Контрольная работа по “Менеджменту”

Министерство Образования и науки Украины 

Одесский  национальный политехнический университет 
 

Кафедра экономики предприятия 
 
 

Контрольная работа по дисциплине 
 

“Менеджмент” 
 

                                                                                            Работу выполнила                        студентка 4 курса группы ПОП- 111

Первякова А.В , Шифр 11

Работу  проверила

доц. , к.э.н Эпифанова И.Н 
 

Одесса 2011 г

Теоретические вопросы 

         Теоретические вопросы 4.1 и 10.1

1. Планирование как функция менеджмента. Сущность планирования.
2. Коммуникации в системе управления. Сущность коммуникаций и их роль в системе управления. 

Ситуация 1 для анализа и принятия решения. 

     Вы работник отдела кадров (структурный подраздел по руководству персоналом) вашей организации (фирмы). Одной из главных функций вашего отдела является  определение стратегии укрепления и максимального использования кадрового потенциала фирмы. Менеджер по кадровым вопросам поставил Вам задачу:

     Выбрать  кандидатуру с трёх претендентов  на вакантные должности начальника  вычислительного центра фирмы  ,,INTER- LUCS,, и начальника финансово  - экономического отдела фирмы  ,,Машиностроитель,,  по исходным данным таблицы.

Вы  можете выступить  в роли эксперта при оценке значимости профессиональных качеств Вашего кандидата  на должность, учитывая специфику предприятия, фирмы, организации.  На основании  результатов решения задачи сделать определённые выводы.

 Новый молодой энергичный топ-менеджер Киселев Н.В. обратил внимание на то, что работники фирмы не уделяют достаточного внимания уровню выполнения своей работы (часто допускают ошибки, нарушают технологию производства продукции, допускают брак, не проявляют инициативу,  а выполняют то, что говорят им руководители групп (бригад) и нарушают трудовую дисциплину).

    Для увеличения мотивации и  ответственности работников топ  - медеджер предложил ввести в  управление методы менеджмента  качества и систему участия работников в принятии решений. Для начала им доверили проверку качества продукции. Работники стали активно брать участие в производственном процессе и управления им. Появились рационализаторские предложения по улучшению технологии производства, улучшению качества продукции, внедрения новых видов упаковки продукции и др. Стали появляться жалобы со стороны работников на тех работников, чей уровень работы был низким, что снижало улучшение общих результатов работы. Позже даже стали появляться требования по замене некоторых работников или про необходимость повышения ими своей квалификации.

Киселев вместе с руководителями соответствующих  служб разработал новую систему  оплаты труда, основу которой составлял  принцип оценки работников по их трудовому участию в групповой работе; по тому как они взаимодействуют с членами группы; по их отношению к коллективной работе; по повышению квалификации; творческом подходе;

по выполнению своих функциональных обязательств; умению эффективно использовать временной ресурс; участию в разработке информационных систем и применения современных информационных технологий для принятия решений; по соблюдению трудовой дисциплины и правил техники безопасности.

 Кроме  того, группам и командам дали  возможность самостоятельно отбирать, подбирать, организовывать подготовку и оценку своих работников. Таким образом, много чего, что ранее было работой руководства или группы команды, теперь стало частью каждого их члена.

Вопросы к анализу:

1. Каким образом и в какой степени политика топ-менеджера Киселева удовлетворяет потребности  иерархией Маслоу?
2. Поясните успех политики использования мотивационной теории ожидания;
3. Акцентировал Киселев Н.В внимание на факторах здоровья, или на мотивационных факторов Гецберга в своей программе мотивации?
4. Охарактеризуйте системы вознаграждения, что существуют на фирме.

Ситуация 2

Директор  большого машиностроительного завода докладывал совету директоров об организационной  перестройки предприятия. Приведенная  Крыловым С.К схема организационной  структуры является сложной, отличается большой численностью работников, подчинённых непосредственно ему  - более 20 человек. На вопрос члена совета директоров про большую численность работников, что подчиняются ему, Крылов С.К ответил, он желает получать информацию из первых рук, знать как каждый из них работает, указать на их недостатки и ошибки. Подчеркнув что они в любой момент могут обратиться к нему за помощью в решении любых проблем, они испробуют чувство близости к руководству. Кроме того, децентрализация приведёт к демократии и разбазариванию ресурсов.

