Внутренний аудит учета и сохранности материально – производственных запасов

Содержание

Основная часть……………………………………………………………3

1. Внутренний аудит учета и сохранности материально – производственных запасов……………………………………………..3
2. Сравнительная характеристика внутреннего и внешнего аудита, их взаимодействие………………………………………………………….8

Практическая  часть……………………………………………………..14

Задание 1…………………………………………………………………..14

Задание 2…………………………………………………………………..15

Задание 3…………………………………………………………………..15

Задание 4…………………………………………………………………..22

Список литературы……………………………………………………….29

Основная часть

1. Внутренний аудит учета и сохранности материально – производственных запасов.

 Согласно ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов (МПЗ) принимаются активы: используемые в качестве сырья, материалов и т.д. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг); а также употребляемые для управленческих нужд организации. Следует отметить, что к таковым также относятся готовая продукция и товары, предназначенные для продажи.

С целью обеспечения эффективного взаимодействия с отделами сбыта, снабжения, производства и минимизации потери запасов на предприятиях проводят внутренний аудит учета и сохранности материально-производственных запасов.

Программа проверки операций с МПЗ включает в себя:

1. проверку обеспечения материальной ответственности сотрудников за сохранность МПЗ;
2. проверку правильности оформления документов по приходу и расходу материальных ценностей;
3. проверку полноты учета поступления сырья, материалов и т. д.;
4. проверку наличия аналитического учета и его соответствия синтетическому;
5. проверку наличия складских помещений и их оборудования, правильности учета МПЗ на складах;
6. проверку правильности учета малоценных быстроизнашивающихся предметов (МПБ), организация их сохранности, соблюдения нормативных сроков службы форменного обмундирования;
7. проверку наличия актов ежегодной инвентаризации ПМЗ;
8. общий вывод о значимости ошибок в учете МПЗ и их влиянии на достоверность отчетности;
9. проведение выборочной инвентаризации МПЗ на складах для оценки надежности системы внутреннего контроля.

Рассмотрим систему внутреннего  контроля учета и сохранности  МПЗ:

Руководитель

Бухгалтерия

Плановый отдел

Отдел сбыта

Производство

Отдел снабжения 

Склад готовой продукции

Склад материалов

Процесс осуществления проверки начинается с изучения приказов и распоряжений руководства головной организации и структурного подразделения. Проверяется наличие приказов об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы и отпускать их со склада, о назначении материально ответственных лиц за сохранность МПЗ, а также договоров о полной индивидуальной материальной ответственности с назначенными лицами.

Затем аудиторы должны проверить, насколько правильно оформляются  первичные документы по поступлению, внутреннему перемещению и отпуску  материалов со склада. При этом изучаются  договоры, заключенные с поставщиками на поставку материалов, их целесообразность, законность, а также соответствие порядка их заключения требованиям  внутрифирменных стандартов. Аудиторы должны также проверить наличие  и достоверность счетов, накладных, счетов-фактур, выставленных поставщиками; авансовые отчеты на суммы, израсходованные на приобретение сырья и материалов за наличные средства.

В рамках проверки правильности оформления прихода материальных ценностей проверяются соблюдение подразделением установленного порядка документального оформления перемещения сырья и материалов из головной организации и других подразделений компании, полнота и своевременность оприходования поступивших материальных ценностей. Контроль расходования материалов включает проверку обоснованности норм расхода материалов, целесообразности и законности их расходования, сличение первичных данных о расходовании материалов с данными производственных и материальных отчетов, выявление лиц, виновных в перерасходе материалов. Этот этап является очень важным, так как несоблюдение порядка оприходования и списания материалов может привести к хищению товаров или созданию излишков сырья, которые используются для изготовления и реализации неучтенной продукции и присвоения полученной выручки.

Аудиторы проверяют организацию учета МПЗ в проверяемом подразделении. При этом должны быть получены ответы на следующие вопросы:

1. произведена ли классификация материалов на соответствующие группы;
2. соответствует ли метод оценки и учета МПЗ учетной политике компании;
3. соответствует ли отражение на счетах бухгалтерского учета разработанным в компании схемам;
4. является ли корректной корреспонденция счетов;
5. ведется ли аналитический учет МПЗ, имеются ли карточки складского учета материалов и правильно ли они заполняются, своевременно ли отражается в них движение МПЗ;
6. соблюдается ли график документооборота по учету движения МПЗ;
7. выделяется ли НДС в расчетно-платежных документах;
8. соблюдается ли установленный в компании порядок учета МБП;
9. соответствуют ли данные аналитического и синтетического учета МПЗ.

