Критерий оптимальности управления

Министерство образования и  науки Российской Федерации Федеральное  государственное бюджетное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования «Кузбасский государственный  технический университет

имени Т. Ф. Горбачева»

Кафедра финансов и кредита

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Информационные технологии управления»

на тему «Критерий оптимальности управления»

Выполнил:

студент Группы МУЗ-85

Дурновцева Наталья 

Ивановна

№ зач. книжки 508140

Проверил:

Ефимов Александр Евгеньевич

Таштагол 2013

Тема: Критерий оптимальности управления

Вариант №5

Содержание

Введение                                                                                                     3

Глава 1 Информационные технологии как  инструмент

формирования управленческих решений                                                4

          1.1 Автоматизированные информационные технологии,

применяемые в управлении организацией                                              4

          1.2 Критерии оценки эффективности создания на

предприятии информационной системы                                                 7

          1.3 Критерии выбора информационной системы                         9

Заключение                                                                                                17

Список литературы                                                                                   18

Введение

Рост сектора информации является лишь одной причиной, по которой  управление процессом связи приобретает  для производительности все более важный характер. Технический прогресс в обработке информации - компьютеры, спутники связи, всемирная телекоммуникационная сеть - радикальнейшим образом увеличили объемы обращающейся информации и сократили время на ее передачу.

Информационные технологии - это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение (транспортировку) и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности.

В настоящее время  практически все предприятия  используют в своей работе современные  информационные технологии, способы  обмена данными через Интернет, использование электронной почты, работа в корпоративной сети, конференц - связь.

Целью данной работы является исследование информационных технологий, критерий оптимальности для обеспечения управленческой деятельности.

Для достижения цели, поставленной в работе, необходимо решить следующие задачи:

- анализ литературы по проблеме управления информационными технологиями;

- анализ способов и принципов формирования модели управления

информационными технологиями;

- рассмотреть теоретические основы применения информационных технологий в управлении организацией.

Глава 1 Информационные технологии как инструмент формирования управленческих решений

1.1 Автоматизированные информационные  технологии, применяемые в управлении  организацией

Использование информации, информационных систем и информационных технологий в условиях интенсивного развития рыночных отношений становится одним из наиболее важных элементов эффективного управления и маркетинга. Организации все чаще прибегают к помощи современных информационных систем и технологий, чтобы следить за увеличивающимися внешними и внутренними потоками информации, использовать ее для анализа, прогнозирования, принятия управленческих решений. Известен «рецепт для хорошего решения: 90 % информации и 10 % вдохновения»[1]. В последние годы в литературе по менеджменту и маркетингу уделяется много внимания изучению различных аспектов формирования системы информационного обеспечения управленческих решений организаций. Однако большая сложность и исключительная значимость проблемы требуют решения еще многих вопросов. В частности, пока не разработана теоретическая концепция для понимания роли информации в управлении и маркетинге. Многие менеджеры согласятся, что информация важна для выработки стратегии и осуществлении изменений, но нет определенности в том, как повлиять на использование информации или почему организации должны быть заинтересованы во внедрении и использовании системы информационного обеспечения управленческих решений? По существу, само понятие системы информационного обеспечения менеджмента и маркетинга организаций неконкретно и широко, и применяется на всех уровнях принятия решений - от стратегического до оперативного. Для разных организаций, функциональных служб, подразделений и сотрудников понимание необходимости использования информации неодинаково.

Одни организации приходят к осознанию необходимости использования  разнообразнейшей рыночной, политической, технической и др. информации самыми различными путями. Данная необходимость  может выявиться при решении  какой-либо проблемы, при перестройке процесса деятельности предприятия, или даже при анализе деятельности конкурентов.

Другие организации  не осознают, какими информационными  ресурсами они обладают. У них  могут быть хорошие системы сбора  и хранения текущей бухгалтерской документации, данные об объемах продаж, но когда эта информация срочно требуется, они не находят нужных сведений.

