Контрольная работа по дисциплине "Информационные технологии"

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Южно-Уральский государственный университет»

Факультет «Международный»

Кафедра «Антикризисное управление»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине

Информационные технологии управления.

                                                                      Выполнила:

                                                                      Студентка Мн-486

                                                                      Исмагулова А.И.

                                                                      Проверила:

                                                                      Тимаева С.А.

              Челябинск

                                                    2011                   

Содержание.

1.      Цель использования ИТ.

2.      Какие функциональные задачи позволяет решать или способствует решению данная ИТ?

3.      Описание логической модели решаемых задач.

4.      Описание ИТ на физическом уровне (уровне развёртывания).

1. Финансы.

2. Торговля.

3. Производство.

4. Персонал.

  5.  Шаблоны или образцы документов, отражающие результат                      решения задач.

  6. К какому классу относится используемая ИТ (базовая, специализированная, в рамках типового программного решения ИС, собственная разработка предприятия и т.д.)?

  7. Ваши предложения по улучшению или модернизации ИТ с           обоснованием.

Литература.

1.      Цель использования ИТ.

Работа современного предприятия невозможна без надежной и эффективной информационной поддержки своей деятельности. Объем накапливаемых данных непрерывно растет, а их обработка усложняется. Быстрота сбора и анализа информации для принятия адекватных управленческих решений становится решающим фактором бизнеса. В этих условиях даже небольшие компании не могут обойтись без использования информационных управленческих систем.

Одним из таких программных комплексов относится система «БЭСТ-5». Компания БЭСТ - ведущий российский разработчик программного обеспечения для бизнеса.

2. Какие функциональные задачи позволяет решать, или способствует решению данная ИТ?

Система управления предприятием БЭСТ-5 предназначена для использования малыми и средними предприятиями. Она обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского, налогового и управленческого учета, планирования и контроля хозяйственной деятельности на предприятии.

1. Основные области применения:
2. Оптовая торговля
3. Розничная торговля
4. Производство
5. Общественное питание
6. Сфера услуг
7. Бюджетные организации

Программа может быть использована для одного предприятия или произвольного набора не связанных между собой предприятий.

В программе имеют средства для ведения учета и выработки управленческих решений по всем аспектам деятельности современного торгового, производственного или бюджетного предприятия. Для этих целей в программе имеется ряд базовых функциональных блоков: ФИНАНСЫ, ТОРГОВЛЯ, ПРОИЗВОДСТВО, ПЕРСОНАЛ. Кроме того, имеется постоянно расширяемый набор отраслевых и специализированных решений (БЭСТ-МАГАЗИН, БЭСТ-АЛКО, БЭСТ-ПИТАНИЕ и др.), которые развивают и дополняют основную программу. [1]

Система предоставляет развитые и гибкие средства регистрации фактов хозяйственной жизни в оперативном режиме с одновременным их отражением в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете.

3. Описание логической модели решаемых задач.

Логическая модель ИТ-технологии отражает схему взаимосвязи моделей информационных процессов. При обработке данных формируются все основные информационные процессы: обработка, обмен и накопление данных, представление знаний.

Прием данных: из программ «1С» или в формате XML из любой другой информационной системы

Модель обработки данных включает в себя процедуры преобразования (алгоритмы сортировки и поиска).

Обмен данными с вышеуказанными программами, а также средствами коммутации и маршрутизации (протоколы сетевого обмена).

Модель накопления данных: база данных по параметрам пользователя. 

4. Описание ИТ на физическом уровне (уровне развёртывания).

Система управления предприятием БЭСТ состоит из набора функциональных элементов - приложений. Каждый такой элемент автоматизирует определенное направление деятельности предприятия. Приложения объединены по функциональные блоки, так что система имеет двухуровневое строение. Набор функциональных блоков следующий:

1. Финансы

Группа приложений, предназначенных для ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансового планирования хозяйственной деятельности, а также учета денежных средств, расчетов по обязательствам, имущества предприятия.

