Менеджмент в профессиональной деятельности

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

1. Внутренняя среда организации  ……………………………………………… 3

2. Для какого научного  подхода или школы характерно  следующее утверждение: организация  не может работать эффективно  без учета факторов внешней  среды …………………………………………………………………. 16

3. Дайте характеристику  параметров внутренней среды  Вашей организации …………………………………………………………………………………… 20

Список использованной литературы …………………………………………. 25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Внутренняя среда  организации

 

Введение 

Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно  координируется для достижения общей  цели или целей. Группа может считаться  организацией, если она соответствует  следующим требованиям:

1) наличие, по крайней  мере, двух людей, которые считают  себя частью этой группы;

2) наличие общей для  всех членов группы цели –  желаемого конечного состояния  или результата;

3) наличие членов группы, которые сознательно работают  вместе для достижения значимой  для всех цели¹.

Любая организация находится  и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций  возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Среду любой организации принято  рассматривать, как состоящую из трех сфер: общей (или макроокружения), рабочей (или непосредственного  окружения) и внутренней. Она заключает  в себе тот потенциал, который  дает возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может также  быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего  потенциала на должном уровне. Но ресурсы  внешней среды не безграничны. И  на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому  всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал  и привести ко многим негативным для  организации последствиям. Задача стратегического  управления состоит в обеспечении  такого взаимодействия организации  со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность  выживать в долгосрочной перспективе.

Одной из ключевых ролей  любого управления является поддержание  баланса во взаимодействии организации  со средой. Каждая организация вовлечена  в три процесса:

- получение ресурсов из  внешней среды (вход);

- превращение ресурсов  в продукт (преобразование);

- передача продукта во  внешнюю среду (выход)².

Анализ среды предполагает изучение всех ее составляющих.

Внутренняя среда организации

Анализ внутренней среды  вскрывает те возможности, тот потенциал, на который может рассчитывать фирма  в конкурентной борьбе в процессе достижения своих целей. Он позволяет  также лучше уяснить цели организации, более верно сформулировать миссию, т.е. определить смысл и направления  деятельности фирмы. Исключительно  важно всегда помнить, что организация  не только производит продукцию для  окружения, но и обеспечивает возможность  существования своим членам, давая  им работу, предоставляя возможность  участия в прибылях, обеспечивая  их социальными гарантиями и т.п.

Внутренняя среда анализируется  по следующим направлениям:

- кадры фирмы, их потенциал,  квалификация, интересы и т.п.;

- организация управления;

- производство, включающее  организационные, операционные и  технико-технологические характеристики  и научные исследования и разработки;

- финансы фирмы;

- маркетинг;

- организационная культура.

Анализ внешней среды  направлен на то, чтобы выяснить, на что может рассчитывать фирма, если она успешно поведет работу, и на то, какие осложнения могут  ее ждать, если она не сумеет вовремя  отвратить негативные выпады, которые  может преподнести ей окружение.

Анализ макроокружения включает изучение влияния экономики, правового  регулирования и управления, политических процессов, природной среды и  ресурсов, социальной и культурной составляющих общества, научно-технического и технологического развития общества, инфраструктуры и т.п.

Непосредственное окружение  анализируется по следующим основным компонентам: покупатели, поставщики, конкуренты, рынок рабочей силы.

Внутренняя среда организации  – это та часть общей среды, которая находится в пределах организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие  на функционирование организации.

Чтобы провести анализ внутренней среды, необходимо охарактеризовать основные составляющие организации, такие как  кадры, технология, структура, цели и  задачи. Необходимо попытаться выделить взаимосвязанность всех элементов  организации.

Внутренние переменные –  это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации  представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в  основном являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью  контролируются руководством. Часто  внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе³.

Организация, по определению, это, по крайней мере, 2 человека с  осознанными общими целями. Организацию  можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет  людям выполнить коллективно  то, чего они не могли бы выполнить  индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей  и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Прибыль это  ключевой показатель организации. Гражданский  кодекс России (ст. 50 ч. I) зафиксировал, что основной целью коммерческих организаций является извлечение прибыли. Но не у всех организаций получение  прибыли является главной целью. Это касается некоммерческих организаций, например  церквей, благотворительных  фондов. Однако, как и в предыдущих случаях, фирма может существовать только в условиях ее прибыльности. Только вместо максимизации дохода рост нормы прибыли выражен в других показателях:

- удовлетворение потребителя  или пользователя услуг;

- позиция на рынке,  часто связанная с желанием  рыночного лидерства;

- условия благосостояния  работающих и развитие хороших  отношений среди персонала;

- публичная ответственность  и имидж организации;

- техническая эффективность,  высокий уровень производительности  труда, придание особого внимания  научным исследованиям и разработкам;

- минимизация издержек  производства и т.д.⁴

Это разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку  крупные организации имеют много  целей. Для того чтобы получать прибыль, бизнес должен сформулировать цели в  таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации тоже имеют разнообразные  цели, но, вероятно, будут больше уделять  внимания социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает  все последующие решения руководства.

