Внешняя среда организации: понятие, значение.

1.Внешняя среда организации: понятие, значение. Факторы прямого и косвенного воздействия, их характеристика и взаимосвязь. Какие факторы внешней среды оказывают воздействие на Вашу организацию, в чем проявляется их влияние?

Внешняя среда - это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институциональных структур и других внешних условий и факторов, действующих в окружении предприятия и влияющих на различные сферы его деятельности. Внешняя среда обусловлена внешними факторами влияния.

 

Состояние внешней среды  имеет ключевое значение, так как  внешняя среда по отношению к  организации является объективной  средой, т. е. существует независимо, что  приводит к необходимости учета ее в своей деятельности. В связи с этим от правильности учета всех аспектов внешнего окружения зависит результативность и эффективность деятельности организации.

Под внешней средой понимают все условия и факторы, возникающие  в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной организации, но оказывающие или могущие оказать воздействие на ее функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений.

Однако набор этих факторов и  оценка их воздействия на хозяйственную  деятельность различны у каждой организации. Обычно предприятие в процессе управления само определяет, какие факторы, и в какой степени могут воздействовать на результаты его деятельности в настоящий период и в будущей перспективе. Выводы проводимых исследований или текущих событий сопровождаются разработкой конкретных средств и методов для принятия соответствующих управленческих решений. Причем, прежде всего, выявляются и учитываются факторы внешней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды фирмы.

Одни из способов определения окружения и облегчения учета влияния внешней среды на организацию состоит в разделении внешних факторов на две основные группы: силы прямого и косвенного воздействия на организацию извне.

Согласно Элбингу, среда прямого  воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организации. К этим факторам следует отнести поставщиков материалов, капитала и трудовых ресурсов, законы и учреждения государственного регулирования, потребителей и конкурентов.

Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. К ней относятся технология, состояние  экономики, социокультурные и политические факторы, а также взаимоотношения  с местными сообществами. Руководство зачастую вынуждено опираться на предположения о такой среде, основываясь на неполной информации, в попытках спрогнозировать возможные последствия для организации.

Факторы косвенного воздействия  могут быть разделены на четыре крупные  группы:

– политико-правовые;

– экономические;

– социокультурные;

– технологические.

 

В первую очередь я  рассмотрю факторы прямого воздействия которые на прямую влияют на организацию.

Самый большой процент влияния для ООО «Левша» у потребителей 19%, то есть фирма зависит от потребителей в самую первую очередь. При отсутствии потребителей, фирма на прямую теряет свою прибыль, процент снижается и менеджер в свою очередь должен найти потребителя чтобы, повысить процент, если потребителей становится больше процент повышается, и фирма не успевает удовлетворить всех потребителей (по срокам, по количеству товара) и иногда теряет постоянных покупателей. Когда организация приобретает потребителей больше, персонал и оборудование, рассчитанные на определенный объем работы зачастую не справляются, или не соблюдают технологию производства, организация теряет качество своей продукции, в последствии теряет покупателей, прибыль. В январе у потребителей 11% влияния , процент сниженный, после новогодних праздников покупателей на лакокрасочную продукцию мало, чтобы повысить процент, найти потребителя старший менеджер должен дать рекламу своей продукции, наладить связи с постоянными покупателями (скидки, подарки) и соответственно этим повысить % ,прибыль. Существования ООО «Левша» зависит от ее способности находить потребителя, результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы. Значение потребителей для бизнеса очевидно. Все многообразие внешних факторов находит отражение в потребителе и через него влияет на организацию, ее цели и стратегию. Необходимость удовлетворения потребностей покупателей влияет на взаимодействия организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов. Наша организация ориентирует свои структуры на крупные группы потребителей, от которых они в наибольшей мере зависят. Для нашей организации, значение приобретают в современных условиях различные ассоциации и объединения потребителей, оказывающих влияние не только на спрос, но и на имидж фирм. Необходимо учитывать факторы, влияющие на поведение потребителей, на их спрос.

Поставщиков в январе у ООО «Левша» стало меньше, меньше предложений по материалу, факторы влияют на 11%. Для того чтобы повысить процент, старший менеджер должен найти новых поставщиков. Не будет ресурсов, не будет производства, прибыли. На организацию напрямую влияют поставщики капитала, фирма зависит от внешних источников финансирования и вынуждена выплачивать высокие проценты по займам. Иногда колебания процентных ставок заставляют менять ориентацию деятельности фирмы. Так, например, когда резко подскочил банковский процент, для своевременной выплаты, ООО «Левша» пришлось давать в прокат и лизинг оборудование, что сразу снизило производство. Основной заботой организации после зимних праздников стали отбор и поддержка талантливых работников, так как в данный момент очень не просто найти рабочую силу, которая долгое время согласиться работать с угрозой для здоровья, т.к. ООО «Левша» производит продукцию, имеющую химический состав.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Методы управления: понятие, классификация (экономические,  организационно-распорядительные, социально-психологические), их взаимосвязь и взаимозависимость. Проанализируйте методы управления, используемые в Вашей организации и эффективность их применения.

