материально-ответственные  лица осуществляющие приемку, хранение и отпуск товаров, несут полную материальную ответственность за вверенные им ценности на основании заключенных с ними договоров о полной материальной ответственности.

    Инвентаризация  товаров проводится по местам хранения и по материально-ответственным  лицам. В процессе инвентаризации уточняются остатки товаров, числящихся на счетах, на дату представления последнего товарного отчета.

    Одновременно  с фактической проверкой товаров  в натуре, проверяется состояние  и ведение складского хозяйства. А так же проверяется правильность организации хранения и размещения товаров, при этом имеется в виду разнообразие физико-химических свойств многих товаров, например:

• скоропортящиеся (продукты полеводства, садоводства, огородничества, животноводства, птицеводства и другие);
• легко воспринимающие влагу (соль, сахар и другие);
• легко воспринимающие посторонние запахи (чай, сахар, мука, крупа и другие);
• обладающие специфическими запахами (рыба, табак и другие);
• убывающие в весе (овощи, бахчевые, мясные и другие);
• легковоспламеняющиеся и другие.

    Инвентаризация  товаров, как правило, должна производиться  в порядке расположения ценностей в данном помещении. Нельзя допускать во время инвентаризации беспорядочного перехода от одного товара к другому.

    При хранении товаров в разных изолированных  помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам их хранения. После проверки материальных ценностей вход в помещение пломбируется, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

    На  складах товарно-материальные ценности должны быть размещены материально-ответственными лицами в порядке, предусмотренном планом-картой, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, маркам, размерам. В местах хранения каждого вида ценностей должен быть вывешен товарный ярлык по типовой форме ТОРГ-11, содержащий все данные, подлежащие занесению в инвентаризационную опись, в частности:

• цена,
• сорт,
• марку,
• мерность,
• класс,
• другие признаки, определяющие цену.

    Не  допускается нахождение одних и  тех же товарно-материальных ценностей  у разных материально-ответственных  лиц, за исключением отдельных организаций.

    К таким организациям относятся, например, лесоторговые организации, где одни и те же товары могут одновременно находиться на складе и в магазине. В этих случаях инвентаризация товаров  проводится одновременно на складе и  в магазине, расположенных на одной территории.

    Председатель  рабочей инвентаризационной комиссии или по его поручению члены  комиссии в присутствии заведующего  складом и других материально-ответственных  лиц проверяют фактическое наличие  товаров путем обязательного  их пересчета, перевешивания или перемеривания.

    В процессе инвентаризации составляется инвентаризационная опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3. 
Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов, о чем делается соответствующая пометка в инвентаризационной описи типовой формы ИНВ-3. При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно: одну ведет один из членов инвентаризационной комиссии, а другую - материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог заносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к инвентаризационной описи.

    Инвентаризационная  опись товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-3 применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально-ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. Инвентаризационные описи могут быть заполнены, как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Товары заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых реквизитов (артикула, сорта и другое). Наименования проверяемых товаров, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

    Один  экземпляр описи передается в  бухгалтерию для составления  сличительной ведомости, второй - остается у материально-ответственного лица.

    Выявленные  при инвентаризации расхождения (излишки  или недостачи) оформляются составлением сличительных ведомостей по форме ИНВ-19 и соответствующими учетными записями. На товары, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки), бухгалтер составляет отдельные сличительные ведомости в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному лицу.

    На  складах и базах нецелесообразно  перевешивать или пересчитывать  те или иные товары, находящиеся  в неповрежденной упаковке поставщиков, допускается внесение в описи данных об этих товарах по спецификации или маркировке, имеющейся на таре. При этом рабочая инвентаризационная комиссия обязательно проводит выборочную проверку части указанных ценностей в натуре, делая об этом соответствующую отметку (оговорку) в инвентаризационной описи, за исключением тех товаров, которые при распаковке могут подвергнуться порче, либо если распаковка приведет к понижению качества товаров. Выборочная проверка проводится по усмотрению комиссии.

    Если  выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными, показанными в спецификациях или маркировке поставщиков, инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия ценностей.

    Категорически запрещается вносить в инвентаризационные описи данные об остатках товаров со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

    Если  фактически наличествующие товарно-материальные ценности взвешены, обмерены или подсчитаны комиссией за один прием, то установленное таким путем количество имеющихся ценностей записывается комиссией в инвентаризационную опись.

    Когда товарно-материальные ценности взвешиваются, обмериваются или подсчитываются в  несколько приемов (отвесов, обмеров, подсчетов), то есть когда данные о фактическом наличии не представляется возможным записать сразу в инвентаризационную опись, рабочая инвентаризационная комиссия записывает эти данные в инвентаризационный ярлык (форма ИНВ-2). Ярлык заполняется в одном экземпляре ответственными лицами инвентаризационной комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарно-материальными ценностями по месту их нахождения. Данные формы ИНВ-2 используются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3).

    Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в установленном порядке  в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по товарному  отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную инвентаризационную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указываются дата и номер приходного документа, когда и от кого поступили ценности, их наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя комиссии делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

    Инвентаризации  подлежат также товары, которые еще не отгружены потребителям, но подготовлены к отправке согласно выписанным товарно-транспортным накладным и переданы для комплектования из секции хранения в секцию выдачи товаров.

