Анализ функций менеджмента на примере ООО «Лабиринт»

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава 1. Методологическая основа содержания и развития функций управления………………………………………………………………………...5

1.1 Содержание управленческой деятельности в организации………………...5

1.2 Функции управления и их характеристики………………………………….9

1.3 Совершенствование инструментальных и появление новых функций управления……………………………………………………………………….14

Глава 2. Анализ функций менеджмента на примере ООО «Атлас»………….21

Глава 3. Моделирование оптимального набора и содержание функций управления субъекта управления……………………………………………….31

Заключение……………………………………………………………………….37

Список литературы………………………………………………………………40

Приложение

Введение

Управление – это регулирование процессов вложения и обработки ресурсов, производства и реализации продукции.

Характер и эффективность процесса производства товаров или услуг обуславливается уровнем организации его управления. Оно неотделимо от процесса производства, является его составной частью, необходимым элементом. Основные задачи управления – обеспечение наиболее эффективного использования материальных, трудовых, финансовых и информационных ресурсов, создание предпосылок для всемерного повышения эффективности производства. Сложность и динамичность современных технологических процессов, информационных потоков, производственных и хозяйственных связей, значительный объем работ по сбору и обработке информации – все это обуславливает повышение требований к организации управления предприятием. Функциональное назначение управления – обеспечить единство, соответствие и согласованность всех звеньев производства, для того, чтобы производственно–хозяйственная деятельность осуществлялась бесперебойно и способствовала достижению плановых целей при наименьших затратах ресурсов. Именно поэтому тема курсовой работы актуальна.[4]

Целью работы является исследование функционального содержания менеджмента.

В процессе реализации целей решались следующие задачи:

1. определить методологическую основу содержания и развития функций управления;

2.  проанализировать функциональную деятельность в системе менеджмента;

3. провести анализ функций менеджмента на примере ООО «Атлас»;

4. смоделировать оптимальный набор и содержание функций управления субъекта управления

Объектом исследования является туроператор Общество с ограниченной ответственностью  «Атлас».

Теоретической и методологической базой исследования являются монографии отечественных и зарубежных ученых и специалистов, а также периодические издания.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы.

Глава 1. Методологическая основа содержания и развития функций управления

1.1 Содержание управленческой деятельности в организации

В процессе развития общества появляются потребности в новых товарах и услугах. Для их производства необходимо выполнение различных работ, которые часто требуют совместных усилий многих работников. Возникает необходимость согласования этой совместной деятельности.

Для повышения эффективности совместной деятельности отдельные работники специализировались на выполнении определенных работ по производству продукции. Такая специализация деятельности работников, производящих продукцию, называется  горизонтальным  разделением труда. В процессе вертикаль­ного  разделения труда выделяется в самостоятельную специализированную деятельность согласование труда узкоспециализированных работников, выполняющих операции по производству товаров и оказанию услуг. В процессе вертикального разделения труда управление выделяется в качестве особого вида деятельности. Это внутренняя причина появления управления, она содержится внутри организации. По определению П. Друкера, управление – особый вид человеческой деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную, целенаправленную и производительную группу.[7]

Другая причина, требующая управленческой деятельности, связана с внешней средой организации, ее постоянным усложнением. Управленческая деятельность должна обеспечить учет усиливающегося воздействия внешней среды на организацию. Это – внешняя причина обособления управленческой деятельности.

В содержании управленческой деятельности в различных организациях можно выделить общие черты и особенные.

Общее заключается в том, что в современных условиях управленческая деятельность:

– должна осуществляться в любых организациях;

– обусловлена внутренней и внешней причинами;

– может представлять многоуровневую систему, включая, как правило, высший (институциональный), средний и низший уровни управления;

–становится решающим фактором обеспечения конкурентоспособности организации;

– имеет качественную определенность содержания и включает выполнение ряда функций. Эти функции могут относиться к управлению организацией в целом или отдельными сферами. Здесь различают управление производством и сбытом, исследовательскими работами и поставками ресурсов, финансами и персоналом.