 

Методы управления: понятие, сущность, состав, их классификация  и взаимосвязь

Метод - способ достижения какой-либо цели. Методы управления – это приемы и способы воздействия субъекта управления (менеджера) на управляемый объект (персонал, работника) для достижения поставленных целей.

Методы управления классифицируют следующим образом:

1) по характеру воздействия на объект управления – экономические (материальные), организационно-распорядительные (административно-правовые), социально-психологические (похвала, благодарность, уважение);

2)    по способу мотивации объекта управления – материальной, властной и социально-психологической мотивации;

3)    по форме воздействия – прямого (непосредственного) и косвенного (опосредованного) воздействия;

4)    по масштабу использования – общие (основные) и частные (конкретные);

5)    по источнику управляющего воздействия – централизованные и децентрализованные;

6)    по продолжительности воздействия – долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные;

7)    по способу выработки управляющего воздействия – единоличные, коллегиальные, коллективные.

Все методы управления тесно  взаимосвязаны и используются в  менеджменте комплексно для оптимального достижения целей организации.

В практике управления наибольшую значимость имеют экономические, организационно-распорядительные и социально-психологические методы управления.

 

1. Экономические методы представляют собой совокупность средств воздействия на материальные интересы и создания экономической мотивации объекта управления. Они реализуются в форме оплаты труда, вознаграждения, доходов, прибыли, цен, кредитов, налогов либо вычетов, штрафов, пени и др.

В условиях рыночной экономики  экономические методы занимают ведущее  место в системе методов управления современной организацией.

2. Организационно-распорядительные методы выражаются в оказании субъектом управления прямого административного воздействия на управляемый объект. Они реализуются в форме приказов, распоряжений, регламентов, правил, нормативов, инструкций, административных взысканий и др.

Механизм управляющего воздействия организационно-распорядительных методов основан на использовании рычагов принуждения, поэтому их относят к способам властной мотивации. Необходимым условием их применения является всестороннее правовое обеспечение деятельности субъекта управления.

3. Социально-психологические методы представляют собой совокупность способов воздействия на межличностные отношения и связи, возникающие в трудовых коллективах, а также на протекающие в них социальные процессы, моральные и психологические интересы работников.

Они основаны на создании моральных стимулов к труду, реализуются в форме социального развития, морального стимулирования, развития личности, формирования благоприятного климата и др.

В практическом менеджменте  различные методы следует применять комплексно – во взаимосвязи и сочетании друг с другом. Комплексность предполагает возможность выделения оптимального состава методов и ситуационное определение той или иной группы методов в качестве приоритетной.

Современный менеджер должен использовать систему методов управления – совокупность приемов управления в таком соотношении, которое позволяет наиболее эффективно достигать поставленных целей.

От применяемых менеджером методов зависит эффективность  управления и конечный результат  работы организации в целом.

 

Анализируя на практике применение методов управления в деятельности ООО «Левша» показал, что присутствуют все три метода управления организацией:

 экономический метод;

 организационно- распорядительный метод;

 социально экономический  метод;

Все эти методы не могут  действовать изолированно друг от друга, так как представляют совокупность управляющей системы.

Цель организации - удовлетворение клиентов в качественных услугах, отличном сервисе и при этом получение  прибыли. Координация работы руководства  с персоналом, способствует установлению атмосферы взаимовыгодного сотрудничества. Разрабатываются меры по улучшению экономической и социальной обстановки на предприятии.

Таким образом, мы можем  сделать выводы - «управление» это  непрерывный процесс воздействия на объект управления для достижения оптимальных результатов при наименьших затратах времени и ресурсов. Каждый специалист в области управления обязан владеть теорией, практикой и искусством управления, уметь четко определять цели своей деятельности, определять стратегию и тактику, необходимые для их достижения, принимать управленческие решения и нести персональную ответственность за них.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Этапы подготовки  и принятия управленческих решений,  их характеристика. Процедура принятия  управленческих решений в Вашей организации.

Существует много подходов к выделению различных этапов и стадий процессов разработки и  принятия решения. Большинство различий возникает по вопросу о включении  в процесс стадии, связанной c выполнением  решения. Во многих иностранных источниках весь процесс разработки и принятия решения в организации рассматривается как функция проблемы, альтернатив и выполнения решения.

Любое управленческое решение  проходит через 3 стадии:

Стадия № 1.Уяснение проблемы.