В подразделениях, так же как и во всей организации необходима выработка целей. Например, целью  финансового подразделения может  быть уменьшение кредитных потерь до 1% от суммы продаж. Подразделение  маркетинга в той же организации  может иметь целью сокращение количества жалоб потребителей на 20% в следующем году. Цели подразделений  в различных организациях, которые  имеют сходную деятельность, будут  ближе между собой, чем цели подразделений  в одной организации, занимающихся различными видами деятельности. Нужно  не забывать, что цели подразделений  должны составить конкретный вклад  в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с  целями других подразделений.

Структура организации отражает сложившееся в организации выделение  отдельных подразделений, связи  между этими подразделениями  и объединение подразделений  в единое целое.

Структура организации –  это логические взаимоотношения  уровней управления и функциональных областей, построенные в такой  форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации⁵.

Одной из основных концепций, имеющих отношение к структуре, является специализированное разделение труда. В большинстве современных  организаций разделение труда вовсе  не означает случайного разделения работ  между имеющимися людьми. Характерной  особенностью является специализированное разделение труда – закрепление  данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше  всех с точки зрения организации  как единого целого. В пример можно  привести разделение труда между  экспертами по маркетингу, финансам и  производству.

На данный момент во всех организациях, за исключением самых  мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. Как именно осуществить  разделение труда в организации  – один из вопросов, являющийся существенным управленческим решением.

Не менее важно и  то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда необходимо для успешной групповой  работы. Центральной характеристикой  вертикальной иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени, может иметь в своем подчинении  нескольких руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. Эти руководители, в свою очередь, могут иметь в подчинении несколько линейных руководителей. Число лиц, подчиненных одному руководителю представляет сферу контроля. Различают  широкую и узкую сферу контроля в зависимости от числа подчиненных. Обычно узкой сфере контроля соответствует  многоуровневая структура, а широкой  – плоская структура управления.

Не существует идеальной  сферы контроля. Многие переменные внутри организации и снаружи  могут влиять на нее. Кроме того, ни сфера контроля, ни «высота» структуры  не показатель величины самой организации.

Необходимость в координации, существующая всегда, становится поистине важна, когда работа четко делится  и по горизонтали, и по вертикали, как это имеет место в крупных  современных организациях. Если руководство  не создаст формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Без соответствующей формальной координации различные уровни, функциональные зоны и отдельные лица легко могут  сосредоточиться на обеспечении  своих собственных интересов, а  не на интересах организации в  целом.

Формулирование и сообщение  целей организации в целом  и каждого ее подразделения представляет собой лишь один из многочисленных механизмов координирования. Каждая функция  управления играет определенную роль в координировании специализированного  разделения труда. Руководители всегда должны ставить перед собой вопрос: каковы их обязательства по координации  и что они делают, чтобы их выполнить.

Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач. Задача – это  предписанная работа, серия работ  или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным  способом в заранее оговоренные  сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а  его должности. На основе решения  руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые  рассматриваются как необходимый  вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация  будет действовать успешно.

Задачи организации традиционно  делятся на три категории. Это  работа с людьми, предметами, информацией. Например, на обычном заводском конвейере  работа людей состоит из работы с  предметами. Задача же мастера –  это в основном работа с людьми. В то же время задачи казначея корпорации в основном связаны с информацией⁶.

Два важных момента в работе – это частота повторения данной задачи и время, необходимое для  ее выполнения. Машинная операция, например, может состоять в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз  в день. Чтобы выполнить каждую операцию, требуется всего лишь несколько  секунд. Исследователь выполняет  разнообразные и сложные задачи, и они могут вовсе не повторяться  ни разу в течение дня, недели или  года. Для того чтобы выполнить  некоторые из задач, исследователю  требуется несколько часов или  даже дней. В общем можно сказать, что управленческая работа носит  менее монотонный, повторяющийся  характер и время выполнения каждого  вида работы увеличивается по мере переходя управленческой работы от низшего  уровня к высшему.

Изменения в характере  и содержании задач тесно связаны  с эволюцией специализации. Как  показал в своем знаменитом примере  о производстве булавок Адам Смит, специалист может существенно увеличить  производительность труда. В нашем  веке технологические нововведения и системное сочетание техники  и специализации труда сделали  специализацию задач углубленной  и сложной до такой степени, о  которой и думать не мог Смит.