Вопросы к анализу конкретной ситуации:

1. Как бы ответили на речь Крылова С.К? Какие аргументы привели бы Вы со своей стороны?

2. Какие пожелания (рекомендации) Крылову С.К, если бы Вы были членом этого совета?

3. Какому типу организаций Вы отдаёте преимущество.

4. Какие альтернативные подходы к построению организационной структуры Вы предложили? Какие наиболее эффективные подходы в данной ситуации? Поясните свою позицию. 

 Ситуация 3.

  Приведите информацию про фирму (организацию, предприятие) где Вы работаете. Приведите её биографию. Покажите:

1. Основные особенности вхождения Вашей фирмы на рынок?
2. Как Вы охарактеризуете деятельность (бизнес), где находится Ваша фирма?
3. Её стратегия?
4. Ваше личное участие в формировании целей фирмы и насколько они отвечают её стратегии?
5. Какие конкурентные преимущества своему продукту (услуге) имела намерение давать Ваша фирма (входит в их число, качество, послереализационное обслуживание товара , техника безопасности, экономия расходов, корпоративная культура и др.)?
6. Какой мерой ,,желание,, руководителя фирмы согласованные с желанием сотрудников, в том числе и с Вашим мнением?
7. Какие изменения внешней среды могут ожидать Вашу фирму?
8. Какие альтернативные стратегии Вы предложили руководству, чтоб повысить конкурентные преимущества и дальше укрепляться на рынке? Обоснуйте свою позицию.

Ситуация 4

Предприятие «Шторм» имеет достаточно мощную сервисную структуру в составе  службы технического обслуживания, службы ремонта, группы профилактических работ и аварийной службы. В составе предприятия расходы на содержание и оказание этих услуг очень велики, что в сумме привело к снижению эффективности деятельности предприятия. В связи с этим возник вопрос – влить это предприятие в более большое (определите статус его как предприятие) «Орхидея». Отмечается, что предложение от этого предприятия поступило.

  При  этом возможны варианты: продать  или закрыть. Руководитель предприятия  предложил молодому специалисту  Кузнецову Е подготовить предварительную оценку сформировавшейся ситуации, а также список вопросов, ответы на которые должны быть получены от руководства для производства стратегии, которая обеспечивала бы выполнение сервисных услуг с минимальными расходами, тем самым уберечь статус предприятия «Шторм».

Завдання:

Попробуйте  войти в роль Кузнецова Е и  показать, как бы Вы выполнили задание  руководителя?

Если Ваше предприятие (место работы) находилось (находится) в подобной ситуации, приведите своё видение и реакцию на принятия решения. 

 Планирование как функция в менеджменте. Сущность планирования.

Для того что бы ответить на вопрос, необходимо его понять. Понятие Функция в  переводе с латинского означает осуществление, выполнение. Менеджмент – управление.

Менеджмент  предприятия представляет собой объединение разных функций

(видов  деятельности), которые возникают  в результате разделения управленческого  труда. 

Взаимосвязь  функций  менеджмента  изображено на рис.1.

Рис 1. Взаимосвязь  функций менеджмента

   Стрелки на рисунке показывают, что движение от стадии планирования до стадии контроля возможно только путём выполнения робот по организации и мотивации работников при общей координации всех функций.

  Для  того чтобы  реализовать определённую функцию менеджмента, необходимо выполнить весь комплекс функций, используя различные способы влияния.

  Все  менеджеры, выполняют одни и  те же функции, а именно, планирование, организация, координация, мотивация и контроль. 

Рассмотрим  планирование как  функцию менеджмента. Его сущность. 

  Главные задания   функции планирования  являются-   кто  , что, и когда   делает, и какие  ресурсы для этого  будут необходимы.

  Функция планирования  предвидит разрешение  двух глобальных  проблем: 

1. Какая цель организации.

2. Что необходимо  делать членам организации, чтоб достичь этой цели.