В третьей группе организаций  распространению информации препятствует принятая система ограничения доступа  к ней тех, кто по роду службы «не имеет к ней отношения». Но если обмен информацией организован на общих принципах и подчиняется общим стандартам, действующим в компании (это касается применяемых систем, языков, протоколов, процедур управления файлами и т.п.), это облегчает унификацию данных, включая данные о сделках, производственных процессах, а также стимулирует поиски новых подходов к решению управленческих задач.

Таким образом, мы можем  говорить о различных подходах к  процессам осознания, сбора, обработки, распространения и использования информации при принятии управленческих решений [3].

Любая организация обрабатывает информацию для выработки двух видов  «продукции»: информации (данных, документов, речевой информации) и решений (оперативных  и стратегических). Организация получает начальную (входящую) информацию в различных видах: документы, доставляющие информацию в виде слов и цифр; речевая информация по телефону; данные от ЭВМ, часто в электронной форме. Конечная (исходящая) информация вырабатывается в таких же видах. Производственный цикл организации может включать перекомпоновку информации, объединение данной информации с дугой, накопление информации.

Анализ деятельности предприятий позволяет классифицировать задачи, решаемые предприятием.

Наиболее простые задачи образуют класс полностью формализованных (или хорошо структурированных) процедур, выполнение которых, кроме затрат времени, трудностей для исполнителей не представляет. Эти задачи легко стандартизируются и программируются. К таким задачам относятся: учет и контроль, оформление документов, их тиражирование и рассылка и т.п.

Второй (промежуточный) класс  задач составляют слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или  не измеряемые компоненты (количественно  не оцениваемые). Для этих задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановки задач базируются на принятии решения в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.

Третий класс задач  содержит неформализуемые процедуры, базирующиеся на неструктурированной  информации, которая определяется высокой  степенью неопределенности. К таким  задачам относится большинство  проблем прогнозирования, перспективного планирования и т.п. Основой решения этого класса задач остаются творческий потенциал человека и различные атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция и т.п.)[1].

Таким образом, у организации  имеются производственные задачи и  исполнители этих задач. Остается определить требуемые организации технологические процессы автоматизации.

1.2 Критерии оценки эффективности создания на предприятии информационной системы

Основным  критерием существования любого малого предприятия является прибыль, полученная им. Эта прибыль направляется на развитие предприятия, что приводит к увеличению прибыли. На сегодняшний день одной из самых важных сторон развития предприятия является автоматизация деятельности предприятия.

Проведение  работ по созданию управленческой информационной системы позволяет выстроить адекватную задачам предприятия информационную систему, сделать ее органичной составной частью системы управления предприятием, способствует сокращению затрат предприятия на автоматизацию и позволяет минимизировать риски проекта. В процессе этой деятельности решаются задачи, связанные с совершенствованием системы управления предприятием с использованием информационных технологий.

Представляется, что при осуществлении любого хозяйственного мероприятия, особенно крупномасштабного и распределенного во времени (именно таким и является создание и внедрение информационной системы предприятия), прежде всего, следует оценить его социально-экономическую эффективность, под которой понимается комплексная характеристика конечных хозяйственных результатов. Можно использовать ряд общих методологических принципов системного анализа, важнейшими из которых являются следующие.

1.Комплексность.  Приступая к разработке любой  информационной системы, нужно  принимать во внимание все возможные последствия, включая негативные. Переход на новую информационную технологию может, в частности, вызвать жесткое сопротивление со стороны исполнителей и нижних звеньев управления, обусловленное чисто психологическими (нежелание перемен) или объективными социальными причинами (страх увольнения из-за некомпетентности). Очевидно, что чем значительнее изменение, тем сильнее реакция на него.

