Анализ функционального содержания организации

Введение 

Функционирование  современных организаций сталкивается с множеством проблем, часть из которых типовые и могут быть сравнительно просто решены специалистами с помощью обычных технологий разработки и реализации решений. 

Для разрешения нетиповых  проблем требуются специальные  технологии разработки решений и, наконец, решение части проблем может быть не по силам как руководителям, так и специалистам. Набор таких проблем характеризует организацию как одну из самых сложных объектов для изучения и познания. 

Особый интерес  представляет система управления (СУ) организации, ее изучение и совершенствование — постоянная задача руководителя.

Реформирование  экономики и глобальная информатизация общества усиливают внимание специалистов к системе управления организации в целях ее совершенствования, СУ представляет совокупность всех элементов, подсистем и коммуникации между ними, обеспечивающих процесс целенаправленного управления. 

Все работы в области  управления организациями, консультирования так или иначе касаются структуры и содержания системы управления. Так, ООО «Ударновская», успешно реализующая свой многопользовательский сетевой комплекс полной автоматизации организации, считает, что СУ базируется на трех основных составляющих:

• информационной поддержке процессов разработки и реализации решений;

• наборе типовых бизнес-процедур для решения поставленных задач;

• системе активизации  персонала.

      
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

I. Организация как  функция управления

1.Состав, структура и особенности                 

Оптимизация данных составляющих и является, по мнению корпорации, основным

направлением совершенствования  системы управления. Эти составляющие очень

важны, но фиксируют  некоторый этап состояния СУ, место  СУ показано на рис.

1.,

    

 

Рис. 1 Место системы  управления в социальной системе  и, по нашему мнению, отражают лишь часть  современной системы управления, которая должна включать элементы развития, в том числе методологическую(управленческую) поддержку при разработке и реализации решений.

Анализ существующих подходов к СУ позволил сформировать для нее общее

определение: Система  управления представляет совокупность всех элементов,

подсистем и коммуникации между ними, а также процессов, обеспечивающих

заданное функционирование организации. СУ — это сложное  образование процессов

и явлений, совершенствование которого может идти с различной степенью

детализации.

Реальная экономическая, организационная и психологическая  эффективность

такого совершенствования  зависит от методики и времени  проведения, интуиции и

профессиональной  подготовки руководителя или специалиста. Можно предложить

расширенный набор  элементов, входящих в СУ и состоящий  из четырех подсистем:

методологии, структуры, процесса и техники управления. Рис. 1.1

Методология управления включает: цели, законы и принципы, функции, методы,

технологии управления и практику управленческой деятельности.

Процесс управления представляет: систему коммуникаций, разработку и

реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

    

 

                             Система управления

  

    

      

    

П о д с и с т е м ы 

    

 

Методологи                      Процесс                    Структура

Техника

управления                   управления                       управления

управления

      

    

Элементы  системы управления 

Цели, задачи            Коммуникации               Функ. структуры

Компьютерная и                       оргтехника

Законы и принципы        Схема процесса             схема орг. отношений

Офисная мебель

Методы Функции     Разработка и реализация  Организационные

Сети связи

                         решений                                структуры

     Технология и              Информационное               Профессионализм

Система

     Практика                  обеспечение                         персонала

документоборота

     управления

    

 

Управленческая  деятельность

Механизм управления

Рис. 1.1 Структура элементов системы управления организации          

Структура управления включает: функциональную и организационную  структуру,

схему организационных  отношений, конкретные схемы взаимодействий высших

органов управления и профессионализм персонала,

  Техника управления включает: компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи (внутренние или внешние типа 1мете1), систему

документооборота.   В свою очередь  методология и  процесс управления

формируют управленческую деятельность, а структура и  техник управления —

механизм  управления. Состояние  элементов системы  управления организации

непосредственно отражается на эффективности  ее функционирования в целом.

в целом.

Основная задача системы управления — формирование профессиональной

управленческой  деятельности (ПУД), которая может  рассматриваться как процесс

и как явление.

Как процесс ПУД  — это совокупность действий (выполнение функций,

использование методов  и др.), ведущих к образованию  и совершенствованию

взаимосвязей между  частями целого. Как явление ПУД - это объединение

элементов (цели, программы, средства и др.) для реализации миссии организации

на основании  определенных правил и процедур. Узаконенные  или общепринятые

правила и процедуры  перерастают в стандарты. Часто  полагают, что нет нужды в

стандартах для  ПУД, так как это существенно  снижает гибкость (быструю

перестройку) элементов  системы управления. В теории управления ПУД

рассматривается как сочетание науки и искусства  управления, где наука — это

прагматизм, а искусство  — творчество, В результате преобладания в

практической управленческой деятельности (менеджменте) искусства  управления в

ряде публикаций ее называют особым или специфическим видом труда. В теории

управления трудно найти грань, отделяющую науку от искусства. С нашей точки

зрения, таким индикатором  может стать стандарт на тот или  иной процесс или

явление в ПУД  рис. 1.2

    

