АИТ по учету денежных операций по кассе

СОДЕРЖАНИЕ: 

ВВЕДЕНИЕ..............................................................................................................3 

I. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ................................................................................6

1.1 Автоматизация бухгалтерского учета - основа эффективного

Управления...............................................................................................................6

1.2 Требования  к бухгалтерской системе..............................................................7

1.3 Технология  применения персональных компьютеров  в 

традиционных  формах счетоводства.....................................................................8

1.4 Организационно-экономическая  сущность и задачи 

автоматизированной  формы бухгалтерского учета...........................................14

II. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ...............................................................................19

2.1 Математическое описание алгоритма расчетов и

описание  последовательности техники операций..............................................19

2.2  Работа  с меню.................................................................................................20

2.3. Алгоритм  процедуры оформления хозяйственного  факта.........................25

2.4 Входная информация......................................................................................27

2.5 Выходная информация....................................................................................30

2.6.  Обеспечение  безопасности учетной информации......................................34

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.....................................................................................................38

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ...................................................41 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

     Каждая  организация в настоящее время, использует какое – либо программное обеспечение в качестве инструмента для ведения бухгалтерского учета. Это свидетельствует о том, что внедрение автоматизации, применение информационных технологий для ведения бухгалтерии – одни из ключевых задач в рамках модернизации процессов управления предприятием.

     Процесс автоматизации происходит постепенно. Некоторое время назад организации стали использовать различные прикладные бухгалтерские программы, ориентированные на выполнение узких задач в объеме одного сектора. Подобные программы в своё время существенно снизили рутинность  и повысили производительность труда. Современные информационные системы предназначены для повышения эффективности управления  с помощью информационных технологий подготовки и принятия решений.

        Бухгалтерский учет является  одним из самых сложных и трудоемких процессов учета, поэтому использование компьютерных технологий при обработке информации просто необходимо. 

     Во-первых,  автоматизированный учет облегчает работу при обработке документов.

     Во-вторых, использование информационных систем повышает эффективность и достоверность  учета, что играет очень важную роль в современном мире. В автоматизированном бухгалтерском учете можно достаточно легко, быстро и точно получить необходимую информацию, сформировать формы бухгалтерской отчетности, и так далее. Кроме того, подсчет данных при автоматизированном учете осуществляется быстрее и точнее, чем, если бы это делалось работником вручную.

          Бухгалтерский учет информационно связан с управленческим учетом затрат  в производстве, финансовым менеджментом, складским учетом. Бухгалтерский учет хозяйственных операций в финансовой бухгалтерии осуществляется на основе бухгалтерских проводок, формируемых на основании первичных учетных документов. Создание документов и их отражения в бухгалтерском учете разделены во времени и пространстве.

     Развитие рыночных отношений оказывает существенное влияние на бухгалтерский учет, который все больше и больше приближается к требованиям международных стандартов. В связи с этим повышаются требования к квалификации бухгалтера, значительно расширился круг решаемых им вопросов. На современном этапе бухгалтер в равной мере должен владеть методами оперативного бухгалтерского учета, налогового учета и финансового анализа.

     Однако  овладеть новыми методами работы невозможно без использования вычислительной техники, которая освобождает финансового  работника от рутинной счетной работы. Поэтому персональный компьютер  сегодня - это необходимый инструмент в работе бухгалтера.

          Компьютерная система бухгалтерского  учета должна обеспечивать выполнение  всех функций и требований  бухгалтерского учета. Основой  бухгалтерского учета является  учетная политика организации  – совокупность правил ведения бухгалтерского учета, первичного наблюдения, стоимостного измерения, группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

    Автоматизация бухгалтерского учета в настоящее  время характерна не только для крупных  и средних фирм. Доступность вычислительной техники делает возможным применение бухгалтерских программ и небольшими предприятиями. В связи с этим рынок прикладных программ характеризуется самым широким их спектром, начиная от самых простых, имеющих минимальный набор функций, до сложных многофункциональных систем, имеющих самые  широкие учетно-аналитические возможности.

    Тема работы: «АИТ по учету денежных операций по кассе» актуальна в настоящее время, ввиду того, что именно использование соответствующего программного обеспечения позволяет достигнуть наибольшего экономического эффекта при обработке учетной информации, ведении аналитической работы.

