Анализ-контроль за формированием и состоянием запасов организации

Введение  …………………………………………………………………………..3

1. Теоретические  аспекты формирования запасов  на предприятии…………...4

1.1 Понятие,  сущность и классификация запасов………………………………4

1.2 Принципы  формирования запасов …………………………………………12

1.3 Оптимизация запасов………………………………………………….…….17

2. Анализ  состояния и движения запасов  в ОАО «КуйбышевАзот»………...22

2.1 Краткая  экономическая характеристика ОАО  «КуйбышевАзот»………..22

2.2 Анализ  состояния запасов ………………………………………………….31

2.3 Анализ  эффективности использования запасов…………………………...33

3 Разработка  мероприятий по формированию  оптимальной структуры источников  финансирования запасов на ОАО «КуйбышевАзот»……………39

Заключение…………………………………………………………………...…..44

Список  используемой литературы……………………………………...………46

Приложения……………………………………………………………………...48

Введение

Состояние и эффективность  использования запасов, как самой значительной части оборотного капитала - является одним из основных условий успешной деятельности предприятия. Развитие рыночных отношений определяет новые условия их организации. Инфляция, неплатежи и другие кризисные явления вынуждают предприятия изменять свою политику по отношению к запасам, искать новые источники пополнения, изучать проблему эффективности их использования. Поэтому для предприятия все возможные способы рационального расходования средств, одним из которых является оптимизация структуры источников финансирования запасов, приобретают все большую значимость.

Целью данной работы является разработка на основе анализа состояния запасов мероприятий по оптимизации запасов ОАО "КуйбышевАзот".

Для достижения цели исследования необходимо решить следующие задачи:

- раскрыть понятие, сущность и классификацию запасов;

- рассмотреть принципы  формирования запасов предприятия;

- сформировать возможные варианты корректного выбора системы контроля уровня запасов;

- показать методику оптимизации объема запасов;

- проанализировать состояние запасов ОАО «КуйбышевАзот»;

- разработать мероприятия по формированию оптимальной структуры источников финансирования запасов.

Предмет исследования - состояние запасов ОАО «КуйбышевАзот».

1. Теоретические аспекты  формирования запасов на предприятии

1.1 Понятие, сущность  и классификация запасов

Сырье, основные и вспомогательные  материалы, топливо, покупные полуфабрикаты  и комплектующие изделия, запасные части, тара, используемая для упаковки и транспортировки продукции (товаров), и другие материальные ресурсы отражаются в бухгалтерском балансе по их фактической себестоимости.

Фактическая себестоимость  материальных ресурсов определяется исходя из фактически произведенных затрат на их приобретение и изготовление.

Определение фактической  себестоимости материальных ресурсов, списываемых в производство, разрешается  производить одним из следующих  методов оценки запасов:

• по себестоимости единицы запасов;
• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени приобретений (ФИФО);

В ПБУ 5/01 сказано, что материально - производственные запасы отражаются в бухгалтерской  отчетности в соответствии с их классификацией (распределением по группам (видам)), исходя из способа использования в производстве продукции, выполнения работ, оказания услуг либо для управленческих нужд организации.

На конец отчетного  года материально - производственные запасы отражаются в бухгалтерском балансе  по стоимости, определяемой исходя из используемых способов оценки запасов.

В бухгалтерской отчетности подлежит раскрытию с учетом существенности, как минимум, следующая информация:

• о способах оценки материально - производственных запасов по их группам (видам);
• о стоимости материально - производственных запасов, переданных в залог;
• о величине и движении резервов под снижение стоимости материальных ценностей.

Н.Н. Каразаева и Т.А. Бельтова говорят, что согласно п. 24 ПБУ 5/01 «Учет МПЗ», Утвержденного приказом Минфина России от 09. 06. 01. №44н, в бухгалтерском балансе товары отражаются по стоимости, определяемой исходя из используемых способов оценки запасов». Оценка запасов на конец отчетного периода (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости) производится в зависимости от принятого в организации способа оценки запасов при их выбытии, то есть по скорости каждой единицы запасов, средней себестоимости, себестоимости первых или последних по времени приобретений (п. 22 ПБУ 5/01). При этом организация может использовать не один, а несколько способов оценки запасов применительно к разным видам (группам) товаров. Выбранный по данному конкретному виду (группе) товаров метод должен использоваться в течение всего отчетного года.

