Ведомственные архивы

 

Введение

  В 1969 году Главархив СССР разработал рекомендации по созданию Объединенных ведомственных архивов и типовое положение об объединенном ведомственном архиве. Рекомендуется создать объединенные архивы учреждений, связанных соподчиненностью при головной организации (например, при министерстве, тресте, райисполкоме, управлении) либо однотипных по профилю деятельности (межколхозные или колхозно-совхозные объединенные архивы). Состав документов и функции объединенного архива по существу не отличаются от состава материалов и функций, предусмотренных Типовым положением об архиве учреждения¹. Объединенные ведомственные архивы являются прогрессивной формой  ведомственных архивов.

  В городах и районах, где много небольших организаций, экономически целесообразно создавать межведомственные архивы на кооперативных началах. Такие архивы осуществляют длительное хранение и использование документов, имеющих справочное значение, которые поступают от учрждений, не создающих свои фонды в государственные архивы.

   Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и гео общественных организаций.

   Профиль архива  определяется положением о нем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Понятие ведомственного  архива, виды

   Помимо архивных учреждений, то есть государственных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует свой архив. ГОСТ дает определение видового понятия «ведомственных архивов». Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонд, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения Архивного Фонда Российской Федерации. Они выполняют сходные с государственными функции, работают в соответствии с правилами , разработанными Государственной Архивной Службой, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности государственных архивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

   Законодательство  РФ устанавливает, что документы  федеральных, республиканских и  муниципальных учреждений, организаций и предприятий относятся к Архивному фонду России. Особенности отнесения отдельных видов документов к составу Архивного Фонда определяется Росархивом по согласованию с министерствами и ведомствами РФ. В состав Архивного Фонда включаются только те документы, которые имеют научную или практическую ценность.

   Ведомственный архив  – понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может и не быть специального подразделения – архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив всё равно существует. В таком случае руководитель назначает приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников.

   Законодательство  Российской Федерации устанавливает,  что для временного хранения  документов государственной части  архивного фонда министерства. Ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения. Положение об архивах, сдающих свои документы на государственное хранение, утверждаются по согласованию с соответствующими органами государственной архивной службы.

   Министерства и центральные ведомства обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию их использования, создание страхового фонда особо ценных документов (при их наличии), а также своевременную передачу их на государственное хранение не только в своем архиве, но и в подведомственных учреждениях. Все работы с документами в ведомственном архиве и делопроизводстве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Росархивом.

   Существует также разновидности ведомственных архивов: отраслевой государственный фонд; центральный отраслевой архив министерства, ведомства; центральный архив министерства, ведомства; Объединенный ведомственный архив; объединенный межведомственный архив; архив учреждения, организации, предприятия.

   В настоящее время  к отраслевым государственным  фондам относятся лишь музей  и библиотеки Министерства культуры, имеющие рукописные отделы, архивы академий наук РФ. Это государственные хранилища , осуществляющие постоянное хранение документов Архивного фонда РФ, отложившихся в деятельности отрасли или собранных по определенным признакам. Эти хранилища обязаны работать по правилам, установленным для государственных архивов, и в состав архивного фонда включаются постановлением Правительства. Цель их создания – постоянное оперативное использование документов в интересах экономики, науки, культуры.

   Так, академические  институты систематически используют свои документы для научных исследований; мемориальные музеи пользуются хранящимися документами для подготовки экспозиции.

   Положение об отраслевом  фонде утверждается руководителем  ведомства по согласованию с  Росархивом, который инструктирует архив и осуществляет методическое руководство его работой.

   Эти архивы являются  исключением из ряда ведомственных  архивов, поэтому в дальнейшем  они рассматриваться не будут.

   Центральный отраслевой архив министерства, ведомства хранит документы организации отрасли всех уровней подчиненности независимо от их территориального местонахождения.

   Центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы центрального аппарата министерства и организаций непосредственно подчинения (министерство, отраслевой НИИ, СКБ и др).