 

Управленческие  технологии                               Интуиция. Опыт

          Функции и структуры                    ?                   Здравый смысл

     Законы, закономерности                                     Озарение

    

 

Наука                                                   Искусство

                         Рис. 1.2 Наука и искусство ПУД                        

Формализация многих процессов и явлений в системе  управления организации

несомненно будет идти — это неизбежный процесс развития науки. С другой

стороны, общественное сознание не приемлет жесткой системы  стандартизации в

деятельности социальной системы. Таким образом, этот процесс  будет идти

весьма сложно.

    

2. Организация функциональной  подготовки

2.1 Приоритеты функционального и структурного подхода 

Рассмотрим два  элемента системы управления: функции  и их организационное

оформление в  виде структур. Функции и структура  управления находятся в

диалектическом  единстве. При создании новой организации функции выступают

основой для формирования структуры (подразделений, должностей, закрепления за

ними прав, полномочий и ответственности).

При совершенствовании  или диверсификации производства и  управления основой

служит структура, которая определяет диапазон возможного изменения набора

функций. При этом структура принципиально не меняется, т. е. сохраняются

ключевые подразделения  и должности табл. № 1.

                  Табл. № 1 Взаимодействие функций  и структуры                 

    

 

Организация                                     Функции

Структура

    

 

Создается новая                                     Основа

На базе функций

    

 

Действующая                           На базе структуры

Основа

    

 

                       

Новые организации

                       

Собственники (учредители) новых организаций (в основном это  общества с

ограниченной ответственностью или товарищества) после завершения

организационного  марафона по их регистрации сталкиваются с новой проблемой:

как создать эффективное  управление? С чего начать? Можно  идти от здравого

смысла и опыта  аналогичных организаций, а можно  — и по пути создания «под

себя» (под конкретного  учредителя и организации) приемов  и методов

управления, используя  известные разработанные методики.

Первый вариант  самый дешевый и быстрый. Уже  на следующий день можно создать

подразделения, аппарат  управления (директор, бухгалтер и  т.д.) и наделить их

правами, полномочиями и ответственностью. В ряде случаев  такой механизм

хорошо работает. Но в предпринимательстве выживает только тот, кто все делает

не просто хорошо, а лучше, чем у других (проще, эффективнее, надежнее).

Поэтому для них  рекомендуется второй вариант, который  предусматривает

профессиональный  подход. Учредители могут либо сами реализовать достаточно

простые методики формирования механизма управления, либо воспользоваться

услугами профессионалов из консультационных фирм. Профессиональный подход

заключается в  реализации

шести этапов:

Первый. Формирование временной группы по созданию

организации.

Второй. Составление  набора необходимых функций

управления и  производства.

Третий. Проверка набора функций управления по методике функционально-

стоимостного анализа.

Четвертый. Распределение  этого набора по четырем

группам (активизирующие, тормозящие, нейтральные и потенциальные) и их

анализ. Активизирующие направлены на реализацию текущих программ

собственника, тормозящие — это дань старым подходам и  традициям (они, кстати,

играют важную позитивную роль); потенциальные направлены на реализацию

стратегических  программ собственника и, наконец, нейтральные

- это функции,  влияние которых на процесс  производства и управления

минимален, они  важны с социальной стороны производства (в каждой организации

есть люди, многолетний  труд которых принес ей существенный успех; и поэтому

иногда руководители в знак признательности оставляют  таких людей (уже

пенсионеров или  инвалидов) в организации и дают им посильные виды работ,

может быть, и ненужных для организации).

Пятый. Создание функциональной структуры управления.

Шестой. Создание организационной структуры управления на базе функциональной.

    

Действующие организации 

В основном это  акционерные общества открытого  или закрытого типа, которые

вышли из жесткой  государственной опеки и пытаются реализовать ранее

накопленные идеи в сфере производства товаров, услуг  и интеллектуальной

продукции (диверсификация производства).

Собственниками  таких организаций выступают  физические, юридические лица и,

возможно, государство  в лице Фонда имущества. За долгие годы существования

таких организаций  в них появились новые и  продолжают существовать лишние,

отжившие свое время функции управления, к которым  привыкли за годы работы.

Это обычно приводит к неоправданному росту численности  работников, а также к

усложнению линейных и функциональных связей в системе  управления.