    Многие  руководители считают, что достаточно только приобрести вычислительную технику  и программу «в коробке», нанять квалифицированный персонал – и все, процесс автоматизации завершен. Вместе с тем это не так. Очень важно на самом первом этапе, когда, с одной стороны, предприятие уже осознало насущную необходимость автоматизации бухгалтерского учета, а с другой – еще не приняло каких-либо действий, не произвело затрат, остановиться и попытаться ответить на основной вопрос: что же мы хотим получить в результате автоматизации, какова наша цель?

      Объектом  изучения является участок бухгалтерского учета «Касса» и его автоматизация в программе «1:С Предприятие».

     Цель  выполнения данной  работы заключается  в изучении технологии компьютерной обработки при помощи программного продукта «1:С Предприятие»  участка бухгалтерского учета «Учет кассовых операций» с использованием  программы « 1: С Предприятие».

    Для решения поставленной задачи в процессе выполнения данной работы решались следующие  задачи:

• изучалась литература и дано теоретическое обоснование использования компьютерных технологий в учете и анализе;
• составлен краткий обзор  бухгалтерских программ;
• проведена практическая работа по участку бухгалтерского учета «Касса» с использованием программы « 1: С Предприятие».

     Автоматизация бухгалтерского, управленческого, финансового учета достаточно полно рассмотрены в трудах  таких специалистов, как Ясенев В.Н., Касьянова Г.Ю., Брат В. В., Мизиковский Е.А., также для написания данной работы были использованы информационно-правовые системы: «Консультант Плюс» и «Гарант».

I. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Автоматизация бухгалтерского  учета - основа эффективного управления

     Для создания учета как средства управления и регулирования жизненно необходимо использование компьютера, а также  современных средств связи и  коммуникаций. Происходят существенные изменения в организации учетной  работы на предприятии, меняется технология получения и обработки первичных документов, сокращается трудоемкость преобразования учетных данных, возрастают творческие функции в деятельности учетного персонала за счет предоставления ему компьютерного сервиса.

     Руководителю  российского предприятия сегодня приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

     Если  не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из - за незнания особенностей ведения  бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

     В то же время организация и разработка систем автоматизированного учета, ориентированного на новые информационные технологии, сопряжена с рядом проблем методологического, организационного и технологического характера.

     1.2 Требования к бухгалтерской  системе

     Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости  от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

     В функциональном аспекте бухгалтерские  системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

     Для того чтобы обеспечить указанные  возможности, система должна иметь  единую базу данных по текущему состоянию  бухгалтерского учета на предприятии  и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

     Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтерский учет, может пойти по одному из следующих путей: выполнить эту работу собственными силами; пригласить специалистов для изготовления программ из сторонней организации или купить готовый программный продукт. В любом варианте важно определить пути рационального использования компьютеров или сетей компьютеров для организации автоматизированного учета на предприятии в целом и в его подразделениях, концепцию совершенствования формы учета для системы в целом и для отдельных участков учета.

     Очень важно, чтобы фирма - разработчик  бухгалтерской программы имела  значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует  учитывать то обстоятельство, что  в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом  или консультацией, и за заменой устаревшей версии на более свежую.

     Надежность  системы в компьютерном плане  означает защищенность ее от случайных  сбоев и в некоторых случаях  от умышленной порчи данных. Как  известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям. 

1.3 Технология применения  персональных компьютеров  в традиционных формах счетоводства 

     Особенности формы бухгалтерского учета зависят  от технического оснащения учетного процесса, сочетания аналитического и синтетического учета, способа ведения хронологической записи, составляемой отчетности и др.

     На  практике используются различные формы  счетоводства:

• журнально-ордерная,
• мемориально-ордерная,
• журнал-главная (упрощенная форма),
• автоматизированная (она же таблично-автоматизированная, таблично-матричная, электронная и т.д.).

     Не  нарушая основные принципы ведения  учета при журнально-ордерной форме  счетоводства возможно получение на компьютерах привычных для бухгалтера регистров аналитического и синтетического учета с небольшими изменениями их внешней формы. В частности, вместо пронумерованных и прошнурованных книг печатаются отдельные пронумерованные листы, собираемые в конце месяца или года в книги, переставляются отдельные графы в ведомостях, совмещаются два регистра в одном печатном бланке и пр. Определенные изменения происходят и в технологии компьютерной обработки учетных данных — совокупности периодически повторяющихся взаимосвязанных человеко-машинных операций, начиная от создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением накопительных и группировочных регистров синтетического и бухгалтерского учета.

