Административные методы управления. Недостатки их применения и пути совершенствования на современном этапе

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Сибирская Государственная  Геодезическая Академия

Курсовая работа

по дисциплине: «Менеджмент»

на тему: «Административные  методы управления. Недостатки их применения и пути совершенствования на современном этапе»

Карасук 2011

Содержание

Введение…………………………………………………………………….……3

1. Понятие, сущность административных  методов управления……………..5

2. Классификация административных методов управления…………………7

3. Нормативно-правовая база административных методов управления…..11

4.Недостатки применения административного метода управления………….14

5. Пути совершенствования административных методов управления ……...19

6.Практическая часть……………………………………………………………22

Заключение……………………………………………………………………..27

Список литературы…………………………………………………………….28

Введение

Общество с момента  возникновения нуждается в управлении социальными процессами, воспроизводством социальной и духовной жизни. Управление производством связано с общественным характером труда. Оно обособилось  в самостоятельный вид деятельности в ходе разделения труда, кооперации и расширения масштабов производства. Это процесс целенаправленного воздействия субъекта управления на его объект для достижения определенных результатов.

Под субъектом управления понимают физическое или юридическое  лицо, от которого исходит властное воздействие. Объектом управления, то есть тем, на что направлено властное воздействие субъекта управления, могут быть физические и юридические лица, а также социально-экономические системы и процессы.

В системе менеджмента  методы занимают особое положение ввиду того, что имеют сугубо практическое применение. Именно с помощью методов менеджеры воздействуют на управляемые объекты для преобразования их из исходного состояния в желаемое.

Метод (от греч. methodos – путь исследования, теория, учение) в общем смысле означает путь к цели, способ достижения какой-либо цели, решения конкретной задачи. Метод – совокупность приемов или операций практического или теоретического освоения (познания) действительности.

В практике управления, как  правило, одновременно применяют различные методы и их сочетания (комбинации). Следует отметить, что в экономической литературе нет единого толкования содержания, объекта воздействия и классификации методов управления. Одни авторы классифицируют методы управления в зависимости от их содержания, направленности и организационной формы, что отражает, по сути, административное, экономическое и социальное воздействие на управляемую систему. Другие характеризуют их по способам и приемам воздействия. Так или иначе, но все методы управления органически дополняют друг друга, находятся в постоянном динамическом равновесии.

Следует исходить из того, что в конкретном методе управления определенным образом сочетаются (взаимодействуют) и содержание, и направленность, и организационная форма. В связи с этим можно выделить следующие методы управления:

- организационно-административные, основанные на прямых директивных указаниях;

- экономические, обусловленные экономическими стимулами;

- социально-психологические, применяемые с целью повышения социальной активности сотрудников.

В ходе данной работы мы попытаемся проанализировать успешность применения организационно-административных методов управления, используя различные учебники по менеджменту.

1. Понятие, сущность административных методов управления

В экономической литературе можно встретить деление методов  руководства на методы стимулирования и методы распорядительства. Методы распорядительства (организационно-распорядительного воздействия) базируются на использовании «обязывания», то есть разрешения или запрета на определенные действия или нормы поведения субъекта. Эти методы представляют собой инструмент, посредством которого развивается и конкретизируется, облекается в определенную форму управленческое воздействие субъекта. Они достаточно широко используются в организаторской деятельности руководителя на всех уровнях управления.

Объективной основой  использования организационно-административных (организационно-распорядительных) методов управления выступают организационные отношения, составляющие часть механизма управления. Поскольку через их посредство реализуется одна из важнейших функций управления – функция организации, задача организационно-административной деятельности состоит в координации действий подчиненных. Никакие экономические методы не смогут существовать без организационно-административного воздействия, которое обеспечивает четкость, дисциплинированность и порядок работы коллектива. Важно определить оптимальное сочетание, рациональное соотношение организационно-административных и экономических методов.

