Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Анализ информационной системы организации. Информационные модели бизнес технологий

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Институт управления бизнес-процессами и экономики

Кафедра «Менеджмент производственных и социальных технологий»

Курсовая работа по теме: Анализ информационной системы организации. Информационные модели бизнес технологий.

Куратор _________________ Покушко М.В.

(подпись, дата)

Студент ПЭ 08-05 __________________ Егоров А.А.

(подпись, дата)

Красноярск 2012 г.

План

Введение

Анализ информационной системы организации

. Информационный контур предприятия
. Информационная система предприятия

Моделирования бизнес-процессов

2.1. Методика моделирования бизнес-процессов

2.2. Интегрированное средство моделирования ARIS

2.3. Программный комплекс ARIS для моделирования бизнес-процессов

Вывод

Список литературы

Анализ информационной системы организации

Информационный контур предприятия

В современных компаниях имеются различные уровни управления, для каждого из которых необходимы конкретные виды информационной поддержки. В связи с этим использование информационных технологий относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий, даже понимая, что такие проблемы есть, часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения, в лучшем случае, возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации, которые не всегда заинтересованы в быстром разрешении информационных проблем своего заказчика.

Информационные ресурсы требуют квалифицированного управления. Отметим, что до сих пор нет общепринятых методологий и метрик для количественной и качественной оценок эффективности информационных ресурсов, а также прогнозирования потребностей в них. И тем не менее на уровне предприятия можно и нужно изучать информационные потребности, выстраивать информационный контур, формировать информационное поле, измерять (разрабатывать соответствующие метрики), планировать и управлять информационными ресурсами. Это предполагает:

оценку информационных потребностей на каждом управленческом уровне и в рамках каждой функции управления;
решение проблемы несовместимости типов данных;
создание системы управления данными, базами и хранилищами данных;
организацию поиска, обработки, преобразования, анализа данных;
разграничение доступа и обеспечение безопасности;
доставку информации конечному потребителю.

Данные, информация, документы, циркулирующие внутри предприятия и отражающие суть его деятельности, образуют переплетающиеся и взаимодействующие потоки. Можно выделить основные виды: финансовые потоки (Cash Flow), управленческие потоки (Control Flow), потоки работ (Work Flow), потоки документов (Document Flow), базирующиеся на потоках данных (Data Flow).

Наиболее четко обозначены, формализованы и измеримы финансовые потоки, так как для них существует развитая законодательная база, бизнес-правила, нормативная документация, внутренний и внешний контроль. В то же время финансовые потоки образуют самую хрупкую часть механизма реализации деятельности компании - сбой в работе этого механизма немедленно приведет к самым печальным последствиям. Вследствие этого организации финансовых потоков, их защите и информационной поддержке следует уделять самое пристальное внимание.

Если предприятие имеет хорошо спланированную организационную структуру - уровни управления разделены, функции подразделений определены и четко очерчены, - то это даетвозможность эффективно организовать управленческие информационные потоки и автоматизировать документооборот.

И финансовые, и организационные потоки имеют много общих черт у различных компаний, и поэтому при информатизации часто достаточно воспользоваться доступными на рынке средствами. Труднее всего спланировать и сформировать потоки работ, так как они реализуются в самой сложной для автоматизации области деятельности компании - процессно-процедурной области. Точно так же потоки данных, сопровождающие потоки работ, состоят из данных различных типов, требующих постоянного согласования, увязки и конвертации. Тем не менее, автоматизированные системы управления производством (АСУП) и аналогичные системы управления технологическими процессами (АСУТП) уже четверть века успешно работают на многих промышленных предприятиях.

В процессе деятельности предприятия происходит постоянное перераспределение и изменение информационного наполнения потоков. Эти изменения вызывают необходимость управления. Система управления деятельностью предприятия (Managerial Enterprise System), реализованная на базе информационной системы, позволяет отслеживать изменения, адекватно на них реагировать, стабилизировать ситуацию, сохранять качественную определенность процессов, совершенствовать внутреннюю среду, поддерживать динамическое равновесие с внешней средой в целях достижения тех или иных преимуществ.

Рис. 1. Локальный информационный контур

Управляющая часть организации оказывает на управляемый объект или процесс управляющее воздействие (рис. 1.). Чтобы управляющая система могла реально осуществлять управление, ей требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого объекта с конечной целью управляющего воздействия. Взаимодействие органа управления с управляемым объектом происходит в виде циркуляции информации по некоторому замкнутому контуру, называемому локальным информационным контуром.

