АИС Библиотека

ВВЕДЕНИЕ

Современное общество невозможно представить без компьютеров, они настолько широко и глубоко внедрились в нашу жизнь, что очень трудно назвать какую-либо сферу деятельности человека, где бы они не использовались. В связи с этим серьезные требования предъявляются и к аппаратной части современных компьютеров, и к используемому программному обеспечению. В основном именно программное обеспечение, обеспечивают возможность широкого использования компьютеров.

В соответствии с заданием курсового проектирования следует создать автоматизированную информационную систему «Библиотеки».

Без какого либо преувеличения можно сказать, что создание АИС – очень ответственный и важный процесс. Перед началом работы необходимо иметь как можно более подробный план АИС. Совершенно очевидно, что это поможет сэкономить силы и время её разработчику.

Применение  «АИС Библиотека» необходимо при  организации деятельности таких  учреждений, как библиотека. Постоянно  растущий библиотечный фонд требует  оперативного использования данных и использование «АИС Библиотека»  в данном случае очень актуальный вопрос.

Проектирование  АИС «Библиотеки» ведется для  упрощения работы библиотекаря со всем ассортиментом предложенных книг и  учебных пособий, а также электронной  информации. Программа должна обеспечивать выполнение следующих функций:

- Ввод  информации о читателях;

- Ввод  информации о книгах;

- Хранить  и обрабатывать данные об электронных  документах;

- Добавление, удаление и редактирование информации;

- А также  осуществлять поиск по книгам, и электронным документам;

- Хранить  ссылки на электронные документы.

Актуальность  разработки программы заключается  в следующем:

- приложение  «Библиотека» представляет собой  программу для управления базой  данных;

- программа  полностью автоматизирует труд  библиотекаря: автоматически заносит  вводимые пользователем данные  из форм в таблицы базы данных, изменяет структуру таблиц (добавление/удаление  записей).

- при использовании  программы значительно снижается  трудоёмкость ведения базы данных  взятых и оставшихся книг.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ОСНОВАНАЯ ЧАСТЬ

1.1.Физическая модель

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Физическая модель

 

 

 

 

 

 

1.2. Описание физической модели библиотеки

 

АИС должна позволять автоматизировать все  библиотечные процессы. Теперь библиотека должна взять на себя функции хранения и распространения не только печатной, но и электронной информации, полученной из Интернета или с электронных  носителей (энциклопедии на оптических дисках, электронные учебники и т.д.).

Система должна позволить вести всю документацию "на современном уровне", поддерживать базу данных читателей, каталог художественной и учебной литературы, производить  поиск нужной литературы по названию или ключевым словам, проводить списание устаревшей и испорченной литературы и ряд других операций.

В данной модели представлены группы работников и их связи.

Модель состоит  из четырех уровней:

1 уровень:  Директор библиотеки;

2 уровень:  Зам.директора по персоналу, зам.директора  по обслуживанию и начальник  отдела кадров;

3 уровень:  Научно-методический отдел, абонемент,  сектор регистрации пользователей,  отдел автоматизации и читальный  зал;

4 уровень:  Заведующие отделами и сотрудники.

 

СЕКТОР РЕГИСТРАЦИИ  ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

Функции отдела

- Предоставление  информации о составе библиотечного  фонда, о наличии в фонде  конкретного документа;

- каталогов;

- Доступ  к электронным каталогам «Статьи», «Новые поступления литературы»,  «Краеведение»;

- Консультационная  помощь в поиске информации.

АБОНЕМЕНТ

Функции отдела

- Обеспечение  свободного доступа к универсальному  документному фонду отдела обслуживания;

- Предоставление  документов для использования  вне библиотеки на определенных  условиях;

- Организации  комфортного пространства для  обслуживания пользователей;

ОТДЕЛ АВТОМАТИЗАЦИИ

Функции отдела

- Повышение  качества библиотечных услуг  на основе автоматизации библиотечно-информационных  процессов.

- Организация  функционирования автоматизированной  информационно-библиотечной системы

- Воспитание  компьютерной грамотности сотрудников,  умения ориентироваться в информационных  системах и базах данных.

- Взаимодействие  с библиотеками и другими учреждениями  по вопросам внедрения и эксплуатации  автоматизированных библиотечных  систем.

 

ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ

Функции отдела

- Предоставление  документов для работы в помещении  библиотеки в ее рабочее время;

- Организация  книжных выставок-просмотров;

- Обслуживание  иногородних пользователей;

- Предоставление  в пользование справочного фонда  (Энциклопедии, словари, справочники…) и последних номеров периодики  за текущий год;

- Содействие  повышения информационной культуры.

