АИС Видиотека
Содержание
1 Описание предметной области
2 Модели функционирования видеотеки
3 Описание существующей ИС
4 Формирование требований к ИС
5 Проектирование ИС
6 Описание требований к интерфейсу пользователя
7 Описание системы защиты информации
8 Приложения
Техническое задание
Описание ПО
Руководство пользователя
Расчет экономической эффективности
1 Описание предметной области
Предметная область разработки представляет собой сервисный центр «Далее - СЦ». Основная цель: предоставление услуг организациям по ремонту и сервисному обслуживанию офисной техники (на основе лазерных технологий). Сюда входит копировальная техника, лазерные принтеры, факсы и в редких случаях матричные принтеры. СЦ является авторизованным дилером таких производителей, как Toshiba и Kyosera Mita. Так же СЦ осуществляет продажу новых аппаратов и расходных материалов для нее. СЦ является авторизованным реселлером по малой офисной технике Xerox.
СЦ состоит из нескольких уровней:
Генеральный директор занимается организационными вопросами, участвует в деловых переговорах, заключает сделки, контролирует и подписывает необходимые документы.
Технический директор управляет технической службой. Он осуществляет контроль над инженерами, контролирует качество выполнения ремонтов аппаратов, взаимодействует с маркетинговой службой по вопросам заказов запчастей, взаимодействует с бухгалтерией по вопросам оплаты за ремонт аппаратов, регулирует время инженеров, которые осуществляют выезд к клиенту, распределяет работу между инженерами и др. организационной работой. Технический директор подчиняется генеральному директору.
Инженеры занимаются непосредственно диагностикой и ремонтом аппаратов, по мере необходимости осуществляют выезд к клиенту с целью «ремонта на месте» или доставить аппарат в СЦ. Инженеры подчиняются техническому директору и генеральному директору.
Финансовый директор осуществляет контроль над бухгалтерией, службой маркетинга и отделом кадров. Так же он взаимодействует с директором по вопросам распределения финансов, и всего что их касается, размеров заработной платы и по организационным вопросам. Финансовый директор подчиняется генеральному директору.
Бухгалтерия занимается ведением документооборота предприятия, формированием и сдачей налоговой отчетности, взаимодействует с техническим директором по вопросам оплаты за ремонт аппаратов, занимается работой с банком и контролирует склад. Бухгалтерия подчиняется финансовому и генеральному директорам.
Склад занимается выдачей запчастей со склада, принятием запчастей на склад, контролем над запчастями. Склад подчиняется бухгалтерии, финансовому и генеральному директорам.
Служба маркетинга занимается работой с клиентами, а именно: продажей аппаратов, расходных материалов для них, согласованием объемов и сумм ремонтных работ. Взаимодействия происходят как лично, так и по телефону. Служба маркетинга взаимодействует с техническим директором по вопросам заказов запчастей. Так же взаимодействует с поставщиками по вопросам поставок, с финансовым директором по вопросам оплаты поставщикам за товар. Служба маркетинга подчиняется финансовому и генеральному директорам.
Отдел кадров занимается подбором персонала, увольнениями, принятиями на работу, формированием списков на поощрения и премии, составлением графиков отпусков, формированием штатного расписания и т.д. Отдел кадров починяется финансовому и генеральному директорам.
СЦ состоит из нескольких
кабинетов. Основным является офис, где
происходят взаимодействия с клиентами.
В соседнем кабинете находится бухгалтерия.
Помещение для ремонта аппарато
Внешние функции:
- Предоставление высококвалифицированного сервиса
- Продажа расходных материалов на офисную технику и продажа само
й техники - Предоставление бесплатных консультационных услуг
Внутренние функции:
- Взаимодействия служб
- Взаимодействие финансовых подразделений
- Взаимодействия с другими организациями
Аппараты на ремонт или обслуживание поступают непосредственно от клиентов и доставляются в СЦ двумя способами:
1) Клиент сам доставляет аппарат в СЦ.
2) Если аппарат больших
размеров и его тяжесть
При использовании второго способа доставки аппарата в СЦ, оформляется заявка, в которой указывается: наименование клиента, точный адрес, этаж, кабинет, контактный телефон, контактное лицо, модель аппарата, неисправность и исполнитель. В отдельных случаях инженеры СЦ осуществляют выезд к клиенту в целях ремонта «на месте». Это применяется в случаях, если у клиента нет возможности отдать аппарат и ремонт небольшой сложности. Заявки оформляется в системе 1С «Торговля+Склад».
При поступлении аппарата в СЦ оформляется квитанция приемки аппарата в ремонт, которая выдается клиенту и сопроводительный талон, который клеится на аппарат и не снимается до выдачи аппарата клиенту. В квитанции и сопроводительном талоне указывается: наименование клиента, модель аппарата, заводской номер, показание счетчика, неисправность, комплектность и примечания.