Технология, как фактор внутренней среды, имеет гораздо большее  значение, чем многие думают. Большинство  людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями  и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о  влиянии технологии на организацию  и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья  – будь то люди, информация или физические материалы – в искомые продукты и услуги.

Технология подразумевает  стандартизацию и механизацию.  То есть использование стандартных  деталей может существенно облегчить  процесс производства и ремонта. В наше время существует очень  мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

В начале XX века появилось  такое понятие как сборочные  конвейерные линии. Сейчас этот принцип  используется почти повсеместно, и  очень сильно повышает производительность предприятий.

Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность, требует тщательного изучения и  классификации. Существует несколько  способов классификации, я опишу  классификацию по Томпсону и по Вудворд⁷.

Классификация технологии по Джоан Вудворд пользуется наибольшей известностью. Она выделяет три категории  технологий:

- единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно изделие.

- массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи.

Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое  работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам  продукта в больших объемах. Примеры  – переработка нефти, работа электростанций.

Социолог и теоретик организации  Джеймс Томпсон предлагает другие три  категории технологий не противоречащие трем предыдущим:

Многозвенные технологии, характеризуемые серией независимых  задач, которые должны выполняться  последовательно. Типичный образец  – сборочные линии массового  производства.

Посреднические технологии характеризуются встречами групп  людей, таких, например, как клиенты  или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми.

Интенсивная технология характеризуется  применением специальных приемов, навыков или услуг, для того чтобы  произвести определенные изменения  в конкретном материале, поступающем  в производство.

Эти две категории не так  уж расходятся друг с другом. Например, многозвенные технологии эквивалентны технологиям массового производства, а посреднические технологии занимают промежуточное место между индивидуальными  технологиями и технологиями массового  производства. Различия в этих классификациях в первую очередь вызваны разными  областями специализации авторов. То есть Вудворд в основном занималась технологиями промышленных предприятий, а Томпсон же обхватывал все виды организаций.

Нельзя назвать какой-то один тип технологии лучше другого. В одном случае  может быть более приемлем один тип, а в другом более подойдет противоположный. Люди определяют окончательную пригодность  данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая  технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.

Люди являются основой  любой организации. Без людей  нет организации. Люди в организации  создают ее продукт, они формируют  культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация⁸.

В силу такого положения  люди для руководителя являются «предметом номер один». Менеджер формирует  кадры, устанавливает систему отношений  между ними, включает их в созидательный  процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению  по работе.

Люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга  по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, способности  и т.п. Все эти отличия могут  оказывать серьезное влияние  как на характеристики работы и поведение  отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим руководитель должен строить свою работу с кадрами  таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов  поведения и деятельности каждого  отдельного человека и стараться  устранять отрицательные последствия  его действий. В отличие от машины человек имеет желания, и для  него характерно наличие отношения  к своим действиям и действиям  окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда. В  этой связи руководству приходится решать ряд чрезвычайно сложных  задач, от чего в большой степени  зависит успех функционирования организации.

Внутренняя жизнь организации  состоит из большого количества различных  действий, подпроцессов и процессов. В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные  процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, некоторые  же, широко осуществляемые в других организациях процессы, могут либо отсутствовать, либо осуществляться в  очень небольшом размере. Однако, несмотря на огромное разнообразие действий и процессов, можно выделить пять групп функциональных процессов, которые  охватывают деятельность любой организации  и которые являются объектом управления со стороны менеджмента. Данными  функциональными группами процессов  являются следующие:

- производство;

- маркетинг;

- финансы;

- работа с кадрами;

- учет и анализ хозяйственной  деятельности⁹.

Управление производством  состоит в осуществлении управления процессом переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих на входе в организацию, в продукт, который организация предлагает внешней среде. Для этого менеджмент осуществляет следующие операции: управление разработкой и проектированием  продукта; выбор технологического процесса, расстановку кадров и техники  по процессу с целью оптимизации  затрат на изготовление и выбор методов  изготовления продукта; управление закупкой сырья, материалов и полуфабрикатов; управление запасами на складах, включающее в себя управление хранением закупленных  товаров, полуфабрикатов собственного изготовления для внутреннего пользования  и конечной продукции; контроль качества.

Управление маркетингом  призвано посредством маркетинговой  деятельности по реализации созданного организацией продукта увязать в  единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов организации  и достижение целей организации. Для этого осуществляется управление такими процессами и действиями, как: изучение рынка; реклама; ценообразование; создание систем сбыта; распределение  созданной продукции; сбыт.

