История документознавства в Америке

Керування документаційними процесами

Термін «керування документаційними процесами» є поширеним у світі. Наприклад, в Сполучених Штатах Америки  організація, що відповідає за питання  документації має назву «Національний  архів та управління документацією» (National Archives and Records Administration (NARA).

Буквальний переклад німецького терміну “Schriftgutverwaltung”  означає “керування письмовими документами” (як правило даний термін перекладають як діловодство, хоча це не зовсім вірно). Английський термін “Records Management” також перекладається як керування документацією.

Визначення, підготовлене термінологічною групою Міжнародної  ради архівів: “під керуванням документацією  розуміється область загального адміністративного управління, направлена на економне і ефективне створення, використання і зберігання документів протягом їх життєвого циклу”. 

Законодавче врегулювання діловодних процесів має місце в  ряді країн. У США контроль за керуванням документацією федеральних установ  регламентує "Акт про федеральні документи" (1950 р.), а у 1980 р. прийнято „Закон про скорочення роботи з документами", спрямований на створення єдиної правової основи у цьому напрямі адміністративної діяльності.

У Великій Британії діє  „Акт про державні документи" 1958 р. (змінений 1967 р. щодо умов доступу), також „Акт про державні документи" Північної Ірландії (1923 р.). У 1995 р. в Німеччині в межах Закону про загальні правила роботи федеральних міністерств уряд схвалив єдину систему діловодства. В Канаді у 1983 р. було прийнято урядовий циркуляр "Політика керування документацією". Законодавства Європейського Союзу з питань діловодства не існує.

Хоча керування документацією  в зарубіжних країнах організовується  по-різному, але в той же час  має деякі загальні риси, що сформувалися під впливом міжнародних зв'язків і рекомендацій міжнародних організацій

Методика розроблення  і впровадження документацій них  систем

у керування  документацій ними процесами

Одним з основних напрямків  інтеграційного процесу є адаптація  законодавства України до законодавства ЄС. У межах цієї інтеграції також відбувається поступове прийняття в Україні європейських та міжнародних стандартів. Зокрема, згідно з Планом державної стандартизації на 2004 р. розроблено Національний стандарт України "Інформація та документація. Керування документацією", модифікованого зі стандартом ISO 15489-1 "Information and documentation - Records management".

У першій частині стандарту ISO "Загальні положення" сформульовано  загальні вимоги до розроблення й  впровадження документаційних систем такими способами, які відповідають операційним потребам організації та узгоджуються із законодавчими й регламентувальними вимогами до її діяльності³. Також вказано на необхідність для розроблення й впровадження документаційної системи безперервного функціонування наявності методики її розроблення та впровадження. Зміст цієї методики викладено у другій частині міжнародного стандарту - "Настановах"⁴.

Методика складається  з 8 етапів:

1. попереднє дослідження (етап А);
2. аналіз напрямків ділової діяльності (етап В);
3. встановлення вимог до службових документів (етап С);
4. оцінка існуючих систем (етап D);
5. визначення стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до документації (етап Е);
6. розроблення документаційної системи (етап F);
7. впровадження документаційної системи (етап G);
8. аналіз після впровадження системи (етап Н)⁵.

Описання кожного етапу  в стандарті ISO містить формулювання його мети та зміст очікуваних результатів, а для окремих етапів вказано  також, які дії потрібно здійснити  для його реалізації. Фактично це стислий виклад методики, запропонованої австралійськими архівістами. Її часто називають абревіатурою 'DIRКS' (від початкових літер англійською мовою слів її назви - Designing and Implementing Recordkeeping Systems - розроблення та впровадження документаційних систем). Повний виклад методики розміщений на веб-сайті Національного архіву Австралії. Його матеріали використано для детальнішого аналізу методики розроблення та впровадження документаційних систем, рекомендованої міжнародним стандартом з керування документацією.