В.В. Ковалев придерживается мнения, что материальные ценности, на которые цена в течение года снизилась либо которые морально устарели и частично потеряли свое первоначальное качество, отражают в бухгалтерском балансе на конец отчетного года по цене возможной продажи, когда они ниже первоначальной стоимости приобретения, с отнесением разницы в ценах на финансовые результаты приобретения хозяйственной деятельности.

 
Приказ  Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н 
"Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов" поясняет, что понятие материальных запасов является одним из ключевых в логистике и экономике предприятия. Материальные запасы — это находящаяся на разных стадиях производства и обращения продукция, ожидающая вступления в процесс производственного или личного потребления. Материально-производственные запасы включают в себя сырье и материалы, незавершенное производство, готовую продукцию, товары отгруженные, прочие запасы и затраты, налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям.

Ю.А. Мишин пишет, что управление материальными запасами является важной отраслью всей системы внутрипроизводственного (управленческого) учета и контроля производственно – хозяйственной деятельности предприятия на основе строжайшего учета, эффективного контроля, качественного прогнозирования и планирования управленческой и хозяйственной деятельности.

М.А. Вахрушина говорит, в то же время недостаток запасов также отрицательно сказывается на финансовом положении предприятия, так как растут цены на срочность поставок, сокращается производство продукции в связи с простоями, повышается чувствительность к росту цен на сырьевые ресурсы, уменьшается сумма прибыли. Поэтому каждое предприятие должно стремиться к тому, чтобы производство вовремя и в полном объеме обеспечивалось всеми необходимыми ресурсами и, в то же время, чтобы они не залеживались на складах.

Материально-производственные запасы являются составной частью оборотных  активов организации.

Наиболее общую формулировку понятия запасы дает А.М. Гаджинский: «Материальные запасы – это находящиеся на разных стадиях производства и обращения продукция производственно-технического назначения, изделия народного потребления и другие товары, ожидающие вступления в процесс производственного или личного потребления».

Товарно-материальный запас  — это запас какого-либо ресурса  или предметов, используемых в организации. Система управления товарно-материальными  запасами — это совокупность правил и способов регулирования, с помощью  которых можно контролировать уровни запасов и определять, какие уровни следует поддерживать, какой запас  следует пополнять и каким должен быть объем заказа.

Все предприятия хранят определенный запас товарно-материальных ценностей. При этом они руководствуются  следующими принципами:

- обеспечение независимости  своей производственной деятельности. Запас материалов на рабочем  месте обеспечивает определенную  гибкость в производстве. Например, в связи с неизбежностью затрат  времени на переналадку для  каждого нового изделия, наличие  товарно-материального запаса позволяет  сократить потери времени;

- обеспечение независимости  рабочих мест на сборочных  линиях. Время, которое требуется  на выполнение идентичных операций, естественно, меняется от одного  изделия к другому. Поэтому  на рабочем месте желательно  иметь запас из нескольких  деталей, чтобы при превышении  плановой нормы времени на  выполнение операции конкретной  деталью можно было из запаса  деталей скомпенсировать такую  задержку обработки. Это обеспечит  высокое постоянство производительности;

- необходимость учета  колебаний спроса на продукцию.  Если спрос на продукцию известен  точно, ее можно производить  в точном соответствии с этим  спросом (хотя это и не всегда  экономически оправдано). Однако  обычно, спрос невозможно определить  абсолютно точно и поэтому,  чтобы сгладить колебания спроса, необходимо поддерживать определенный  резервный запас готовой продукции;

- обеспечение гибкости  производства. Наличие товарно-материальных  запасов позволяет ослабить давление  объема выпуска продукции на  производственную систему. Запас  позволяет увеличить время подготовки  к выпуску продукции, что в  свою очередь дает возможность  спланировать более равномерный  и дешевый производственный процесс  за счет выпуска более крупных  партий продукции. Например, при  высоких затратах на размещение  заказа выгоднее выпуск больших  объемов готовой продукции;