Локальные контуры, образованные суммой управляющих сигналов и информационных откликов по всей процессной области, складываются в сложную замкнутую конфигурацию управляющих потоков и потоков данных внутри предприятия.

Верхняя граница этой конфигурации, отделяющая внутреннюю среду от внешней, образует информационный контур предприятия. Совокупные объемы деловой информации формируют внешнее и внутреннее информационные поля (рис. 2.). Собственное информационное поле объединяет информацию, зарождающуюся внутри предприятия.

К такой информации следует относить:

приказы и распоряжения высших руководителей и менеджеров всех звеньев (в бумажном и электронном видах);
текущие и перспективные планы;
базы данных о номенклатуре выпускаемой продукции, поставщиках, состоянии запасов, готовых продуктах;
первичные документы управленческого, бухгалтерского, торгового и оперативного учета;
данные бухгалтерского учета и другой обязательной отчетности за текущий и прошлые периоды;
данные внутреннего документооборота (бумажного и электронного);
результаты собственного анализа финансово-хозяйственной деятельности и результаты внешнего аудита;
другие данные (например, результаты анкетирования сотрудников предприятия, сведения о повышении квалификации).

Рис.2. Информационный контур и информационное поле предприятия

Важно отметить, что качество собственного информационного поля предприятия в основном определяется самим предприятием (в первую очередь - его руководством!).

Например, информационные системы управления конкуренцией ориентированы, собственно, не на информационные технологии, а на формулу конкуренции (Competition Formula) -на входящие в нее ключевые факторы успеха и соответствующие им"информационные пучки" (узкие остронаправленные потоки информации с жесткой адресацией получателей, в которых собирается, обрабатывается и аккумулируется информация, важная для ключевого фактора успеха в определенном направлении).

Для понимания всего этого не нужно разбираться в информационных технологиях - достаточно понимания природы конкурентного преимущества, к которому стремится компания. А понимать это обязаны менеджеры, управляющие производством. Если в этом понимании есть провалы, то не помогут никакие электронные системы обработки данных. Чаще всего управленцам не хватает стратегического мышления в использовании информационных технологий, а вовсе не самих технологий.

Внедрение оптимальной информационной технологии для поддержки хорошо продуманной стратегии является непростой задачей. Дополнительные сложности выбора системы или разработки пакетов прикладных программ создают быстрое изменение информационных технологий и догматизм "экспертов", который прямо пропорционален неопределенности будущего информационной технологии. Впрочем, например, для ИС управления конкуренцией три главных источника трудностей иные.

Во-первых, достаточно трудной задачей остается увязывание формулы конкуренции с информационными пучками. Как рыба ничего не знает о воде, так и пользователь информации часто не отдает себе отчета в том, во что обходится предприятию информация, которую он использует. Прежде всего, необходимо детальное продумывание формулы конкуренции и поддерживающих ее ключевых факторов успеха. Чтобы понять, как и за счет чего компания участвует в конкуренции и как здесь могут помочь информационные технологии, нужен высокий уровень понимания общих задач управления.

Во-вторых, информационные системы управления стратегией - это капиталовложения, которые не могут быть оправданы с точки зрения традиционных критериев. Нужно вкладывать деньги в процесс изменения, иными словами - научить сотрудников компании конкурировать иначе, чем они привыкли. Для этого необходимы глубокое понимание и видение перспектив, а значит,решения должны приниматься и поддерживаться руководством компании. Такое вложение денег представляет собой настоящее стратегическое решение, и не потому, что речь идет о больших расходах, а потому, что они выражают само существо формулы конкуренции. Расходы на закупку информационного оборудования представляют собой в этом случае только малую часть общих затрат.

В-третьих, при внедрении информационных систем управления источником трудностей зачастую является конфликт между двумя подходами к информационным технологиям. Первый подход - это "слепая" вера в могущество современных технологий и компьютерных устройств, второй - узко прагматичный, утилитарный, когда технологиям отводится роль "прислуги" и они совершенно не используются для реализации формулы конкуренции. Выбирая нужную систему, не нужно слишком полагаться на знание "битов и байтов". Здесь не стоит уж очень рассчитывать на квалификацию корпоративной службы обработки электронной информации, поскольку ее работники отягощены знанием прежних технологий и привычками к шаблонным решениям. Здесь нужны свежий взгляд и готовность подвергать сомнению то, что принято принимать как аксиомы, а эти качества редко встречаются у специалистов по традиционным технологиям.