А) Главная книга

Подсистема для организации, настройки и ведения сводного учета в системе счетов и проводок. Проводки по документам формируются в прикладных подсистемах, а консолидируются и обрабатываются в этом приложении. Основные функции следующие:

      Формирование планов счетов разных видов.

      Многомерный аналитический учет в системе счетов.

      Ведение журналов операций (книги учета операций).

      Формирование банка данных по счетам и проводкам

      OLAP-анализ данных на основе счетов и проводок

      Формирование аналитической отчетности

      Формирование регламентированной отчетности

      Экспорт отчетности в электроном виде в МНС и ПФР. [5]

б) Бюджетирование

Подсистема для организации, настройки и ведения бюджетирования, сбора данных и выполнения план-факт анализа, расчеты показателей для контроля качества планов и фактического положения предприятия. Пользователь может создать любой набор бизнес-проектов (от сводного и детального бюджета предприятия до мелкого локального плана), разработать структуру мастер-плана, формы бюджетов и отчетов о выполнении и описать алгоритмы их разработки. Основные функции приложения:

      Формирование произвольного набора бизнес-проектов.

      Формирование структуры мастер-бюджета проекта.

      Разработка шаблонов бюджетов любой структуры

      Расчеты бюджетов по периодам, вариантам, ЦФО и т.д.

      Разработка шаблонов форм для план-факт анализа

      Контроль исполнения планов в рамках план-факт анализа.

      Анализ состояния предприятия на основе системы показателей

В) Расчеты с партнерами

Приложение для оперативного контроля за расчетами по обязательствам с поставщиками и покупателями в рамках операций закупки или продажи товарно-материальных ценностей, работ и услуг. В качестве объектов расчетов выступают партнеры или сделки с партнерами (договоры, счета, счета-фактуры). При необходимости программа учитывает обязательства не только по объектам расчетов, но и ведется учет оплат каждой поставки.

Контроль обязательств ведется при выполнении каждой транзакции в рамках сделок закупки или продажи. Если документ влияет на расчеты в регистре расчетов делается специальная запись. Если для партнера определен кредитный лимит, программа предупредит о его превышении или запретит выполнение транзакции.

Г) Имущество

Приложение объединяет все функции по оперативному, бухгалтерскому и налоговому учету амортизируемого имущества предприятия. Программа делит имущество на две категории: внеоборотные и оборотные активы. К внеоборотным активам относятся основные средства нематериальные активы, расходов будущих периодов, специальный инвентарь и оборудование. К оборотным активам относятся МБП (бюджетные организации), средства со сроком полезного использования менее 12 месяцев, специальный инвентарь, оборудование, одежда. Специальный инвентарь и оборудование может относиться к любой из категорий в зависимости от своих характеристик. К основным функциям относится:

      Ведение инвентарного учета по объектам имущества

      Учет на карточке множества однотипных объектов

      Учет на карточке комплектов сочлененных элементов

      Ведение групповых карточек для одного МОЛ

      Ведение карточек на выделенные части объектов

      Ведение истории изменения любых объектов

      Ведение любого набора книг инвентаризации

      Оформление произвольных видов движения имущества

      Формирование проводок по счетам [5]

2. Торговля

Группа приложений для ведения учета торговых операций, включая учет закупок, товарных запасов на складах, продаж, в т.ч. продаж в торговом зале (магазин), учета мобильной торговли и работы автотранспорта.

А) Клиенты

Приложение для учета продаж товаров, работ и услуг покупателям и заказчикам. Включает большое число разнообразных функций для ускорения и улучшения качества продаж. Обеспечивает учет продаж товаров и готовой продукции, работ и услуг. Может использоваться для учета продаж с различными условиями оплаты (предоплата и оплата после отгрузки, продажи товаров, переданных на консигнацию).