Для методики DIRKS застосовано  модель процесу розроблення "водоспад", для якої характерно повне завершення попереднього етапу перед початком наступного. Це традиційна методологія, яку використовують для розроблення, експлуатації та заміни систем, що забезпечують діяльність організації. Їй притаманні ряд характеристик, а саме:

1. Загальний характер - вона надає настанови щодо того, які дії повинна зробити організація для розроблення системи, але не надає рекомендацій щодо того, який вигляд повинні мати ці системи.

2. Багатофазність - для неї характерна наявність ряду етапів, які можна виокремити і які відображають позитивні зрушення у процесі розроблення системи. Кожний з цих етапів можна розглядати як індивідуальний проект. Залежно від характеру проекту етап може набувати більшого або меншого значення.

3. Системність - вона визначає структуровану систему дій, що зменшує до мінімуму ризик оминути увагою під час здійснення проекту розроблення системи вирішення певних важливих питань.

4. Гнучкість - окремі етапи та їх послідовність можуть бути пристосовані до певних проектів. Наприклад, етапи можна здійснювати послідовно, одночасно, з різним рівнем деталізації або повторювати, щоб розробити прийнятні системи. Проект може відповідати потребам всієї організації, окремих виробничих підрозділів або робочих груп.

5. Циклічність - вона пристосована до постійно триваючого процесу змін, еволюції та перероблення, коли деградація однієї системи забезпечує імпульс до розроблення нового проекту, що веде до модифікації існуючої системи або її заміни (звідси концепція "життєвого циклу").

6. Повторюваність, багатократність - кожний етап має специфічні продукти та "комплектуючі вузли", що є складовими документації системи та надають інформацію для наступних етапів. У деяких випадках однакові дії здійснюють на різних етапах для досягнення різних цілей.

7. Прозорість - рекомендовано документувати кожну дію процесу розроблення системи. Ця документація слугує різним цілям і має різний формат та зміст, а саме: вона є засобом керування процесом розроблення; забезпечує основу для наступних етапів; забезпечує дублювання для системи на її операційній фазі; робить можливим порівняння очікуваного та справжнього функціонування системи; формує основу для навчання користувачів; забезпечує засоби комунікації із зацікавленими сторонами під час реалізації проекту; на неї посилаються під час реалізації наступних проектів.

8. Мультидисциплінарність - кількість членів проектної групи та їх фахові навички можуть значно відрізнятися залежно від проекту розроблення системи та специфічного характеру кожного етапу. До групи можуть входити інформаційні менеджери, спеціалісти з питань організації діловодства, інформаційних технологій, корпоративного керування, основної діяльності та представники користувачів. Незалежно від того, як здійснюється проект - силами організації чи за допомогою зовнішніх консультантів, участь двох останніх груп фахівців є обов'язковою.

9. У центрі уваги знаходиться користувач. Підкреслено участь користувачів у процесах визначення й аналізу напрямків ділової діяльності, процесів і потреб та у прийнятті рішень з метою поліпшення практичної діяльності. До користувачів віднесено як працівників, які створюють, зберігають та здійснюють пошук даних безпосередньо в системі, так і тих, хто користується інформацією, одержаною із системи іншими. Залучення користувачів збільшує можливість успішного впровадження системи.

10. Проектний підхід. Це означає, що посиленої уваги потребує планування проекту, менеджмент ресурсами (фінансами, персоналом, часом), менеджмент ризиками та оперативне внесення змін. Контрольні показники надають можливість переглянути або призупинити реалізацію проекту.

Залежно від cформульованої  мети методологію DIRKS використовують по-різному. Підхід, що передбачає послідовне здійснення етапів від А до Н, є всебічним та пропонує значні переваги, але водночас він є високовартісним, на розроблення витрачається багато часу і він не завжди відповідає поточним потребам організації. Користувачі можуть використати ті елементи, процедури та підходи, що будуть корисними для реалізації більш вузьких проектів або тих, що відповідають потребам організації.