Четкая организационная структура управления, рациональное распределение функциональных обязанностей среди персонала, надежный и удобный учет на базе современных автоматизированных систем, продуманная схема документооборота способствуют улучшению и развитию информационного поля, что в свою очередь приводит к повышению качества принимаемых управленческих решений. Напротив, пренебрежение к проблемам сбора, обработки и анализа внутренней информации чревато тяжелыми проблемами при управлении бизнес-процессами на предприятии.

Организация службы информации существенно зависит от размера предприятия. Для небольших предприятий можно ограничиться одним или несколькими специалистами, специально выделенными для работы с информацией. На крупных и средних предприятиях с высокой степенью дифференциации бизнеса или с большим объемом документооборота представляется целесообразным создать собственный информационный отдел или подразделение (департамент) для сбора, хранения и обработки информации, разграничения и контроля прав доступа к ней, координации информационных потоков и пучков.

Размытость полномочий и ответственности в информационной работе приводит к невозможности реального контроля состояния информационного поля предприятия. При этом следует понимать различие между компьютерным и информационным подразделениями. Весьма опасна иллюзия по поводу того, что специалисты по программному обеспечению и поддержке телекоммуникационных сетей являются хорошими информационными работниками. Для сбора и анализа информации нужны совсем другое образование, подготовка, навыки и способности, чем для программирования и наладки техники.

Отдельная информационная служба нужна, прежде всего, для четкого определения круга лиц, ответственных за сбор и обработку информации, за обеспечение ее полноты и достоверности.

1.2 Информационная система предприятия

Деятельность любого предприятия или организации сопровождается обработкой и перемещением большого количества информации. И от скорости обработки и передачи информации напрямую зависит успех деятельности предприятия (время — деньги).

Ускорить эту работу можно только за счет применения технических средств. Но здесь руководителя предприятия подстерегает одна, весьма распространенная ошибка - приобретение и установка дорогого оборудования, затраты на внедрение не дают желаемого результата.

Дело в том, что оборудование и программные средства для информационной системы предприятия — это всего лишь набор инструментов. Только полное представление о том как, и какие задачи будут решаться с использованием этих инструментов, может дать положительные результаты при внедрении информационной системы.

Типовая структура

Информационная система предприятия представляет собой ?слоеный пирог?, где каждый слой обеспечивает функционирование следующих перед ним слоев:

Исполнительный слой — набор задач, решение которых обеспечивает эффективную работу предприятия.
Прикладной слой — набор прикладного программного обеспечение, непосредственно применяемого для обработки деловой информации.
Системный логический слой — системное программное обеспечение, обеспечивающее функционирование физического слоя, механизмы обмена информацией, разграничение прав доступа, и т.п.
Физический слой — оборудование, кабельные сети, каналы передачи данных.

Для слоев 2, 3 и 4 возможно применение готовых типовых проектов, с изменениями под конкретные требования заказчика (локальная сеть предприятия).

Этапы создания системы

Реализация системы обычно начинается с этапа проектирования исполнительного слоя, но для этого на предприятии должна быть создана модель документооборота и определены функции каждого исполнителя в этой модели.

Обычно модель документооборота тесно связана со структурой предприятия. На основе модели документооборота проектируется исполнительный слой. Определить, что должно входить в исполнительный слой системы — это и есть основная задачи проектирования исполнительного слоя. Исполнительный слой может формироваться на предприятии своими силами, возможно с привлечением сторонних специалистов.

Остальные слои проектируются последовательно друг за другом, на основе исходных данных предыдущего слоя. И если на предприятии нет опыта проектирования и строительства в данной области, то для экономии средств и времени имеет смысл обратиться к сторонним специализированным организациям, зарекомендовавшим себя в проведении подобных работ.

Типовой проект системного слоя системы

Основная проблема проектирования этого слоя системы состоит в том, какую платформу выбрать за основу. Будем рассматривать только платформы на процессоре Intel, так как другие системы не нашли у нас широкого распространения. В настоящее время из известных сетевых платформ на рынке представлены следующие:

Microsoft Windows;
Novell NetWare;
Разновидности Unix.

Каждая из перечисленных систем имеет свои достоинства и недостатки. Остановимся в качестве примера на платформе Microsoft Windows, как наиболее распространенной. Продвигаемая на рынок серия Windows 2000 имеет в своем составе полный перечень продуктов, необходимых для построения сети любой сложности, и легко адаптируется с сетями на других платформах.

Данный типовой проект легко адаптируется под любые требования, и перекрывает практически все потребности в информационном обеспечении, и позволяет взаимодействовать с другими аналогичными системами.