 

 

 

1.3. Логическая модель

 

Рис. 2. Логическая модель

 

1.4. Описание логической модели библиотеки

В логической модели можно увидеть связи между группами работников:

 

Директор:

- Зам.директора оп персоналу;

- Зам.директора по обслуживанию;

- Начальник отдела кадров.

Зам.директора  по персоналу:

- Заведующие отделами;

- Сотрудники.

Зам.директора  по обслуживанию:

- Абонемент;

- Сектор регистрации пользователей;

- Читальный зал.

Начальник отдела кадров:

- Отдел автоматизации;

- Абонемент;

- Сектор регистрации пользователей;

- Читальный зал.

Абонемент:

- Заведующий отделом.

Сектор  регистрации пользователей:

- Заведующий отделом.

Отдел автоматизации:

- Заведующий отделом.

Читальный зал:

- 2 сотрудника.

 

      1.5. Общие требования к АИС

• к системе в целом;
• к аппаратной части и системному программному обеспечению: серверные платформы, платформы клиентов, сети и телекоммуникации;
• по безопасности системы;
• к администрированию системы и т.д.;
• опора при разработке АИС на международные и промышленные стандарты;
• к интерфейсу с пользователем;
• к системам хранения данных, СУБД и хранилищам данных;
• к совместимости с другими ИС;
• непротиворечивость АИС общегосударственным нормативным документам, регламентирующим деятельность налоговой инспекции;
• возможность модернизации АИС, модификации и усовершенствования системы, а не эксплуатация одной и той же версии системы при изменении требований и не замена одной системы совершенно другой;
• обеспечение расширяемости системы, т.е. возможность добавления новых компонентов в уже существующую ИС.

1.6. Пользовательские  требования

• Простота (быстрый доступ к основным программам, быстрый поиск нужных документов);
• Безопасность (информационная и техническая);
• Надежность (долгосрочная работа аппаратного обеспечения);
• Совместимость (совместимость программного и аппаратного обеспечения всех ПК);
• Быстродействие (быстродействие аппаратного обеспечения);
• Качество (периферийных устройств);
• Комфортабельность рабочего места.

2. СПЕЦИАЛЬНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Назначение и функции  программной системы

Разработанная АИС «Библиотека» предназначена для использования в учреждениях библиотек. Основной функцией является хранение данных и простота поиска взятых книг по их типам, авторам, либо за определенную дату.

Основные  объекты:

1. книги;
2. читатели.

2.2. Системные требования

Для работы базы данных необходимы следующие ресурсы:

• процессор Pentium 4 или выше;
• минимальный объем оперативной памяти — 1 Гб ;
• жесткий диск с объемом свободного пространства не менее 20 Гб;
• рекомендуется монитор типа VGA или с лучшей разрешающей способностью;
• CD/DVD-ROM, клавиатура, мышь.

Для запуска  данной базы данных требуется Visual Fox Fox Pro 6 и операционную систему: Windows 98/ME/NT 4.0/2000/XP.

Основные  объекты данной АИС:

• «Сведения о книге» — хранит информацию о книгах;
• «Сведения о читателе» — содержит личные данные читателя;
• «Учет выдачи» — содержит информацию о выдачах и возвратах книг.

 

 

 

2.3. Связывание таблиц

Простейшей  и наиболее редкой формой связи между  таблицами является связь «один  к одному», при которой для  каждой записи в одной таблице  существует в лучшем случае одна связанная  с ней запись в другой таблице.

Гораздо чаще встречается связь «один  ко многим», при которой для каждой записи в одной таблице существует одна, несколько или ни одной записи в другой таблице.

Нередко приходится иметь дело также со связью «многие ко многим», при которой  отсутствуют ограничения на множества  пар записей, принадлежащих связи. Такая связь в Access не используется. Ее необходимо представить в виде двух связей «один ко многим».

В АИС «Библиотека» таблицы связаны друг с другом двумя связями «один ко многим» и представляют, тем самым, связь «многие ко многим».

 

Рис. 3. Связи

 

2.4. Запросы

Запрос  представляет собой специальную функцию, позволяющую выводить необходимые поля из таблицы, а также производить операции с данными полями в режиме конструктора, например, подсчет суммы, выборка полей, подсчет среднего итога. Существует несколько типов запросов: на выборку, на добавление, на удаление, на обновление, запрос на создание таблиц, перекрестный запрос. Запрос можно использовать для выполнения расчетов. Для этих целей предусмотрены статистические функции. Статистическую функцию задают в строке Групповая операция.