Перейдемо до детального розгляду кожного етапу.

Етап А: Попереднє дослідження Мета - забезпечити розуміння в організації адміністративного, правового, ділового та соціального контексту, в якому вона діє, з тим, щоб визначити головні чинники, які впливають на формування її потреб у створенні та зберіганні службових документів. Етап А також надає загальну оцінку сильних та слабких сторін організації у сфері керування своїми службовими документами. Він забезпечує ґрунтовні підстави для визначення обсягу робіт з проектування документації та ресурсної підтримки реалізації з боку керівництва, визначає проблеми у роботі зі службовими документами та оцінює можливості й різні потенційні ризики.

Етап А передує складанню  схеми класифікації напрямків діяльності та розробленню на її засадах рішень щодо визначення, які службові документи  слід включати до документаційних систем та строків їх зберігання. Разом із двома наступними етапами (В та С) попереднє дослідження допоможе також оцінити обов'язки організації щодо службових документів та їх відповідність зовнішнім вимогам до створення та зберігання цих документів. Результати дослідження на цьому етапі також є основою для оцінки існуючих систем. Інформація, зібрана під час етапу А, є важливою для прийняття ефективних рішень щодо документаційних систем організації та специфічної діяльності з діловодства. Вона характеризує напрямки діяльності та головні зацікавлені сторони. Вона може слугувати зафіксованим контрольним пунктом для наступних проектів з керування документацією або зберігатися у вигляді, що робить можливим внесення змін, які відбуваються в операційному середовищі організації, інтересах зацікавлених сторін та джерелах інформації, забезпечуючи таким чином узагальнене оновлення інформації.

Щоб здійснити попереднє  дослідження, необхідно мати доступ до внутрішніх документальних джерел, таких як щорічні звіти, корпоративні плани та бізнес-плани, до зовнішніх документальних джерел, таких як законодавство, стандарти та кодекси практики, а також провести опитування персоналу з діяльності організації. Здійснюють попереднє дослідження фахівці з аналітичними навичками, вмінням усної і письмової комунікації, широким знанням організації. Таких можна знайти всередині організації або найняти як консультантів для здійснення проекту від імені організації.

Попереднє дослідження  надає структурований підхід до аналізування та документування змісту організації, її ділової діяльності та практики діловодства. Обсяг фундаментального дослідження на цьому етапі залежить від рівня корпоративного знання та наявності попередніх звітів організації з відповідних питань.

Під час попереднього дослідження потрібно визначити: межі організації; правові межі, що стосуються діяльності організації; внутрішні та зовнішні зацікавлені сторони, інтереси яких організація повинна враховувати; ділові, соціальні та етичні стандарти, дотримання яких суспільство очікує від організації; види робіт, які виконує організація; чинники, що впливають на практику діловодства організації.

Результати  цього етапу: список джерел із супровідними записками до них, що будуть використані під час здійснення етапів В та С; підсумковий документ, що містить інформацію про діяльність організації та середовище, в якому вона діє; звіт для вищого керівництва, в якому роз'яснено основні висновки попереднього дослідження та подано рекомендації щодо обсягу, здійснення та реальності запропонованого проекту керування документацією; план проекту, що додано до звіту.

Етап В: Аналіз напрямків діяльності Мета - розробити концептуальну модель того, що робить організація та як вона це робить. Модель демонструватиме зв'язок службового документа як з діяльністю організації, так і з конкретними процесами цієї діяльності. Вона сприятиме прийняттю рішень про наступні кроки щодо створення, включення, контролю, зберігання та передавання службових документів до архіву або вилучення їх для знищення та доступу до них. Це особливо важливо в умовах електронного бізнесу, коли достовірні документи включають і зберігають лише тоді, коли система розроблена належним чином. Аналіз напрямків діяльності та процесів забезпечує розуміння взаємозв'язків між діяльністю організації та її службовими документами, він допомагає у визначенні та впровадженні відповідної стратегії стосовно метаданих та формальному встановленні обов'язків щодо зберігання службових документів.

