Анализ контроля
1
Содержание
|
|
Введение
Основой данной работы является анализ контроля как одной из основных функций менеджмента на примере конкретного предприятия, причем особое внимание будет уделено рассмотрению характеристик эффективного контроля и его реализации. Контроль выступает главным инструментом для выработки управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование предприятий.
В организации менеджмент
Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью, вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.
Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность, достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды.
Тем не менее, многие руководители на практике пренебрегают функцией контроля, что, несомненно, снижает эффективность всей системы управления предприятием или организацией, делает достижение поставленных целей затруднительным. Данная тема является актуальной, так как руководители обязаны обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.
Целью данной курсовой работы является изучение процессов регулирования и контроля деятельности предприятия.
Для достижения поставленной цели необходимо:
1. изучить процесс современного управления предприятием, его роль и значение;
2. определить виды контроля и области его применения;
3. выявить этапы процесса контроля;
4 дать характеристики эффективного контроля;
5. рассмотреть органы контроля, регулирующие деятельность предприятия;
6. проанализировать эффективность процесса контроля на примере конкретного предприятии.
Глава 1. Роль и значение контроля в процессе управления современным предприятием
- Виды контроля и области его применения
В практике управления используются различные виды контроля. В основном их можно разбить на четыре группы:
- по времени осуществления;
- по степени охвата;
- по срокам проведения;
- по форме осуществления.
Рассмотрим первую группу, к которой относятся виды контроля, различаемые по времени осуществления. В неё входят:
- предварительный контроль;
- текущий контроль;
- заключительный контроль.
Предварительный контроль осуществляется до начала фактических работ по всем видам ресурсов. Основным средством предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего объектом контроля является деятельность подчинённых. Его цель – исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.
Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Он, во-первых, дает руководителю информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем; во-вторых, за счет оценки качества выполненной работы способствует совершенствованию мотивации эффективности деятельности персонала.
Во второй группе – по степени охвата наблюдаемых явлений и процессов контроль делится на:
- общий (полный, сплошной);
- выборочный.
Общий контроль предполагает сплошное изучение производственно-хозяйственной деятельности, социально-экономического процесса.
Выборочный контроль получил наиболее широкое развитие в проверке соблюдения технологических процессов, прежде всего в изготовлении крупных партий деталей, массовом производстве. При его организации активно используются методы статистического контроля качества. Суть данного метода заключается в том, что проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы продукции, а выводы делаются по всей партии.
В третьей группе, выделяющейся по установлению рациональных сроков проведения, различают следующие виды контроля:
- систематический;
- периодический;
- разовый.
Систематический контроль
организуется в отношении наиболее
важных, ответственных объектов производственно-хозяйственной
деятельности предприятия. Он проводится
в заранее установленном
В обычной, повседневной
производственно-хозяйственной
Особое место в управлении принадлежит разовому контролю. Он, как правило, проводится специализированными функциональными органами и направлен на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта или всей производственно-хозяйственной деятельности.
Четвёртой, заключительной группой является группа контроля, отличающаяся по форме осуществления. В ней выделяют следующие виды контроля:
- финансовый контроль;
- административный контроль;
- технический контроль.
Финансовый контроль проводится путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др.
Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете: производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке – как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. В то же время административный контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием.
Технический контроль используется для проверки производственных параметров. Он необходим для своевременного устранения технических неполадок, проверки состояния оборудования.
- Этапы процесса контроля
Для начала дадим определение понятию процесс.
Процесс – это явление, протекающее во времени.
Процесс контроля состоит
из четырех взаимосвязанных этапов
- установление целей контроля;
- измерение фактических результатов работы;
- сравнение фактических результатов с запланированной нормой или стандартом;
- управленческие мероприятия
для исправления любых
Все они взаимосвязаны.
Установление целей контроля – первый этап процесса контроля.
Что же подразумевается под целями контроля?
Определение конкретных целей контроля – это установление требований, стандартов, степень приближения к которым поддаётся измерению.
Стандарт – параметр (требование), которому должно соответствовать, удовлетворять что-нибудь по своим признакам, свойствам, качествам.
Стандарты контроля могут специально разрабатываться, но часто для осуществления контроля берутся плановые или технологические показатели.
Параметры, используемые для контроля в качестве стандартов, должны обладать двумя важными признаками:
1) иметь временные рамки, в которых должна быть выполнена работа;
2) иметь конкретный критерий, по которому можно оценить степень выполнения работы.
Примером параметра, который можно использовать в качестве стандарта контроля, может быть цель получения прибыли в размере 10 млн. руб. в 2012 г. Конкретный параметр (10 млн. руб.) и определенный период времени (один год) называют показателями результативности.