Подход, согласно которому сфера воздействия экономических  методов расширяется только за счет вытеснения организационно-административных методов управления, нельзя признать правомерным ни с научной, ни с  практической точки зрения, так как механизмы их действия принципиально различаются. Организационно-административные методы в основном опираются на власть руководителя, его права, присущую организации дисциплину и ответственность. Руководитель представляется здесь как администратор, субъект власти, опирающийся на предоставленное ему в этом право. Организационно-административные методы оказывают прямое воздействие на управляемый объект через приказы, распоряжения, оперативные указания, отдаваемые письменно или устно, контроль за их выполнением, систему административных средств поддержания трудовой дисциплины и другие. Они призваны обеспечить организационную четкость и дисциплину труда. Эти методы регламентируются правовыми актами трудового и хозяйственного законодательства.

Организационно-административные методы отличает от других четкая адресность директив, обязательность выполнения распоряжений и указаний, нарушение которых рассматривается как прямое нарушение трудовой дисциплины и влечет за собой определенные взыскания. К характерным особенностям прямого воздействия относится непосредственно связь руководителя и подчиненного. Однако в целом, прямые методы воздействия ведут к усилению пассивности подчиненных, а иногда к скрытому неповиновению. Поэтому наиболее эффективны косвенные методы воздействия, которые осуществляются посредством постановки задачи и создания стимулирующих условий.

В практике управленческой деятельности административное воздействие связано, как правило, с тремя типами подчинения:

1. вынужденное и внешне навязанное, которое сопровождается неприятным чувством зависимости и понимается подчиненными как нажим «сверху»;
2. пассивное, для которого характерно удовлетворение, связанное с освобождением от принятия самостоятельных решений;
3. осознанное, внутренне обоснованное.

Административные методы управления имеют следующие особенности:

- они выражают отношения соподчиненности и действуют не через стимулирование (как экономические методы), а в принудительном порядке;

- эти методы предписывают четкую программу действий исполнителя (задачи, порядок и сроки их выполнения, ресурсы, условия, ограничения);

- они ограничивают свободу выбора исполнителя, за исключением самостоятельности, предоставляемой в рамках полученного задания;

- с их использованием связано осуществление не только всех функций, но и других методов управления;

- средства административного воздействия существенно отличаются по степени жесткости – от прямых приказов до рекомендаций и советов;

- невыполнение административных предписаний рассматривается как нарушение трудовой дисциплины и влечет соответствующие меры взыскания.

2. Классификация административных методов управления

Организационно-административные методы управления разнообразны. Их чаще определяют особенности личности управляющего и управляемых, их знания, практический опыт, а также соответствующая оценка ситуации. Они тесно связаны с индивидуальным стилем работы любого руководителя, но изменяются в зависимости от уровня управленческой деятельности. Выделяют три группы организационно-административных методов:

- организационно-стабилизирующие;

- распорядительные;

- дисциплинирующие.

Рис. 1 Классификация организационно-административных методов управления

Распорядительные и дисциплинирующие методы управления всегда используют вместе с организационно-стабилизирующими, обеспечивая регламентирование, нормирование и инструктирование.

Направления их действия следующие:

- обеспечение стабильности организационных структур социально-экономической системы и условий их функционирования;

- подчинение каждого процесса, протекающего в социально-экономических системах, власти.

При этом все организационно-административные (организационно-распорядительные) методы должны применяться в комплексе, способствуя стабилизации системы. Вопрос о взаимозаменяемости методов управления неправомочен, поскольку они имеют различную природу и различный спектр действия и поэтому они взаимодополняют.

Регламентирование включает также методы управления: общеорганизационные (определяют принципы устройства предприятия и органов власти), структурные (определяют структуру органов власти, то есть набор звеньев и уровней управления), должностные (определяют должностной статус каждого лица, обладающего властью), функциональные (определяют порядок функционирования властных структур). Распорядительное воздействие может осуществляться как в устной форме (указания, установки), так и в виде документа (приказы, распоряжения). Последнее позволяет более четко учитывать и контролировать исполнение распоряжений. Проблема использования регламентирующих методов заключается в том, что во многих сферах направления регламентации слишком жестко зафиксированы, что сковывает подвижность отдельных звеньев системы. В других сферах регламентация расплывчата, а иногда вообще отсутствует.