   Объединенный ведомственный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности (лечебные и хозяйственные организации горздрава).

   Объединенный межведомственный архив хранит документы организаций нескольких отраслей, систем (создаются часто в районах для хранения документов, например, сельскохозяйственного или строительного профиля различной подведомственности).

   В целях обеспечения  сохранности документов небольших  учреждений, рациональной их организации;  обеспечивающей оперативное использование документов, во многих ведомствах созданы объединенные ведомственные архивы.

   При создании укрупненных  архивов решаются проблемы обеспечения  архивов помещениями, учета и  охраны документов, обеспечения архивов квалифицированными кадрами, концентрации и хранения документов по личному составу ликвидированных учреждений и предприятий.

   Централизация справочной  работы по документам мелких  учреждений улучшает ее качество. Такие архивы начали создаваться  в 60-х годах.

   Важность для изучения  представленного вопроса представляет  рассотрение задач и функций ведомственных архивов.

 

2 Задачи и функции  ведомственных архивов

   Главные задачи, основные  функции ведомственных архивов  различных видов изложены в основных правилах и типовых положениях, разработанных ГАС: Типовом положении об архиве учреждения, примерном положении об объединенном архиве промышленного, производственного и научно – производственного объединения; Типовом положении о центральном архиве министерства; ведомства, центрального органа общественной организации.²

   Согласно типовым  положениям о ведомственных архивах  для всей их разновидностей  в состав хранящихся документов входят:

  а) законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно;

   б) фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников;

   в) личные фонды  деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях. Кроме того, в архиве хранятся страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в состав архивного фонда копии документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно – справочный аппарат к документам архива.

   Основными нормативными  документами, регламентирующими  работу ведомственных архивов,  является Основные правила работы ведомственных архивов 1986 года, и Единая государственная система делопроизводства. По сравнению с правилами работы, изданными в 1963 году, действующие правила имеют существенные документы (типовые положения об архивах, ЦЭК – ЭК и др); рекомендуется дифференцированное описание дел; усилены требования к обеспечению сохранности дел; несколько изменены учетные документы архива; появились в оформленном виде новые требования по организации работ архива, по работе с документами личного происхождения; закреплен порядок приема – сдачи архива при смене заведующего и при ликвидации или реорганизации учреждения и др.

   Правила являются  ценным методическим документом  для практических работников, так  как охватывают практически все  стороны деятельности архива  и дают методику работы.

   Основные правила  определяют главные задачи ведомственного  архива:

   -комплектование архива;

   -обеспечение сохранности   и учет документов;

   -отбор, обработка  и подготовка к передаче дел  на государственное хранение;

   -использование хранящихся  в архиве документов;

   -осуществление методического  руководства и контроля за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений и подведомственных учреждений;

   -проверка состояние  архивов.

   В соответствии  с главными задачами определены  основные функции архивов, расширение  которых зависит от категории  учреждения – источника комплектования  и профиля архива. Все эти особенности  в функциях должны быть отражены в индивидуальном положении о конкретном архиве, которое утверждает руководитель организации по согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы.

   Перечислю кратко основные функции архива:

   1Функция комплектования архива.

1. Прием документов из структурных подразделений и фондов личного происхождения. Для архивов, комплектующихся документами нескольких учреждений, обязательно составление и постоянное уточнение списков таких учреждений. Список организаций – источников комплектование рассматривается ЦЭК (ЭК) учреждения и согласовывается с ЭПК соответствующего архивного учреждения, а затем утверждается руководителем организации.
2. Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению (со сроками «постоянно» и выше десяти лет), уничтожению. Участие в работе ЦЭК (ЭК) учреждения, где заведующий архивом чаще всего исполняет обязанности секретаря. Оказание методической помощи в проведении экспертизы структурным подразделениями.

2Функция обеспечения сохранности документов.