- обеспечение защиты от  колебаний периода поставки сырья.  Когда у поставщика заказывают  тот или иной материал, могут  возникать различные задержки, которые объясняются рядом причин. Среди этих причин можно отметить обычные колебания продолжительности доставки; дефицит материала на заводе поставщика, вызывающий задержки в выполнении заказа; утерю заказа и доставку дефектного материала или не того материала, который требовался заказчику;

- использование преимуществ  экономичного размера заказа  на закупку. Размещение заказа  связано с определенными расходами:  трудозатраты, телефонные переговоры, набор соответствующих текстов,  пересылка и т.п. Таким образом,  чем больше объем каждого отдельного  заказа, тем меньше количество  заказов, которые необходимо подготовить.  Кроме того, расходы на доставку  также свидетельствуют в пользу  более крупных заказов: чем  больше объем поставки, тем меньше  расходы на единицу поставляемой  продукции. Поддержание запаса  связано с определенными расходами  и большие запасы в общем  случае нежелательны. Необходимость  создания больших запасов обычно  обусловлена чрезмерно продолжительными  циклами поставок.

Материально-производственные запасы на промышленном предприятии  классифицируются по трем видам:

- производственные запасы;

- незавершенное производство;

- готовая продукция.

К первой группе относятся  запасы сырья и материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих  изделий, конструкций и деталей, топливо, тару и тарные материалы, отходы, запасные части, прочие материалы. 
Для каждого производственного процесса (или стадии производственного процесса) могут быть выделены следующие виды исходных материалов:

- сырье, образующее в  результате переработки значительную  часть (по количеству или стоимости)  конечного продукта. К сырью, как  правило, относятся первичные  материалы, не прошедшие переработки  вообще или прошедшие ее в  незначительной степени. Исходные  продукты более высокой степени переработки, например, предварительно смонтированные детали, составляющие значительную по количеству часть конечного продукта, такого, как электромотор, относятся к категории полуфабрикатов. Процедура закупки таких продуктов на стороне аналогична закупке остальных видов сырья;

- вспомогательные материалы,  занимающие незначительную (по количеству  или стоимости) часть в составе  конечного продукта. Тем не менее,  такие материалы могут иметь  важное функциональное значение;

- производственные материалы,  не входящие в отличие от  сырья и материалов в состав  конечного продукта, но необходимые  для нормального хода производственного  процесса. Они обеспечивают ввод  в действие и эксплуатацию  оборудования. К таким средствам  относятся смазочные материалы,  охлаждающая жидкость для сверлильного  оборудования, чистящие и моющие  средства. К числу производственных  материалов принадлежит также  энергия, в силу высокой стоимости  и значительной потребности в  ней учитываемая, как правило,  отдельно от остальных видов  производственных материалов;

- к числу комплектующих относятся продукты, не требующие обработки вообще или требующие ее в незначительной степени. К числу производящихся с ними операций могут относиться пересортировка, изменение размера партии, маркировка и т. п.

Сырье, полуфабрикаты, вспомогательные  материалы относятся к общей  категории сырье и материалы (так  как подвергаются обработке или  переработке в процессе изготовления конечной продукции).

На пути превращения сырья  в конечное изделие и последующего движения этого изделия до конечного  потребителя создается два основных вида запасов – производственные и товарные.

Производственные запасы – запасы, находящиеся на предприятиях всех отраслей сферы материального  производства, предназначенные для  производственного потребления. Цель создания производственных запасов  – обеспечить бесперебойность производственного процесса

Товарные запасы – запасы готовой продукции у предприятий-изготовителей, а также запасы на пути следования товара от поставщика к потребителю, то есть на предприятиях оптовой, мелкооптовой и розничной торговли, в заготовительных  организациях и запасы в пути. 
Товарные запасы подразделяются, в свою очередь, на запасы средств производства и предметов потребления.

Производственные и товарные запасы подразделяются на текущие, страховые и сезонные.

Текущие запасы – основная часть производственных и товарных запасов. Они обеспечивают непрерывность  производственного и торгового  процесса между очередными поставками.

Страховые запасы – предназначены  для непрерывного обеспечения материалами  или товарами производственного  или торгового процесса в случае различных непредвиденных обстоятельств, например, таких как:

- отклонения в периодичности  и величине партий поставок  от предусмотренных договором;

- возможных задержек материалов  или товаров в пути при доставке  от поставщиков;

- непредвиденного возрастания  спроса.

