Значение бухгалтерских документов

Федеральное агентство по образованию

Кооперативный колледж  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 
 

по предмету: ДОУ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                  Выполнил:

                                             Принял: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Вологда

2011

    Вопрос  № 1

    Документация - основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организаций, ее первичного контроля. Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется документом и является первым этапом учета. Документ  представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение.

    Значение  бухгалтерских документов в финансово-хозяйственной  деятельности определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правильности учетных данных. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций. Документы подтверждают достоверность учетных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учете.

    В Законе РФ «Об информации, информатизации и защите информации» говорится: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, установленном органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов, их массивов, безопасность Российской Федерации».

    Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения.

    По  назначению документы делятся на: распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные. Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т. д. Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приема-передачи основных средств и т. д. Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции. Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех.

    По  порядку составления документы бывают первичными и сводными. Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т. д. Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления.

    По  способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные. Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера. Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. Следует отметить, что накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно, путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты.

    По  месту составления документы бывают внутренними и внешними. Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера. Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка.

    По  порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники. Документы, составленные ручным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке. Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

    Информация, необходимая для отражения на счетах бухгалтерского учета, содержащаяся в принятых к учету первичных  документах, обязательно накапливается и систематизируется. С этой целью применяются учетные регистры - таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций, одно из важнейших средств ведения бухгалтерского учета.  Содержание документов в них группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей учета. 

    Формы регистров бухгалтерского учёта  разрабатываются и рекомендуются  Министерством финансов РФ, органами, которым федеральным законом  предоставлено право регулирования  бухгалтерского учёта, или федеральными органами исполнительной власти, а также организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учёта.

    Хозяйственные операции отражаются  в регистрах  бухгалтерского учёта в хронологической  последовательности. Они группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учёта.

    Содержание  регистров бухгалтерского учёта  и внутренней бухгалтерской отчётности является коммерческой тайной. Регистры бухгалтерского учёта могут вестись  в специальных разграфлённых  книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации (дискеты, магнитные ленты и т.д.).

    При ведении регистров бухгалтерского учёта на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их  вывода на бумажные носители информации.

    Таблица применяемых учётных регистров

    Регистры  бухгалтерского учёта классифицируются: по внешнему виду; характеру бухгалтерских записей; содержанию; форме графления; способам заполнения.

    По  внешнему виду учетные регистры делятся на: бухгалтерские книги, карточки, свободные листы.

    Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные учетные таблицы. Все страницы в  бухгалтерской книге нумеруются, а в конце ставится подпись  главного бухгалтера и указывается  общее число пронумерованных страниц. Если книга является хронологическим регистром, записи в ней делают последовательно, не пропуская страниц. Применение книг часто бывает нецелесообразным, так как затрудняет использование вычислительной техники, поэтому применяют карточки и свободные листы.

    Карточки - это отдельные листы, разграфленные  для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера, что делает возможным их хранение в специальных запирающихся ящиках.  Совокупность карточек однородного  назначения называется картотекой. Недостаток карточных регистров заключается в том, что при желании их легко изъять из картотеки и заменить другими. Наиболее распространены три вида карточек: контокоррентные (имеют колонки дебет и кредит); материальные (имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей с указанием цены, количества и суммы); многоколонные, состоящие из нескольких колонок.

    Свободные листы представляют собой разновидность  карточных учетных реестров и  отличаются от карточек способом хранения и размерами.  Если карточки хранятся в картотеке, то отдельные листы находятся в специальных регистраторах (папках). В любой момент каждый лист может быть вынут из папки для записей, подсчета. Отдельные листы применяются для ведения журналов-ордеров. Они удобны в использовании, так как позволяют рационально распределять обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.

    По  характеру бухгалтерских  записей учетные регистры делятся на:     хронологические, систематические и комбинированные.

    В хронологических регистрах бухгалтерские  документы записывают в порядке  их поступления без разноски по счетам. Цель хронологической записи - обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, и правильность записи в них.

    В систематических регистрах однородные по экономическому содержанию хозяйственные  операции группируются на счетах синтетического и аналитического учета.  Примером могут служить регистры учета  затрат по объектам калькуляции, пообъектного учета основных средств. Систематическим регистром синтетического учета является Главная книга.

    Комбинированные регистры сочетают хронологические  и систематические записи. Примером является книга Журнал-Главная, а  также большинство журналов-ордеров  и ведомостей.