Аудиторы должны также  проверить правильность отражения  в учете неотфактурованных поставок и материалов, находящихся в пути, а также операций по реализации МПЗ. Производится сверка данных регистров учета МПЗ с Главной книгой.

Важным этапом проверки является проверка организации работы склада, в процессе которой аудиторы путем  личного осмотра проверяют наличие  и правильность ведения карточек учета материалов, ведомостей, накладных. В задачи аудиторов входит также  проверить, созданы ли условия, обеспечивающие сохранность МПЗ.

Далее изучают акты инвентаризации МПЗ, их достоверность и правильность составления, а также выполнение установленных сроков проведения. Результаты проведенных инвентаризаций сравниваются с данными аналитического учета. Аудиторы должны также проверить  соблюдение порядка списания МПЗ  в случае их порчи и недостачи, выяснить, принимаются ли (и какие) меры по взысканию недостачи с  виновных лиц. Целесообразно провести выборочную инвентаризацию МПЗ на складах  с целью проверки достоверности  данных аналитического и синтетического учета.

В заключение, аудиторы оценивают  влияние отклонений, полученных в  ходе инвентаризации, других выявленных ошибок и отклонений в учете МПЗ, фактов мошенничества на достоверность  отчетности и финансовый результат.

Информацию, необходимую  аудиторам для осуществления  проверки, они могут получить из таких источников, как: положение об учетной политике организации; положение о структурном подразделении; приказы и распоряжения руководителей головной организации и подразделения; договоры с поставщиками; договоры о материальной ответственности; накладные; счета-фактуры; счета; книга покупок; карточки складского учета материалов; накладные на внутреннее перемещение материалов; авансовые отчеты; ведомости; акты инвентаризации; инвентаризационные описи; расчетно-платежные документы; ведомости учета МБП; акты списания; материальные и производственные отчеты; журналы-ордера; оборотные ведомости; Главная книга; баланс; бухгалтерская отчетность и др.

В ходе проверки могут быть выявлены следующие типичные ошибки и нарушения при учете операций с МПЗ:

1. нарушение графиков проведения инвентаризации;
2. фальсификация результатов инвентаризации;
3. отсутствие договоров о материальной ответственности;
4. завышение норм расхода сырья и материалов;
5. отсутствие договоров на поставку материальных ценностей или неправильное их оформление;
6. неполное оприходование поступивших материалов;
7. нарушение сроков оформления первичных документов по учету МПЗ;
8. отсутствие или неправильное ведение карточек складского учета материалов;
9. неоприходование выявленных в результате инвентаризации излишков сырья и материалов;
10. арифметические ошибки в материальных отчетах;
11. отсутствие первичных документов на отдельные МПЗ;
12. оприходование отдельных МПЗ по завышенным ценам и др.

2. Сравнительная характеристика внутреннего и внешнего аудита, их взаимодействие.

Прежде чем  приступить к изучению сравнительных  характеристик внутреннего и  внешнего аудита, необходимо выяснить, а что же такое «внутренний  аудит»… На протяжении последних  лет в России наблюдался устойчивый рост интереса к данному направлению. Сегодня службы внутреннего аудита существуют в большинстве крупных  и многих средних компаниях. Немало руководителей компаний, где таких  подразделений еще нет, задумываются об их создании.

Интерес к внутреннему  аудиту обусловлен, по мнению специалистов, рядом факторов. Во-первых, это желание  и насущная необходимость для  собственников и менеджмента  упорядочить бизнес-процессы в компании, что во многих случаях может привести к весьма ощутимой экономии средств. Во-вторых, это потребность совета директоров или другого наблюдательного  органа в независимом и объективном  источнике информации о состоянии  дел в компании. В-третьих, что  особенно важно для развивающихся  рынков, в частности, для России, наличие в компании внутреннего  аудита является актуальным для собственников  компаний, которые передают бразды правления в руки профессиональных управленцев, но при этом стараются  «держать руку на пульсе».

Внутренний аудит, по определению международного Института внутренних аудиторов (The Institute of Internal Auditors), есть деятельность по предоставлению независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование деятельности организации. Он помогает организации достичь поставленных целей, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности процессов управления рисками, контроля и корпоративного управления.

