Внешняя среда организации. 8

                                      Министерство науки и образования России

Федеральное государственное бюджетное учреждение

Высшего профессионального образования

 

Кафедра «Менеджмент, Маркетинг и Коммерция»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная Работа по дисциплине

«Основы менеджмента»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                2012 г.

 

 

 

 

 

План

Задание 1………………………………….…….…………...……………3

1. Внешняя  среда организации……………………………..….………..3

2. Основные характеристики внешней среды.…..…….…..….……….4

3. Среда прямого воздействия………………….….……….………...….7

4. Вывод…………………………………………………………..............11

Задание 2………………………………………………………...……...…12

1.Полномочия и обязанности менеджера по туризму………….………12

2. Фотография рабочего времени………………………………..………....15

3. Анализ  рабочего времени……………………………………………...17

Список литературы……………………………………………….……….19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание 1.

1.Внешняя среда организации.

     Под внешней средой организации понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений.

В управленческой мысли представление  о значении внешнего окружения и  необходимости учитывать силы, внешние  по отношению к организации, появилось  в конце 50-х годов. Это стало  одним из важных вкладов системного подхода в науку управления, поскольку  подчёркивалась необходимость для  руководителя рассматривать свою организацию  как целостность, состоящую из взаимосвязанных  частей, в свою очередь опубликованных связями с внешним миром. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счёт разработки концепции, согласно которой наиболее подходящий в данной ситуации метод определяется конкретными  внутренними и внешними факторами, характеризующими организацию и  влияющими на неё соответствующим  образом.

Системный и ситуационный взгляды на вещи привлекли  внимание как реакция на изменения, в возрастающей мере влияния на успешность действий организации. Сегодняшние  изменения во внешнем мире заставили  обратить на внешнюю среду ещё  большее внимание, чем когда-либо. Как пишет Эльвар Эльбинг: «Внешнее окружение организации всё больше становится источником проблем для современных руководителей. По сути дела, руководители самых важных для общества организаций – деловых, образовательных, государственных – под влиянием недавних событий в мире были вынуждены сосредоточить внимание на быстро изменяющейся среде и её воздействиях на внутреннее строение организации».¹

Даже  если бы изменения не были столь  значительны, руководителям всё  равно пришлось бы учитывать среду, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также потребителей. Поскольку  от руководства зависит выживание  организации, менеджер обязан уметь  выявлять существенные факторы в  окружении, которые повлияют не его  организацию. Более того он должен предложить подходящие способы, регулирования  на внешнее воздействия.

В этом отношении организации подобны  биологическим организмам. Согласно теории эволюции Чарльза Дарвина, сохранившиеся  виды выживали потому, что смогли эволюционировать и приспособиться к изменениям в  своей среде. И организации вынуждены  приспосабливаться к своей среде, чтобы выжить и сохранить эффективность. Таким образом, руководитель должен использовать дарвинизм в среде организаций, чтобы в мире быстрых изменений, где выживают только приспособившиеся, его организация не оказалась в числе исчезнувших.

Многие  факторы внешней среды могут  влиять на организацию. Штейнер и  Майнер указывают: «В прошлом руководители концентрировали внимание на экономических и технических обстоятельствах. Однако частные изменения установок людей социальных ценностей, политических сил и сферы юридической ответственности заставили руководителей расширить спектр требующих учёта внешних воздействий».²

 

2.Основные характеристики внешней среды.

1. Взаимосвязанность факторов;
2. Сложность;
3. Подвижность;
4. Неопределенность.

 

   Между факторами внешней среды  существует некая взаимосвязанность.  Эта взаимосвязанность определяется  как уровень силы, с которой  изменение одного фактора воздействует  на другие факторы. Так же, как  изменение любой внутренней переменной  может сказаться на других, изменение  одного фактора окружения может  обуславливать изменение других. Например, в 70-е годы снижение  поставок нефти, прежде всего  в силу политической структуры  и целей других стран, оказало  сильное воздействие на общее  состояние экономики США. Рост  цен на продукты нефтепереработки  повлёк за собой общее повышение  цен почти на всё. Это же  изменение стало катализатором  серии правительственных акций,  например, попыток регулирования  температуры в общественных местах  распределения топлива, установления  нормативов на эффективность  использования топлива, введения  налогов на сверхприбыль нефтяных  компаний, учреждения крупного федерального  проекта по преодолению энергетической  зависимости от других стран.