Б) Торговый зал

Приложение для учета продаж в розничной торговле. Формирует прайс-лист для передачи на кассовые аппараты с одновременной подготовкой штрихкодов различных типов. В этом приложении также регистрируются места хранения для запасов в рознице, кассовые аппараты. Здесь же производится регистрация отчетов кассира и оформление продаж в розницу. Основные функции следующие:

      Формирование прайс-листов для касс

      Формирование штриховых кодов товаров

      Учет мест хранения и кассовых аппаратов

      Обмен данными с кассовыми аппаратами

      Ведение учета продаж методом снятия остатков

      Формирование товарных отчетов

В) Товары. Продукция

Приложение для учета товарно-материальных ценностей, предназначенных для продажи на складах предприятия. Здесь формируется полный двухуровневый классификатор товаров. Каждый номенклатурный объект характеризуется множеством атрибутов, в том числе, атрибутами, которые определяет пользователь программы. Для учета разновидностей запасов одного вида может использоваться специальная аналитика номенклатуры (цвета, материалы, размеры и т.д.). Учет на складе может быть организован сортовым или партионным способом. Поддерживаются любые учетные политики для учета запасов на складах.

Г) Закупки. Поставщики

Приложение функционирует совместно с подсистемой учета запасов на складах и предназначено для учета закупок товарно-материальных ценностей, работ и услуг. Учет организован для партнеров, договоров закупки и счетов-фактур. Поддерживаются следующие функции.

      Ведение договоров закупки

      Ведение актов на выполненные работы

      Формирование проводок по счетам при продажах

Д) Мобильная торговля

Приложение для поддержки мобильной торговли при совместной работе системы БЭСТ-5 и системе управления мобильной торговли ОПТИМУМ фирмы «ООО Дельта Системс». Эта комбинация используется для организации работы торговых агентов, оснащенных карманными компьютерами. Агенты или собирают предварительные заказы на отгрузку продукции по торговым точкам, или развозят товары и продают их на месте в торговых точках. Система БЭСТ-5 подготавливает необходимые справочные данные, конвертирует их и передает в систему ОПТИМУМ. Система ОПТИМУМ передает данные на мобильные компьютеры торговых агентов, собирает данные о торговых агентах и передает их в систему БЭСТ. Система БЭСТ-5 принимает эти данные и проводит их в системе в качестве заказов или накладных на отгрузку.

Е) Автотранспорт

Приложение для учета работы автотранспортного подразделения торгового или производственного предприятия, осуществляющего транспортные перевозки с использованием грузового и легкового автотранспорта для собственных нужд. Программа обеспечивает учет затрат на эксплуатацию автотранспорта, включая расход топлива, амортизация транспортного средства, зарплата водителей, начисленная за транспортную работу. Основные функции:

      Ведение картотеки транспортных средств

      Ведение картотеки учета водительского состава

      Формирование путевых листов

      Учет транспортной работы по путевым листам

      Учет работы водителей по путевым листам

      Учет движения ГСМ для транспортных средств

      Учет ГСМ, выданных водителям

      Учет заправки автотранспорта на АЗС

      Списание ГСМ на эксплуатацию автотранспорта

      Формирование проводок по счетам [5]

Ж) Книги закупок и продаж

Подсистема предназначена для ведения учетных регистров, используемых для формирования отчетности по НДС, а также для бухгалтерского учета НДС на соответствующих счетах. Основные функции:

      Формирование авансовых счетов-фактур по предоплатам

      Формирование счетов-фактур при отгрузках покупателям

      Ведение журнала учета входящих счетов-фактур

      Ведение журнала учета исходящих счетов-фактур

      Формирование книги покупок и книги продаж

      Формирование дополнительных счетов в книгах

3. Производство

Группа приложений для использования производственными предприятиями. Включает подсистемы учета сырья и материалов, планирования и учета производства. Кроме того, в этот блок включена специализированная подсистема для учета производственного процесса на предприятиях общественного питания.