    Инвентаризация  товаров, отгруженных, но не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

    На  счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации под отчетом у материально-ответственных лиц (товары в пути, товары отгруженные и другие), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами:

• по находящимся в пути товарам - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами;
• по отгруженным товарам - копиями предъявленных покупателем документов (платежных поручений, векселей и так далее), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка;
• по товарам, находящимся на складах сторонних организаций, - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

    Предварительно  должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету "Товары отгруженные" следует установить, не числятся ли на нем суммы, почему-либо отраженные на других счетах (счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и так далее), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути. Инвентаризационные акты составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций. В актах инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма ИНВ-6), по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

    На  товарно-материальные ценности отгруженные, срок оплаты которых не наступил, и на отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, составляются отдельные акты по форме ИНВ-4. В графе "Примечание" на товарно-материальные ценности отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводится наименование покупателя. Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписывается ими - один экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у материально-ответственного лица.

    В случае перехода права собственности  на отгруженные товарно-материальные ценности в особом порядке (при использовании  балансового счета "Товары отгруженные"), данные для заполнения графы 13 акта по форме ИНВ-4 пересчитываются в  договорные, контрактные цены.

    При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное  хранение, составляется инвентаризационная опись по форме ИНВ-5, записи в  которую производятся ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета в натуре. Опись составляется в двух экземплярах.

    Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи  на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное  хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на ответственное хранение, место хранения, номера и даты документов.

    В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

    Регулирование выявленных в результате инвентаризации расхождений фактического наличия товаров с данными бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормами Положения по ведению бухгалтерского учета. При этом необходимо иметь в виду, что убыль товаров в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

    Убыль товаров в пределах установленных  норм определяется после зачета недостач товаров излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же осталась недостача товаров, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию товаров, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

    Взаимный  зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен  только в виде исключения за один и  тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении  товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

    Инвентаризация  в розничной торговле проводится в сроки, установленные руководителем  торговой организации, но не реже двух раз в год. Инвентаризация товаров, тары и денежных средств в розничной торговле должна проводиться внезапно. Запрещается доводить до сведения работников организации срок намеченной инвентаризации прежде, чем в организацию придет рабочая инвентаризационная комиссия.

    Перед началом инвентаризации необходимо закрыть помещение торговой организации  и прекратить операции с товарно-материальными  ценностями и денежными средствами.

    Одновременно  с проведением инвентаризации в  магазине она осуществляется и в  прикрепленных к нему киосках, павильонах, палатках и прочем. Если магазин имеет склады и секции, филиалы с раздельной материальной ответственностью, то инвентаризацию в них можно проводить отдельно, без закрытия всего магазина. 
 
 

    Перед началом инвентаризации рабочая инвентаризационная комиссия обязана:

1   опломбировать (опечатать) подсобные  помещения, подвалы и другие  места хранения ценностей, имеющие  отдельные и дополнительные входы  и выходы;

2 проверить  оснащенность магазина охранными  системами, системами видеонаблюдения, убедиться в исправности их работы (при продаже товаров методом самообслуживания и с открытой выкладкой);

3  убедиться в исправности работы  антенных контуров (устройств на  выходе из секций самообслуживания, сигнализирующих о том, что  покупатель выносит неоплаченный товар); а также в наличии самоклеящихся этикеток и бирок с резонаторами на товарах (при продаже товаров методом самообслуживания и с открытой выкладкой);

4 снять  остатки наличия денежных средств  в кассе, установить выручку  текущего дня;

5 получить  последние кассовые и товарные  отчеты с выведенными в них  на момент инвентаризации остатками  ценностей;

6 проверить  правильность всех весоизмерительных  приборов;

7 получить  у материально-ответственных лиц  расписку о том, что к началу  инвентаризации все приходные и расходные документы включены в отчет и сданы в бухгалтерию.

    Комиссия  начинает инвентаризацию с подсобных  помещений магазина. В это время  в торговом зале члены бригады  материально-ответственных лиц подбирают  и группируют товары по наименованиям, сортам, артикулам, размерам и ценам в порядке, удобном для пересчета, перемеривания. Подготовка товаров к пересчету и перевешиванию производится в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Все товары должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены в определенном порядке, удобном для подсчета их количества. Товары, хранящиеся в штабелях, следует располагать так, чтобы к ним был доступ для проверки содержимого в каждом затаренном месте. Нераспакованные товары, находящиеся в таре, распаковывают и проверяют как по количеству, так и по качеству. Запрещается ограничиваться подсчетом количества мест (коробок, мешков, бочек, ящиков и так далее.) без тщательной проверки их содержимого. Затаренный товар не подлежит распаковке и проверяется на выборку в случаях, когда распаковка товаров, находящихся в неповрежденной таре поставщика, может вызвать понижение его качества. В этом случае количество и качество нераспакованных товаров определяют по трафарету (по массе брутто) на таре с выборочной проверкой ряда товарных мест.