Сезонные запасы – образуются при сезонном характере производства, потребления или транспортировки.

Таким образом, можно заключить, что в настоящее время в  экономической литературе категория  запасов описана достаточно полно  и подробно. Однако необходимо выяснить насколько необходимы запасы для  предприятия, а также определить виды затрат, которые оно несет  в связи с содержанием запасов.

Политика накопления материальных запасов ведет к значительному  оттоку денежных средств предприятия из оборота. Зависимость эффективности производства от уровня и структуры запасов заключается в том, предприятие несет определенные затраты на обеспечение сохранности запасов.

В современных работах  по экономике предприятия и логистике  выделяют следующие основные виды затрат, связанные с созданием и содержанием  запасов:

 - коммерческие затраты – проценты за кредит; страхование; налоги на капитал, вложенный в запасы;

- затраты на хранение  – содержание складов (амортизация,  отопление, освещение, заработная  плата персоналу и т.д.); операции  по перемещению запасов;

- затраты, связанные с  риском потерь вследствие: устаревания,  порчи, продажи по сниженным  ценам, замедления темпов потребления  данного вида материальных ресурсов;

- потери, связанные с упущенной  выгодой от использования вложенных  в производственные запасы средств в другие альтернативные направления: увеличения производственной мощности; снижение себестоимости продукции; капиталовложения в другие предприятия.

Следует отметить тот факт, что анализ запасов многими учеными  сводится к анализу запасов сырья  и материалов. Однако общая величина запасов, отражаемых в разд. II баланса, включает запасы сырья и материалов, запасы готовой продукции и незавершенного производства.

Здесь следует сказать  о том, что Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально—производственных запасов" ПБУ 5/01 (п. 1.4) из категории  материально—производственных запасов исключается незавершенная производством продукции, между тем в балансе незавершенное производство отражается в качестве структурной составляющей категории "Запасы".

Международные стандарты  финансовой отчетности МСФО предлагают несколько другую интерпретацию классов материально—производственных запасов, так согласно МСФО 2 к запасам относятся: товары и другое имущество, предназначенные для перепродажи; готовая продукция, произведенная компанией; незавершенная продукция, включающая в себя сырье и материалы, находящиеся в производственном процессе.[7, с.80]

 Таким образом, следует отметить принципиальное различие в подходе к классификации материально—производственных запасов, принятой в международной и российской практике бухгалтерского учета, которое заключается в том, что сырье и материалы в классификации МСФО не выделяются отдельной категорией, в то время как в российской практике бухгалтерского учета сырье и материалы занимают особое место, чего нельзя сказать про незавершенное производство, которое ПБУ 5/01 не относит к материально—производственным запасам.

Таким образом, при многих положительных моментах создания запасов  предприятие несет значительные расходы по их формированию и содержанию. Для обеспечения бесперебойного процесса производства и реализации продукции при минимизации текущих  затрат по обслуживанию запасов осуществляется управление запасами.

1.2 Принципы формирования  запасов

Принципы формирования запасов:

• четкое определение нормативов по производственным запасам;
• минимум затрат на обслуживание текущих запасов;
• систематическое вовлечение запасов в годовой оборот;
• реальное отражение запасов в себестоимости продукции в условиях инфляции.

Также необходимо рассмотреть три  принципиальных подхода к формированию оборотных средств предприятия, в состав которых входят запасы – консервативный, умеренный и агрессивный.

Консервативный подход к формированию оборотных средств предусматривает не только полное удовлетворение текущих потребностей во всех их видах, но и создание высоких размеров их резервов на случай непредвиденных сложностей в обеспечении предприятия сырьем и материалами, ухудшения внутренних условий производства продукции и услуг и т.п. Такой подход гарантирует минимизацию операционных и финансовых рисков, но отрицательно сказывается на эффективности использования оборотных средств – их оборачиваемости и уровне рентабельности.

Умеренный подход к формированию оборотных  активов направлен на обеспечение  полного удовлетворения текущей  потребности во всех видах оборотных  средств и создание нормальных страховых  их размеров на случай наиболее типичных сбоев в ходе операционной деятельности предприятия. При таком подходе  обеспечивается среднее соотношение  между уровнем риска и уровнем  эффективности использования финансовых ресурсов.