Особенное в содержании управленческой деятельности обусловлено ситуационным подходом. В каждой конкретной ситуации данная организация имеет определенную внешнюю среду. Меняются и внутренние переменные организации. Ясно, что все это должно учитываться в управленческой деятельности, имеющей дело с конкретными ситуациями, для которых нет универсальных рецептов.

Перечень функций управления  обусловлен кругом решаемых проблем. К их числу можно отнести:

– обоснование системы целей организации (конкретный набор, система приоритетов, последовательность достижения задач и т.д.);

– выделение задач, которые необходимо решить для достижения поставленных целей, а также обоснование методов и способов решения задач;

– определение потребности в ресурсах и сроков решения задач;

– обоснование структуры организации, видов деятельности и обязанностей отдельных работников и подразделений;

– мотивация групп и конкретных работников выполнить порученные работы в запланированные сроки;

– осуществление регулирования и контроля за решением поставленных задач.

Взаимосвязи, формирующиеся в процессе выполнения менеджером основных функций управления, представлены на схеме (рис. 1).

                                     Информация о                                               Внешняя

                                     внешней среде                                               среда

         Цели                                                               Функции                  Достижение

      организации              Менеджер                                                         цели

                                     Информация о                                               Внутренняя

                                   внутренней среде                                                  среда

Рис. 1. Менеджер в системе управления

Решение задач осуществляется в процессе выполнения основных функций менеджмента его при помощи определенных методов и инструментов. Выполнение управленческих функций связано с принятием решений, включающим сбор информации, выявление и анализ возможных альтернатив, выбор варианта действий, реализацию решения и анализ его эффективности. [5]

Основными функциями управления являются планирование, организация, мотивация, регулирование и контроль. Некоторые авторы к числу функций относят также прогнозирование, анализ, руководство, координацию и т.д. Однако принципиальным является не число выделенных функций, а трактовка их содержания.

Все функции управления взаимосвязаны, образуют систему. Исходный пункт разработки плана – обоснование стратегии развития организации на основе прогнозов. Необходимо также учитывать анализ выполнения плана в предшествующем периоде на основе информации, полученной в ходе контроля. Мотивация исполнителей требует ресурсов, которые должны быть предусмотрены в ходе их планового распределения. Организация как функция менеджмента должна обеспечить реализацию разработанных планов. В то же время и сама организационная структура является результатом планирования.

Функции управления образуют единый процесс управленческой деятельности, где каждая функция относительно самостоятельна, имеет свои специфические методы, инструменты. Содержание каждой из функций также развивается.

   Предприниматель                                                                                   Ведущий

                                                                                                           переговоры

Принятие решений

   Распределитель                                                                                    Устраняющий

   ресурсов                                                                                                   нарушения

Роли

руководителя

   Руководитель                                                                                            Получатель

                                                                                                             информации

                                  Межличностные         Информационные

     Связующее                   Лидер                    Представитель         Распространитель

          звено                                                      организации              информации

Рис. 2 Схема управленческих ролей (по Минцбергу)

Выполнением основных функций менеджмента занят весь аппарат управления. Однако определяющее значение имеет деятельность руководителя, который выполняет различные роли. Эти роли взаимосвязаны (см. рис. 2).

Ведущая роль руководителя связана с принятием решений. Для обоснования принятия решений необходим обмен информацией внутри организации и с внешней средой. Определяющей характеристикой менеджмента является то, что это управление людьми. Отсюда – значимость межличностных ролей руководителя. [12]

Рассмотрение основных функций управления и ролей руководителя является центральной проблемой менеджмента.

1.2 Функции управления и их характеристики

Функция управления – вид деятельности, основанный на разделении и кооперации менеджмента и характеризующийся определенной однородностью, сложностью и стабильностью воздействий на объект со стороны субъекта управления. Под функциями понимают основные задачи, стоящие перед менеджментом, которые необходимо решить, чтобы достичь цели организации. Первым формулировку содержания этих функций дал родоначальник современного менеджмента Анри Файоль в 1916 году.