Управление финансами  состоит в том, что менеджмент осуществляет управление процессом  движения финансовых средств в организации. Для этого осуществляется: составление  бюджета и финансового плана; формирование денежных ресурсов; распределение  денег между различными сторонами, определяющими жизнь организации; оценка финансового потенциала организации.

Управление персоналом связано  с обеспечением производственной и  других сфер людскими ресурсами (найм, подготовка и переподготовка). Также  предполагает выполнение всех управленческих действий, связанных с социальной сферой: оплатой, благосостоянием и  условиями найма.

Управление учётом предполагает управление процессом обработки  и анализа финансовой информации о работе организации с целью  сравнения фактической деятельности организации с ее возможностями, а также с деятельностью других организаций. Это позволяет организации  вскрыть финансовые проблемы, на которые  она должна обратить пристальное  внимание, и выбрать лучшие пути осуществления ее деятельности.

В управлении все эти переменные никогда не должны рассматриваться  отдельно. Никто не будет отрицать, что задачи организации влияют на выработку целей. Точно так и  все остальные внутренние переменные взаимосвязаны и влияют друг на друга.

Заключение 

Эта схема представляет собой модель, показывающую взаимоотношения внутренних переменных: целей, структуры, задач, технологии и людей. Но нужно не забывать, что организация – открытая система. И поэтому эта схема не может быть адекватной полной моделью переменных, влияющих на успешность действий организации, потому что на ней показаны только внутренние переменные. Правильнее рассматривать этот рисунок как модель внутренних социо-технических подсистем организации. Внутренние переменные обычно называют социо-техническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Для какого  научного подхода или школы  характерно следующее утверждение:  организация не может работать  эффективно без учета факторов  внешней среды

 

Традиционные школы управления заложили научный фундамент менеджмента.

Применение теоретических  знаний на практике рассматривалось  как искусство управления, которое  постигается опытом работы. Ситуационный подход внёс значительный вклад в  теорию управления, раскрыв возможности  прямого приложения теоретических  положений к конкретным условиям и ситуациям. Он не является набором  правил, это скорее способ мышления о проблемах организации и  путях их решения.

Ситуационный подход не отвергает  достижения других подходов и школ управления. В нём сохранены основные концепции и подходы, которые  применимы ко всем организациям. Но признавая, что общий процесс  управления одинаков, ситуационный подход утверждает, что специфические приёмы, которые используются на практике для  достижения целей предприятия¹⁰.

Ситуационный подход стал логическим продолжением системного подхода  к управлению. Системный подход позволил определить, что организация является открытой системой, активно взаимодействующей  с внешней средой.

Производственные системы, как системы открытого типа, имеют  входные и выходные каналы, которые  позволяют взаимодействовать с  внешней средой.

Согласно ситуационному  подходу вся организация внутри предприятия есть ответ на различные  по природе воздействия факторов внешней среды. Ситуация – центральный  момент этого подхода. Она означает конкретный набор обстоятельств, которые  оказывают в данный период времени  существенное влияние на работу предприятия. Число факторов внешней среды, воздействующих на производственную систему, столь  велико, что из этого многообразия выделяют только главные. Разные авторы указывают на разное число факторов, влияющих на управление. Но большинство  из них считают, что существует не более десятка факторов внутренних и внешних переменных, существенно  значимых для успешного управления предприятием.

Внешняя среда – это  совокупность активных хозяйствующих  субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институциональных  структур и других внешних условий  и факторов, действующих в окружении  предприятия и влияющих на различные  сферы его деятельности.

Одним из способов определения  окружения и облегчения учета  его влияния на организацию является разделение внешних факторов на две  основные группы: микросреду (среду  прямого воздействия) и макросреду (среду косвенного воздействия).

Среду прямого воздействия  еще называют непосредственным деловым  окружением организации или средой задач.  Как уже указывалось  нами выше, к ней относятся:

- поставщики материальных  ресурсов, оборудования, энергии, капитала  и рабочей силы;

- потребители (частные  лица и компании, государственные  органы;)

- конкуренты – лица, группы  лиц, фирм, предприятий, соперничающих  в достижении идентичных целей,  стремящихся обладать теми же  ресурсами, благами, занимать  положение на рынке.

Потребители

Первой группой влияния  в рыночной среде являются потребители. Это отдельные лица, домохозяйства, а также корпоративные потребители (предприятия), которые используют товары и/или услуги предприятия-производителя  для удовлетворения своих потребностей.

Поставщики

Поставщики обеспечивают поступление необходимых для  функционирования организации видов  ресурсов, основными из которых выступают  сырье и материалы, энергия, оборудование и технологии, финансовые и информационные ресурсы, рабочая сила. Даже у небольшой  фирмы могут быть десятки поставщиков.