Показатель результативности точно определяет, что должно быть конкретно получено для того, чтобы достичь общих целей организации.
Эти показатели позволяют
руководству сопоставить
Не все цели и задачи организаций можно выразить непосредственно в числах. Например, повышение морального уровня, рассматриваемое в качестве цели, выразить в числовых показателях очень трудно. Но организации, работающие эффективно, должны преодолеть трудности, связанные с выражением целей в количественном виде. Например, информацию о мотивационном состоянии работников можно получить путем обследований и опросов. Некоторые из явно не поддающихся количественному измерению величин можно представить в численном виде косвенно, измеряя некоторый показатель. Так, количество увольнений обычно является мерой удовлетворенности работой. Таким образом, количество увольнений может использоваться как показатель результативности при выработке стандартов в области удовлетворенности работой.
Проведение наблюдений и измерений – второй этап процесса контроля.
Чтобы определить, насколько эффективно выполняется работа в реальности, менеджер должен обладать полной информацией о рабочем процессе. Поэтому на втором этапе процесса контроля обязательно проведение наблюдений и измерение фактических показателей.
Для измерения фактических
показателей эффективности
- личное наблюдение;
- статистические (диспетчерские) отчёты;
- устные отчёты;
- письменные отчёты.
Для получения достоверных сведений о фактическом ходе работ менеджеры могут использовать личное наблюдение, самостоятельно определять показатели деятельности, и в результате, иметь информацию, «не отфильтрованную» другими. Этот подход обеспечивает широкий охват данных, поскольку наблюдать можно как за основными, так и за вспомогательными рабочими действиями. Менеджер может выявлять фактические недостатки в повседневных действиях работников, оценивать выражение их лиц и делать выводы из тона подчиненного, то есть пользоваться сведениями из собственных наблюдений. К сожалению, объективность личного наблюдения часто подвергается критике – здесь довлеет фактор субъективизма; то, что видит один менеджер, другой вполне может не заметить. Кроме того, личное наблюдение требует значительных затрат времени, и, наконец, этот метод несколько сомнителен с морально-этической точки зрения, поскольку сотрудники могут интерпретировать открытое наблюдение менеджера как признак неуверенности в них или недоверия. Широкое применение компьютерной техники в организациях привело к тому, что менеджеры при измерении результатов фактической работы все больше полагаются на статистические (диспетчерские) отчеты. Следует помнить, что данный механизм не ограничивается использованием расчетных данных. Он также включает графики, гистограммы и многочисленные визуальные отображения ситуации в различных формах, которые применяются менеджерами для оценки прогресса работы. И все же, несмотря на то, что статистические данные очень наглядны и эффективны для выявления взаимосвязей между отдельными элементами наблюдения, они предоставляют ограниченную информацию о деятельности работников. Дело в том, что статистика фиксирует только некоторые основные моменты, которые можно измерить количественно, и часто игнорирует другие.
Информацию также собирают с помощью устных отчетов – сведений, получаемых в коммуникациях с подчиненными: при проведении конференций, собраний, личных переговоров или телефонных звонков. Преимущества и недостатки этого метода оценки эффективности работы совпадают с теми, которые характерны для личного наблюдения. Кроме того, данный метод обеспечивает возможность обратной связи и позволяет использовать преимущества языковой выразительности и голосовых интонаций. Исторически сложилось, что одним из главных недостатков устных отчетов было отсутствие документирования информации для последующего использования. Однако сегодня возможности в этой сфере настолько увеличились, что устные отчеты можно записывать с помощью средств звуко- и видеозаписи, точно отображая их содержание.
Фактические результаты деятельности работников можно также определять на основе письменных отчетов. Как и статистические отчеты, они менее оперативны. Такие отчеты обычно более обдуманны, чем устные, и удобны в хранении.
Для получения полной и достоверной информации менеджерам следует использовать все четыре описанных источника.
Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами - третий этап процесса контроля.
На третьем этапе процесса контроля менеджер должен выявить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом важно понимать, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов.
Уровень допустимых отклонений и принцип исключения. Одна из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски, параметров цели.
Определение допустимых
отклонений – вопрос очень важный,
поскольку сокращение допустимых отклонений
может требовать больших
На этапе сравнения определяется отклонение фактических показателей работы от запланированных стандартов и норм. Многие отклонения в рабочем процессе неизбежны и ожидаемы, поэтому важно определить приемлемый диапазон отклонений.
Диапазон отклонений – приемлемые параметры расхождений между фактическими показателями эффективности и запланированными стандартами и нормами. Отклонения, выходящие за пределы диапазона отклонений, считаются значительными, и на них необходимо обращать внимание. Таким образом, на стадии сравнения в первую очередь менеджеров должен волновать размер и направленность тенденций в отклонениях от стандарта.