Прикладной слой системы

Фактически этот слой определяет те прикладные программные средства, при помощи которых решаются задачи по обмену и обработке информации. Обычно на предприятии используются программы автоматизации бухгалтерского учета, складского учета. Реже применяются системы финансового планирования, кадрового учета, автоматизации работы подразделений снабжения и сбыта. Однако, часто бывает, что используемые программы автоматизации не совместимы между собой, и как следствие не позволяют полностью автоматизировать документооборот на предприятии.

Существуют комплексные системы, покрывающие все потребности предприятия. Стоимость таких систем значительно выше, чем отдельных программ, сроки их полного внедрения больше. К тому же стоимость внедрения часто бывает больше стоимости самой системы. К сожалению, часто бывает (и тому есть примеры) что затратив большие финансовые ресурсы, руководство предприятия так и не получает ожидаемого эффекта из-за того, что на этапе проектирования исполнительного и прикладного слоев не были проработаны все детали системы и не учтены все требования, которым система должна отвечать.

Для успешного выбора и внедрения прикладной системы необходимо четко знать ответы на следующие вопросы:

Какие процессы деятельности предприятия могут быть автоматизированы.
Как должны взаимодействовать различные части системы.
Какая информация и в каком виде может быть предоставлена в качестве выходных отчетов системы.
Каким образом в систему может вводиться входная информация.
Возможно ли изменение алгоритмов обработки информации, и каким образом.
Возможно ли дополнение и изменение системы в случае изменения потребностей предприятия.
Какие аппаратные и программные средства необходимы для функционирования системы.
Как будет осуществляться поддержка и обновление системы.
Как производиться обучение персонала.

Также желательно знать, где уже используется выбранная система и какие о ней отзывы у потребителя.

Имея ответы на эти вопросы можно принимать решение о приобретении конкретной системы.

2. Моделирования бизнес-процессов

Сущность и значение моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов позволяет проанализировать не только, как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте.

Моделирование бизнес-процессов - это описание бизнес-процессов предприятия позволяющее руководителю знать, как работают рядовые сотрудники, а рядовым сотрудникам - как работают их коллеги и на какой конечный результат направлена вся их деятельность.

Моделирование бизнес-процессов - это эффективное средство поиска возможностей улучшения деятельности предприятия.

Моделирование бизнес-процессов - это средство позволяющее предвидеть и минимизировать риски, возникающие на различных этапах реорганизации деятельности предприятия.

Моделирование бизнес-процессов - это метод, позволяющий дать оценку текущей деятельности предприятия по отношению к требованиям, предъявляемым к его функционированию, управлению, эффективности, конечным результатам деятельности и степени удовлетворенности клиента.

Моделирование бизнес-процессов - это метод, позволяющий дать стоимостную оценку каждому процессу, взятому в отдельности, и всем бизнес-процессам на предприятии, взятым в совокупности.

Моделирование бизнес-процессов - это всегда верный способ выявления текущих проблем на предприятии и предвидения будущих.

Современные предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности. Это требует разработки новых технологий и приемов ведения бизнеса, повышения качества конечных результатов деятельности и, конечно, внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности предприятий.

Какие пути улучшения деятельности предприятия выбирает современный руководитель? Прежде всего, необходимо понять, что ни один руководитель, не хочет потерять самостоятельность в способности находить и принимать решения в вопросах улучшения деятельности предприятия. Потерять самостоятельность в вопросах управления предприятием значит потерять компетентность. Поэтому для современного руководства важнее и естественней не иметь гениев среди своих сотрудников и не покупать передовые и зарекомендовавшие себя во времени технологии и приемы улучшения бизнес-процессов, а обладать необходимой и достаточной информацией о работе своего предприятия и предпочтениях клиентов. Необходимой и достаточной является информация, позволяющая знать не только, как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с внешними поставщиками и заказчиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте. Современное предприятие это, если можно так выразиться, корабль, который может плыть, только если все его части будут объединены в определенном порядке и каждая часть выполняет только ту функцию, которая имеет значение для остальных частей и всего корабля в целом. Только при таком условии корабль сможет держаться на плаву, и им можно будет управлять. Именно потому, что существует необходимость иметь такого рода информацию, создается модель.

Модель позволяет провести всесторонний анализ, взглянуть со всех точек зрения, увидеть то, что, возможно, не видят все работники предприятия, в том числе и руководство.

Идея моделирования бизнес-процессов это уже сигнал к тому, что для современного руководителя и всех работников предприятия необходимо четкое видение всей деятельности и, главное, ее конечного результата.