Нормирование управления основано на использовании нормативов. Норматив – это условное распределение (закрепление) чего-либо на единицу. К нормирующим методам относятся нормативы времени, численности, величины, выработки, соотносительности. Использование нормативов является исключительно важным, их недооценка может привести к тяжелым последствиям.

Инструктирование также  образует широкую сферу действия организационно-административных (организационно-распорядительных) методов управления. Оно включает в себя различные виды информирования (предостережение, разъяснение, ознакомление, советы и другие). Инструктирование преследует цель ознакомить работников с последствиями необдуманных, неоправданных или непрофессиональных действий, способных повлечь за собой тяжкие последствия или судебную ответственность.

Функциональное назначение организационно-стабилизирующих методов  заключается в установлении долговременных организационных отношений и  связей в системах управления между  исполнителями управленческих работ (отдельными людьми и их группами), а также между самостоятельными субъектами хозяйствования на договорной основе.

Функциональное назначение распорядительных методов заключается  в действиях субъектов управления, направленных на устранение возникающих  отклонений от запланированного, установленного режима функционирования организации-системы, выработку и осуществление реакции на внешние и внутренние изменения ситуации или среды, в которой протекает жизнедеятельность фирмы.

Дисциплинирующие методы предназначаются для недопущения в будущей деятельности отклонений от установленного режима работы организации. При этом подбираются способы, которые призваны исключать несоблюдение трудовой, производственной и технологической дисциплин, режима трудового распорядка и других нарушений. Главное внимание здесь концентрируется не на определении меры вины и наказания работников, а на выявлении глубинных причин сложившейся ситуации, выработке действенных и реальных способов неповторения нарушений в дальнейшей работе.

Успех использования  организационно-административных методов управления определяется тем, что применяемое воздействие должно:

- быть правомочным, предельно ясно и четко сформулированным;

- не подавлять активности подчиненных, не сковывать их мелочной опекой;

- учитывать предел загрузки сотрудника, не допуская избыточности адресуемых ему поручений, а также уровень его компетентности;

- не оставлять сомнений в правильности отдаваемого распоряжения;

- не противоречить ранее данным по тому же вопросу указаниям или распоряжениям вышестоящих субъектов управления (если они не противоречат закону);

- подвергаться своевременной корректировке, если отданные ранее распоряжения оказались ошибочными или не совсем удачными.

В любом случае указанные  методы дают ощутимый результат только при соблюдении общих для них требований:

1. объективности (с точки зрения объекта управления);
2. научной обоснованности;
3. конкретности (для объекта управления);
4. системности;
5. соответствия правовым и морально-нравственным нормам (с учетом моральных норм объекта управления);
6. воспитательной направленности.

Таким образом, организационное  воздействие руководителя на процесс  управления – это, по сути, влияние  руководителя на коллектив в целом  и личность в частности. Чаще происходит подчинение одной воли другой. Однако формы такого подчинения должны носить самый благожелательный характер, способствовать прогрессу в коллективе и не вызывать нежелательных эмоций типа унижения, неловкости, досады, раздражения или стрессов, что исключает всякое взаимоотношение управляющей у управляемой систем.

3. Нормативно-правовая  база административных методов  управления

Организационно-административные методы управления базируются на:

- системе законодательных актов страны;

- системе нормативных документов вышестоящих структур управления;

- системе разрабатываемых в организации, фирме и т.п. планов, программ, заданий;

- системе оперативного управления.

В систему законодательных  актов страны входят государственные  законы, указы, постановления, распоряжения, государственные стандарты, положения, инструкции, методы и другие документы, утвержденные высшими управленческими структурами (Президентом, парламентом, правительством) для обязательного применения на территории всей страны.

Система нормативных  документов вышестоящих управленческих структур включает в себя стандарты, положения, инструкции, методики, постановления коллегий министерств и ведомств, а также приказы, распоряжения, утвержденные руководством этих государственных органов, и действующие во всех организациях, учреждениях и т.п., объединенных данным министерством или ведомством.