Рассмотрим признаки классификации функций управления. Это:

­         сфера производственно–хозяйственной деятельности – функции управления собственно производством и непроизводственной деятельностью;

­         элементы производственного процесса – функции управления трудовыми ресурсами; техникой и технологией производства; материальными ресурсами и финансовыми ресурсами;

­         стадии производства – функции управления подготовкой производства (научно–технической, экономической, социальной) и производственной стадией (основным и вспомогательным обслуживающим производством);

­         уровни иерархии управления – функции управления участком, цехом, предприятием, объединением;

­         характер функций управления – основные, специфические, вспомогательные функции управления;

­         содержание целей управления – общие (основные) функции управления (планирование, организация, координация, стимулирование, контроль) и конкретные (специфические и частные) функции управления (управление конструкторской подготовкой производства, технологической подготовкой производства, ремонтным обслуживанием, охраной труда и техникой безопасности, управление реализацией продукции (услуг), т.д.)

В целом процесс управления состоит из нескольких взаимосвязанных функций: планирования, организации, контроля, координации, коммуникации. [10]

Рассмотрим каждую из них несколько подробнее.

1. Планирование. Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей. По сути своей функция планирования отвечает на три следующие основные вопроса:

1. Где организация находится в настоящее время?

2. Куда необходимо двигаться?

3. Как это нужно сделать?

Посредством планирования руководство стремится установить основные направления усилий и принятия решений, которые обеспечат единство цели для всех членов организации. Другими словами, планирование – это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих целей. Планирование в организации не представляет собой отдельного одноразового события в силу двух существенных причин.

Во–первых, хотя некоторые организации прекращают существование после достижения цели, ради которой они первоначально создавались, многие стремятся продлить существование как можно дольше. Поэтому они заново определяют или меняют свои цели, если полное достижение первоначальных целей практически завершено.

Вторая причина, по которой планирование должно осуществляться непрерывно, – это постоянная неопределенность будущего. В силу изменений в окружающей среде или ошибок в суждениях, события могут разворачиваться не так, как это предвидело руководство при выработке планов. Поэтому планы необходимо пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью.

2. Организация. Организовывать – значит создавать некую структуру.

Существует много элементов, которые необходимо структурировать, чтобы организация могла выполнять свои планы и тем самым достигать своей цели. Одним из этих элементов является работа, конкретные задания организации. Поскольку работы выполняют люди, другим важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая и работу по управлению. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Поступая таким образом, они соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю.

3. Контроль. Непредвиденные обстоятельства могут заставить организацию отклониться от основного курса, намеченного руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем организации будет нанесен серьезный ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под угрозу.

Контроль – это процесс обеспечения того, чтобы организация действительно достигает своих целей.

Существуют три аспекта управленческого контроля:

1.Установление стандартов – это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования.

2. Измерение того, что было в действительности достигнуто за определенный период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Если обе эти фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы.

3. Измерение необходимо для успешного осуществления третьей фазы, а именно, – стадии, на которой предпринимаются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от первоначального плана. Одно из возможных действий – пересмотр целей, для того, чтобы они стали более реалистичными и соответствовали ситуации.

4.      Координация – «работа вместе, в тесной взаимосвязи, объединив усилия и гармонически действуя». Распоряжение относится к взаимоотношениям между управляющим и подчиненными в рамках осуществления непосредственной задачи. Однако организации обладают разнообразным спектром задач для выполнения. Поэтому становится необходимой координация усилий, «спаянность вместе, единство и гармония деятельности и усилий». Это может быть достигнуто только путем постоянного циркулирования информации и организации регулярных встреч управляющего звена с персоналом. [4]

Кроме того, Маслов считает необходимым выделить шестую функцию менеджмента (включая мотивацию), позволяющую рассматривать первые пять, как единую систему. Эта функция – коммуникация.