До  того, как произошло резкое падение  цен на бензин, среда прямого воздействия  многих организаций также была под  ударом, поскольку профсоюзы требовали  компенсации в связи со скачками цен на потребительскую продукцию. Некоторые фирмы, например, выпускавшие  автомобили для загородных путешествий  и крупные модели, а также занимавшиеся автомобильным туризмом, пострадали из-за оттока потребителей. Но в некоторых  случаях эффект оказался положительным. Пошли в гору дела у ряда фирм, производящих теплоизоляционные материалы, разрабатывающих синтетические  топлива и выпускающих электромобили  и устройства, работающие от солнечной энергии. В тоже время в этих секторах возросла конкуренция, поскольку многие фирмы решили добиваться своей доли в развивающихся отраслях производства.

Взаимосвязанность различных факторов внешней среды, как считают Эмери и Трист, должна была превратить среду современных организаций в бурно изменяющуюся.³ Они приводят в пример провал одной английской фирмы по производству пищевых консервов, которая «так и не сумела осознать, что ряд внешних событий становится настолько взаимоувязанным, что это ведёт к необратимым общим изменениям».⁴ Как они указывают далее, «выживание становится решающим образом, связанным с уровнем знаний организации о её окружении».⁵

Внешняя среда обладает определённой сложностью. Под сложностью внешней среды  понимается число факторов, на которые  организация обязана реагировать, а также уровень вариативности  каждого фактора. Если брать во внимание число внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать, то если на неё давят государственные постановления, частое перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, например, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии. Подобным образом, когда речь идёт о разнообразии факторов, организация, использующая всего несколько исходных материалов, нескольких специалистов и ведущая дела всего с несколькими фирмами своей страны, должен считать условия обеспечения менее сложными, чем организация, у которой эти параметры иные. По показателю разнообразия факторов в более сложных условиях будет находиться организация, использующая многообразные и разные технологии, претерпевшие более быстрое развитие, чем организация, чем организация, которой всё это не касается.

Наравне с ранее перечисленными характеристиками, внешняя среда также обладает подвижностью.

Подвижность среды – это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи указывают, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью.

Однако  притом, что эта тенденция является общей, есть организации, вокруг которых внешняя среда особенно подвижна. Считается, что наиболее быстрые изменения во внешней среде затрагивают, прежде всего, такие отрасли, как фармацевтическая, химическая, электронная, авиационно-космическая, производство компьютеров, биотехнологии, а также телекоммуникации. Здесь оказывают воздействие, прежде всего такие факторы, как изменения технологии и методов конкурентной борьбы. Менее заметные изменения во внешней среде происходят в машиностроении, производстве запасных частей к автомобилям, в кондитерской, мебельной промышленности, производстве тары и упаковочных материалов, пищевых консервов.

Кроме того, подвижность внешнего окружения  может быть выше для одних подразделений  организации и ниже для других. К примеру, во многих фирмах отдел  исследований и разработок сталкивается с высокой подвижностью среды, поскольку  он должен отслеживать все технологические  нововведения. С другой стороны, производственный отдел может быть погружен в относительно медленно изменяющуюся среду, характеризующуюся  стабильным движением материалов и  трудовых ресурсов. В тоже время, если производственные мощности разбросаны по разным странам мира или исходные ресурсы поступают из-за границы, то производственный процесс может  оказаться в условиях высокоподвижной  среды. Учитывая способность функционирования в условиях высокоподвижной среды, организация или её подразделения  должны опираться на более разнообразную  информацию, чтобы принимать эффективные  решения относительно своих внутренних переменных. Это делает принятие решений  более трудным процессом.

Изменения, которые происходят на мировых товарных рынках и в мировом хозяйстве  в целом, непосредственным образом  сказывается на хозяйственной деятельности отдельных фирм, использующих различные  средства, формы и методы приспособления к внешней среде. В каждой стране они многовариантны, что зависит  от конкретных экономических условий, традиций, степени ориентации на внешний  рынок и многих других факторов. Именно анализ внешней среды, основанный на многовариантных расчётах рентабельности и эффективности производства отдельных  видов продуктов и деятельности фирмы в целом, даёт возможность  учитывать конкретное условие внешней  среды путём применения гибких форм связей между всеми функциями  управления и влиять непосредственно  на весь хозяйственный цикл НИОКР  – производство – сбыт.

Существует  ещё одна характеристика внешнего окружения, которую следует выделить– это её неопределённость. Неопределённость внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в её точности, среда становится более неопределённой, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать её высоконадёжной. Поскольку бизнес всё более становится глобальным занятием, требуется больше и больше информации, но уверенность в её точности снижается. Таким образом, чем неопределённее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

 

 

 

 

3.Среда прямого воздействия.