Агрессивный подход к формированию оборотных средств заключается  в минимизации всех форм страховых  резервов по отдельным видам этих средств. При отсутствии сбоев этот подход обеспечивает наиболее высокий  уровень эффективности их использования. Однако любые сбои, вызванные действием  внутренних или внешних факторов, приводят к существенным финансовым потерям.

Таким образом, избранные подходы  к формированию оборотных средств предприятия, отражая различные соотношения уровня эффективности их использования и риска, в конечном счете, определяют сумму этих активов и их уровень по отношению к объему операционной деятельности.

Оптимизация объема запасов должна исходить из избранного типа политики формирования оборотных средств, обеспечивая  заданный уровень соотношения эффективности  их использования и риска. Процесс  оптимизации объема оборотных средств  состоит из трех этапов.

На первом этапе с учетом результатов  анализа оборотных средств в предшествующем периоде определяется система мероприятий по реализации резервов, направленных на сокращение продолжительности операционного, а в его рамках – производственного и финансового циклов предприятия.

На втором этапе на основе избранного типа политики формирования оборотных  средств, планируемого объема производства, реализации отдельных видов продукции  и вскрытых резервов сокращения продолжительности  операционного цикла оптимизируется объем и уровень отдельных  видов этих активов. Средством оптимизации  выступает нормирование периода  их оборота и суммы.

Основными из таких нормативов являются:

- система нормативов оборачиваемости  основных видов оборотных средств  и продолжительности операционного  цикла в целом;

- норматив собственных оборотных  средств предприятия;

- система коэффициентов ликвидности  оборотных средств;

- нормативное соотношение отдельных  источников финансирования оборотных  средств и другие.

На третьем этапе определяется общий объем оборотных средств предприятия на предстоящий период.

Потребность в отдельных видах  оборотных средств и их сумма  в целом существенно колеблется в зависимости от сезонных особенностей осуществления операционной деятельности, например когда в зимний период повышена потребность в оборотных средствах в форме запасов сырья. Поэтому в процессе управления оборотными средствами следует определять их сезонную составляющую, которая представляет собой разницу между максимальной и минимальной потребностью в них на протяжении года.

Хотя все виды оборотных активов  в той или иной степени являются ликвидными, общий уровень их срочной  ликвидности должен обеспечивать необходимый  уровень платежеспособности предприятия  по текущим финансовым обязательствам. В этих целях с учетом объема и  графика предстоящего платежного оборота должна быть определена доля оборотных активов в форме денежных средств, высоко- и среднеликвидных активов.

Отдельные виды оборотных активов  способны приносить предприятию  прямой доход в процессе финансовой деятельности в форме процентов  и дивидендов (краткосрочные финансовые вложения). Поэтому составной частью разрабатываемой политики является обеспечение своевременного использования  временно свободного остатка денежных средств для формирования эффективного портфеля краткосрочных финансовых вложений.

Все виды оборотных активов в  той или иной степени подвержены риску потерь. Так, денежные средства подвержены риску инфляционных потерь, краткосрочные финансовые вложения – риску потерь части дохода в  связи с неблагоприятной конъюнктурой финансового рынка, дебиторская  задолженность – риску невозвратности, запасы товарно-материальных ценностей  – потерям от естественной убыли  и т.п. Поэтому политика управления оборотными средствами должна быть направлена на минимизацию риска их потерь, особенно в условиях действия инфляционных факторов.

В зависимости от менталитета менеджеров сформированные принципы могут определять широкий диапазон подходов к финансированию оборотных активов – от крайне консервативного до крайне агрессивного.

Также особую роль играют принципы формирования фактической себестоимости поступивших материалов в соответствии с ПБУ 5/2001 ``Учет материально-производственных запасов''.

Таблица 1 Принципы формирования себестоимости запасов

В условиях инфляции выработана практика расчетов запасов FIFO (первый пришел, первый ушел) - стоимость запасов оценивается по ценам первичных закупок, тем самым себестоимость продукции несколько снижается, а прибыль получается выше.

1.3 Оптимизация запасов

Управление запасами заключается в решении двух основных задач:

• определение размера необходимого запаса, то есть нормы запаса;
• создание системы контроля за фактическим размером запаса и своевременным его пополнением в соответствии с установленной нормой.