2.Учет ограниченности  ресурсов. Количество ресурсов, которым  располагает предприятие в каждый  момент времени, является объективно ограниченным. Поэтому при разработке информационной системы следует исходить из того, что использование любого ресурса целесообразно только тогда, когда оно дает положительный эффект. Руководители предприятий часто допускают ошибку в оценке ресурсов (особенно трудовых), что приводит к многочисленным и иногда непоправимым сбоям в оптимально разработанной информационной системе.

3. Сопоставимость вариантов  решений. Оцениваемые альтернативы  информационных решений и способы  их оценки должны быть сопоставимы по ряду признаков: реализуемости, т. е. возможности обеспечения решения ресурсами всех видов в необходимых объемах; полноте учета всех затрат и результатов, отсутствию повторного счета (иной раз пытаются суммировать общий эффект с частными результатами); степени достоверности применяемых показателей и критериев оценки.

4. Динамика. Следует учитывать  различные аспекты фактора времени.

5. Неопределенность и  риск. При оценке эффективности  решений следует учитывать неполноту  исходной и производной информации, возможность ее случайного или сознательного искажения и другие подобные факторы.

6. Этапность. Каждый  информационный проект следует  оценивать поэтапно, помня, что  наиболее достоверны оценки первых  этапов работы и наименее - последние,  сильно отдаленные во времени. Недооценка факторов времени, неопределенности и риска приводит к искаженной общей оценке информационного проекта, что, в свою очередь, может крайне негативно сказаться на его практической реализации или даже привести к провалу всего проекта.

Начинать нужно не с  разработки системы, а с оценки своих  потребностей и возможностей. Затем  с учетом этих факторов создавать  наиболее подходящую с позиций социально-экономической  эффективности информационную систему.

Информационное обслуживание для подавляющего большинства предприятий является деятельностью вспомогательной, поэтому довольно трудно заранее, еще на этапе выбора системы, просчитать ожидаемый эффект. Гораздо проще сделать оценку качественную, оперируя понятиями "работает - не работает".

Основными критериями оценки эффективности выступают деньги (затраты на автоматизацию) и время (период, в течение которого будут  достигнуты конкретные результаты). Результатом  должен являться максимум отдачи от автоматизации  на единицу затраченных средств в течение фиксированного времени [2].

1.3 Критерии выбора информационной системы

Эффективное управление крупной организацией сегодня  не мыслимо без применения передовых  информационных технологий, среди которых  одно из важных мест занимают Информационно-Аналитические Системы.

В самом общем виде процесс  управления можно свести к решению  трех задач:

· где мы находимся?

· куда мы хотим придти?

· как мы туда попадем?

Для сложных систем характерно то, что управлять ими приходится, как правило, в условиях неполной информации, незнания закономерностей функционирования и постоянного изменения внешних факторов.

Поэтому процесс управления имеет итерационный, т.е. циклический, характер.

После принятия решения  и применения управляющего воздействия  необходимо вновь оценить состояние, в котором находится система, и решить вопрос о том, правильно ли происходит движение по намеченному пути[3].

Зачастую  в организации имеется полная информация, ее может быть даже слишком  много, в избытке, но складывать целую картину тяжело из-за отсутствия правильных инструментов и технологий по ее обработке и подготовке для анализа и представления.

Таким образом, получается, что для современного процесса управления исключительную важность приобретают так называемые Информационно-аналитические системы - это программные комплексы, предназначенные максимально возможно облегчить процессы получения ясной информационной картины о текущем состоянии дел организации, причем делая это очень гибко и оперативно, а также обеспечить возможность разнообразного анализа информации, не говоря об удобстве и простоте работы.