Таким образом, планирование, организация, контроль, коммуникация и координация представляют собой основные функции управления. [20]

1.3  Функциональный подход при оценке системы менеджмента

Эффективность и качество управленческого труда определяется, прежде всего, обоснованностью методологии решения проблем. К настоящему времени к менеджменту применяют только некоторые подходы и принципы, хотя в настоящее время известны более 13–ти научных подходов.

Рассмотрим функциональный подход более подробно.

Сущность функционального подхода к менеджменту заключается в том, что потребность рассматривается, как совокупность функции, которые нужно выполнить для ее удовлетворения. После установления функции создаются несколько альтернативных объектов для выполнения этих функций и выбирается, тот из них, который требует минимум совокупных затрат за жизненный цикл объекта на единицу полезного эффекта.

Шесть перечисленных функций менеджмента составляют основу функциональной модели оценки менеджмента. Первые пять функций соответствуют пяти оценочным критериям модели и формируют структуру управления, которая, в свою очередь, определяет характер взаимосвязей организации, то есть ее коммуникацию – шестая объединяющая функция. [6]

Оценка системы менеджмента организации в рамках функциональной модели предполагает анализ первых пяти управленческих функций, которые соответственно являются критериями модели, и 25 оценочных категорий.

Экспертный анализ каждой из 25 категорий предполагает пять вариантов оценки управленческой деятельности в организации.(См. прил. 1)

Подход к оценке менеджмента, предлагаемый функциональной моделью, предполагает определение уровня развития системы управления организации, который выражается общей оценкой менеджмента (оценкой критерия «коммуникация»). Впервые шкала зрелости менеджмента предложена Ф. Кросби в его книге «Качество – это свобода». Уровни зрелости Кросби (maturity levels) представляют собой оценочную схему, включающую пять стадий с соответствующим описанием состояния системы менеджмента. В рамках методологии данной функциональной модели выделены пять уровней развития (зрелости) менеджмента организации.

Для наглядного представления результатов оценки целесообразно использовать пентаграмму. Общее состояние системы менеджмента организации отражает графическое изображение состояния критерия «коммуникация» – «коммуникационный профиль», построенный с учетом результатов по каждому из пяти оценочных критериев функциональной модели. Такой подход позволяет ясно увидеть направления, по которым необходимы первоочередные улучшения системы менеджмента.

                                координация

организация              мотивация

планирование              контроль

Рис. 3 Состояние системы менеджмента

Следует учитывать, что действия по улучшению одного из критериев будут оказывать воздействия на остальные, то есть критерии тесно взаимосвязаны между собой. Каждый раз, когда после проведения функциональной оценки предпринимаются корректирующие действия, новый коммуникационный профиль накладывается на предыдущий, с целью определить эффективность улучшений и динамику построения конкурентоспособной системы управления. Таким образом, в рамках функциональной модели на практике реализуется методология постоянного совершенствования. [3]

1.3 Совершенствование инструментальных и появление новых функций управления

Наиболее распространенным является подход, в соответствии с которым различают общие (или основные, инструментальные) функции управления и специальные (или организационно–технические, обеспечивающие).

К общим функциям относятся: планирование, организация, координация, контроль, коммуникация, мотивация; эти функции являются обязательными элементами управления любым объектом (учреждением, предприятием, организацией и т.д.) независимо от его масштабов и специфики.

Любая экономическая система функционирует в среде и реализует свою миссию, удовлетворяя определенные потребности среды.

Все функции управления выполняют определенные задачи, характер которых меняется в процессе развития экономики и производства. Несмотря на то, что менеджмент является в определенном смысле перспективной наукой, формирующей правила управления, тем не менее, выбор той или иной модели управления, тех или иных способов реализации функций управления должен быть объективно обусловлен, прежде всего той ситуацией, в которой находится то или иное предприятие.