А) Сырье. Материалы

Приложение для учета товарно-материальных ценностей, предназначенных для производства продукции и полуфабрикатов. В подсистеме формируется двухуровневый классификатор запасов с собственным набором атрибутов. Поддерживается специальная аналитика номенклатуры. Учет на складе может быть организован сортовым или партионным способом с любыми учетными политиками по учету запасов на складах. Основные функции:

      Ведение номенклатурного справочника запасов

      Поддержка аналитики номенклатуры для товаров

      Использование различных единиц измерения

      Настройка аналитических атрибутов товаров

      Ведение учета запасов сортовым и партионным методом

      Ведение картотеки складского учета по местам учета

Б) Планирование производства

Приложение предназначено для осуществления дискретного (месячного) планирования производства на основе заказов клиентов, внутренних заказов и прогноза сбыта на месяц. На этой основе формируется объемно-календарный план производства (ОКПП) на период. ОКПП составляется для предприятия в целом и может включать как готовую продукцию, так и полуфабрикаты. На основе ОКПП составляется план-график выпуска (ПГВ) продукции и полуфабрикатов для каждого производственного подразделения. План-график для отдельного производственного цеха определяет номенклатуру и количество продукции или полуфабрикатов, которые он должен выпустить за плановый период. Вторым режимом является формирование общей потребности в материалах и полуфабрикатах (ОПМП). Для каждого цеха определяется потребность в покупных материалах и полуфабрикатах, а также потребность в полуфабрикатах собственного производства, которые он должен получить со складов сырья, межцеховых кладовых или из смежных цехов для выполнения план-графика. Данные о покупных компонентах и о компонентах собственного производства отображаются раздельно. На основе общей потребности для производственных цехов формируются лимитно-заборные карты (ЛЗК) на получение материалов и полуфабрикатов. ЛЗК формируются отдельно для покупных компонентов и компонентов собственного производства

В) Учет производства

Приложение предназначено для использования производственными предприятиями с серийным производством сборочного типа, которые осуществляют выпуск готовой продукции на склад. Учет ведется на уровне структурных подразделений, включая склады сырья и материалов, склады полуфабрикатов (ПФ) и готовой продукции (ГП), межцеховых кладовых для хранения материальных ценностей в производстве, а также производственных цехов, выпускающих продукцию. К основным функциям этого приложения относятся:

      Ведение спецификаций на сборку продукции с нормами расходов материалов и полуфабрикатов.

      Учет производства продукции и полуфабрикатов по цехам основного производства.

      Учет запасов и ПФ на складах, в межцеховых кладовых и в цехах.

      Учет расходования запасов и комплектующих на выпуск продукции по нормам и фактически.

      Формирование материального отчета цехов о выпуске продукции и расходе материалов за произвольный период.

      Ежемесячный расчет фактической себестоимости полуфабрикатов и готовой продукции.

4. Персонал

Группа приложений для ведения кадрового учета, табельного учета и выполнения расчетов по оплате труда.

А) Кадры

Приложение для ведения кадрового учета сотрудников предприятия. Учет организован с помощью специальных карточек личного учета, в которых отражаются сведения о работнике, текущей позиции, истории назначений и прочие многочисленные сведения. Основные данные в карточках формируются на основе приказов по персоналу. В системе используются приказы на прием, перемещение, увольнение, отпуск, командировку, поощрения или взыскания, а также приказы произвольного вида. Кроме этого, в этом приложении формируется структура предприятия и штатное расписание. Основные функции:

      Формирование организационной структуры

      Формирование штатного расписания

      Ведение картотеки кадрового состава

      Ведение журналов движения персонала

      Ведение журнала приказов на отпуск

      Ведение журнала приказов на командировки

      Ведение журнала прочих приказов

      Формирование графиков отпусков

      Регистрация листов нетрудоспособности

Б) Табельный учет

Приложение предназначено для ведения табельного учета на предприятии. Учет организован на основе табелей рабочего времени, составляемых ежемесячно по каждому подразделению и для каждого работавшего в нем сотрудника. Табель ведется подневно. Первоначально табель заполняется плановыми значениями на основе плановых графиков рабочего времени. Кроме того, в табеле автоматически учитываются все кадровые приказы, связанные с движением сотрудников, отпуском, командировкой или листом нетрудоспособности. Плановые данные в табеле могут быть изменены вручную. По окончанию периода табели закрываются, а суммированные данные передаются в подсистему учета заработной платы. Данные прошедших периодов могут быть изменены в текущем периоде с помощью специальных сторно-табелей. Основные функции:

      Ведение гибких графиков рабочего времени

      Ведение подневного табельного учета по месяцам

      Автоматическое формирование табелей по подразделениям

      Заполнение табелей по плановым графикам рабочего времени

      Автоматическая корректировка табелей приказами

      Автоматическая корректировка табелей листами нетрудоспособности

      Возможность ручной корректировки табелей

      Возможность учета сменной работы сотрудника

      Формирование суммированного табеля за месяц

      Корректировка данных за прошлые периоды [5]

В) Заработная плата

Приложение для расчета заработной платы имеет простой и понятный интерфейс, обладает богатыми возможностями по выполнению расчетов заработной платы сотрудников. Может работать самостоятельно или в совместно с подсистемой кадрового и табельного учета. Основные функции приложения:

      Ведение картотеки лицевых счетов сотрудников

      Поддержка различных систем оплаты труда: оклад, тариф, сдельная

      Гибкая настройка различных видов начислений и удержаний

      Групповые начисления и удержания

      Расчет отпускных и больничных

      Формирование платежных ведомостей (аванс, зарплата, межрасчетные выплаты)

      Контроль выдачи заплаты через кассы предприятия

      Формирование списков на перечисление денежных средств в банк и на почту

      Расчет НДФЛ и ЕСН

      Подготовка данных по персонифицированному учету в ПФ и отчетности по НДФЛ.

Кроме того, имеется набор приложений, которые поставляются бесплатно и предназначены для обслуживания базы данных, настройки системы, ведения общих классификаторов.

5. Шаблоны или образцы документов, отражающие результат решения задач

Чаще всего  из системы БЭСТ на нашем предприятии печатаются  данных по персонифицированному учету в ПФ и отчетности по НДФЛ (см. Приложение А)

6. Положительные и отрицательные стороны используемой технологии.

Плюсы:

- возможность экспорта и импорта информации;

- возможность настройки разного уровня доступа и контроля за сотрудниками;

- Надежность системы;

Минусы:

- дорогая стоимость;

- Необходимость платного обновления;

- высокие требования к производительности компьютера.

Преимуществами программы БЭСТ являются следующие:

1. Программный комплекс ориентирован на использование малыми и средними предприятиями. Учитывая это обстоятельство, разработчики системы БЭСТ-5 поставили целью создания программного комплекса с минимальной стоимостью владения.
2. При использовании системы не требуется приобретение других, зачастую дорогостоящих программных компонентов, например, серверов базы данных, генераторов отчетов и т.д.
3. Программа предъявляет весьма «щадящие» требования к рабочим компьютерам, серверам, сетевому оборудованию. Система оптимизирована под использование в терминальном режиме, при котором затраты на клиентские рабочие места минимальны.
4. Сопровождение программы в процессе эксплуатации, как правило, выполняется пользователями программы и не вызывает трудностей. Компания своевременно реагирует на изменения законодательства и учитывает их в программе. [5]

6. К какому классу относится используемая ИТ (базовая, специализированная, в рамках типового программного решения ИС, собственная разработка предприятия и т.д.)?

БЭСТ относится к специализированным ИТ.

7. Ваши предложения по улучшению или модернизации ИТ с обоснованием.

Желательно интегрировать с офисным пакетом MS Office, но также работает с бесплатно распространяемым пакетом Open Office.

Литература

1. БЭСТ-5. Что нового? Договоры с партнерами // Клерк. – 12.02.2007.
2. Меняев М. Ф. Информационные технологии управления. - М.: Омега-Л, 2003. - 464 с.
3. Могилев А. В. Информатика. - М.: Академия, 2001. - 816 с.
4. Новое отраслевое решение «БЭСТ-5» // Независимый erp-портал. – 13.12. 2008.
5. Официальный сайт компании БЭСТ (http://www.bestnet.ru)