Первая стадия процесса состоит в признании необходимости решения и включает следующие этапы: признание проблемы; формулирование проблемы; определение критериев успешного решения.

Каждое новое решение  в управлении возникает на основе ранее сделанного решения, действие по которому либо завершилось, либо отклонилось от первоначально выбранного варианта. Отклонение ситуации от заданного состояния в процессе принятия решения обнаруживается менеджером не сразу. На практике это отклонение представляет собой разрыв между целями организации и способами их достижения.

Быстрота выявления  этого расхождения зависит от двух факторов:

1) способности  системы управления делать это  в режиме саморегулирования; 

2) опытности  и индивидуальных характеристик  менеджера.

 

Стадия № 2.Составление  плана решения.

Стадия составления  плана решения состоит из этапов разработки, оценки и выбора альтернатив. Как только определены факторы, ограничивающие решение, менеджер начинает работу по поиску альтернатив или возможных направлений действий для решения проблемы. Так, можно рассмотреть возможность занятие должности кем-то из своих кандидатов, принять на работу кого-то со стороны и т.д. Многие из альтернативных решений легко обнаружить. Они обычно известны из предыдущего опыта, стандартны и легко вписываются в критериальные границы лучшего решения.

Однако нередко возникают  новые, уникальные проблемы, решение  которых не умещается в стандартные  рамки. В этом случае необходим творческий подход. Секрет творческой среды в  умелом правлении. Существует много  методов творческого поиска альтернатив: "мозговая атака", метод выдвижения предложений, групповой анализ ситуации, карта мнений и т.п.

Стадия № 3.Выполнение решения.

Третья, последняя, стадия в процессе разработки решений - выполнение решения - состоит из организации выполнения решения, анализа и контроля выполнения и осуществления обратной связи. Организация выполнения решения как этап предусматривает координацию усилий многих людей. Менеджера здесь должно интересовать стремление сделать людей заинтересованными и мотивированными в реализации решения, расставить людей, чтобы наилучшим образом использовать их способности.

Данный этап состоит  из нескольких шагов, необходимых для  того, чтобы решение начало выполняться. Сюда относится составление плана  мероприятий, которое заставляет менеджера думать о конкретных действиях, превращающих решение в реальность. Необходимо распределить права и ответственности среди участников. Следует также построить коммуникационную сеть для обмена информацией и отрегулировать соответствующие отношения подчинения между участниками.

Пример на организации.

Пришло распоряжение с Москвы, если вдруг подразделение  не вкладывается, в срок или не обходимо решить какую-то проблему, соответственно работа продолжается, пока проблема не будет решена, отсюда всё вытекающие последствия, связанные с переутомлением.

Далее, каждое подразделение  заинтересованно достижению своей  узкой цели, а не общей цели организации, хотя на первый взгляд служит цели организации. Есть методы прямого воздействия (приказ, распоряжение, указание), а также методы материального стимулирования за сверхурочное время. Нет, что также важно, адаптивности к ситуации. В целом, каждый выполняет, то, что от него требуют и ничего больше, то есть, нет творческого потенциала, и это относится к большинству современных организаций.

При решении относительно несложных проблем, в организации  часто используется интуитивный  подход, что также вызывает проблему в области управления, то есть качество решения основывается прежде всего  на предыдущем опыте лица, принимающего решение.

Интуитивный подход не дает хороших результатов, когда предыдущие ситуации не соответствуют новой. Также  на качество интуитивных решений  может оказывать влияние недостаточно полное представление о текущей  ситуации.

Если проблемная ситуация не так очевидна, её решение неоднозначно, то процесс принятия решений требует структуризации, которая позволит определить этапы и процедуры, направленные на ее решение. Процесс принятия peшeний мoжнo пpeдcтaвить в виде cлeдyющиx этaпoв, кaждoмy из кoтopыx cooтвeтcтвyют oпpeдeлeнныe пpoцeдypы:

1)  пocтaнoвкa пpoблeмы: вoзникнoвeниe нoвoй cитyaции, пoявлeниe пpoблeмы, cбop нeoбxoдимoй инфopмaции, oпиcaниe пpoблeмнoй cитyaции;

2)  paзpaбoткa вapиaнтoв peшeний: фopмyлиpoвaниe тpeбoвaний-oгpaничeний, cбop нeoбxoдимoй инфopмaции, paзpaбoткa вoзмoжныx вapиaнтoв peшeний;

3)  выбop peшeния: oпpeдeлeниe кpитepиeв выбopa; oтбop peшeний, oтвeчaющиx кpитepиям, oцeнкa вoзмoжныx пocлeдcтвий, выбop пpeдпoчтитeльнoгo peшeния;

4)  оргaнизaция выпoлнeния peшeния и eгo oцeнкa: план peaлизaции выбpaннoгo peшeния; кoнтpoль за xoдoм peaлизaции peшeния; oцeнкa peшeния пpoблeмы и вoзникнoвeниe нoвoй cитyaции.