Внешняя среда прямого воздействия для  организации – это совокупность факторов, которые непосредственно  влияют на операции организации и  испытывают на себе прямое влияние  операций организации.

Среду прямого  воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации  или средой задач. К ней относятся:

• поставщики материальных ресурсов, оборудования, энергии, капитала и рабочей силы;
• государственные органы и законы;
• потребители (частные лица и компании, государственные органы;)
• конкуренты - лица, группы лиц, фирм, предприятий, соперничающих в достижении идентичных целей, стремящихся обладать теми же ресурсами, благами, занимать положение на рынке;

Поставщики

Поставщики  обеспечивают поступление необходимых  для функционирования организации  видов ресурсов, основными из которых выступают сырье и материалы, энергия, оборудование и технологии, финансовые и информационные ресурсы, рабочая сила. Даже у небольшой фирмы могут быть десятки поставщиков.

Традиционно отношения между производителями (фирмой-потребителем сырья) и поставщиками напоминали отношения между двумя  соперниками, находящимися в вечном противостоянии. Однако постепенно взгляды  изменились, многие фирмы осознают, что тесное сотрудничество с поставщиками приносит реальную экономию и повышение  эффективности производства. Взаимоотношения  с поставщиками зачастую напрямую влияют на избираемую стратегию развития бизнеса.

Эффективнее строить свои взаимоотношения с  поставщиком-партнером на принципах  эксклюзивности, позволяющей организации  реализовать стратегию ценового лидерства и завоевания рынка, снижать  затраты. В сфере торговли часто  применяются дилерские контракты, предоставляющие право розничному (или оптовому) продавцу получать товар  с максимальной скидкой.

Взаимодействия  с поставщиками финансовых ресурсов всегда строились особым образом. К  этой группе относятся банковские и  кредитные учреждения, инвестиционные и венчурные фонды, частные инвесторы, акционеры. Возможность развивать  бизнес часто зависит от возможности  привлечения дополнительных финансов. Поэтому для любой коммерческой организации очень важно, насколько  инвестиционно привлекательно она выглядит. В России сейчас все больше крупных предприятий – лидеров отрасли переходят на западные стандарты отчетности, внедряют корпоративную культуру и проводят оценку гудвилл. Имидж становится их оружием в борьбе за «благосклонность денег».

Трудовые  ресурсы - важный элемент внутренней среды организации. Многие виды деятельности невозможно осуществлять без наличия  квалифицированной рабочей силы, и лозунг «Кадры решают все!» становится отнюдь не шаблонной фразой. При  проектировании нового предприятия  обязательно оценивается наличие  и доступность рабочей силы нужной квалификации на местном рынке труда. Состояние рынка труда определяется наличием определенных классов работников, деятельностью учебных заведений (их количеством в регионе, профилем обучения, качеством подготовки), деятельностью  профсоюзов и бирж труда, кадровых агентств. Правомерно выделить два непосредственно  и постоянно воздействующих на организацию  фактора рынка труда: необходимость  непрерывно инвестировать в обучение и подготовку персонала; и влияние  автоматизации производства, расположения производственных мощностей на распределение  рабочей силы.

Законы и государственные органы

 Каждая  организация имеет определенный  правовой статус, являясь единоличным  владением, компанией, корпорацией  или некоммерческой корпорацией,  и именно это определяет, как  организаций может осуществлять  свою хозяйственную деятельность  и какие налоги должна платить.  Как бы ни относилось руководство  к законам страны, ему приходится  придерживаться их или пожинать  плоды отказа от законопослушания  в форме штрафов или даже  полного прекращении бизнеса.

Как известно, государство в рыночной экономике  оказывает на организации как  косвенное влияние, прежде всего  через налоговую систему, государственную  собственность и бюджет, так и  прямое — через законодательные  акты и деятельность местных органов  власти. Например, высокие ставки налогов  существенно ограничивают активность фирм, их инвестиционные возможности  и толкают к сокрытию доходов. Высокие бюрократические барьеры  препятствуют предпринимательской  активности, открытию малых и средних  предприятий.

  Потребители

Первой  группой влияния в рыночной среде  являются потребители. Это отдельные  лица, домохозяйства, а также корпоративные  потребители (предприятия), которые  используют товары и/или услуги предприятия  –производителя для удовлетворения своих потребностей. Известный специалист по управлению Питер Ф. Друкер, говоря о цели организации, выделял, по его мнению, единственную подлинную цель бизнеса – создание потребителя. Под этим понимается следующее: само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять ее запросы.