    По  объему содержания учетные регистры могут быть синтетическими и аналитическими. Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки). Регистры аналитического учета ведут в развитие какого-либо синтетического счета. По строению аналитические регистры подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные.  Односторонние регистры - это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. Примером одностороннего регистра может служить кассовая книга. Двусторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета.  В частности, учет движения материалов отражается в целом по организации, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц. Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, давая возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов. В регистрах шахматного типа можно ограничиться записью одних лишь кредитовых (либо одних лишь дебетовых) оборотов с группировкой по корреспондирующим счетам, что позволяет путем двойной записи в один рабочий прием отразить операции одновременно по дебету и кредиту счетов.  Примером может служить Главная книга, где каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки.

    Документы должны составляться своевременно (в  момент совершения операции или непосредственно  по окончании). В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные. Документ должен быть оформлен четко, ясно, без помарок, записи простым карандашом не разрешается. Итоговые записи, связанные с передачей ценностей, должны писаться прописью. Свободные строки должны быть прочеркнуты. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни, связанные с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица.

    Каждый  документ должен полностью отвечать своему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами.

    Реквизиты бывают обязательные и дополнительные. Первичные учетные документы  должны содержать следующие обязательные реквизиты.

    - наименование документа (формы), код формы (акт, ___накладная и  т. д.);

    - наименование организации, от  имени которой составлен документ;

    - содержание хозяйственной операции;

    - измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

    -наименование  должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной  операции и правильность ее  оформления, личные подписи и  их расшифровки (включая случаи  создания документов с применением  средств вычислительной техники). К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, указаны стороны, участвующие в совершении операции, и т. д.

    Основными направлениями совершенствования  документации являются унификация и стандартизация.

    Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

    Унификация  форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования  учета, так как устанавливает  и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

    Унифицированные документы – это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

    Стандартизация  документов -  установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.

    В настоящее время одно из основных направлений совершенствования  бухгалтерского учета связано с  автоматизацией обработки информации с применением новейших технических средств. Автоматизированная форма учета - это сочетание профессиональных качеств и функций пользователя с интеллектуальными возможностями ЭВМ, позволяющее получать необходимую для управления и оперативного контроля информацию в удобной форме. 
 
 
 
 
 
 

    Вопрос  № 2

    Основы  внешнеэкономической деятельности просты и состоят из нескольких этапов. Одним из них является поиск партнера - заключение внешнеэкономического контракта.

    Внешнеэкономический контракт заключается между договорившимися  сторонами и в нем прописываются все условия сторон, если стороны согласны - контракт подписан. К контракту предъявляются определенные требования, которые должны быть обязательно выполнены в противном случае, у Вас есть, большой шанс, оформлять дополнительные соглашения и вносить эту информацию.

    По  международному праву под международным  контрактом понимается сделка между  двумя или несколькими сторонами, находящимися в разных странах, на поставку установленного количества товарных единиц и / или оказание услуг в соответствии с согласованными сторонами условиями.

    В контракте указывается:

1. место и дата заключения договора;
2. наименование товара (цель сделки) или описываются документы, в которых будет перечислен товар (например - товар поставляемый по данному контракту оговаривается в спецификации к контракту и является его неотъемлемой частью);
3. условия поставки;
4. валюта контракта (например - Украинская гривна, Российские рубли, Американские доллары, Евро);
5. общая стоимость контракта в валюте контракта;
6. срок действия контракта;
7. в реквизитах сторон указываются валютные счета, по которым будет оплачиваться сделка.

    Контракт  на поставку товаров должен не только регулировать отношения между продавцом  и покупателем, но и детально описывать  все звенья цепи поставок. Безусловно, при составлении контракта должны быть соблюдены требования российского законодательства, но не стоит забывать и о том, что контракт должен в первую очередь регулировать отношения между продавцом и покупателем. Именно контракт разъясняет, какой именно товар должен быть поставлен, какого качества, в каком количестве, в какой момент времени, сколько он стоит, какими видами транспорта и в какой очередности его повезут, кто заплатит за транспорт и страховку, где и как произойдет передача товара от продавца перевозчику и от перевозчика покупателю и т. д.

    Ниже  приведена структура внешнеэкономического контракта, одобренная брокерами, транспортниками  и соответствующая международным  положениям о внешнеэкономических  договорах (контрактах):

    * Название, номер, дата, место заключения.

     * Преамбула.

     * Полное название сторон как  контрагентов («Покупатель», «Продавец» и т.д.).

     * Лица, от имени которых заключается  контракт.

    1. Предмет Контракта (Subject of the Contract)

    2. Цена и Общая стоимость Контракта  (Price and Total Cost of Contract)

    3. Сроки Поставки (Terms of Delivery)

    4. Качество и упаковка (Quality and packing)

    5. Оплата (Terms of Payment)

    6. Упаковка (Packing)

    7. Форс-мажорные обстоятельства (Force Majeure)

    8. Контракт в целом (Contract as a whole)

    9. Ответственность сторон (Responsibility of the parties)

    10. АРБИТРАЖ (ARBITRATION)

    11. Общие Условия (General Conditions)

    * Юридические адреса сторон (Legal addresses of the Parties)

    * Подписи сторон (Signature).