Обязaтeльными элeмeнтaми пpoцecca являeтcя нaличиe пoэтaпнoгo плaнa и мeтoдoв peшeния, a тaкжe иx инфopмaциoннoe oбecпeчeниe. Рaбoтa по cбopy, oбpaбoткe и oцeнкe инфopмaции пpoвoдитcя на вcex этaпax пpoцecca, но каждый paз oнa имeeт ocoбeннocти, oтpaжaющиe cпeцификy выпoлняeмыx дeйcтвий и peшaeмыx зaдaч, a тaкжe стиль paбoты менеджера. Пpeдcтaвлeннaя cxeмa пpoцecca принятия peшeний oтoбpaжaeт лoгикy yпpaвлeнчecкoй дeятeльнocти.

 

 

 

 

 

 

 

 

4.В обувном  магазине назрела конфликтная  ситуация между подчиненными  и руководством. Несколько продавцов-консультантов  обвинили администрацию магазина  в том, что заработную плату  назначают всем одинаковую вне зависимости от вклада каждого работника. Какую теорию мотивации необходимо использовать руководству для решения данной проблемы и почему? Какие виды компенсации позволят разрешить данный конфликт?

 

Общие рекомендации по решению конфликтной ситуации могут быть сведены к следующему.

1.    Признать существование конфликта, т.е. признать наличие противоположных целей, методов у оппонентов, определить самих этих участников. Практически эти вопросы не так просто решить, бывает достаточно сложно сознаться и заявить вслух, что ты находишься в состоянии конфликта с сотрудником по какому-то вопросу. Иногда конфликт существует уже давно, люди страдают, а открытого признания его нет, каждый выбирает свою форму поведения и воздействия на другого, однако совместного обсуждения и выхода из создавшейся ситуации не происходит.

2.     Определить возможность переговоров. После признания наличия конфликта и невозможности его решить “с ходу” целесообразно договориться о возможности проведения переговоров и уточнить, каких именно переговоров: с посредником или без него и кто может быть посредником, равно устраивающим обе стороны.

3.     Согласовать процедуру переговоров. Определить, где, когда и как начнутся переговоры, т.е. оговорить сроки, место, процедуру ведения переговоров, время начала совместной деятельности.

4.     Выявить круг вопросов, составляющих предмет конфликта. Основная проблема состоит в том, чтобы определить в совместно используемых терминах, что является предметом конфликта, а что нет. Уже на этом этапе вырабатываются совместные подходы к проблеме, выявляются позиции сторон, определяются точки наибольшего разногласия и точки возможного сближения позиций.

5.     Разработать варианты решений. Стороны при совместной работе предлагают несколько вариантов решений с расчетом затрат по каждому из них, с учетом возможных последствий.

6.     Принять согласованное решение. После рассмотрения ряда возможных вариантов, при взаимном обсуждении и при условии, что стороны приходят к соглашению, целесообразно это общее решение представить в письменном виде: коммюнике, резолюции, договоре о сотрудничестве и т.д. В особо сложных или ответственных случаях письменные документы составляются после каждого этапа переговоров.

7.     Реализовать принятое решение на практике. Если процесс совместных действий заканчивается только принятием проработанного и согласованного решения, а дальше ничего не происходит и не меняется, то такое положение может явиться детонатором других, более сильных и продолжительных конфликтов. Причины, вызвавшие первый конфликт, не исчезли, а только усилились невыполненными обещаниями. Повторные переговоры проводить будет намного сложнее.

 

 

 

 

Список используемой литературы.

 

1.Гайдаенко Т.А. Маркетинговое управление. Полный курс МБА. Принципы управленческих решений и российская практика. - М.: Изд-во Эксмо, 2005.

2.Лигинчук Г.Г. Менеджмент: Учебный курс / Г.Г. Лигинчук. – М.: МИЭМП, 2008.

3.Драчева Е.Л., Юликов Л.И. Менеджмент. – М.: Издательство «Мастерство», 2006.

4.Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: 2-е изд.: Учебник. – М.: "Гардарика", 2008.

5.Инновационный менеджмент: Справочное пособие. – СПб.: МиМ, 2007.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Министерство образования  и науки РФ

ГБОУ СПОСО «Нижнетагильский торгово-экономический колледж»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА №1

Вариант №3

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка III курса группа 3Б

Максимова О.В.

Проверил: преподаватель  по дисциплине

Менеджмент Кузнецова  Н.Г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

НИЖНИЙ ТАГИЛ

2012