Таблица 3 «Функции и выполняемые операции»

Функция	Выполняемая операция
Sum	Суммирование значений определенного  поля
Avg	Вычисление среднего значения
Min	Вычисление минимального значения
Мах	Вычисление максимального значения
Count	Вычисление количества записей в  определенном поле
First	Определяется первое значение в указанном  поле
Last	Определяется последнее значение в указанном поле
StDev	Вычисляется стандартное отклонение значений данного поля
Var	Вычисляется вариация значений данного  поля

Перечень запросов, применявшихся  в данной базе данных приведен ниже.

Рис. 4. Запрос «История прочитанных книг»

Запрос «История прочитанных книг»  отображает все книги, бравшиеся  читателем в данной библиотеке.

Рис. 5. Запрос «Книги, бравшиеся несколькими читателями»

Запрос «Книги, бравшиеся несколькими читателями» показывает номер книги, которая неоднократно бралась читателями.

Рис. 6. Запрос «Книги, выданные зимой»

Запрос «Книги, выданные зимой» показывает, какие книги были выданы в зимние месяцы.

Рис. 7. Запрос «Поиск книги по автору»

Запрос «Поиск книги по автору» позволяет отыскать книгу по ФИО автора.

Рис. 8. Запрос «Книги изданные раньше 2000 года»

Запрос «Книги изданные раньше 2000 года» отображает все книги, год  издания которых раньше 2000 года.

Рис. 9. Запрос «Книги, находящиеся на руках»

Запрос «Книги, находящиеся на руках» показывает те книги, которые были выданы читателю но не возвращены им.

Рис. 10. Запрос «Поиск книги по интересующему жанру»

Запрос «Поиск книги по интересующему  жанру» позволяет найти книгу  по интересующему жанру.

Рис. 11. Запрос «Постоянные читатели»

Запрос «Постоянные читатели»  показывает тех читателей, которые  брали книги в данной библиотеке 3 и более раз.

Рис. 12. Перекрестный запрос «Учет выдачи»

Перекрестный запрос «Учет выдачи»  выводит читателей и номер  книги, которая была взята конкретным читателем, а также подсчитывает количество книг, которое брал читатель в библиотеке.

2.5. Формы

Работа  с данными в режиме таблицы  имеет существенный недостаток: если полей слишком много, они не умещаются  на экране и приходится прибегать  к различным манипуляциям, чтобы  оптимизировать представление: например, убирать некоторые столбцы, менять их положение.

После создания базы данных (и, возможно, одной или  более таблиц) вы можете создать  формы для просмотра данных в  более удобном виде. Форма может  служить средством защиты базы данных от неквалифицированных пользователей, а также ширмой, заслоняющей от любопытных глаз конфиденциальную информацию.

Любая форма  строится на основе Access-таблицы или  запроса. Имена полей извлекаются  из спецификации таблицы, а поля в  форме можно расположить по своему усмотрению. На основе одной таблицы можно построить несколько форм.

В Access 2007 существует несколько способов создания форм:

Таблица 4 Способы создания форм

Автоформа	Автоматическое создание формы с  использованием одного из стандартных  шаблонов. Это наиболее простой и  быстрый способ создания формы.
Мастер форм	Создание формы с помощью мастера; в зависимости от назначения формы  мастер предлагает на выбор стандартные  шаблоны и стили оформления.
Конструктор	Создание формы на основе пустого  бланка при помощи инструментальных средств конструктора форм. Также  предназначен для обработки готовых  форм.
Сводная диаграмма	Создание формы с диаграммой на основе выбранных полей таблицы.
Сводная таблица	Создание сводной таблицы Microsoft Excel на основе таблиц или запросов Access XP

Существует несколько разновидностей автоформ:

Форма —  создание формы для ввода данных по одной записи за раз

Разделенная форма — создание разделенной формы, в верхней части которой отображается таблица, а в нижней – форма для ввода данных в запись, выделенную в таблице.

Несколько элементов — создание формы, в которой записи отображаются в виде таблицы, при этом каждая запись занимает отдельную строку

При каждом открытии сохраненной формы обновляются  данные таблицы или запроса, на основе которого была создана форма. Благодаря  этому содержимое формы всегда соответствует  информации в таблицах или запросах.

Перечень  форм, применявшихся в данной работе приведен ниже:

Рис. 13. Форма «Личные данные о читателе»

Форма «Личные данные о читателе» показывает все поля, относящиеся к сведениям о читателе. Вид представления формы выбран в виде столбца, что позволяет просматривать каждого читателя отдельно.