При помощи планирования можно перевести фирму как систему исходного базового уровня  на заданный уровень развития, путём маневрирования и сосредоточения сил  и способов в приоритетных направлениях своей деятельности, а также определить перспективы развития и будущее состояние фирмы. Планирование, как целенаправленная  специализированная управленческая деятельность,  осуществляется на принципах объективности, реалистичности, системности, комплексности, оптимальности; приоритетности и единства интересов фирмы, её персонала и потребителей; сбалансированности; обоснования планов, программ, проектов, моделей развития; гибкости путей социально – экономического развития.

  Предпосылкой  планирования является прогнозирование. Оно представляет собой определение объективных (реальных) тенденций, состояний развития,   бизнеса в будущем, а также альтернативных путей развития и терминов осуществления их. Прогнозы будут согласно цели фирмы, которая используется как базис в операциях планирования. Прогноз должен дать бизнесмену представление про направление развития, про способы достижения цели, про результат его действий. Успешность будущего определяет не только настоящее, но и прошлое. Прогноз в условиях постоянно меняющейся среды является органичной частью планирования. Это положение касается не только предприятия в целом, а каждого из его структурных элементов.

 Планирование  является главной функцией управления, от которой зависят все остальные  функции. Менеджер, занимаясь управлением, определяет цель организации и стремится определить лучшие способы её достижения. Он анализирует бюджеты, информацию про состояние отрасли и экономики в целом, ресурсы, которые есть в распоряжении предприятия, и ресурсы которые можно приобрести. Важным аспектом планирования является тщательная оценка исходных данных. Поскольку предприятие развивается значительной степенью под влиянием условий, что сложились в прошлом, поэтому чтобы изменить их, необходимы новые методы деятельности предприятия. Эта функция требует от менеджера владение аналитическими навыками.

   План  - это система мер, направленных на достижение целей и задач.

Планы, как и цели, разделяют на несколько  взаимосвязанных  уровней. Каждому уровню цели определяют свой уровень плана, в которых  вырабатываются (намечаются)  конкретные пути достижения соответствующей цели. Например стратегические планы предусматривают действия, направленные на достижения стратегической цели. Стратегические планы, как правило, долгосрочные и определяют действия на период с 2 до 5 лет. Они разрабатываются менеджерами высшего звена, после консультации с менеджерами низшего звена управления.

  Тактические планы  предусматривают действия, направленные на достижения тактической цели и на поддержание стратегических планов. Они разрабатываются менеджерами среднего звена, которые обговаривают планы с менеджерами низшего звена, а потом подают их высшему руководству.

  Оперативные планы предусматривают действия, направленные на выполнение оперативной цели и поддержание тактических планов. Оперативные планы, как правило, охватывают период времени меньше года.  Они разрабатываются менеджерами низшего звена при консультировании с менеджерами среднего звена.

 Связь  между тремя уровнями управления, целей и задач, которые определяются на каждом уровне, и определёнными планами можно  показать так  (рис.2).

      Система внутрифирменного планирования  включает комплекс планов (производственные, финансовые, капитальных вложений, сбыта, организационного развития  и т. д), сложенных с учётом стратегии и цели фирмы, её производственного профиля и специфики деятельности на рынке. Основу внутрифирменного планирования составляют такие подходы: учёт в планах всех взаимосвязей  между производством, сбытом и обслуживающей деятельностью фирмы.  Иерархичность планов от стратегических до индивидуальных.  Последовательное прохождение плановой документации и многоступенчатого процесса планирования – от высшего руководства фирмы,  до рабочего места и наоборот.    
 

Рис.2. Планирование на предприятии, которое занимается производством удобрения для сельского хазяйства.

           Отметим что, универсального, пригодного для всех предприятий механизма внутри фирменного планирования не может существовать, в силу различных их размеров, отраслевой специфики, организации системы управления, внешнего окружения, форм собственностии.т.п. Поэтому внутрифирменное планирование прежде всего должно  учитывать особенности предприятия. Еффективность планирования зависит от  своевременного получения и анализа данных про основные общеэкономические и рыночные условия, влияние на рынок самой фирмы и её конкурентов. Прошлой прибыли от продажи. Определение оптимальной товарной структуры производства в каждый момент времени с учётом последних достижений НТП. Оперативного и гибкого маневрирования имеющимися ресурсами. Установление контроля по выполнению планов и своевременной корректировки их в случае необходимости.