Аналіз напрямків діяльності організації потребує значних ресурсів. Цей етап потрібно здійснити, якщо організація планує розробити засоби класифікації (наприклад, тезаурус функцій або схему класифікації документів) чи основану на функціях номенклатуру справ. Ці продукти діловодства будуть використані у подальшій реалізації етапів методології DIRKS, зокрема під час розроблення документаційної системи (етап F) та її впровадження (етап G).

Починаючи етап В, слід мати загальне розуміння структури та діяльності організації й контексту, в якому вона діє (етап А), а також  визначити загальну оцінку слабких і сильних сторін організації у діловодстві. Слід отримати підтримку з боку керівництва для проведення аналізу та визначити, чи проводився коли-небудь в організації такий аналіз та чи було його задокументовано. Щоб провести аналіз, потрібно мати доступ до внутрішніх і зовнішніх документальних джерел та інформації, зібраної шляхом опитування (ці джерела могли використовуватися під час етапу А), та залучити до роботи фахівців із тими ж навичками, що і на етапі А. Етап В можна здійснити одночасно з частинами етапу С - Визначення вимог до службових документів, оскільки використовують ті ж самі джерела. Перш ніж починати етап В, доцільно ознайомитися з потребами етапу С, бо під час визначення функцій, напрямків діяльності та дій також будуть сформульовані вимоги до службових документів.

Для визначення функцій, напрямків діяльності та дій корисно  використати два види аналізу  і застосувати їх обидва. Ієрархічний  аналіз для визначення того, що робить організація, застосовує підхід зверху-вниз з виокремленням серій логічних груп і підгруп. Аналіз процесів - це більш детальний аналіз того, що робить організація, знизу догори. Щоб проаналізувати напрямки діяльності організації, потрібно визначити цілі організації та стратегії їх досягнення; широкі функції, які організація виконує для забезпечення своїх цілей та стратегій; напрямки (види) діяльності, що забезпечують виконання функцій; групи повторюваних дій або процесів, що складають кожний напрямок діяльності.

В організації вже  може існувати схема класифікації напрямків діяльності, розроблена для забезпечення тезауруса організації або інших засобів класифікації. Цей етап надає можливість переглянути цю схему, щоб пересвідчитись, чи відповідає вона нинішньому стану організації та придатна для діловодства. При використанні термінології існуючої схеми класифікації необхідно з'ясувати, що було покладено в її основу, щоб зробити висновок стосовно її придатності.

Як вихідну точку  для дослідження використовують реєстр джерел, створений під час  етапу А. Для етапу В особливо важливим документальним джерелом є законодавство, оскільки воно вказує, чи має організація правові зобов'язання здійснювати певні функції, напрямки діяльності або завдання. Хоча під час етапів А, В та С звертаються до одних і тих же джерел, слід зауважити, що на кожному етапі здійснюють пошук різної інформації та мають на меті отримати різні за змістом результати. Крім документальних джерел, також потрібно проконсультуватися з персоналом, пов'язаним із реалізацією досліджуваних функцій та дій, щоб підтвердити результати власних досліджень. Консультації проводять різними шляхами, включаючи питальники, інтерв'ю та фокусгрупи.

Необхідною складовою  аналізування є вибір термінів, що можуть представити ідентифіковані функції та напрямки діяльності. Певною мірою вибір термінів залежатиме від того, яким чином ідентифіковані такі категорії як функція, напрямок діяльності або дія. У деяких випадках термінологія буде дуже специфічною для діяльності організації, в інших вона буде специфічною скоріше для галузі діяльності, ніж для організації.