Данное определение охватывает основные характеристики внутреннего аудита.

1. Независимость и объективность. На этих двух фундаментальных качествах основывается профессия внутреннего аудитора. Под независимостью имеется в виду организационная независимость, которая определяется в значительной степени уровнем подчиненности службы внутреннего аудита в компании. Под объективностью понимается индивидуальное качество, заключающееся в том, насколько аудитор беспристрастен в своих оценках и выводах.
2. Совершенствование деятельности организации – это цель внутреннего аудита. Главное в деятельности внутреннего аудита - не выявить нарушения и ошибки для последующих выводов и наказания виновных, не написать отчет в объеме нескольких десятков страниц, а увидеть и оценить риски, слабые стороны в работе организации и дать рекомендации, направленные на снижение уровня риска и повышение эффективности систем и процессов.
3. Предоставление гарантий и консультаций заказчикам (клиентам) внутреннего аудита. В данном случае - это объективный анализ аудиторских доказательств с целью осуществления независимой оценки и выражения мнения о достоверности информации и эффективности систем и процессов. Основное отличие консультирования от предоставления гарантий заключается в том, что в первом случае характер, объем работы и форму отчетности определяет клиент, а во втором – сам аудитор по согласованию с заказчиком. Следует отметить, что сфера предоставления гарантий и консультаций за последние годы существенно расширилась и включает в себя:

• управление рисками,

• внутренний контроль,
• корпоративное управление.

Чтобы раскрыть сущность, роль, значение внутреннего аудита в той или иной компании, необходимо ответить на такие вопросы, как: «Насколько внутренний аудит нужен собственникам бизнеса?» или «Чем внутренний аудит может быть полезен менеджерам компании?».

Конечно, необходимость внутреннего  аудита для компании должна диктоваться  экономической целесообразностью. Для небольших организаций в  наличии функции внутреннего  аудита, вероятно, нет необходимости, однако, с ростом размеров компании и усложнением процессов управления у собственников-менеджеров может сложиться иллюзия, что, несмотря на все изменения, деятельность предприятия находится под контролем. Но на самом деле, руководство уже не в состоянии контролировать ситуацию во всей полноте. Тогда внутренний аудит оказывается, весьма, полезен.

Если в компании функции  владения и управления разделены - собственники занимаются вопросами определения  стратегии и направлений развития экономического субъекта, не вникая в  детали ведения дел, а, непосредственно, для управления нанимают квалифицированных  менеджеров. Соответственно, тогда  для собственников становится актуальным вопрос контроля за состоянием дел в компании, деятельностью менеджмента. В этом случае внутренний аудит становится неотъемлемым компонентом системы корпоративного управления в качестве одного из наиболее действенных инструментов контроля со стороны собственников над деятельностью наемного руководства компании.

Следует отметить также то, что внутренний аудит необходим  не только собственникам, но и менеджменту  компании. Задача менеджеров — управлять  бизнесом, достигая поставленных целей  наиболее эффективным образом. Успешность выполнения этой задачи зависит в  значительной степени от двух факторов:

• обладает ли менеджер информацией, необходимой для принятия правильных управленческих решений;
• существует ли эффективная система контроля выполнения принятых решений.

Сами менеджеры, для которых  управление бизнесом является частью повседневной работы, не всегда способны объективно оценить ситуацию. Даже если менеджер считает, что эффективно контролирует все процессы, у него, как правило, нет времени и  специфических навыков для сбора  и структурирования соответствующей  информации. Внутренний аудит в силу своей специфики обладает информацией  по всем аспектам деятельности компании и инструментарием для обобщения  и анализа данных. Поэтому тесное взаимодействие с данной системой повышает эффективность принятия решений  менеджментом. Именно внутренний аудит  является тем объективным источником информации, помогающим менеджеру «по-новому»  посмотреть на вещи и оценить качество выполнения принятых управленческих решений.

Современный внутренний аудит способен и должен выполнять разнообразные и масштабные задачи, а именно:

• оценивать систему внутреннего контроля в части достоверности информации, соблюдения законодательства, сохранности активов, эффективности и результативности деятельности отдельных операционных и структурных подразделений и компании в целом;
• оценивать эффективность системы управления рисками и предлагать методы контроля рисков;
• оценивать соответствие системы корпоративного управления компании принципам корпоративного управления.