Система разрабатываемых  в данной организации, фирме и т.п., планов, программ, заданий имеет нормативно-распорядительный характер для всех звеньев и работников данной организации, регламентирует их деятельность, направленную на достижение стоящих перед нею целей и задач и направлена на повышение эффективности ее функционирования.

В рамках организации  возможны три формы проявления организационно-административных методов:

- обязательное предписание (приказ, запрет и т.п.);

- согласительные (консультация, компромисс);

- рекомендации, пожелания (совет, разъяснение, предложение, общение и т.п.).

Как правило, это  прямые задания и распоряжения вышестоящих  органов управления (волевое воздействие  руководителя на подчиненных), которые направлены на соблюдение законов и постановлений, приказов и распоряжений руководителей в целях оптимизации производственных процессов.

Система оперативного регулирования включает в себя распоряжения, поощрения, санкции, участие в управлении и передачу полномочий и ответственности сверху вниз по служебной лестнице. Например, распоряжение, даваемое руководителем подчиненному, обычно содержит в себе указание, что должен совершать или, напротив, не совершать подчиненный в тех или иных обстоятельствах или при изменении обстоятельств.

В рыночной экономике  особое значение придается такому организационному способу долговременного объединения людей, как разработка концепций управления фирмами. Они представляют собой свод основных правил деятельности персонала, менеджеров, соблюдение которых обязательно для всех работников. Невыполнение этих правил влечет за собой немедленное прекращение трудовых отношений между фирмой и наемным работником. Правовой основой такого подхода является факт подписания поступающим на работу в фирму контракта, в котором он обязуется неукоснительно соблюдать концепцию управления фирмой. Такой организационный способ поддержания стабильности взаимоотношений наиболее эффективен там, где люди усвоили и готовы придерживаться единых ценностей и социально-психологических установок, которые, в свою очередь, гарантируют им высокие стандарты благополучия и социальной защищенности в период трудовой жизни и после завершения трудоспособного периода. Отечественная практика управления, менталитет постсоветских людей, их отношение к общественной собственности, как к ничейной или чужой, в нынешний переходный к рыночной экономике период в полной мере не позволяют, к сожалению, использовать столь действенный инструмент цивилизованной зарубежной управленческой культуры.

Искусство применения методов управления подразумевает  поиск руководителем новых возможностей и пристального внимания к отклонениям  в функционировании управляемого объекта. Самой распространенной ошибкой  является шаблонность и стереотипность методов руководства, а в результате чего возникает так называемый эффект накопления погрешностей или эффект привыкания. Длительное использование одного и того же метода, пусть даже полезного первоначально, постепенно ведет к тому, что управляемый объект адаптируется к нему и утрачивает нужную реакцию на управляющее воздействие. Поэтому только та система управления является эффективной, которая постоянно развивается и совершенствуется на основе использования накопленного опыта.

4.Недостатки применения административных методов управления

На предприятии, где имеется высокий уровень  организационных воздействий, доведённых до стандартов предприятия и регламентов  управления, высокая трудовая и исполнительная дисциплина, значительно снижается  надобность в применении распорядительных действий. Те предприятия, которые не довели действия до стандартов и регламентов, нуждаются в постоянном оперативном распорядительном воздействии, и на них, предположительно, будут хуже конечные результаты производства.

   С другой  стороны, реализация организационных  воздействий в значительной степени  зависит от менталитета работников, их желания неукоснительно соблюдать  инструкции и работать по правилам, утверждённым администрацией. Сотрудник  европейского предприятия неукоснительно соблюдает установленные на предприятии правила как само собой разумеющееся, и любое их нарушение рассматривается как ЧП.

   Работник  российского предприятия рассматривает  внутрифирменные стандарты как  заданное ограничение, которое  исходя из его личного интереса, можно нарушать, когда дремлет бдительного око начальства. Как следствие, – многочисленные случаи нарушения трудовой дисциплины, хищения материалов и готовой продукции, высокий процент брака и низкая исполнительная дисциплина. Это типичное проявление азиатского русского менталитета, где эти случаи не подлежат общественному порицанию. Поэтому использование организационного воздействия эффективно с параллельным применением социально-психологических методов и воспитанием корпоративной культуры.