Необхідно визначити  межі або зміст кожної функції  та напрямку (виду) діяльності й визначити  взаємозв'язки між описуваними поняттями, щоб вони не перекривали один одного на тому самому рівні. Це досягається  шляхом формулювання визначень. Вони пояснюють значення певного терміна або комбінації термінів та вказують користувачам, як застосовувати такі терміни. Таке визначення повинно дати точне пояснення поняття, що охоплює термін; і так само точно визначати поняття, до якого термін не відноситься, та надати посилання на інші терміни нижчих рівнів. Без таких визначень в організації можливі різні інтерпретації термінів. На початку визначення, так би мовити, є просто "пробними" формулюваннями, які переглядають після остаточного уточнення функцій, видів діяльності та дій. Визначення як для функцій, так і для напрямків (видів) діяльності повинні завжди відбивати нижчі складові частини. Як правило обсяг напрямку діяльності повинен включати дії, ідентифіковані як частина напрямку діяльності, а обсяг функції повинен включати напрямки діяльності, що складають функцію. Проте не всі напрямки діяльності для функції включаються до визначення. Наприклад, рутинні процеси, що асоціюються з багатьма функціями, такі як постановка питання, планування, процедури, звітність, дослідження, ревізія, пропускають.

Функції та види діяльності датують. Дати формують часові межі, що використовують під час розроблення  та застосування похідних засобів керування  документацією, таких, як тезаурус та номенклатура справ. Початкова дата як для функції, так і для напрямку діяльності повинна бути підкріплена відповідним джерелом, таким, як законодавчий акт, опублікована історія, результати опитування, попередні щорічні звіти або наявні документи. Дослідження повинно також встановити, що здійснення функції або напрямку діяльності не зазнавало змін протягом встановленого періоду часу. Наприклад, якщо для визначення початкової дати напрямку діяльності використовували законодавство і воно змінювалося багато разів, досліджують всі зміни. Результати дослідження можуть показати, що потрібно ввести новий напрямок діяльності або на етапі С визначити різні класи передавання на постійне зберігання або вилучення для знищення документів, що були створені у різні періоди часу.

Схема класифікації напрямків діяльності - це ієрархічна модель взаємозв'язків між функціями, напрямками діяльності та діями організації. Слід пояснити взаємозв'язки між поняттями на одному рівні та між різними рівнями. У схемі мають бути представлені функції, напрямки діяльності та дії, ідентифіковані під час аналізу ділової діяльності, включаючи визначення та дати. Функції розташовують у алфавітному порядку, а напрямки діяльності - у алфавітному порядку під кожною функцією. Схема також може включати посилання "дивись", щоб пояснити логічну структуру та взаємозв'язки між об'єктами. Це допоможе у розробленні похідних засобів класифікації (тезауруса та схеми класифікації документів).

Проект схеми класифікації дозволить виявити невідповідності  чи пропуски у проведеному аналізі. Основою кожної функції потрібно обрати відповідний елемент напрямку ділової діяльності. Кожна функція та напрямок діяльності повинні мати визначений обсяг, а обсяг діяльності функції повинен виключати можливість дії інших функцій. Кількість рівнів у схемі залежить від складності різноманітних функцій, що здійснює організація.

Як частина проведення аналізу широкого правового та соціального  контексту під час попереднього дослідження (етап А) були ідентифіковані зацікавлені сторони організації. Їх слід пов'язати з відповідними функціями або напрямками діяльності та додати ідентифіковані під час аналізу напрямків ділової діяльності зацікавлені сторони. Їх визначають на цьому рівні, оскільки вони часто мають інтереси щодо службових документів і можуть формулювати вимоги до них на етапі С, можуть впливати на спосіб ведення роботи всередині організації. На етапі В досліджують інтереси цих сторін у функціях та напрямках діяльності, тобто у роботі, що виконується. На етапі С ці інтереси досліджують у зв'язку з документами, що створюють у результаті реалізації функції або напрямку діяльності.