Решение о необходимости  внутреннего аудита не должно определяться наличием у компании внешнего аудитора, поскольку внешний и внутренний аудиты выполняют разные функции.

Во-первых, внешний аудит традиционно занимается подтверждением достоверности финансовой отчетности компании и фокусируется на операциях и событиях, которые могут оказать материальное воздействие на отчетность. Внутренний аудит направлен, прежде всего, на оценку существующих систем контроля и управления рисками компании и фокусируется на операциях и событиях, препятствующих эффективному достижению поставленных целей. Во-вторых, внешний аудит, в рамках оказания аудиторских услуг, не делает оценку эффективности деятельности (операционной эффективности), что обычно является одной из задач аудита внутреннего. В-третьих, внешний аудит служит, в первую очередь, интересам внешних заинтересованных сторон - потенциальных инвесторов, кредиторов и так далее, в то время как внутренний аудит служит, прежде всего, интересам советов директоров и исполнительного руководства компании.

Следует подчеркнуть, что  эффективный внутренний аудит может  снизить затраты предприятия  на внешний аудит (если внешний аудитор  будет иметь возможность полагаться на результаты работы внутреннего аудита, что сократит объем аудиторских  процедур, выполняемых внешним аудитором), но не отменит необходимость внешнего аудита.

Наиболее наглядно сравнение  внутреннего и внешнего аудита представлено в таблице 1.

Практическая  часть

Задание 1.

Внутренний аудит – это контрольная деятельность, осуществляемая внутри организации ее подразделением «службой внутреннего аудита».

Внутренний контроль – контроль, который обеспечивает надлежащую работу предприятия и управление им.

Функции внутреннего  аудита – проверка и оценка адекватности и эффективности системы внутреннего контроля

Компетентность  внутреннего аудита – внутренние аудиторы используют необходимые знания, навыки и опыт при оказании услуг внутреннего аудита.

Ответственность внутреннего аудита  – ответственность службы внутреннего аудита определяют три основных момента: обоснованность и своевременность представления заключений о состоянии бухгалтерского учета и отчетности, соответствии учредительных документов, внутрихозяйственных регламентов действующему законодательству и правовому статусу организации, а также заключений о достигнутом уровне и факторах эффективности производственно-хозяйственной и финансовой деятельности; обоснованность представленных предложений по улучшению организации системы контроля, бухгалтерского учета, материальной ответственности должностных лиц, программ развития видов деятельности, проектов оптимизации производственных затрат, налогооблагаемых баз, распределения прибыли, создания и использования средств фондов и другим вопросам; правильность консультаций, оказанных учредителям, руководителям подразделений, специалистам и работникам аппарата управления по вопросам организации производства, системы управления по вопросам организации производства, системы управления, ведения бухгалтерского учета, методам анализа хозяйственно-финансовой деятельности, правовым и другим вопросам. Объективность внутреннего аудита обеспечивается степенью его независимости в структуре управления экономического субъекта. Это требование к внутреннему аудиту обеспечивается тем, что он подчиняется и обязан представлять отчеты только назначившему его руководству и (или) собственникам и независимым от руководителей проверяемых филиалов экономического субъекта, структурных подразделений, органов внутреннего контроля и т.п.

Отчетность внутреннего  аудита – для внутреннего аудита нет разработанной формы отчетности. Она может иметь разные документальные формы: 1) Аудиторские справки; 2) Аудиторское заключение; 3) Справка об экспертизе; 4) Докладная записка; 5) Отчет о проверке; 6) Акт ревизии и т.п. Целесообразно исходить из названия «Отчет», поскольку это соответствует российским стандартам, и разработать систему требований к составлению отчетов по разным направлениям деятельности службы внутреннего аудита.

Задание 2.

В данный момент вопросы, связанные  с внутренним аудитом, не регулируются российским законодательством, за исключением  отдельных положений, касающихся финансово-кредитных  организаций и профессиональных участников фондового рынка.    

Внутрифирменными документами, регламентирующими деятельность внутренних аудиторов, являются положение о  службе внутреннего аудита и должностные  инструкции внутренних аудиторов.

Задание 3.

Положение о службе внутреннего аудита ОАО

1.Общие положения.