2.1 Создание условий, обеспечивающих  сохранность документов, путем проведения  широкого комплекса работ по  охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурного –влажного режима хранения, нормальные санитарно – гигиенические условия;

2.2 Организация учета документов  в соответствии с установленными  правилами, постоянное внесение  текущих изменений в учетные  документы, отражающие количественный  состав фондов архива. Представление  государственной архивной службе сведений о документах архива по установленной форме. Соблюдения порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояние дел.

2.3 Создание страхового  фонда копий на наиболее ценные  документы, категории которых  определяются Росархивом или соответствующим архивным учреждением. Учет этих документов и их страхового фонда

2.4 Проведение при необходимости  работ по улучшению физико – химического состояния документов (дезинфекция и реставрация документов)

   3 Функция подготовки документов к передачи на государственное хранение.

3.1 Кроме отбора наиболее ценных документов, проводящегося в ходе экспертизы, архив составляет и представляет на учреждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

3.2 Подготовка к передачи и передачи на государственное хранение документов с истекшими предельными сроками ведомственного хранения.

3.3 Составление научно  – справочного аппарата к документам, передаваемым на государственное  хранение с учетом его соответствия научно – справочному аппарату, к документам, переданным в государственный архив. Составление первичной исторической справки по истории фондообразования и дополнения к ней в соответствии с происшедшими в истории учреждения изменениями за период после последней передачи документов в государственный архив.

3.4 В архивах, хранящих документы нескольких учреждений, проводится фондирование принятых в архив дел и документов.

4 Функция  использование документов.

   Основная цель  использование документов ведомственного  архива – дальнейшее развитие  отрасли или отдельной организации,  изучение опыта прошлого. С учетом этого архива проводит:

   -информирование руководителей  и работников организации о  составе и содержании документов, выявление документов по заданию  руководства;

   Исполнение запросов  учреждения и заявлений граждан социально – правового характера, выдачу копий документов и архивных справок, а также документов во временное пользование заинтересованным учреждениям и исследователям в читальном зале;

   -организацию учета  использование документов архива.

   Рассмотрим подробнее функции архива по осуществлению ведомственного контроля за состоянием организации документов в структурных подразделениях и подведомственных учреждениях, а также контроля за постановкой архивного дела.

1 Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве.

1. Ведомственный архив (архив учреждения) является основным каналом связи между государственным архивом и учреждением – источником комплектования государственного архива. Как правило, заведующий ведомственным архивом представляет на согласование в государственный архив сводную номенклатуру дел учреждения и на рассмотрение ЭПК годовой раздел описи. Через ведомственный архив сотрудники государственного архива осуществляют  контроль за организацией и состоянием документов в делопроизводстве и оказывают методическую помощь. Между ведомственным архивом и государственным архивом поддерживается тесный контакт, что способствует повышению научного уровня выполняемых в архиве работ.
2. Заведующий архивом как член ЦЭК (ЭК) проверяет качество экспертизы             ценности документов и оформления ее результатов в конкретных структурных      подразделениях и подведомственных учреждениях.
3. Заведующий архивом участвует в разработке сводной номенклатуры для учреждения, инструкций по делопроизводству, ведомственного перечня документов со сроками хранения, проектов типовых и примерных номенклатур дел структурных подразделений и ведомственных организаций, а также других методических пособий; участвует в подготовке предложений по изменению сроков хранения отдельных категорий документов или по установлению сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и ведомственными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел.
4. Заведующий архивом или другие сотрудники участвуют с организации и проведение занятий по повышению квалификации работников делопроизводственной службы учреждения и подведомственных организаций, а также лиц, ответственных за архивы в подведомственных организациях.
5. Архив контролирует качество составления номенклатур в структурных подразделениях. Это важный этап работы по организации документов в делопроизводстве и экспертизе их ценности, так как на основе номенклатуры будут формироваться дела и представляться на обложках сроки хранения. Правильно составленные номенклатуры дел подразделений дают  возможность провести в свободной номенклатуре единую схему классификации, а это впоследствии найдет отражение в классификации для постоянного хранения в описи. Поэтому Единая Государственная Служба документооборота предусматривает обязательное страхование проектов номенклатур структурных подразделений с архивом учреждения.
6. Архив систематически проверяет формирование и оформление дел в соответствии с номенклатурой: порядок хранения дел и их сохранность в структурных подразделениях. В процессе проверки сотрудник архива инструктирует работника делопроизводства по всем вопросам работы с документами и оказывает ему необходимую помощь