Клиент при получении аппарата после ремонта обязан вернуть квитанцию в СЦ. При утере квитанции, клиентом заполняется заявление на имя директора СЦ, с просьбой выдать аппарат. Квитанции и сопроводительные талоны выписываются при помощи базы данных, написанной в MS Access.
Приемкой и оформлением заявок и аппаратов занимается оператор.
После оформления аппарата в ремонт, инженер проводит диагностику. После чего информация сообщается в службу маркетинга. Менеджер составляет счет и сообщает сумму ремонта клиенту. После урегулирования объемов работ, сумм и сроков ремонта счет отправляется клиенту по факсу или электронной почте. В отдельных случаях клиенты приезжают за счетом сами (в случаях необходимости для оплаты счет-фактуры, договора, накладной, акта выполненных работ, акта технической экспертизы и др.).
Клиент осуществляет оплату счета по безналичному или наличному расчету.
После поступления факта оплаты (информация от бухгалтера) менеджер выписывает складскую накладную и передает её инженеру. Инженер получает со склада запчасти и приступает к ремонту. Когда ремонт закончен, инженер сообщает информацию менеджеру, который в свою очередь сообщает клиенту о готовности аппарата.
Для постоянных клиентов существует кредитная система выполнения ремонтов, т.е. клиент может оплатить в течение нескольких дней после выдачи аппарата по безналичному расчету.
СЦ активно участвует в семинарах и конференциях устраиваемых производителями техники, в целях повышения квалификации. Это является необходимым условием для предоставления высококачественных услуг, так как техника постоянно совершенствуется и соответственно пополняется модельный ряд, тем самым, требуя дополнительных знаний и навыков по ремонту и обслуживанию. Активно совершенствуя качество сервиса, организация повышает свою популярность. Для постоянных клиентов действует система скидок. Так же для удобства клиентов организована бесплатная доставка аппаратов в СЦ и обратно.
Ведется партнерство с другими сервисными организациями.
Обеспечение единства и целостности обеспечивается благодаря различным уставам (устав, памятка бухучету), поставленным ограничениям (сроки по оплате поставщикам, ремонту и доставке аппаратов, номера бухгалтерских счетов, дни заработной платы и др.). Если сервисный центр – это система услуг, то главное место занимает формирование кадровой политики, политики управления кадрами, создание материально-технической базы, функционирование сервисного центра как динамично развивающейся системы. Огромное значение уделяется планированию рабочего времени специалистов, функционированию всех служб административно – хозяйственной деятельности.
Модели функционирования СЦ в области оформления и учета заявок и аппаратов в ремонте.
3 Описание существующей ИС
Для оформления заявок используется система 1С «Торговля+Склад». В системе 1С создан документ «Вызов», которых хранит в себе: наименование клиента, точный адрес, этаж, кабинет, контактный телефон, контактное лицо, модель аппарата, неисправность и исполнителя.
Для оформления аппаратов используется созданная в MS Access база данных. Она хранит в себе всю информацию об аппарате, включая наименование клиента, модель аппарата, заводской номер, показание счетчика, неисправность, комплектность и примечания. При помощи этой базы данных можно быстро просмотреть историю аппарата, т.е. когда, сколько раз, с какой неисправностью он поступал в СЦ, кто исполнитель ремонта, какие детали установлены, что ремонтировалось и т.д. Так же можно произвести поиск по необходимым параметрам: по дате, по номеру аппарата, по модели аппарата и др. Можно посмотреть историю клиента, т.е. какие он имеет аппараты. Можно посмотреть текущее состояние аппарата.
Недостатки ИС для оформления заявок:
нет разделения выполненных и
невыполненных заявок, нет возможности
быстро посмотреть историю заявок по
определенному клиенту и
Недостатки ИС для оформления аппаратов: при появлении новых аппаратов и клиентов есть сложности занесения их в базу данных, не отлажена система индексации записей базы данных, система не защищена от неопытных пользователей, т.е. её с легкостью можно «испортить», нет исполняемого файла, система не ошибкоустойчива, нет возможности просмотреть отчеты по аппаратам и ремонтам, нет меню.
Основным недостатком является раздельное оформление заявок и аппаратов.