Положение о Службе внутреннего  аудита и контроля Открытого акционерного общества (далее по тексту – «Положение») утверждено в соответствии с законодательством  Российской Федерации, Уставом ОАО (далее по тексту – «Общество»).

Служба внутреннего аудита и контроля Открытого акционерного общества (далее по тексту – «Служба») создается по решению Совета директоров ОАО и является контрольно-консультативным  органом, обеспечивающим эффективное  участие Совета директоров в осуществлении  анализа финансово-хозяйственной  деятельности общества и контроля администраторского, финансово-экономического, бухгалтерского, правового, технического, технологического, кадрового, контроля направленного  на обеспечение безопасности коммерческой организации.

Служба осуществляет подготовку рекомендаций Совету директоров Общества при принятии им решений по вопросам, входящим в компетенцию Совета директоров Общества. Служба действует в интересах акционеров Общества, Общества и его инвесторов, способствует установлению эффективной системы контроля за финансово-хозяйственной деятельностью Общества и обеспечивает фактическое участие Совета директоров в осуществлении контроля за финансово-хозяйственной деятельностью Общества, осуществляет постоянное наблюдение за процессом раскрытия достоверной финансовой информации об Обществе. Служба действует в соответствии с настоящим Положением, раскрывающим правовой статус, цель и задачи, права, обязанности, структуру и состав Службы.  
2. Задачи подразделения.

1. Проверка и оценка  эффективности СВК;

2. Проверка полноты применения  и эффективности методологии  оценки рисков и процедур управления  рисками;

3. Проверка надежности  функционирования СВК за использованием  автоматизированных информационных  систем, включая контроль целостности  баз данных и их защиты от  несанкционированного доступа и  (или) использования, наличие планов  действий на случай непредвиденных  обстоятельств; 
4. Проверка достоверности, полноты, объективности и своевременности бухгалтерского учета и отчетности и их тестирование, а также надежности и своевременности сбора и представления информации и отчетности и иных сведений в соответствии с нормативными правовыми актами в органы государственной власти;

5. Проверка применяемых способов (методов) обеспечения сохранности имущества организации;

6. Оценка экономической целесообразности и эффективности совершаемых организацией операций;

7. Проверка соответствия внутренних документов организации нормативным правовым актам;

8. Проверка процессов и процедур внутреннего контроля; 
9. Проверка систем, созданных в целях соблюдения правовых требований, профессиональных кодексов поведения;

10. Оценка работы службы управления персоналом организации.

3. Структура подразделения

Количественный состав Службы по внутреннему аудиту и контролю определяется решением Совета директоров Общества в количестве не менее 3 (трех) человек. 

Персональный состав Службы утверждается на заседании Совета директоров Общества простым большинством голосов  из числа кандидатов, представленных членами Совета директоров Общества. При этом большинство членов Службы по внутреннему аудиту и контролю избирается из числа кандидатур, представленных акционерами Общества.  
Члены Службы по внутреннему аудиту и контролю назначаются в соответствии с условиями настоящего положения на срок с момента заседания Совета директоров Общества, на котором была избрана Служба количественно и персонально, до проведения заседания Совета директоров на котором вносятся соответствующие изменения. 

Полномочия любого члена  Службы могут быть прекращены решением Совета директоров Общества. В любом  случае, если полномочия члена Службы прекращаются, то Совет директоров Общества на ближайшем заседании  проводит избрание нового члена Службы. До момента избрания нового члена, Служба по внутреннему аудиту и контролю продолжает исполнять свои обязанности  в полном объеме в действующем  составе. Председатель Службы по внутреннему  аудиту и контролю назначается Советом  директоров Общества.

Председатель Службы по внутреннему  аудиту и контролю организует работу Службы, в частности: 

- созывает заседания Службы и председательствует на них, ведет протоколы заседаний Службы и организует их хранений;

- взаимодействует с исполнительными органами Общества, Советом директоров Общества, Ревизионной комиссией Общества и иными структурными подразделениями Общества с целью получения максимально полной и достоверной информации, необходимой для принятия Службой решений в рамках ее компетенции; 

- распределяет обязанности между членами Службы по внутреннему аудиту и контролю; 

- отчитывается перед Советом директоров Общества по результатам работы Службы;  
- выполняет иные функции, предусмотренные действующим законодательством, Уставом Общества, настоящим Положением и иными внутренними документами Общества.