Таким образом, из таблицы (см. прил. 1) видно, что совершенствование инструментальных функций управления характеризуется, в первую очередь, появлением новых методов реализации функций. [10]

Адаптация – одна из новых  современных функций управления.

Анализ приводимых в литературе понятий показывает, что нередко под адаптацией понимается способность системы получать новую информацию для приближения своего поведения и структуры к оптимальным: «Системы адаптивны, если при изменении в их окружении или внутреннем состоянии, снижающем их эффективность в выполнении своих функций, они реагируют или откликаются, изменяя свое собственное состояние или состояние окружающей среды так, чтобы их эффективность увеличилась». [11]

Дальнейшие исследования показали, что термин «адаптация» в общем случае можно рассматривать в трех аспектах. Адаптация как:

1.свойство системы приспосабливаться к возможным изменениям функционирования;

2. процесс приспособления адаптивной системы;

2. метод, основанный на обработке поступающей информации для достижения некоторого критерия оптимизации.

В первом случае речь идет о свойстве адаптивности экономических систем. Во втором - слово «адаптация» характеризует процесс приспособления. В третьем случае следует говорить о методах адаптации, адаптивных алгоритмах, которые используют метод адаптации, а построенные таким образом модели следует называть адаптированными. Если при этом адаптированные модели дополняются способностью к дальнейшей адаптации при появлении новых наблюдений, то такие модели следует называть адаптивными.

Проведенный анализ дает основание для определения адаптации как особой формы отражения системами воздействий внешней и внутренней среды, установления тенденции динамического равновесия с ними. Такое равновесие обеспечивает как гармоничное соотношение системы с ее внутренней и внешней средой, так и развитие самой системы, функционирующей в конкретном пространстве.

Следующая новая функция управления – это внедрение инноваций.

Опыт показывает, что стабильное развитие организации в течение длительного времени зависит не только от ресурсов, но и от характера, от размеров инновационной деятельности, связанной с разработкой, внедрением, применением нововведений, которая направлена на внедрение итогов научных исследований и разработок в практический технологический процесс, т. е. она соединяет в себе производство, обмен, потребление и включает многие сферы деятельности, главная цель которой можно определить как создание, накопление и развитие научно-технического возможностей субъекта хозяйствования, которая обеспечивает его конкурентоспособность, экономическую безопасность и дальнейшее развитие.

Основной чертой современной экономики является скорость воплощения инновационного процесса. Инновационная стратегия в современной экономике – это обязательность выхода на рынок с инновациями по мере возникновения технологических возможностей. Источники идей часто находятся вне фирмы. Отсюда возникает интерес в увеличении взаимодействия с разными структурами. Из-за этого укорачивается жизненный цикл товара и усиливается конкуренция. Отличительная черта современной экономики – это ускоренное развитие нематериальной сферы (производство, распространение и использование знаний – основа, а всемирная информационная сеть – инфраструктура).

Еще современная функция управления - проектирование организационных систем.

Существуют различные точки зрения относительно понятия «проектирование организационных систем». Организационное проектирование - это комплекс работ по созданию предприятия (организации), формированию структуры менеджмента, обеспечению его деятельности всем необходимым. Целью организационного проектирования является обеспечение высокого уровня организованности деятельности организации. Для обеспечения высокого уровня организованности любой деятельности необходимо, чтобы она была спроектирована, нацелена, регламентирована, нормирована, снабжена необходимыми инструкциями, информацией и ресурсами, осуществлялась по рациональной для данных условий технологии.

Организационное проектирование применяется на стадии создания новых организаций и разработки инвестиционных проектов, особенно связанных с реструктуризацией предприятий, внедрением новой техники и технологии, выпуском новой продукции. В том и другом случае может быть составлен реальный документ: раздел бизнес-плана, организационный проект как составная часть технического проекта реконструкции и т. п. Как функция менеджмента организационное проектирование чаще всего применяется в действующей организации с целью ее совершенствования. В этом случае проектированию организационных связей, как правило, предшествует анализ функционирования существующей системы.