Під час попереднього дослідження виявляють зони ризиків. На етапі В ці зони пов'язують з  відповідною функцією або напрямком  діяльності. Аналіз джерел на цьому  етапі може виявити інші зони ризику, наприклад, законодавство може накладати суворе покарання за невідповідність в певних галузях діяльності або ризик може бути визначений під час консультацій з персоналом.

Для проведення наступних  етапів необхідно задокументувати проведений аналіз функцій, напрямків діяльності та дій. Документується така інформація:

• законодавство або інші джерела, що забезпечують функції та напрямки (види) діяльності;
• ризики, пов'язані з кожною функцією та напрямком (видом) діяльності;
• зацікавлені сторони, що мають інтерес стосовно функції або напрямку діяльності;
• виробничі підрозділи, що відповідають за виконання функції або її елементів;
• зміни, що відбувалися з часом з функцією.

Результатами  даного етапу можуть бути: опис напрямків діяльності та робочих процесів організації; схема класифікації напрямків діяльності, що показує функції організації, напрямки її діяльності та дії в ієрархічному взаємозв'язку; схема процесів діяльності організації, що показує пункти, в яких службові документи створюють або їх отримують як результати ділової діяльності.

Аналіз забезпечує основу для розроблення  таких засобів керування документацією, як тезаурус термінів для контролю мови під час складання заголовків та індексування службових документів у профільному діловому контексті та номенклатури справ, яка визначає строки зберігання документів та дії щодо їх передавання до архіву або вилучення для знищення. Зібрана під час етапу В інформація забезпечує основу для визначення вимог до службових документів на етапі С.

Етап С: Встановлення вимог до службових  документів Мета - визначити вимоги організації до створення, одержання та зберігання службових документів у процесі її діяльності та документально оформити вимоги у структурованій формі, яку легко використовувати. Ці вимоги до документації визначають шляхом систематичного аналізу потреб ділової діяльності, правових та інших регламентувальних зобов'язань та будь-якої більш широкої відповідальності перед суспільством. Оцінка ризиків організації у випадку, коли службові документи не створюють і не зберігають, також допомагає визначити вимоги до них. Даний етап також забезпечує засади для створення, зберігання та передавання службових документів до архіву або вилучення їх для знищення, основу для розроблення документаційних систем, до яких включатимуть і в яких зберігатимуть службові документи, та контрольних показників для оцінки існуючих систем.

Перед початком етапу  С слід мати загальне уявлення про  організацію та контекст, в якому  вона діє (етап А); проаналізовані функції, напрямки діяльності та дії (етап В); повністю задокументовані джерела, до яких зверталися під час етапів А та В, та менеджерську допомогу під час визначення та документування вимог організації до службових документів. Для визначення та документування вимог до службових документів потрібні: доступ до внутрішніх та зовнішніх документальних джерел та інформації, зібраної шляхом опитування (ці джерела могли використовуватися на етапах А та В); персонал з аналітичними навичками (знайомий з методикою моделювання), навичками усної і письмової комунікації та широким знанням організації; та допомога в оцінці ризиків від фахівців, що розуміються на правових, аудиторських та інших споріднених питаннях.

Багато вимог до службових документів можна виокремити в процесі визначення функцій та напрямків діяльності під час етапу В. Ці вимоги слід зв'язати з відповідними функціями та напрямками (видами) діяльності, коли буде готова схема класифікації напрямків діяльності.

Існують три основні  типи вимог до службових документів: регламентувальні ("правові" або "звіт" );  ділові ( або "операційні"); очікування суспільства або "соціополітичні" чи "суспільні" вимоги.

Вимоги до службових  документів можуть чітко встановлювати  закони та інші нормативно-правові акти або їх може зумовлювати середовище, у якому діє організація. Вони можуть відноситися до специфічних потреб свідчення. Для визначення вимог організації щодо службових документів використовують як документальні джерела, так і опитування працівників. Різні типи вимог походять з різних джерел. Наприклад, регламентувальні вимоги щодо необхідності свідчення знайдуть в документальному джерелі, тоді необхідність зберігати свідчення протягом певного часу може виявитися під час опитування.