   Опыт  хозяйствования свидетельствует,  что менеджеру постоянно приходится  предвидеть, какими будут потребности его клиентов. Как известно, это предвидеть очень сложно, поэтому ему приходится направлять усилия на снижения риска. Точная информация про прошлое, даёт менеджеру возможность для более точного предвидения будущего, поскольку планирование как правило основано на прошлой деятельности организации. Говорят, что историк - это человек, который смотрит в заднее зеркало окна автомобиля, чтоб определить, куда он едет. Менеджер также должен полной мерой обладать такой способностью. Информацию про прошлое следует фиксировать и анализировать так, чтобы её можно было оптимально использовать для будущих планов. Широкое использование ЭВМ в бизнесе даёт возможность сегодня делать анализ прошлой деятельности точно и быстро.

   Однако ЭВМ не всесильна. Несмотря на то, что она очень помогает в принятии решений, связанных с планированием, она не может осуществлять планирование, принимать решение относительно него. Это функция менеджера. Менеджерам известно, что составление одного плана, даже очень детального, и точное его выполнение бывает недостаточным для общего успеха. Иногда необходимо сложить несколько  разных планов: первый – что основывается на реальных условиях, другие – на случай, если эти условия изменятся.

   Много менеджеров, прочитав какую-то книгу или прослушав доклад, принимают решение серьёзно заняться  планированием, а потом, выяснив что их тщательно разработанные планы необходимо изменить согласно внешним обстоятельствам, которые нельзя было точно предвидеть во время разработки плана, розачеровуются и возращаются к прошлой практике принятия решений, которые являются целесообразными в данный момент. Хорактерно, что чем ниже мы опускаемся по линии субординации, тем ближе становимся к действительности, и детальнее становится планирование. Так, в сфере бизнеса высококвалифицированный совет директоров фирмы может планировать в ряде случаев потребности в персонале и подготовке кадров на много лет вперёд. Вместе с тем отдельные управленческие звенья не имеют часто возможности прогнозировать свои действия на длительный час хозяйствования. Например исполнительный директор имеет определённые финансовые бюджеты на 2 года вперёд, коммерческий директор планирует расширение сбыта на год вперёд, а технический директор планирует производство на 6-12 месяцев вперёд и обеспечивает наличие необходимых для этого материалов, оборудования и рабочей силы. Обычно, для разных отраслей эти термины разные. Но принцип остаётся тот же. Функция менеджменту планирование отвечает на такие вопросы:

1. Где мы пребываем в данное время? Руководители должны оценить сильные и слабые стороны организации в таких важных отраслях хозяйственной деятельности, как финансы, маркетинг, производство, научные исследования и разработки, трудовые ресурсы. Это необходимо для того, чтоб определить, чего может реально достичь организация.
2. Куда мы хотим двигаться? Оценивая возможности и преграды окружающей среды (конкуренция, клиенты, законы, политические факторы, экономические условия, технология, поставка, социальные и культурные изменения), руководство определяет, какой должна быть цель организации и что может помешать достижению этой цели.
3. Как мы собираемся сделать это? Руководители должны решить как в целом так и по отдельности, что должен делать каждый член организации для реализации цели.

  Планирование – это один из способов, при помощи которого менеджеры формируют единое направление усилий трудового коллектива на достижении общей цели предпринимательской деятельности.

   Традиционная схема планирования  ориентирована, как правило, на  функционирование предприятия. В условиях быстроменяющейся внутренней и внешней среды становится насущной потребность переоринтирования планирования предприятия с функционирования на развитие.

   Конечная цель планирования развития предприятия состоит в том, чтоб смоделировать (а потом обновлять согласно изменений условий, возможностей, потребностей) желаемое будущее состояние предприятия, а также пути и способы его достижения (реализации). При определении длительности планового периода в долгосрочном планировании необходимо учитывать два обстоятельства: а) план развития должен ставить достаточно серьёзную цель и задание,  которые отвечали б перспективным интересам коллектива предприятия, могли б его вдохновить на творческий высокопродуктивный труд б) длительность должна быть достаточной для качественной, высокоэффективной подготовки и реализации плана.  

Ответ 2

Коммуникации  в системе управления. Сущность коммуникаций и их роль в системе  управления.