1. Распорядительные воздействия:

1) приказы; 

2) распоряжения;

3) указания;

4) инструктирование;

5) наставления; 

6) целевое планирование;

7) нормирование  труда; 

8) координация  работ; 

9) контроль исполнения.

Распорядительные  воздействия направлены на достижение поставленных целей управления, соблюдение внутренних нормативных документов или поддержание системы управления предприятием в заданных параметрах путём прямого административного регулирования. 

Наиболее категоричная форма распорядительного воздействия  – приказ. Его невыполнение влечёт за собой соответствующую санкцию (наказание). Приказ обычно состоит из 5-ти частей: констатация ситуации (события), меры по устранению недостатков или обеспечению административного регулирования, выделенные ресурсы для реализации решения, сроки исполнения решения, контроль исполнения.

2. Материальная ответственность и взыскания:

1) ответственность  за задержку трудовой книжки;

2) добровольное  возмещение ущерба предприятию; 

3) удержания  из заработной платы; 

4) депремирование;

5) полная материальная ответственность;

6) коллективная  материальная ответственность.

3.Дисциплинарная ответственность и взыскания:

1) замечание; 

2) выговор; 

3) строгий выговор; 

4) понижение  в должности; 

5) увольнение.

4.Административная ответственность:

1) предупреждения;

2) штрафы;

3) возмездное  изъятие предметов; 

4) административный  арест; 

5) исправительные  работы.

Таблица 1. Позитивные и негативные воздействия методов  административного управления.

   Административные  методы управления – мощный  рычаг достижения результатов  поставленных целей в случаях,  когда нужно подчинить коллектив  и направить его на решение конкретных задач управления. Идеальное условие их эффективности – высокий уровень регламентации управления и трудовой дисциплины, когда управленческие воздействия без значительных искажений реализуются нижестоящими звеньями управления. Это особенно актуально в больших многоуровневых системах управления, к которым относятся крупные предприятия.

   В последнее  время понизилась роль административных  методов на предприятиях. Ряд  противоречивых процессов в обществе  также препятствуют использованию  административных методов: это рост безработицы и частичная занятость на предприятиях, значительная инфляция в течение последних лет и несвоевременная выплата заработной платы, развитие бартерных сделок и низкая дисциплина поставок ресурсов, превышение темпов роста цен на потребительские товары над темпами роста заработной платы, утрату заводских традиций и нарушение привычного уклада жизни в семье.

Основным недостатком  административных методов является то, что их использование не предусматривает  учет интересов исполнителей и поэтому интересы субъекта и объекта управления могут не совпадать и быть противоречивыми. Такое противоречие интересов отрицательно отражается на эффективности использования административных методов, на качестве выполнения соответствующих управленческих действий. Поэтому, как правило, требуется частое и регулярное повторение определенных административных регулирующих действий, постоянного контроля, т.е. элемент автоматизма отсутствует.

5.Пути совершенствования административных методов управления

В настоящее время наблюдается большой разрыв между практикой организации и управления трудовыми коллективами и соответствующими научными разработками. Административно-командные методы по-прежнему действуют в практике управления, хотя в ряде случаев предпочтение отдаётся экономическим рычагам.

Работа руководителей  предприятия должна быть основана на определенных принципах управления производства. Принципы управления –  это основополагающие идеи, закономерности и правила поведения руководителей  по осуществлению управленческих функций. К принципам менеджмента можно отнести:

1. Принцип оптимального  сочетания централизации и децентрализации  в управлении. Включает в себя  единоначалие и коллегиальность  в управлении. Единоначалие - выражается  в персональной ответственности любого руководителя за работу вверенного ему участка и наделение его правом принятия решений, обязательных для всех подчиненных. На предприятии этот принцип дополняется коллегиальной формой управления, обеспечивающей принятие более обоснованных всесторонне подготовленных решений.