Заключительный этап процесса контроля – проведение коррекции деятельности по результатам контроля, то есть регулирование.
Представим завершающий этап контроля.
В определенный момент времени сосредоточены ресурсы для начала деятельности организации и предопределён результат деятельности. Заданы стандарты и показатели. Исполнители приступили к работе.
Можно приступать к анализу деятельности, то есть происходит проверка хода выполнения работ.
Возможны три ситуации.
Первая. Результаты проверки соответствуют стандартам – наиболее приемлемой для фирмы реакцией на результаты контроля является сохранение текущего состояния.
Вторая. В ходе выполнения работы были замечены какие-либо отклонения от заданных стандартов.
При этом целесообразным будет являться внесение изменений в деятельность объекта контроля (коррекция работы).
Если причиной отклонения фактических показателей работы была недостаточно высокая эффективность рабочих операций или действий, менеджеру следует предпринять корректирующие действия: изменение стратегии, структуры или практики распределения вознаграждений, реализация программ дополнительного тренинга персонала, ре-дизайн рабочих заданий или замена работников.
Менеджер, принявший решение о проведении корректирующих мероприятий, должен также решить: следует ему предпринять немедленные или основные корректирующие действия? Немедленные корректирующие действия заключаются в исправлении проблемы сразу после ее возникновения, в результате чего рабочий процесс возвращается в нормальное русло. При выборе основных корректирующих действий, прежде всего, выясняется, по какой причине и насколько фактические показатели отклоняются от установленных стандартов и норм, и только после этого принимаются соответствующие меры к источнику отклонения.
Нередко приходится слышать, как менеджеры довольно убедительно объясняют, что у них нет времени на основные корректирующие действия и, следовательно, они должны довольствоваться тем, что им приходится «тушить пожар» немедленными корректирующими мероприятиями. Эффективные управленцы, однако, всегда проводят тщательный анализ отклонений и, если это экономически оправдано, затрачивают определенное время на постоянную корректировку значительных расхождений между запланированной нормой и фактическими показателями эффективности.
Третья ситуация определяется тем, что в ходе выполнения проверки обнаруживается, что произошли радикальные изменения во внешней или внутренней среде, которые делают установленные задания невыполнимыми.
Целесообразным действием при этом будет трансформация эталонов, т.е. изменение самих контрольных стандартов и показателей.
Иногда отклонения бывают результатом того, что запланированный стандарт или норма нереалистичны; другими словами, цель либо недостижима, либо, наоборот, занижена. В таких случаях коррекции требует норма, а не рабочий процесс.
Более трудная задача – пересмотр стандартов и норм в сторону уменьшения. Если сотрудник или подразделение существенно не оправдывают ожиданий в достижении цели, их естественная реакция заключается в том, что они перекладывают ответственность за такое отклонение на сам намеченный стандарт или установленную норму. Однако необходимо помнить: если эффективность работников или менеджеров не соответствует норме, то они, прежде всего, будут обвинять в этом сами стандарты и нормы. Если же вы уверены, что норма реалистична, отстаивайте свои принципы. Объясните свою позицию, еще раз скажите сотрудникам и менеджерам, что надеетесь, что в будущем их работа улучшится, а затем проведите необходимые корректирующие мероприятия.
- Характеристика эффективного контроля
Контроль – это
процесс обеспечения
- принятых теоретических подходов к контролю как функции управления, то есть назначения, роли, целей функций контроля в системе управления;
- принятых методик организации функции контроля;
- системности и комплексности осуществления функций контроля;
- инструментальной основы функции контроля, степени её точности и допустимой погрешности;
- полноты анализа, причин отклонений.
Все эффективные системы контроля имеют общие характеристики. Их значимость варьируется в зависимости от конкретной ситуации, однако мы можем с уверенностью сказать, что если контроль соответствует некоторым требованиям, то его эффективность значительно повышается.
Контроль должен быть:
- действенным;
- гибким;
- систематическим;
- комплексным;
- экономичным;
- гласным;
- своевременным;
- понятным.
Рассмотрим каждую характеристику эффективного контроля.
Действенность. Выявленные в результате контроля нарушения, изъяны, ошибки, промахи в деятельности предприятия (организации) должны оперативно устраняться.
Гибкость. Эффективные контрольные механизмы должны предотвращать последствия неблагоприятных изменений и учитывать преимущества новых возможностей. Очень немногие современные организации работают в условиях стабильной внешней среды и не нуждаются в гибкой системе контроля. Сегодня даже самые механистические структуры требуют механизмов контроля, которые можно скорректировать в соответствии с изменением ситуации и обстановки.