В общем случае можно сказать, что принятие решения  о построении Информационно-аналитической  системы в организации считается  обоснованным и правильным, если на данном этапе деятельности у руководства и работников разных уровней существуют потребности:

· читать существующие заранее подготовленные отчеты

· посылать запросы  к корпоративным источникам данных, чтобы получить новые данные

· анализировать  данные, просматривая их на различных уровнях детализации и с различных перспектив

· создавать  свои собственные отчеты

Переход к  использованию ИАС, в общем и  по сути, является переходом к использованию  системы, позволяющей перейти в  вашей повседневной работе от простой  переработки данных к их системному представлению и глубокому анализу, методы и результаты которых так необходимы управленцам и аналитикам в любой нормальной организации.

Такого класса задачи, как построение ИАС организации, в мировой практике решаются с  использованием OLAP-систем и конструирования Хранилищ Данных.

Централизация данных и удобное их структурирование - это далеко не все, что нужно  аналитику. Ему ведь еще требуется  инструмент для просмотра, визуализации информации. Традиционные отчеты, даже построенные на основе единого хранилища, лишены одного - гибкости. Их нельзя "покрутить", "развернуть" или "свернуть", чтобы получить желаемое представление данных.

Ключевую  позицию в предлагаемой системе  занимает информационно-аналитический  блок (управленческая отчетность и аналитика). Предлагается следующая технология построения информационно-аналитической системы для органов управления:

· представление  информации в наглядной форме (диаграммы, графики, таблицы), удобной для потребления  управленцами

· построение в ИС промежуточного слоя “бизнес-логики”, который позволяет функциональным специалистам самостоятельно конструировать и выполнять запросы данных к ИС, а не дожидаться обслуживания их потребностей программистами

· предоставление мощного инструмента аналитической  обработки многомерных данных

· оперативное  обслуживание нестандартных запросов информации, в том числе из сторонних  организаций

· удобные  механизмы распределения и распространения  отчетов

Хотелось  бы подчеркнуть два ключевых момента  предлагаемой технологии, которые, на наш взгляд, существенно повышают общую скорость информационно-аналитических аспектов работы управленцев и аналитиков в организации.

Первое - то, что  проистекает из использования - многомерность  данных в отчетах, то есть это возможность  без переделки отчета получить различные “срезы” информации, вращать данные туда-сюда, сворачивать и разворачивать периоды времени и прочие группируемые понятия, даже не думая о том, чтобы встать из удобного кресла управленца или чуть менее удобного, но все-таки удобного, кресла аналитика, и пойти с требованиями переделки к разработчику отчета.

Второе - это  слой “бизнес-логики”, или “семантический слой” - уникальный механизм предоставления пользователям возможности строить  и изменять любые формы отчетности на основе каталогов хорошо им известных по повседневной работе терминов, не задумываясь ни о том, как на самом деле извлекаются данные из ХД, ни о том, где эти данные находятся. Опять же, применение технологии семантических слоев существенно снижает частоту обращения к специалистам - программистам.

Остановимся немного поподробнее на технологии “семантического слоя”.

Современные технологии позволяют перейти к  созданию отчетов самими пользователями.

Это возможно благодаря так называемому “семантическому  слою”, являющемуся существенной особенностью представляемых технологий.

Семантический слой - это набор каталогов бизнес-терминов, характерных для предметной области  и соответствующих определенным данным, а также их параметров и  методов извлечения. Хранится в файле  специального формата.

В Информационно-аналитической  системе семантический слой занимает ключевую позицию во взаимодействии пользователей с информацией  и во взаимодействии пользователей  с программистами.

Фактически  это означает, что, получив от программиста файл с семантическим слоем, пользователи могут сами строить необходимые отчеты и изменять существующие по своему усмотрению, не утруждая себя общением с сотрудниками ИТ-департаментов, ведь это общение частенько затягивается и в конечном счете в деле теряется оперативность.

Изначально, определив общие потребности  целевых групп пользователей, программистами создается основа для дальнейшей работы - файлы семантических слоев  для каждой из групп пользователей.

Под этим подразумевается, что программисты, знающие внутреннюю структуру хранилища данных, осуществляют создание семантического слоя, в котором содержатся методы и правила для физического получения нужного значения из ХД.