  Коммуникации – это общение, передача информации от человека к человеку в процессе деятельности. Передача информации от одного человека к другому осуществляется при помощи жеста, языка, устройств или в письменной форме (их называют способами коммуникаций). Через способы коммуникаций информация передаётся особам, которые принимают решения, а решения их исполнителям. Без коммуникации не может быть организации, потому что без них, невозможно обеспечить координацию деятельности людей.

  Эффективность  работы менеджера зависит от умения работать с людьми, так и от того,  как он работает с информацией. В современном научном мире всё более настойчиво проводится идея про разворачивание на базе современного этапа развития НТР и информационно – коммуникационной  революции. Для выполнения своих функций организации необходимы эффективные коммуникации. Коммуникации можно определить как способы, при помощи которых люди вступают в контакт один на один.

     Сеть современных коммуникаций всё больше охватывает земной шар, отдельные страны, отрасли экономики, отдельные предприятия и процессы. Компьютеры как способы отправки и  получения информации адресатам во всём мире. Это значительно упрощает и увеличивает процессы обмена информации. Автоматизация, обработка, сохранение и передача информации создаёт новую среду для ведения предпринимательской деятельности. Подготовки, принятия и выполнения решений. Проблема коммуникаций одна из главных в современном менеджменте.

   Эффективность информационного  обеспечения управления значительной  мерой зависит от способности  организационной системы преодолевать информационные барьеры: коммуникационные, разговорные, часовые, экологические, психологические, организационные, методические.

   Создание эффективных коммуникаций, как в средине, так и за  организацией достигается при  помощи хорошо организованного коммуникативного процесса. Коммуникационный прцесс определяют как обмен информации между двумя или больше людьми. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, которая является предметом обмена, т.е  уведомлений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения людей. В коммуникационном процессе, как правило выделяют четыре базовых элемента.  Отправитель – особа, которая генерирует идеи или собирает информацию и передаёт её. Уведомление- информация, закодированная при помощи символов. Канал – способ передачи информации. Получатель- особа, которой предназначена информация и которая интерплитирует её.

  При  обмене информации задача отправителя  и получателя состоит в том,  чтоб составить уведомление и  использовать канал связи для его передачи так, чтоб обе стороны поняли и поделили исходную идею. Это сделать тяжело, потому как каждый этап является одновременно местом, где её содержание может быть переключено или полностью утрачено. Этапы процессов коммуникации (зарождение идеи, кодирование, выбор канала, передача, декодирование) схематически можно изобразить на таким способом.(рис3)

      Хотя весь процесс коммуникаций часто заканчивается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, мы проанализируем эти этапы, чтобы обратить внимания на проблемы, которые могут возникнуть при разных его составляющих.

                                         1 этап                                                                         2 этап

                                   Формулирует или отбирает                                                 Кодирует и выбирает канал 

Рис 3 .Простая  модель процесса коммуникаций. 

      Первый этап начинается с формирования идеи или подбора информации. Отправитель решает, какую идею или сообщение необходимо сделать предметом обмена. К сожалению много попыток обмена информации обрываются на этом первом этапе, потому как отправитель не тратит много времени на обдумывание идеи. Здесь необходимо придерживаться правил: не начитайте говорить, не начав думать. Например, начальник цеха принял сообщение от высшего руководства про то, что предприятию необходимо увеличить производство  на 10% без увеличения сверхурочных выплат. Если начальник цеха не сможет понять, каким образом лучше обменятся этой информацией с подчинёнными, и передаст им это новость точно такой, какая она была получена, возможны недоразумения. Если руководитель продумает идеи, которые следует передать, он может прийти к выводу, что работники должны понять:

- какие  именно необходимы изменения, чтобы прирост объёмов производства вырос на 10 % без дополнительных сверхурочных;

- почему  необходимы эти изменения, иначе  они могут сделать вывод, что  компания пытается из них выдавить с них больше, а платить меньше, и выразить недовольство.

-  каким  способом следует осуществить  изменения – качество продукции  и уровень брака нельзя изменить  в результате прироста объёмов  производства, иначе эффективность  может снизится, а не увеличится, как того требует высшее руководство в своём сообщении.

     На первом этапе обмена информации необходимо понять, какие идеи предназначены для передачи перед отправлением сообщения, и быть уверенным в адекватности и уместности идей, с учётом конкретной ситуации и цели.