Законодательное регулирование оформления документов

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1 Характеристика системы делопроизводства…………………………………..4

2 Законодательное регулирование  оформления документов…………………10

Заключение……………………………………………………………………….26

Список использованных источников …………………………………………..28

Введение

Практически на каждом предприятии  существует делопроизводство - отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Документ представляет собой результат  отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

В настоящее время регламентация  документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают Федеральные законы, Гражданский кодекс Российской Федерации. Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов.

Целью данной работы является общее  исследование особенностей законодательного и нормативно-методического регулирования документационного обеспечения управления.

Данной цели подчинены следующие  задачи:

1. Дать общую характеристику  системы делопроизводства.

2. Рассмотреть законодательное  регулирование по оформлению  документов.

1 Характеристика системы делопроизводства

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства.

Движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость  получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание. Вся документация учреждения подразделяется на три  документопотока:¹

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении. Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводств. В целом она показывает  загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:²

- прием  первичная  обработка документов;

- предварительное рассмотрение  и распределение документов;

- регистрация;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная  работа;

- исполнение  документов  и отправка.

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись (информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы - документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, - традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа - изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях - документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной

Важное значение при документировании имеют средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов. Это могут быть простые орудия (ручки, карандаши и т.д.), механические и электромеханические (пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото кино- и видеотехника и т.д.); средства автоматизации - компьютерная техника. В зависимости от используемых средств документирования различаются способы документирования (и типы создаваемых при этом документов.

При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные документы (документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототехники создаются фотодокументы, при использовании звукозаписывающей техники - фоно- (или звуковые) документы; при применении кино- или видеотехники создаются кинодокументы, с помощью компьютерной техники - письменные документы на бумажном или электронном носителе, а также документы на машинных носителях.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления,

Юридическая сила документа  обеспечивается установленным для  каждой разновидности документов комплексом реквизитов -обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и т.д.). Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафиксированы в государственном стандарте.³ Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность и  размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к  той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Это самая немногочисленная с точки зрения видов и разновидностей система документации, она включает личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и т.д. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:⁴

- организационно-правовая  документация,

- плановая документация;

- распорядительная документация;

- информационно-справочная  и справочно-аналитическая документация,

- отчетная документация;

- документация по обеспечению  кадрами;

- финансовая документация;

- документация по материально-техническому  обеспечению;

- договорная документация,

- документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия, например на производственном предприятии - это производственная документация, в лечебном учреждении - система медицинской документации, в вузе - система документации по высшему образованию и т.д.             

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности, Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимосвязанных учреждений и лица постоянно меняющихся социально-экономических условиях.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или ' поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.                 

2 Законодательное регулирование  оформления документов

Документационное обеспечение  управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и  управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации  и предприятия⁵.

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления. Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников⁶.

Назначение службы ДОУ  заключается в организации, ведении  и совершенствовании системы  документационного обеспечения  управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами⁷. При этом основными задачами службы ДОУ являются:

• внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;
• осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;
• обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;
• совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами⁸.

Различают следующие  службы ДОУ:

1. В министерствах  и ведомствах - управление делами. В него включаются секретариат  (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министерстве (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

2. На государственных  предприятиях, в научно-исследовательских,  проектных, конструкторских организациях  и вычислительных центрах, ВУЗах  и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив;

3. В Ассоциациях и  концернах состав и структура  службы ДОУ определяется руководством  организации;

4. В совместных предприятиях - правлением; в акционерных обществах  - учредительной конференцией; в кооперативах - общим собранием членов кооператива;

5. В организациях, не  имеющих службы ДОУ, в структурных  подразделениях работу с документами  выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другие специально  назначенные лица, секретарь-референт⁹.

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления¹⁰. Служба ДОУ решает следующие задачи:

• Совершенствование форм и методов работы с документами.
• Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный (центральный) архив в соответствии с действующими нормативами.
• Сокращение документооборота, количества форм документов.
• Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе¹¹.

Разработка и внедрение  прогрессивных технологий документационного  обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники. Службы ДОУ должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим и средним образованием.

Служба ДОУ осуществляет следующие функции: разработка, внедрение  и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений; экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно-справочная работа; организация рассмотрения и подготовки документов, контроль за правильностью оформления документов на подпись руководству; регулирование, обобщение и информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов; разработка номенклатуры дел организации, хранение и оперативное использование номенклатуры дел; организация машинописного изготовления, копирования; проектирование бланков документов; организация работы по заявлениям граждан; контроль за работой с документами в структурных подразделениях, совершенствование форм и методов работы с документами; контроль сдачи дел, организация работы архива; проведение совещаний и консультирований, повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов; организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ¹².

Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации¹³.

Деятельность службы ДОУ регламентируют и обеспечивают нормативно-методические документы, государственные  и отраслевые стандарты.

Итак, организация труда  работников служб документации включает в себя решение следующих вопросов - четкое организационное построение службы документации, выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами¹⁴.

Основным фактором, определяющим структуру численности службы документации, является нормативная численность занятых в ней работников. Учреждения можно делить в зависимости от документооборота на три основные формы - централизованную, децентрализованную и смешанную - и на категории по ЕГСД:

1-я категория - предприятия  (учреждения) с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;

2-я категория - от 25000 до 100000 документов в год;

3-я категория - от 10000 до 25000 документов в год;

4-я категория - до 10000 документов в год¹⁵.

В учреждениях 1-3 категорий работа с документами осуществляется канцелярией, 4-й категории - секретариатом. Для каждой категории существуют типовые схемы канцелярий.

Понятие ДОУ охватывает не только организационно-распорядительные документы, но всю документацию, которая так  или иначе используется в организации - научно-техническую, проектную, конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новые виды документации, определяемые как «информационные ресурсы» - реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. В современных условиях порядок обращения со всеми этими видами документации и условия доступа к ним должны быть едиными. Управленческое решение принимается не только на основании распорядительного документа, оно предполагает анализ всей возможной информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступный руководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решения проблемы¹⁶.

С этим связана и вторая, главная  особенность ДОУ по сравнению  с делопроизводством - оно предполагает использование более эффективных технологий обработки информации. В системе ДОУ, как правило, задействованы локальные и корпоративные вычислительные сети, документы создаются, учитываются и обрабатываются с помощью компьютера. По мнению М.В. Ларина, термин ДОУ характеризует «переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией», которое он понимает как «полноценную управленческую функцию организации». Другими словами, вырисовывается перспектива слияния функций документационного обеспечения и управления как такового¹⁷.

В такой ситуации очень важно  различать две стороны перехода к новым технологиям ДОУ - техническую  и организационную¹⁸. Первая из них охватывает разработку или приобретение компьютерных программ, закупку и установку компьютеров, монтаж сетевых коммуникаций и т. п. Сегодня информационные технологии достигли такого уровня развития, при котором эта сторона дела не вызывает принципиальных проблем. Конкретное решение определяется лишь финансовыми возможностями организации. Не составляет труда найти фирму, которая предоставит необходимый инструментарий в соответствии с пожеланиями заказчика и в пределах имеющейся суммы¹⁹.

Переход на новые технологии требует  надлежащей правовой и нормативной  базы, продуманной системы архивного  хранения, квалифицированных исполнителей и руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. Самые совершенные технологии без этих условий не принесут ожидаемого результата. Рассмотрим обе стороны проблемы более детально²⁰.

Существующие сейчас автоматизированные системы ДОУ можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т. п. На сегодняшний день этот уровень автоматизации ДОУ в государственных учреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом действуют в ряде ведомств, но их ограничения уже отчетливо осознаются и ставится вопрос об их модернизации. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня²¹.

Ключевым признаком второго  уровня является наличие в системе  полной электронной версии каждого  документа, что позволяет вести  полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети организации, а также обмениваться документами с внешними организациями посредством корпоративной сети или обычной электронной почты. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста. На этом уровне появляется возможность интегрировать в систему справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока - порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место²².

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:²³

- законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятии;

- государственные стандарты на  документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- государственную систему документационного обеспечения управления;

- основные требования к документам и службам документационного обеспечения;

- нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

- законодательство РФ.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ. ГК РФ определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности, регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения. Участниками регулируемых гражданским законодательством отношений являются граждане и юридические лица. В регулируемых гражданским законодательством отношениях могут участвовать также РФ, субъекты Российской Федерации и муниципальные образования.

Регулируя гражданские правоотношения, ГК РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т.д. Например, ст.51 ГК РФ устанавливает виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица, ст.160 устанавливает письменную форму сделки и основные требования, предъявляемые к ней, ст.307 определяет виды договоров, фиксирующих обязательства одной стороны в пользу другой стороны, ст.420 - 453 содержат положения о договоре, включая положения о форме, особенностям заключения, изменения и расторжения договора.

Наряду с ГК РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами. Закон Российской Федерации «О стандартизации» устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.   Формуляр, характерный для определенного вила документов, называется типовых формуляром.

Государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов,

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:²⁴

ГОСТ 6.03-В3. Унифицированные системы документации, запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической  силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 16487-КЗ. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных Баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению, В основе создания УСД лежит метод унификации -установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. В настоящее время действует восемь УСД:²⁵