Рис. 14. Форма «Сведения о книге»

Форма «Сведения о книге» выполнена в ленточном виде и позволяет просматривать большое количество полей одновременно.

Рис. 15. Форма «Учет выдачи»

Форма «Учет выдачи» представлена в ленточном виде и показывает все поля, относящиеся к учету о выдачах и возвратах книг.

Рис. 16. Форма «Читатель и бравшиеся им книги»

Форма «Читатель и бравшиеся  им книги» представляет собой подчиненную  форму, включающую в себя таблицу  «Учет выдачи» и позволяет  просмотреть данные о читателе и  книгах, взятых им.

Рис. 17. Главная кнопочная форма

Главная кнопочная форма представляет собой форму, которая позволяет  производить операции открытия запросов, форм и отчетов, путем нажатия  соответствующей кнопки в области  формы.

2.6. Отчеты

Отчеты  используются для отображения данных таблицы или запроса в удобном  для пользователя формате (с заголовками  и номерами страниц).

Больше  всего сведений в отчете берется  из базовой таблицы и запроса, являющихся источниками данных для  отчета. Другие сведения вводятся при  разработке отчета. При создании отчета можно использовать несколько таблиц и запросов.

Использование отчетов имеет следующие достоинства:

• данные могут быть представлены в удобной для чтения и анализа форме;
• отчет позволяет включать и печатать графические объекты (например, диаграммы);
• обеспечивается возможность работы с материалом, напечатанным на бумаге.

Отчеты  можно создавать двумя способами:

1. при помощи мастеров отчетов/авто - отчетов;
2. «вручную».

Рис. 18. Отчет «Полная информация о книге»

Отчет «Полная информация о книге» выводит полную информацию о книге и представлен в виде столбца.

Рис. 19. Отчет «Сведения о читателе»

Отчет «Сведения о читателе» сортирует читателей по номеру читательского билета и представлен в ленточном виде.

Рис. 20. Отчет «Учет выданных книг»

Отчет «Учет выданных книг» позволяет просмотреть данные о выдачах книг, сроках использования.

2.7. Макросы

Удобно  разрабатывать макросы для автоматизации  несложных процессов, таких как  открытие и закрытие форм и отчетов, вывод на экран или печать документов и т.д. Окно макросов включает четыре столбца: Имя макроса, Условие, Макрокоманда, Аргументы, Примечание.

При создании нового макроса по умолчанию отображается только столбцы Макрокоманда, Аргументы, Примечание. Показ остальных столбцов устанавливается посредством опций  Имена макросов и Условия из меню Конструктор. В столбце Имя макроса указываются имя макроса, которое надлежит задавать, если окно содержит несколько макросов. В столбце Условие осуществляется ввод условия для выполнения только части макроса. В столбце Макрокоманда перечисляются подлежащие выполнению действия в нужной последовательности. Столбец Примечание содержит комментарий к программе и делает текст макроса понятнее. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, в процессе проектирования АИС, можно прийти к выводу, что правильная организация хранения и представления данных является неотъемлемой частью для успешного функционирования АИС. Огромную роль в создании АИС в MS Access играют такие полезные функции, как создание запросов, которые позволяют делать выборку необходимых полей из большой совокупности данных, а также производить арифметические и логические операции над этими полями.

Формы играют существенную роль в организации АИС, поскольку они создаются непосредственного для изменения или дополнения данных в таблицах через сами формы, а также формы более наглядно представляют информацию, содержащуюся в таблицах. Отчеты являются не менее важными элементами информационной системы, поскольку через создание отчетов можно распечатывать данные из информационной системы на бумагу, предварительно выбрав необходимые уровни группировки данных, что очень удобно при работе с большими объемами данных. 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных / Пер. с англ. 6-е изд. К.: Диалектика, 1999.
2. Замулин А. В. Системы программирования баз данных и знаний. Новосибирск.: Наука. Сиб. Отд., 2002.
3. Мартин Дж. Организация баз данных в вычислительных системах. / Пер. с англ. М.: Мир, 2000.
4. Романов Б. Л., Кушниренко А. С. dBase IV. Назначение, функции, применение. М.: Радио и баз данных, 1999.
5. Ульман Дж. Основы систем баз данных. М.: Финансы и статистика, 2003.
6. Бородаев В. А., Кустов В. Н. Банки и базы данных. Уч. пособие. Л.: ВИКИ, 2000.
7. Кузнецов С. Д. Введение в СУБД: часть 4.// Системы Управления Базами Данных, №4, 1999. —  С. 114-122.
8. Практическое руководство Маклаков С.В. «BPwin и Erwin: case-средства для разработки информационных систем».