Систематичность. Контроль должен проводиться не от случая к случаю, а постоянно. Кроме этого все виды и процедуры контроля, осуществляемые в организации, должны быть связаны в единую взаимозависимую целостность.
Комплексность. Контроль должен охватывать не один или несколько показателей плана, а все показатели, все направления деятельности предприятия (организации). Реализация контрольной функции в организации всегда должна быть единым комплексом, а не набором случайно связанных или вообще несвязанных процедур.
Экономичность. Эффективная система контроля должна оправдывать издержки, связанные с ее созданием и применением. Чтобы минимизировать эти затраты, менеджерам следует использовать как можно меньше контрольных механизмов, то есть внедрять только те методики и способы, которые действительно необходимы для достижения намеченных результатов. Выгоды, приносимые контролем, должны быть выше затрат на его проведение. Гласный. Результаты контроля должны быть известны исполнителям.
Своевременность. Механизмы контроля должны своевременно привлекать внимание менеджера к отклонениям, чтобы он мог предупредить их серьезное влияние на работу подразделения. Даже самые ценные сведения обесцениваются, если поступают с опозданием. Следовательно, эффективная система контроля должна обеспечивать своевременную информацию.
Понятность. Механизмы контроля, непонятные для тех, кто ими пользуется, бессмысленны. По этой причине иногда возникает необходимость упростить систему контроля. Применение системы контроля, которую трудно понять, нередко приводит к дополнительным ошибкам, недовольству сотрудников и к тому, что люди их просто игнорируют.
Самым главным фактором
повышения эффективности
Партнёрство и самоконтроль
способствуют интеграции интересов, замыслов,
намерений, стремлений, характеризуют
понимание и поддержку руководи
Глава 2. Анализ эффективности процесса контроля на ОАО «Лысковский хлебозавод»
2.1. Характеристика предприятия ОАО «Лысковский хлебозавод»
Хлебозавод – одно из старейших предприятий нашего города. За свою долгую жизнь он знал и взлеты, и падения. История завода начинается с 1 октября 1938 года, когда был образован хлебобулочный комбинат, объединивший 12 небольших пекарен (из них 11 были частными). На улицу Ленина, туда, где оно находится и поныне, предприятие переведено в 1947 году. Здесь, в бывших складских помещениях, были смонтированы две жаровые печи типа ХР и 2 – ХПК. Тесто замешивалось вручную в деревянных корытах. В конце 1950-х и 1960-е годы предприятие активно реконструировалось, механизировалось, расширялось основное произодство. В 1964 году закончили реконструкцию производства и строительство основного здания, предприятие приняло знакомый нам облик. В 1966 году завод был переведен на газовое топливо. Выработка тогда составляла 42 тонн хлеба в сутки!
Кризис 90-х коснулся предприятия в полной мере. Завод начал резко сдавать позиции. Он имел большие долги по расчетам с поставщиками. Много лет не проводилась замена устаревшего оборудования, не ремонтировались производственные и бытовые помещения. Средняя зарплата была одной из весьма низких в городе, и как следствие наблюдалась большая текучесть кадров. Общество зарегистрировано Администрацией города Лысково , в 1993 году.
Спасением для хлебозавода стал приход нового руководителя. Решением общего собрания акционеров, 6 июня 2002 года генеральным директором ОАО «Лысковский хлебозавод» был избран Александр Константинович Салов. Не новичок в этой отрасли (долгое время он возглавляет ОАО «Кстовский хлеб», и в непростую пору экономического кризиса середины 90-х, когда у многих хлебозаводов объемы производства упали до критических величин, благодаря грамотной управленческой политике ему удалось сохранить большую часть рынка сбыта продукции предприятия, обеспечив коллектив стабильной работой в условиях жесткой рыночной конкуренции).
- Анализ контроля в управленческой деятельности
- Анализ контроля качества продукции в ОАО "Магнитогорский металлургический комбинат"
- Анализ контроля ОВД за правилами оборота оружия в ПМР
- Анализ контроля сохранности основных средств и их переоценки
- Анализ конфликтной ситуации
- Анализ конфликтной ситуации в организации
- Анализ конфликтной ситуации и методы их устранения
- Анализ конструкции электровентилятора Vitek – 1922 CH с использованием методик FMEA и FTA
- Анализ конструкции электровентилятора Vitek – 1922 CH с использованием методик FMEA и FTA
- Анализ конструкций льдогенераторов лускатого льоду
- Анализ-контроль за формированием и состоянием запасов организации
- Анализ, контроль, планирование и корректировка стратегии фирмы
- Анализ, контроль, планирование и корректировка стратегии фирмы
- Анализ контроля