    Контракт  считается совершенным, если достигнуто согласие сторон по всем существенным условиям. Различаются существенные, обычные и случайные условия.

    Существенные  условия определяются сторонами. Например, в договоре купли-продажи существенным условием является указание предмета продажи. Некоторые условия признаются существенными по закону или торговому обычаю.

    Обычные условия вытекают из нормы закона, регулирующей данные отношения. Если в  контракте нет специальной оговорки, то применяются нормы права. Например, при отсутствии в контракте оговорки об уплате аванса покупатель не обязан выплачивать аванс, а может осуществлять расчет по стоимости товара в целом при его получении.

    Случайными  считаются условия, не входящие в  перечень существенных, однако включенные в контракт по требованию сторон, причем эти условия отличаются от обычных, установленных законом, но не противоречат ему. Случайные условия являются обязательными для исполнения, их неисполнение рассматривается как нарушение контракта.

    В международной торговле обычно применяются  типовые контракты.

    Типовой контракт - это примерный договор  или ряд унифицированных условий, изложенных в письменной форме, сформулированных заранее с учетом торговой практики или обычаев, принятых договаривающимися  сторонами после того, как они  были согласованы с требованиями конкретной сделки.

    Типовые контракты применяются в основном при заключении сделок на поставку промышленного сырья на долгосрочной основе, а также при заключений сделок на биржах. Это обусловлено  такой особенностью массовых товаров, как их однородность, что облегчает унификацию условий контрактов. Имеет также значение и то, что торговля этими товарами осуществляется в крупных размерах, а импортеры обычно объединены в отраслевые организации.

    Типовой контракт представляет собой образец (проект) договора и служит основой переговоров о заключении внешнеторговой сделки. Он может изменяться и дополняться сторонами. Условия соответствующего типового контракта становятся обязательными для сторон только тогда, когда они воспроизведены в заключенном сторонами договоре или в нем содержится прямая отсылка к таким условиям.

    Типовой контракт может использоваться двумя  способами:

1. путем безоговорочного принятия одной из договаривающихся сторон условий окончательной формы типового договора, предложенной другой стороной, которая не изменяется, за исключением незначительных деталей;
2. путем применения типового контракта как образца, который может быть изменен в соответствии с условиями конкретной сделки. Наиболее часто типовой контракт, разработанный одним из контрагентов, берется за образец и на его основе путем согласования каждого условия разрабатывается индивидуальный контракт, который и подписывается сторонами.

    Наиболее  распространены типовые контракты (общие условия) купли-продажи, разработанные  в рамках Европейской экономической комиссии ООН. Они составлены применительно к основным внешнеторговым товарам (оборудованию, зерновым, потребительским товарам длительного пользования и др.), а также для договоров на поставку и монтаж оборудования.

    Контракт  купли-продажи - коммерческий документ, представляющий собой договор на поставку товара и, если необходимо, оказание сопутствующих услуг, согласованный и подписанный импортером и экспортером. Непременным условием договора купли-продажи является переход права собственности на товар от продавца к покупателю.

    Контракт  купли-продажи в международной  торговле состоит из нескольких разделов:

    1) Вводная часть 

    Здесь указываются наименование и номер  контракта, дата и место заключения, определяются стороны (фирменное наименование, под которым они зарегистрированы, правовое положение, местонахождение). Указание места подписания имеет большое значение с точки зрения того, право какой страны применимо к контракту, если какой-либо вопрос в контракте не урегулирован.

    2) Предмет контракта

    Описывается товар, являющийся предметом купли-продажи.

    В контракте также указывается  его объект. Применительно к контракту  купли-продажи сфера объектов контракта  достаточно четко оговорена в  Венской конвенции.

    3) Количество 

    Указывается единица измерения и определяется порядок установления количества.

    4) Качество 

    Устанавливается совокупность свойств, определяющих пригодность  товара для использования его  по назначению. Применяются различные  способы определения качества, например:

    - по стандарту (национальные стандарты, стандарты, разработанные союзами предпринимателей и ассоциациями, а также стандарты крупных фирм). В контракте делается ссылка на номер и дату стандарта и указывается организация-разработчик;

    - по техническим условиям (при  отсутствии стандартов и при необходимости установления специальных требований к качеству). В контракте или приложении к нему дается подробная характеристика товара, описываются материалы, из которых он изготовлен, приводятся правила проверки и испытаний;