     Характерными  особенностями современной компьютерной информационной технологии реализации журнально-ордерной формы счетоводства являются:

• децентрализованная обработка учетных данных на автоматизированных рабочих местах (АРМах);
• использование привычной для бухгалтера терминологии, сложившегося в бухгалтерии разделения труда, существовавшего до применения компьютеров аналитического учета (по табельным номерам, номенклатурным номерам и т.п.); журналов-ордеров, листков-расшифровок, вспомогательных ведомостей по дебету счетов, накопительных и группировочных регистров;
• сохранение взаимосвязей между регистрами и системой их контроля, присущими журнально-ордерной форме счетоводства.

     Учетные данные в регистры журнально-ордерной формы попадают двумя путями. По массовым и трудоемким учетным операциям (по учету расчетов с рабочими и  служащими, готовой продукции, учету  движения материалов) вначале разрабатываются  вспомогательные разработочные таблицы (накопительные и группировочные ведомости) по шифрам аналитического учета, а затем формируются из подсчитанных и взаимопроверенных файлов данных сводные массивы итоговых проводок. По первичным документам, не имеющим массового характера (учет кредитов, фондов, капитала и т.д.), можно не разрабатывать вспомогательные регистры, а периодически формировать массив аналитических записей (проводок) по любому такому счету с добавлением записей из листков-расшифровок. На основе сформированных файлов на компьютере ведется сверка данных аналитического и синтетического учета, заполняются журналы-ордера по дебету счетов аналитического учета, Главная книга, баланс и другие отчетные таблицы (рис. 1.).[3, стр. 338] 

       Движение информации

       Контрольная сверка 

     Рис. 1 Особенности журнально-ордерной формы  бухгалтерского учета с применением  ПЭВМ 

     при децентрализации обработки учетных данных на персональных компьютерах бухгалтер, не обладая профессиональными знаниями в области компьютеризации и программирования, контролирует ход решения задачи и направляет его, несет персональную ответственность за качественное решение функциональных задач и в полном объеме.

     Наиболее  рациональной формой общения бухгалтера с ПЭВМ является ведение диалога  с помощью “меню”, т.е. пакет программных средств предлагает перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные этапы технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением различных форм отчетности. В случае каких-либо трудностей в работе можно воспользоваться справочной и инструктивной информацией. Персональная ЭВМ, выполняя бухгалтерские работы информационного характера, контролирует поступающую на обработку учетную информацию, выдает на дисплее “подсказки” в виде инструкций, пояснений по выполнению конкретных работ.

     Создаются предпосылки для использования  ресурсов ПЭВМ на всех этапах учетного процесса: при документировании, систематизации и обобщения информации, а также  ее анализе и использовании. При  использовании ПЭВМ появляется возможность выписки документов на компьютере. Файлы условно-постоянной информации (карточки со справочными данными о сотрудниках, нормативы, реквизиты клиентов и пр.) создаются однократно при внедрении проекта, периодически корректируются и совместно с переменной информацией, используемой однократно, формируют базу данных в памяти ПЭВМ.

     При применении мемориально-ордерной или  упрощенной (“Журнал-Главная”) форм в  условиях применения ПЭВМ предусматривается  изготовление группировочных ведомостей, оборотных ведомостей по аналитическим счетам, Журнала регистрации хронологических записей, Главной книги, баланса и других необходимых регистров. Особенность мемориально-ордерной формы учета состоит в изготовлении мемориальных ордеров на группу однотипных документов с последующим заполнением печатных форм аналитического и синтетического учета, соответствующих в основном регистрам ручных форм счетоводства ( рис.2).[3, стр.326]

     Рис. 2 Агрегированная информационная модель Мемориально-ордерной формы 

     При применении упрощенной формы учета записи ведутся в регистре “Журнал-Главная”, левая часть которого предназначена для хронологических записей, а правая — для записей операций по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. (Рис.3) [3, стр.327].

     Рис.3 Агрегированная информационная модель формы учета «Журнал-Главная» 

     Большинство популярных в настоящее время  программ автоматизации бухгалтерского учета, ориентированных на традиционные формы счетоводства, относятся к  группе программных средств: “Проводки  — Главная книга — Баланс” (ПГиБ).