Перша стадія визначення вимог до службових документів - знайти відповідні внутрішні та зовнішні джерела. Під час етапів А та В ці джерела використовували для аналізу контексту та напрямків ділової діяльності організації. На цьому ж етапі ці та інші джерела переглядають, щоб знайти інформацію, яка допоможе визначити та оцінити вимоги до службових документів. Досліджуючи їх, важливо врахувати інтереси всіх внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін. Інтереси цих сторін можуть представляти різни види вимог. Визначивши коло відповідних джерел, потрібно дослідити кожне джерело, щоб знайти прямі чи непрямі посилання на створення документів.

Визначення регламентувальних  вимог означає визначення вимог  до службових документів, що стосуються кожної унікальної функції, визначеної під час етапу В. Деякі регламентувальні вимоги можуть відноситися більше до процесів, ніж до напрямків діяльності, і тому можуть застосовуватися до різних напрямків діяльності і навіть до функцій.

Ділові вимоги, що забезпечують ділові потреби, визначає законодавство, що регламентує діяльність організації, інші нормативні документи, або усталена практика ведення певних робочих операцій. Організації, що мають справу із залученими фінансовими ресурсами, наприклад, автоматично визначать вимогу фіксувати та зберігати свідчення про прийом та витрату цих коштів, оскільки це заведений порядок ведення фінансових справ. Проте, форма та зміст свідчення будуть відрізнятися залежно від функцій організації, корпоративної культури та зовнішнього середовища. Коли ділові потреби або практика змінюються, необхідно переглянути та визначити вимоги до свідчення. Швидке поширення інформаційних технологій та телекомунікацій для здійснення ділових операцій зумовлюють необхідність таких дій для багатьох організацій.

Під час етапу С  також потрібно ретельно вивчити існуючі політику, настанови, посібники з робочих процедур та стандарти із здійснення процедур, щоб визначити, коли створюють документи, пов'язані з функціями та напрямками (видами) діяльності організації.

Хоча виявлення існуючих документаційних систем проводиться під час етапу D, деякі початкові кроки можна зробити під час етапу С. Наприклад, під час процесу визначення документів, які створюють на даний час в організації, може виявитися, що документи зберігаються у різних формальних системах, таких як централізована реєстраційна система, система управління людськими ресурсами, система управління фінансами, а також спеціальних системах, які ведуть окремі службовці на своїх робочих місцях. Доцільніше задокументувати цю інформацію, ніж дублювати зусилля під час наступного етапу.

Очікування суспільства, виражені широким колом зовнішніх  зацікавлених сторін, можуть викликати  вимоги, які не завжди відображені  у ділових та регламентувальних  вимогах. Часто важко зрозуміти, які свідчення організація має створювати та зберігати, щоб задовольнити очікування суспільства, доки вона не зможе відповісти цим очікуванням та викличе критику з боку громадськості.

Результатами  виконання даного етапу є: перелік всіх джерел, що містять вимоги до службових документів, які мають суттєве значення для організації; перелік регламентувальних, ділових та будь-яких більш загальних суспільних вимог до зберігання службових документів; звіт про оцінку ризиків, підписаний керівництвом; офіційний документ для керівного складу і персоналу, який встановлює вимоги до зберігання документації в організації.

Етап Д: Оцінка існуючих систем Мета - огляд існуючих в організації документаційних та інших інформаційних систем, щоб оцінити рівень їх ефективності щодо включення та зберігання документів про ділову діяльність. Оцінка допоможе виявити будь-які невідповідності між встановленими вимогами організації до службових документів та їх виконанням і можливостями існуючих систем. Також буде виявлено дублювання інформації та документаційні або інформаційні системи, які можна замінити новими. Це забезпечить основу для розроблення нових або реконструкції існуючих систем, щоб вони відповідали визначеним та встановленим на попередніх етапах вимогам до службових документів.