В соответствии с Основными  правилами проверки структурных  подразделений такие проверки проводятся не реже одного раза в год.

2. Функции контроля и методической помощи архивам подведомственных организаций.

  Архив вышестоящего органа системы (центральный, центральный отраслевой, объединенный) осуществляет контроль и оказывает методическую помощь архивам подведомственных организаций. Плановые проверки проводятся не реже одного раза в пять лет.

1. Проверяются пригодность помещения для хранения документов и физическое состояние документов, систематичность поступления дел из структурных подразделений и их учет в архиве, наличие и качество описей дел, порядок их хранения, состояние документов по личному составу и имеющийся к ним справочный аппарат и т.д.
2. Совместно с работниками делопроизводственной службы ведущей организации проверяются правильность составления номенклатуры и формирования дел в структурных подразделениях, порядок хранения документов в делопроизводстве, и итоговой записи в номенклатуре за минувшие годы.
3. Особое внимание уделяется организации экспертизы ценности документов, оформлению и утверждению ее результатов.

  В процессе проверки следует давать пояснения работника проверяемого учреждения, что сделано хорошо, что неверно, в чем ошибка. При проверки работы по экспертизе ценности документов полезно оказать практическую помощь, посмотреть дела и показать, как применяются принципы и критерии оценки документов при отборе дел для хранения и для уничтожения. По итогам проверок составляются акты или докладные записки руководителю, а при необходимости готовятся проекты приказов.

4. Для организации систематического контроля и анализа состояния архивов и документов в делопроизводстве ведомства архив ведет карточки работы с учреждениями по форме, рекомендуемой правилами.
5. Работники архива участвуют в разработке методических пособий для учреждений системы.
6. Архив вышестоящего учреждения обобщает опыт работы архивов подведомственных организаций.
3. Общее и различие между государственными и ведомственными архивами

   Рассмотрим общие черты и различие между государственными и ведомственными архивами.

   Общими чертами присущими государственным и ведомственным архивам, является:

   -их целевое назначение (хранение документов и использование  для нужд общества);

   -единство методики  архивной работы (все виды научно-технической  обработки документов, описание  дел, порядок нумерации листов  и составление заверительных надписей, оформление обложек и описательные статьи одинаковы);

   -осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве и экспертизой ценности документов.

   Преемственность  в работе архивов заключается  в том, что государственный  архив получает дела, отработанные  под контролем ведомственного  архива с соблюдением правил. Ведомственный архив предоставляет государственному архиву паспорт со сведениями о составе и объеме фондов , на основании которых государственный архив определяет перспективы своего пополнения по количеству и составу документов за счет учреждений – источников комплектования.

   Государственный  и ведомственные архивы имеют различный правовой статус: государственные архивы являются самостоятельными учреждениями, ведомственные (за небольшим исключением) – структурными подразделениями, не всегда организационно оформленными. Основная часть государственных архивов (с постоянным составом документов) относится к категории научно – исследовательских учреждений; некоторые ведомственные архивы  (с постоянным хранением документов) также являются научно – исследовательскими, но большинству ведомственных архивов эта функция не присуща.

   Профиль большинства  государственных архивов определяется  принадлежностью фондов учреждений  к конкретной административно  – территориальной единице (область,  город), профиль центральных ведомственных архивов определяется несколькими признаками. Профиль  ведомственного архива огранивается, как правило, документами своего учреждения или фондами учреждений одной системы. В государственных архивах (основной части) документы хранят постоянно, в большинстве ведомственных архивов – временно.