Анализ  потребителей, как компонента непосредственного  окружения организации, в первую очередь имеет своей задачей  составление профиля тех, кто покупает продукт, реализуемый организацией. Изучение покупателей позволяет лучше уяснить то, какой продукт в наибольшей мере будет приниматься, на какой объем продаж может рассчитывать организация, и в какой мере покупатели привержены продукту, насколько можно расширить круг потенциальных покупателей, что ожидает продукт в будущем и многое другое.

Профиль покупателей может быть составлен по следующим характеристикам:

• географическое месторасположение покупателя;
• демографические характеристики покупателя (возраст, образование, сфера деятельности);
• социально-психологические характеристики покупателя, отражающие его положение в обществе, стиль поведения, вкусы и привычки;
• отношение покупателя к продукту, отражающее то, почему он покупает данный продукт, является ли он сам пользователем продукта и как оценивает продукт.

Изучая потребителя, фирма также  уясняет для себя, насколько сильны его позиции по отношению к  ней в процессе торга. Если, например, покупатель имеет ограниченную возможность в выборе продавца нужного ему товара, то его сила торговаться существенно ослаблена. Если же наоборот, то продавец должен искать замену данному покупателю другим, который имел бы поменьше возможности в выборе продавца. Торговая сила потребителя зависит также от того, насколько существенно для него качество покупаемой продукции. Существует целый ряд факторов, определяющих торговую силу покупателя, которые обязательно должны быть вскрыты в процессе анализа потребителя. К числу таких факторов относятся:

• соотношение степени зависимости покупателя от продавца со степенью зависимости продавца от покупателя;   
• объем закупок, осуществляемых покупателем:
• уровень информированности покупателя;
• наличие замещаемых продуктов;
• стоимость для покупателя перехода к другому продавцу;
• чувствительность покупателя к цене, зависящая от общей стоимости осуществляемых им закупок, его ориентации на определенную марку, наличие определенных требований к качеству товара, его прибыли, системы стимулирования и ответственности лиц, принимающих решение о закупке.

Все многообразие внешних факторов находит отражение  в потребителе и через него влияет на организацию, ее цели и стратегию. С одной стороны, гипотетически  влияние каждого потребителя  сильно отражается на деятельности предприятия, так как именно потребитель осуществляет «голосование рублем» за товар или  услугу предприятия. С другой стороны, только совокупное воздействие большей  части потребителей может оказывать серьезное воздействие на достижение предприятием рыночной цели. Многие организации ориентируют свои маркетинговые стратегии на крупные группы потребителей, от которых они в наибольшей мере зависят. Важное значение приобретают в современных условиях и различные ассоциации и объединения потребителей, оказывающих влияние не только на спрос, но и на имидж фирм. Необходимо учитывать факторы, влияющие на поведение потребителей, на их спрос. Потребительское поведение нужно изучать с целью снижения  его негативного влияния и использования возможностей, которое оно предоставляет. Но важно не забывать, что предприятие должно самостоятельно активно формировать потребности и предпочтения потребителей, их ценностные ориентиры,  для решения своих рыночных задач.

Конкуренты 

Изучение  конкурентов, с которыми организации  приходится бороться за ресурсы, полученные из внешней среды, занимает важное место  в стратегическом управлении. Данное изучение направлено на то, чтобы выявить  слабые и сильные стороны конкурентов  и на базе этого строить свою стратегию  конкурентной борьбы.

Под конкурентной средой фирмы  понимают совокупностью  субъектов и факторов рынка, влияющих на отношение между производителем (продавцом) и потребителем продукции.

Конкурентная  среда рынка определяется типом  конкуренции и структурой рынка, а также другими факторами  развития различных организационно-правовых форм собственности субъектов рынка, характером государственного регулирования. Структура рынка  характеризуется:

- степенью  монополизации;

- уровнем  дифференциации конкурирующих продуктов;

- наличием  барьеров для входа на рынок;

- уровнем  интеграции фирм;

- степенью  диверсификации производства товаров;

- уровнем  и структурой затрат на производство и  сбыт продукции.