Энтузиазм новых  собственников часто подталкивает руководителей организаций к

быстрым решениям по реорганизации системы управления, которые часто сводятся

к ломке старого (морально устаревшего) и созданию нового механизма управления

организацией и  отношений с внешней средой. И  обычно эта ломка начинается со

структуры. Сокращаются должности и подразделения) в результате наступает

функциональный  кризис, т. е. несогласованность функций  управления между

собой. На практике часто сокращают тормозящие, нейтральные, а иногда и

потенциальные функции, оставляя активизирующие. Но парадокс заключается в

том, что оставленный  набор активизирующих функций начинает со временем

перераспределяться  на перечисленные выше четыре группы. И от первоначальных

активизирующих  функций остается существенно меньше. Благие намерения

руководителей оборачиваются  серьезной дестабилизацией в  работе организации.

Все перечисленные  группы функций должны присутствовать в общем наборе функций

процветающей организации, при этом важны их пропорции.

Профессиональный  подход в действующих организациях заключается в реализации

следующих восьми этапов:

1. Создание группы  развития организации на конкурсной  основе.

2. Составление  набора необходимых функций управления  и производства.

3. Проверка набора  функций управления по методике  функционально-стоимостного

анализа.

4. Распределение  этого набора по четырем группам  и его анализ.

5. Составление  функциональной структуры управления.

6.  Сравнение  этой структуры с существующей.

7 . Внесение корректив  в набор функций.

8 . Внесение корректив  в структуру управления организацией.

    

2.2 Функциональное содержание  организации 

В общем виде функция  — это совокупность действий, относительно однородных по

некоторому признаку, направленных на достижение частной  цели и подчиненных

общей цели управления. К. Маркс назвал функцию услугой. «Услуга есть не что

иное, как полезное действие той или иной потребительской  стоимости — товара

ли, труда ли» (Маркс  К., Энгельс Ф. Соч. 2-е изд. т. 23 С. 203-204).

Полезность, необходимость  функции должна служить критерием  для ее дальнейшего

анализа. Функции, выполняемые в организации, можно  разделить на три большие

группы (рис. 2.):

• производственные,

• управление производственными  функциями,

• управление управленческой деятельностью.

                   Рис. 2 Взаимодействия функций в  организации                  

    

 

                               

К производственным относятся функции основного, вспомогательного и

обслуживающего  производства товаров, услуг, информации или знаний. Например,

производство токарных станков модели 1М62, производство станин для вертикальных

сверлильных автоматов, ведение бухгалтерского учета, делопроизводство по

внешнеэкономической деятельности и др. К функциям

     управления производственными  функциями относятся функции по планированию,

прогнозированию, организации, координации, стимулированию и контролю

деятельности работников»  занятых в основном, вспомогательном  и обслуживающем

производствах. Например, управление производством, управление персоналом,

управление инновационной  деятельностью, управление внешнеэкономической

деятельностью, управление бухгалтерским учетом и др.

    

К функциям управления управленческой деятельностью относятся стратегическое управление, внешнее представительство и консультационная деятельность. Особое внимание уделяется стратегическому управлению, которое образно сравнивается с зонтиком, под которым укрываются все функции управления. 

Производственные  функции выполняют рабочие, техники, инженеры, секретари)

референты, конструкторы, технологи, инспекторы, бухгалтеры и  др., которых мы

далее будем называть специалистами. Функции управления производственными функциями выполняют мастера участков, бригадиры, руководители групп или проектов, другие работники, имеющие в своем подчинении специалистов, действия которых они направляют своими решениями. Этих работников мы в дальнейшем будем называть менеджерами.

Функции управления управленческой деятельностью выполняют  работники, имеющие

в своем распоряжении менеджеров и направляющие их деятельность в соответствии

с целями и миссией  организации. Таких работников мы в  дальнейшем будем называть руководителями в реальной организации руководители, специалисты и

менеджеры выполняют  функции из разных групп приведенные  ниже.

В крупных организациях руководители могут выполнять функции  только из одной

группы (управление управленческой деятельностью), а в  малых — из двух или

даже из трех групп. Символ «?» показывает на возможность, как наличия, так и

отсутствия функций  соответствующей группы в деятельности руководителя.

                   Табл. 2.1 Распределение функций управления                  

    

 

В системе управления организаций нас интересуют две  группы функций: функции

управления производством  и функции управления управленческой деятельностью,

которые в дальнейшем будем именовать как функции  управления. Они реализуются

набором процедур управленческой деятельности, осуществляемых субъектом

управления. Так, для  выполнения функций управления необходимо получить

задание или его  сформулировать; провести информационную работу; подготовить

варианты решений, принять, согласовать и утвердить  решение; организовать и

контролировать  его выполнение; сдать выполненную  работу заказчику или

использовать ее в своей организации. Приведенная совокупность процедур находится во взаимосвязи.

Каждая процедура  должна включать набор операций. Например, подготовка решения

включает операции по созданию и эксплуатации баз данных и баз знаний,

проведение совещаний  и т.д.