После построения семантического слоя для написания  отчетов уже не требуются услуги программиста, не нужно и знание того, как и где именно хранится информация.

Уровень подготовки специалиста, создающего или модифицирующего  отчеты, может быть примерно как  у среднего пользователя Excel, ему  достаточно владеть понятиями предметной области.

Далее, после создания файла с описанием семантического слоя, этот файл становится доступным для создания на его основе конкретных отчетов.

Отчет можно  сохранить в файл специального формата, и его могут использовать другие пользователи.

Особенности технологии семантического слоя:

· это подсистема, которая позволяет конечным пользователям OLAP формулировать запросы к базе данных, используя свои привычные  термины

· используется управленцами и аналитиками для  получения отчетов без углубления в технические моменты

· создается дизайнером - разработчиком, хорошо представляющим как систему хранения данных и язык запросов SQL, так и предметную область, этими данными описываемую

· разрабатывается  один раз - используется во многих отчетах

· при создании используется богатый набор средств и возможностей - агрегатные функции, контексты, диалоговые компоненты, подзапросы и т.д.

· персонализация и целевая направленность каталогов  терминов

Итак, реализация изложенной выше технологии построения информационно-аналитической системы  предоставляет следующие возможности:

Руководителям:

· Оперативно принимать решения на основе отчетов, содержащих информацию из корпоративных  источников данных;

Аналитикам  и управленцам среднего звена:

· Самостоятельно строить любые запросы ко всем источникам данных;

· Самостоятельно создавать и форматировать любые  отчеты (предопределенные и непредсказуемые);

· Консолидировать  информацию из различных источников в одном отчете;

· Представлять информацию в удобном для принятия решений и анализа виде;

· Обмениваться и совместно использовать документы;

· Получать автоматически  создаваемые и обновляемые отчеты;

· Самостоятельно строить сложные аналитические  запросы к источникам данных;

· Создавать  аналитические отчеты с необходимым  представлением данных;

· Рассматривать  информацию в различных срезах и разрезах;

ИТ-специалистам:

· Значительно  сократить время на сопровождение  аналитической и отчетной деятельности организации;

· Предоставить возможность пользователям самостоятельно обращаться к данным;

· Организовать безопасную и надежную совместную работу пользователей;

· Сконцентрироваться на других задачах [1].

Основной  критерий отбора информационной системы - ее функциональная полнота. Система  должна уметь выполнять все основные операции учета на предприятии, а  также, возможно, некоторые специфические операции, характерные для конкретных типов предприятий (торговых, страховых, посреднических и т. д.).

Исходя из сказанного выше, можно достаточно легко сформулировать ряд общих  критериев, которыми надо руководствоваться  при выборе. Существуют и локальные критерии, достаточно специфичные для каждого типа предприятий.

Четыре основных критерия.

1. Система  должна быть понятной.

Разработанная система должна быть понятной сотрудникам  фирмы. Функциональные возможности  системы и реализация должны соответствовать основным бизнес-процессам, происходящим на предприятии.

2. Система должна быть удобной.

Разрабатываемая система может считаться удобной  только тогда, когда она удобна для  конкретного человека, именно его  оценка должна быть решающей. Конечно, люди разные и оценки комфортности работы с той или иной системой не могут быть одинаковыми. Одни (в первую очередь, пожилые и неискушенные пользователи) скорее всего выберут простую и понятную систему, а сложную работу захотят делать вручную. Другие (более молодые и уже знакомые с компьютером) предпочтут пусть и сложную в эксплуатации, зато с большими функциональными возможностями систему. Не исключен и путь постепенного усиления системы по мере роста компьютерной квалификации специалиста. Зато противопоказан обратный подход: "разработаем сложную систему, а людей потом научим". Такое решение может привести к настоящей катастрофе, и виноват будет не исполнитель, а тот начальник, который ему эту систему навязал.