Оценивая  конкурентную среду, важно также  выявить конкурентные силы,  определяющие привлекательность отрасли и  позиции фирм в конкурентной борьбе. Конкурентная борьба формируется не только внутриотраслевыми конкурентами, производящими аналогичную продукцию  и реализующими ее на одном и том  же рынке. Субъектами конкурентной среды  являются также и те организации, которые могут войти на рынок, и производящие замещающий продукт. Кроме них, на конкурентную среду  организации оказывают заметное влияние ее покупатели и поставщики, способные заметно ослабить позицию  организации на поле конкуренции  М. Портер  выделяет пять конкурентных сил:

- появление  новых конкурентов;

- угроза  замены данного продукта новыми  продуктами;

- сила позиции  поставщиков;

- сила позиции  покупателей;

        - конкуренция среди производителей  в отрасли.

Влияние на организацию такого фактора как  конкуренция проявляется во многих аспектах управления. Во многих случаях  не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить. Недооценка конкурентов и переоценка рынков приводят даже крупнейшие компании к значительным потерям и к кризисам. Важно понимать, что потребители — не единственный объект соперничества организаций. Последние могут также вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал и право использовать определенные технические нововведения. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными. Вместе с тем, нужно отметить, что конкуренция иногда толкает фирмы и на создание между ними соглашений различных типов от раздела рынка до кооперации между конкурентами.

 

3.Вывод.

Внешняя среда обеспечивает организацию  входящими ресурсами. Благодаря  обратной связи на выходе организация  получает информацию для оценки результатов  и последующего выбора входящих ресурсов. Именно во внешней среде находятся  ресурсы и возможности для  дальнейшего развития фирмы.

Можно говорить о том, что управление фирмой определяется двумя факторами:

• особенностью производственного процесса;
• характером внешней среды.

Современная тенденция состоит во все увеличивающемся  значении второго фактора, который становится определяющим.  Поэтому анализ внешней среды — это очень важный для выработки стратегии организации и очень сложный процесс. Он требует внимательного отслеживания происходящих процессов, их правильной оценки и установления связи между факторами и теми сильными и слабыми сторонами организации, а также возможностями и угрозами, которые заключены во внешней среде. Очевидно, что, не зная среды, организация не сможет существовать. Организация изучает среду, чтобы обеспечить себе успешное продвижение к своим целям, вырабатывает стратегию взаимодействия, обеспечивающую ей наиболее комфортное сосуществование.

Анализ  внешней среды представляет собой  один из инструментов, благодаря которому руководство организации может  проектировать систему контроля за жизненно важными внешними процессами и ресурсами; осуществлять мероприятия  по снижению рисков, причинами которых  выступают внешние по отношению к фирме воздействия; влиять на действия конкурентов и поставщиков, на спрос потребителей.

Фирма не имеет возможности жестко контролировать внешнюю среду но может и должна эффективно приспосабливаться к ней, неустанно следить за ее изменениями, прогнозировать и своевременно реагировать.

Задание 2.

1.Полномочия и обязанности менеджера по туризму.

Полномочия  и обязанности менеджера по туризму  компании «Андертал»:

Должностные обязанности.

Менеджер  по туризму:

Осуществляет  поиск клиентов на покупку туристского  продукта, в т.ч. через Интернет, по почте, по телефону и др.

Организует  проведение мероприятий по продвижению  туристического продукта (рекламных  кампаний, презентаций, включая работу на специализированных выставках, распространение  рекламных материалов, др.).

Изучает требования клиентов к туристскому продукту, предлагает услуги, отвечающие заявленным требованиям.

Консультирует клиентов:

— о правилах въезда в страну (место) временного пребывания и правилах пребывания в  ней;

— о порядке  и сроках оформления виз;

— о валютном и таможенном контроле;

— об обычаях  местного населения;

— о религиозных  обрядах, святынях, памятниках природы, истории, культуры и других объектах туристского показа, находящихся  под особой охраной;

— о состоянии  окружающей природной среды;

— о санитарно-эпидемиологической обстановке;

— об условиях обеспечения личной безопасности, соблюдения потребительских прав и сохранности  имущества клиента;

— об условиях получения неотложной медицинской  помощи.

Обеспечивает  клиентов распечатками, фотокопиями, каталогами и другими рекламными материалами  по интересующему их туристическому продукту.

 

Ведет преддоговорные переговоры с клиентами и согласовывает  следующие условия договоров (контрактов):

— программа  пребывания и маршрут путешествия;

— обеспечение  безопасности туристов;

— дата и  время начала и окончания путешествия, его продолжительность;

— порядок  встречи, проводов и сопровождения  туристов;

— розничная  цена туристского продукта и порядок  ее оплаты;

— минимальное  количество туристов в группе;

— срок информирования туриста о том, что путешествие  не состоится по причине недобора группы; пр.

Заключает договоры о реализации туристского продукта.