     Так как эти работы проводятся по единым правилам на предприятиях всех форм собственности  и любых размеров, то и сами программы  достаточно универсальны и логически  завершены. Создаются они для  реализации, прежде всего, функций синтетического и суммового аналитического учета, позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять небольшой набор первичных документов и формировать отчетность. В основном, эти программы предназначены для малого бизнеса, для бухгалтерий с малой численностью без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Отличаются они, главным образом, “глубиной” ведения аналитического учета. Для ведения сводного учета на крупных предприятиях либо в небольших организациях с собственным производством разработчики программных продуктов ПКиБ предусматривают возможность ведения аналитического учета, в отдельных случаях доводя его до номенклатуры товарно-материальных ценностей. Для малого бизнеса с упрощенной формой учета полезны программы, которые в дополнение к синтетическому учету позволяют вести одно — иногда двухуровневый аналитический учет. Общим для этого уровня программных продуктов является невозможность замены программ, специализированных для ведения учета по конкретному участку как с точки зрения функциональной полноты, так и с позиции регламентированных инструкциями правил отражения соответствующих операций и ведения документооборота. Действительно, решая задачи сводного учета, бухгалтер среднего и крупного предприятия не может удовлетвориться вводом, например, хозяйственной операции: “Начислена заработная плата в сумме...” за ней стоит множество трудоемких расчетов, которые нецелесообразно делать вручную при наличии компьютера.  

1.4 Организационно-экономическая  сущность и задачи  автоматизированной формы бухгалтерского учета 

     В настоящее время не существует общепринятого  названия автоматизированной формы  бухгалтерского учета, в полной мере отражающего ее сущность. В литературе используются такие понятия, как  таблично-автоматизированная, электронная, таблично-матричная формы бухгалтерского учета. На давая подробную характеристику этим подходам, отметим, что они сохраняют основные элементы методологии бухгалтерского учета, в том числе принцип двойной записи, документация и пр., но видоизменяют характер их проявления. В частности, систематизация данных в разрезе бухгалтерских счетов, а также переход от аналитического уровня обобщения учетных данных к синтетическому, производятся автоматически.

     Сущность  большинства автоматизированных форм учета заключается в последовательной реализации принципа переноса данных от ввода данных и формирования проводок до выдачи Главной книги и баланса (Пакеты этого класса: “БЭСТ-4”, “1С:Бухгалтерия-7.7”, “Турбо-Бухгалтер” и пр.).

       Отличаясь в деталях, они имеют общие основные принципы:

• одноразовый и минимальный ввод — многоразовый и максимальный вывод.
• один журнал хронологической записи — множество регистров систематической записи.
• один счет синтетический — множество счетов аналитических.
• отчетная информация в срок — рабочая по запросу.
• автоматическое ведение журнала хозяйственных операций.
• наличие типовых проводок.
• возможность автоматизированного формирования первичных бухгалтерских документов и их хранение.
• организация системы оперативного доступа к информации, а также системы формирования архивов данных с возможностью доступа к ним.
• Связь оперативного и бухгалтерского учета.
• Систематизация данных первичного учета с целью получения всей необходимой пользователю сводной отчетной информации.
• Обеспечение целостности базы данных.
• Настраиваемость системы под потребности конкретного пользователя.

     При выборе программных продуктов для  решения задач бухгалтерского учета следует принимать экономические и организационные особенности предприятия, а также требования, предъявляемые к ППП.

     Основные  из них следующие:

• прохождение тестирования и соответствующей сертификации;
• наличие товарного вида и надежного сопровождения;
• право на получение консультаций (так называемая “горячая линия”);
• модульный принцип построения системы, позволяющей выбирать ее конфигурацию в зависимости от размеров предприятия;
• одновалютное и многовалютное исполнение;
• органическое единство бухгалтерского учета и финансового анализа;
• необходимый уровень детализации аналитического учета;
• простота освоения и удобство системы в работе;
• цена и пр.

     Наиболее  известной программой класса мини-бухгалтерия  является “1С:Бухгалтерия”.

     Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной  бухгалтерской программой и предназначена  для ведения синтетического и  аналитического бухгалтерского учета по различным разделам. Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

     Программа предоставляет возможность ручного  и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

     Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

     1. план счетов;

     2. список видов объектов аналитического учета;

     3. списки объектов аналитического учета (субконто);

     4. констант и т.д.

     На  основании введенных проводок может  быть выполнен расчет итогов. Итоги  могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

     После расчета итогов программа формирует  различные ведомости:

     1. сводные проводки;

     2. оборотно-сальдовую ведомость;