   Различен и порядок  комплектования: ведомственный архив  принимает документы от структурных подразделений и подведомственных учреждений всех сроков хранения.

   По – разному организуется работа по экспертизе ценности документов: ведомственный архив участвует в этой работе на всех этапах, от составления номенклатуры дел до выделения из архива документов и истекшими сроками хранения. Государственный архив контролирует проведение экспертизы ценности на всех этапах, а заключительный этап – утверждение описи дел постоянного хранения - выполняет ЭПК, в состав которой входят работники государственного архива. Работа по составлению и усовершенствованию НСА в ведомственных архивах ограничена (в основном описями и указателями, реже – каталогами). В государственных архивах широко развернута работа по составлению различных видов архивных справочников. Государственный архив контролирует работу ведомственных архивов, а через них – работу архивов подведомственных учреждений и организацию документов в делопроизводстве.

   В основных правилах работы ведомственных архивов в разделе «Организация работы ведомственного архива» указывается на необходимость планирования работы архива. Для повышения эффективности работы рекомендуется применять нормирование, составлять должностные инструкции для работников архива и вести учет проделанной работы, а для повышения качества проводимых работ – разрабатывать конкретные методические пособия с учетом нормативных документов государственной архивной службы.

   Близки по задачи  и правовому положению к ведомственным  архивам архивы негосударственных  структур, не являющихся обязательной  частью Архивного фонда Российской  Федерации.

   Российское законодательство  об архивах гарантирует право  создания архивов, сохраняющих  документы исторической значимости  для общества или имеющих ценность  для собственника, всем юридическим  и физическим лицам. Право собственности на архив (независимо от формы собственности) охраняется законом. Негосударственным организациям и предприятиям, а также гражданам Государственная архивная служба  (по договоренности с ними) оказывает помощь. При желании собственники могут сдать свои документы на государственное хранение, если будет признана их ценность государственной архивной службой.

   Одновременно  законодательство  об архивах запрещает создание  тайных архивов из документов  государственной части архивного фонда, а также из уникальных и особо ценных документов или тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан.

   Архивы и архивные  документы, находящиеся в незаконном  владении, передаются законным собственникам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Примерное положение об объединенном архиве промышленного, производственно и научного – производственного объединения. М . Главархив СССР. 1977 год,
2. Типовоеположение о центральном архиве министерства, ведомства, центрального органа общественной организации. М . Главархив СССР 1983 год
3. Типовое положени об архиве учреждения. М . Главархив. 1965 год
4. Крайская М.И. Архивоведение. М. Статус. 2007год
5. Тихомиров А.Д. Архивное дело. М. Спектр. 2001год
6. Шишов С.Л. Архивоведение. Курс лекций. М. 2005 год.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Министерство  образования и науки РФ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

Уральский федеральный  университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина.

Исторический  факультет

 

Отделением  архивоведения, документоведения и  информационно-правового обеспечения  управления

 

Основные  виды и функции ведомственных  архивов

 

                                                      Выполнена студентом

3 курса заочного  отделения

                                         Чугаева Е.Н.

                                                                                

 Кандидат  ист.наук,доцент

Бакшаев А.А.

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2012

 

Содержание

Введение_______________________________________________________3

1 Понятие ведомственного  архива, виды_____________________________4

2 Задачи и функции ведомственных  архивов__________________________6

3 Общее и различия между  государственными и ведомственными

архивами_______________________________________________________12

Список литературы_______________________________________________15

 

 

 

 

 

 

 

 

                        

¹ Типовое положение об архиве учреждения. М.Главархив. 1965 год

² Примерное положение об объединенном архиве промышленного, производственного и научно-производственного объединения. М.Главархив СССР. 1977год, Типовое положение о центральном архиве министерства, ведомства, центрального органа общественной организации. М. Главархив СССР 1983год