Имея модель предприятия, всех его бизнес-процессов, сориентированных на конкретную цель, мы открываем возможность его совершенствования. Анализ предприятия как модели - это удобный способ ответа на вопрос, что необходимо и достаточно для достижения конкретной поставленной цели.

Экспериментировать с предприятием непозволительно, если его ресурсы ограничены, чего не скажешь о модели. В этом отношении представляется возможность избежать лишних рисков. Моделирование бизнес-процессов с максимальной приближенностью к действительности, позволяет выбрать и проверить пути улучшения, без необходимости проведения реальных экспериментов с предприятием. Известно много примеров, когда, например, проекты по внедрению и готовых или разработанных под заказ информационных систем, направленных на оптимизацию деятельности предприятия, оканчивались неудачей. Зачем рисковать, если можно многие проекты проверить заранее - на модели?

Моделирование бизнес-процессов предприятия открывает и другие возможности имеющие не меньшее значение. Как уже говорилось, модель позволяет заранее дать оценку с разных точек зрения. Для предприятия первоочередные требования предъявляются к его функционированию, управлению, эффективности, конечному результату деятельности и степени удовлетворенности клиентов. Такой анализ бизнес-процессов предприятия называется аудитом бизнес-процессов. На промышленном предприятии он может проводиться с периодичностью производственного цикла. Общая цель аудита бизнес-процессов состоит в получении оперативной информации по текущей деятельности всех бизнес-процессов предприятия. Аудит бизнес-процесса проводится после создания и описания модели предприятия.

Каждая операция на предприятии предполагает материальные затраты и затраты на оплату труда работников. Средства моделирования открывают дополнительную возможность - проведение стоимостного анализа бизнес-процессов. Стоимостной анализ представляет собою соглашение об учете, используемое для сбора затрат, связанных с работами, с целью определить общую стоимость бизнес-процесса. С помощью стоимостного анализа модели процесса можно решить такие задачи как:

определение действительной стоимости производства продукта;

определение действительной стоимости поддержки клиента;

идентификация работ, которые стоят больше всего (те, которые должны быть улучшены в первую очередь);

обеспечение менеджеров предприятия финансовой мерой предлагаемых изменений, то есть оценкой эффекта предлагаемых изменений в бизнес-процессах с финансовой точки зрения.

Иногда сложно определить источник внутренних противоречий, некоторую несогласованность в функциях или оптимальную последовательность работ в бизнес-процессах предприятия. В этом аспекте, построенная модель позволит не только идентифицировать проблему, но наглядно показать причины возникающих проблем. Следует также подчеркнуть, что модель бизнес-процессов предприятия представляет собою систему с выделенными в ней структурой, элементами, взятыми отдельно от внешней среды или вышестоящей системы. Такого рода полученная информация позволяет делать фундаментальный анализ, то есть идентифицировать противоречия с вышестоящей системой (для предприятия это может быть отрасль народного хозяйства, или территориальный округ и т.п.). Такого рода анализ позволяет прогнозировать перспективность деятельности предприятия, в том числе и вероятность его кризиса.

Сегодня на рынке компьютерных технологий представлены несколько специальных программ, позволяющих обследовать предприятие и построить модель. Выбор методологии и инструментов, с помощью которых проводится моделирование бизнес-процессов, основополагающего значения не имеет. Существуют стандартизированные, опробованные временем методологии и инструментальные средства, с помощью которых можно обследовать предприятие и построить его модель. Главное их достоинство - простата и доступность к овладению.

Наиболее известной и распространенной методикой является методология структурного анализа SADT (Structured Analysis and Design Technique). На основе этой методологии был принят стандарт моделирования бизнес-процессов IDEF0. IDEF0 принят в качестве стандарта в нескольких международных организациях, в том числе в НАТО и МВФ. BPwin - является инструментальным средством, полностью поддерживающим стандарт IDEF0.

В заключении хочется подчеркнуть, что главное достоинство идеи анализа бизнес-процессов предприятия посредством создания его модели - ее универсальность. Во-первых, моделирование бизнес-процессов это ответ практически на все вопросы, касающиеся совершенствования деятельности предприятия и повышения его конкурентоспособности. Во-вторых, руководитель или руководство предприятия, внедрившие у себя эту методологию, будет иметь информацию, которая позволит самостоятельно совершенствовать свое предприятие и прогнозировать его будущее.

Анализ информационной системы организации. Информационные модели бизнес технологий 📙 Курсовая → 🆔 11101