4 Формирование требований к созданию ИС:
В ИС должны быть реализованы следующие функции:
- ИС должна иметь возможность для оформления, как заявок, так и аппаратов
- ИС может использоваться для получения статистической информации по учетным данным
- ИС должна позволять выводить на печать бланк заявки, квитанцию приема оборудования в ремонт, сопроводительный талон
- Должна выполнять функции
- ИС должна иметь возможность
легкого занесения новых
- ИС должна иметь возможность
корректировки ошибочно
- ИС должна иметь исполняемый файл
- ИС должна быть защищена от неопытных пользователей
- ИС должна быть
- ИС должна иметь возможность
автозаполнения некоторых
- ИС должна проверять
- ИС должна предоставить возможность изменять данные о поступивших заявках и аппаратах за предшествующие периоды на случай обнаружения оператором ошибки
- ИС должна иметь удобный и многофункциональный интерфейс для быстрого, простого и эффективного процесса учета заявок и аппаратов в СЦ
- Информационные структуры ИС на входе и выходе должны полностью соответствовать предметной области
- ИС должна
быть простой в понимании и экс
- ИС должна
быть совместимой с Microsoft Windows95/98/2000/XP/
- ИС должна содержать запросы
- ИС должна
содержать возможность
- Входные формы должны содержать информацию базы данных ИС. В процессе работы ИС входной информацией для информационной системы должны являться: файл базы данных, манипуляции мышью, а так же коды клавиш, нажимаемых пользователем на клавиатуре ЭВМ.
- Возможность использования отчетов для анализа информации в рассматриваемой предметной области. Владельцу СЦ в наглядной форме должны быть предоставлены данные об имеющихся заявках, клиентах, аппаратах в ремонте, на основании которой владелец сможет делать выводы об общем состоянии базы данных информационной системы и о своевременности исполнения заявок и ремонтов.
При внесении новой заявки
или аппарата субъектами
При выводе информации о
заявке или аппарате на экран должна
быть возможность распечатать
При выводе отчета на экран должна быть возможность распечатать его.
5 Проектирование ИС
5.1 Разработка моделей бизнес - классов
При анализе информационной системы можно выделить несколько бизнес - классов: заявки, пользователи, наличие фильма, владелец и фильм, которые взаимосвязаны между собой.
Бизнес-классы «заявки» и «фильмы» являются основными, так как в них хранится вся основная информация. Остальные бизнес-классы являются вспомогательными и служат для того чтобы упростить внесение новых фильмов и заявок.
5.2 Разработка моделей деятельности
Диаграмма деятельностей для варианта использования «внести заявку» отражает поведение системы при внесении новой заявки в базу.
Диаграмма деятельностей для варианта использования «внести новый фильм» отражает поведение системы при внесении нового фильма в базу.
Диаграмма деятельностей для варианта использования «показать информацию» отражает поведение системы при внесении запросе пользователя показать необходимую информацию.
Диаграмма деятельностей для варианта использования «вывести отчет» отражает поведение системы при внесении запросе пользователя вывести необходимый отчет на экран.
5.3 Разработка моделей взаимодействия
Диаграммы взаимодействия служат для моделирования процесса обмена сообщениями между объектами.
Диаграмма последовательностей и кооперативная диаграмма для варианта использования «внести заявку» отражают сообщения системы при внесении новой заявки в базу.
Диаграмма последовательностей и кооперативная диаграмма для варианта использования «внести новый фильм» отражают сообщения системы при внесении нового фильма в базу.
Диаграмма последовательностей
и кооперативная диаграмма для
варианта использования «показать
информацию» отражают сообщения
системы при запросе
Действие пользователя «выбрать строку». Система открывает базу данных, позиционируется на конкретной записи и выводит её на экран.
Действие пользователя «удалить». Система обращается к соответствующей базе данных, позиционируется на строке и удаляет её.
Действие пользователя «редактировать». Система выбирает базу данных, позиционируется на конкретной строке, переходит в соответствующее поле и изменяет данные.
Действие пользователя «выбрать строку»
Действие пользователя «удалить»
Действие пользователя «редактировать»
Диаграмма последовательностей и кооперативная диаграмма для варианта использования «вывести отчет» отражают сообщения системы при запросе пользователя вывести отчет. Сначала система позиционируется на конкретном отчете, выбирает строки и выводит их в шаблон отчета.
5.4 Разработка моделей пакетов
Диаграмма пакетов содержит в себе все вышеописанные бизнес - классы.
5.5 Разработка моделей состояний
Состояния для варианта использования «внести заявку»
Состояния для варианта использования «внести фильм»
5.6 Разработка диаграммы компонентов
Для запуска информационной системы будет использоваться файл программы Microsoft Office Access.
5.7 Разработка диаграмм размещения
Отображает связь между аппаратными и программными компонентами системы.
5.8 Разработка базы данных
6 Описание
требований к интерфейсу
Обоснование выбора средств реализации ПО:
Выбор СУБД Microsoft Access для реализации информационной системы «Личная видеотека» связан со следующими достоинствами данной СУБД:
- Динамическое распределение памяти компьютера;
- Поддержка и активное использование мыши;
- Возможность создания хорошо структурированной программы. Практически из всех опций команд могут быть вызваны пользовательские процедуры/функции, что придает ему исключительную гибкость. Допускаются как внешние, так и внутренние процедуры;
- Средства удобного доступа и обработки мемо-полей.
- Установка реляционных связей между базами данных вида: одна-запись-ко-многим;
- Возможность построения многоуровневых меню с удобным и понятным интерфейсом;
- Широкое использование концепции окон, допускающее многооконный интерфейс, изменение пользователем размера, вида и положения окон, управление цветом;
- Удобство и гибкость отладчика;
- Средства пользователя, дающая возможность непосредственного управления данными с клавиатуры;
- Программы-утилиты быстрого программирования рутинных операций (генераторы отчетов, экранов, меню и других приложений) и др.
Требование к интерфейсу пользователя:
Создать
информационную систему с удобн
При запуске исполняемого
файла программного продукта, пользователю
предоставляется возможность
А также:
- русский язык;
- краткость;
- терпимость к ошибкам;
- удобство работы пользователя при взаимодействии с системой;
- однодокументный интерфейс;
- надежность и доступность;
- простота освоения и запоминания.
\
7 Описание системы защиты информации
Информационная система
Состав КТС:
Аппаратная защита: аппаратура в составе ЭВМ.
Физическая защита: ограничение доступа к ЭВМ (пароль), ограничение доступа к ОС и ИС (логин и пароль).
Пользователи: оператор ЭВМ, инженеры.
Для успешного функционирования информационной системы необходимо применение персонального компьютера на базе IBM PC, оснащенного операционной системой Microsoft Windows 95/98/XP/Millennium/2000/XP и с установленным пакетом прикладных программ Microsoft Office.. Информационная система для своей работы использует локальную базу данных (сосредоточенную на одном персональном компьютере). Обращение к данным может быть осуществлено пользователем в любой момент времени.
Информационные
структуры на входе и выходе должны
полностью соответствовать
Прикладное ПО: FireWall, антивирусная программа.
В информационной системе
будет содержаться
А именно: это информация о пользователе. Эта информация является коммерческой тайной.
В обработке информации участвует оператор ЭВМ и инженеры. Оператор заносит информацию в базу данных посредством входных форм и доводит её до инженера посредством выходных форм. Инженеры корректируют информацию.
Потенциальными нарушителями могут быть: штатные сотрудники, программисты, обслуживающий персонал, системные администраторы.
Модель поведения
Вероятные каналы НСД к информации: терминалы ПЭВМ пользователя, терминал администратора, средства отображения информации, средства документирования, средства загрузки ПО, носители информации, каналы связи.
Возможные угрозы: прерывание, кража, видоизменение, разрушение.
Возможные случайные угрозы: отказы и сбои оборудования, помехи на линиях связи от воздействия внешней среды, ошибки оператора, ошибки разработчика, ошибки ПО, аварийные ситуации.
Возможные преднамеренные
угрозы: копирование или кража
ПО, несанкционированный ввод
Требуется обеспечить защиту информации от несанкционированного доступа, компьютерных вирусов, несанкционированного копирования и распространения программ и другой ценной компьютерной информации, от случайных и преднамеренных воздействий и аварийных ситуаций.
Цели защиты информации:
Требования по защите информации направлены на достижение свойств защищаемой информации:
- конфиденциальность (засекреченная информация должна быть доступна только тому, кому она предназначена);
- целостность (информация, на основе которой принимаются важные решения, должна быть достоверной и точной и должна быть защищена от возможных непреднамеренных и злоумышленных искажений);
- готовность (информация и соответствующие информационные службы должны быть доступны, готовы к обслуживанию всегда, когда в этом возникает необходимость).
Для защиты информации от НСД могут использовать методы защиты:
- ограничения доступа
- управления доступом
- идентификации и аутентификации
Для защиты информации от вирусов может использоваться антивирусная программа.
Для защиты информации от внешних атак может использоваться FireWall.
Анализ архитектуры информационной системы:
- АИС в налоговой службе
- АИС в налогообложении
- АИС в страховой деятельности
- АИС в торговой деятельности
- АИС диагностики работы ковочного пресса
- АИС контроль исполнения документов на предприятии ОАО «О'Кей»
- АИС магазина продовольственных товаров
- А.И.Левшин –“ Геродот” казахского народа
- АИС автосервиса
- АИС Библиотека
- АИС бухгалтерского учета в управлении экономическим объектом
- АИС бухгалтерского учета в управлении экономическим объектом
- АИС в банковском деле
- АИС в здравоохранении
